Laut der Umfrage PwC Employee Financial Wellness Survey aus dem Jahr 2022 geben 76 Prozent aller Arbeitskräfte an, dass Sie Arbeitgeber:innen bevorzugen, die sich auch um das finanzielle Wohlergehen ihrer Beschäftigten kümmern. Hier setzt Gehalt-on-Demand an. Dieses Zahlungsmodell schafft den fest vorgegebenen Zahltag ab. Stattdessen bietet das Unternehmen in diesem Bereich eine hohe Flexibilität, die das finanzielle Wohlergehen der Arbeitskräfte fördert. Die flexible Entlohnung kann Ihr Unternehmen für die Mitarbeitenden deutlich attraktiver machen und stellt daher einen wichtigen Wettbewerbsvorteil dar. In diesem Artikel stellen wir Ihnen vor, was Gehalt-on-Demand genau ist, wie dieses System funktioniert und welche Vor- und Nachteile es bietet.
Was ist Gehalt-on-Demand?
Das klassische Modell für die Auszahlung des Gehalts besteht darin, dass die Arbeitgeber:innen den Mitarbeitenden den entsprechenden Betrag im Folgemonat auszahlen. An welchem Tag des Folgemonats sie ihr Geld erhalten, ist jedoch nicht einheitlich geregelt. Das Mindestlohngesetz (MiLoG) gibt vor, dass die Bezahlung spätestens bis zum letzten Arbeitstag des auf die erbrachte Arbeitsleistung folgenden Monats erfolgen muss. In der Praxis hat sich durchgesetzt, dass die meisten Unternehmen ihre Arbeitskräfte zwischen dem 1. und dem 15. jeden Monats bezahlen.
Das führt dazu, dass die Mitarbeitenden in Vorleistung gehen und auf ihr Geld warten müssen. Das Entgelt für die Arbeitsleistung, die sie in der ersten Woche eines Monats erbracht haben, erhalten sie beispielsweise häufig erst vier oder fünf Wochen später. Das Konzept von Gehalt-on-Demand besteht hingen darin, diese Wartezeit zu verkürzen. Die entsprechende Vorgehensweise wird häufig auch als New Pay oder als Earned Wage Access bezeichnet. Das beschreibt die Grundidee, die hinter diesem Ansatz steht:
Die Mitarbeitenden können auf den Lohn, den sie bereits verdient haben, sofort zugreifen. So entsteht ein flexibler Zahltag, der die finanzielle Situation der Arbeitskräfte deutlich verbessern kann. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, den Auszahlungstermin selbst festzulegen und dabei den kompletten Betrag abzurufen, den sie bis zu diesem Zeitpunkt bereits verdient haben.
Flexibler Zahltag und herkömmliche Gehaltsvorschüsse im Vergleich
An dieser Stelle wäre es nun möglich, einzuwenden, dass die Mitarbeitenden auch bisher in vielen Unternehmen einen Vorschuss auf ihr Gehalt beantragen können. Die meisten Arbeitgeber:innen gewährend diesen problemlos. Obwohl das Ergebnis bei einem Gehaltsvorschuss und bei Earned Wage Access auf den ersten Blick identisch erscheint, bestehen dennoch erhebliche Unterschiede zwischen den beiden Systemen.
Bei einem Gehaltsvorschuss handelt es sich um eine Gefälligkeit des Unternehmens, zu der es nicht verpflichtet ist. Viele Arbeitskräfte scheuen sich davor, diesen Gefallen zu erbitten. Wenn ein Unternehmen hingegen New Pay anbietet, kann das bisher erarbeite Entgelt bequem per Self-Service zum Beispiel in Zalaris PeopleHub angefordert werden.
Außerdem gibt es Anbieter die einen Gehaltsvorschuss auf Kreditbasis auszahlen. Das bedeutet, dass hierfür zunächst die Kreditwürdigkeit geprüft werden muss. Das stellt einen zusätzlichen Aufwand dar. Außerdem kann eine Rückzahlung inklusive Zinsen drohen. Das bringt wiederum die Gefahr mit sich, mit den Rückzahlungen in Verzug zu geraten. Das kann zu einer Überschuldung führen. Bei der Einführung eines flexiblen Zahltags handelt es sich hingegen um keinen Kredit. Das reduziert den Verwaltungsaufwand, die Kosten und die Risiken.
So funktioniert Gehalt-on-Demand
Die Umsetzung von Gehalt-on-Demand erfolgt in der Regel direkt über die Buchhaltungssoftware. Mit Zalaris PeopleHub bieten wir Ihnen hierfür eine passende Lösung an. Diese Software registriert jeden Tag, welche Arbeitsleistung die entsprechende Arbeitskraft erbracht hat. Den Mitarbeitenden steht ein Online-Portal zur Verfügung, über das sie auf ihr Arbeitskonto zugreifen können. Hier ist es dann theoretisch möglich, eine Auszahlung anzufordern und dabei auf den gesamten bis zu diesem Zeitpunkt erarbeiteten Lohn zuzugreifen.
Da dieses System bereits in die HR-Plattform integriert ist, werden alle Auszahlungen direkt in das Abrechnungssystem eingefügt. Das sorgt technisch für eine einfache Umsetzung.
Vorteile für die Mitarbeitenden durch die flexible Bezahlung
Ein flexibler Zahltag bringt für die Mitarbeitenden viele Vorteile. Von großer Bedeutung ist dabei, dass sie auf diese Weise sofort Zugriff auf den erarbeiteten Lohn erhalten. Earned Wage Access hilft dabei, finanzielle Engpässe zu überbrücken. Statt einen Kredit aufzunehmen, der Zinszahlungen erforderlich macht, entstehen durch die Auszahlung des bereits verdienten Gehalts keine Schulden.
Darüber hinaus ist der flexible Zahltag technisch unbürokratisch und diskret umsetzbar. Die Auszahlung lässt sich mit wenigen Klicks selbstbestimmt veranlassen. Für die Beantragung eines Gehaltsvorschusses ist hingegen viel Zeit erforderlich – was gerade in einer finanziell angespannten Situation eine zusätzliche Belastung darstellt. Außerdem sind keinerlei Erklärungen notwendig. Das bedeutet, dass die Personalabteilung nichts von den finanziellen Engpässen erfährt.
Wie profitieren Unternehmen von Gehalt-on-Demand
New Pay ist ein System, das in erster Linie Vorteile für die Mitarbeitenden mit sich bringt. Doch auch die Unternehmen profitieren. Dieses System hilft Ihren Arbeitskräften dabei, Geldprobleme zu vermeiden. Diese führen schließlich zu enormen Stress. Das kann von der Arbeit ablenken, sich negativ auf die Produktivität auswirken und sogar zu Fehlzeiten führen. Durch Earned Wage Access kann ein Teil solcher finanziellen Stresssituationen vermieden werden.
Ein attraktives Bezahlungsmodell kann außerdem dabei helfen, begehrte Fachkräfte an das Unternehmen zu binden. Bei New Pay handelt es sich um ein neues Konzept, das bislang nur wenige Unternehmen anbieten. Daher stellt der flexible Zahltag ein Alleinstellungsmerkmal dar, das Ihr Unternehmen als Arbeitgeber attraktiver machen kann.
Bestehen auch Nachteile bei der flexiblen Bezahlung?
In den vorangehenden Abschnitten haben wir die Vorteile von New Pay bereits ausführlich besprochen. Nun stellt sich jedoch noch die Frage, ob auch Nachteile bestehen. Tatsächlich gibt es einige Aspekte, die hierbei zu berücksichtigen sind.
Sehr wichtig ist es beispielsweise, auf die steuerliche Behandlung der Zahlungen zu achten. Die Gehaltszahlungen, die außerhalb des normalen Zeitrahmens erfolgen, können die steuerlichen Verpflichtungen beeinflussen. Dabei erweist es sich auch als problematisch, dass dieses System noch neu ist und deshalb noch nicht alle Details geklärt sind.
Bei Unternehmen mit geringer Liquidität kann sich der flexible Zahltag auch nachteilig auf die Planbarkeit auswirken. Sollten einmal viele Mitarbeitende zum gleichen Zeitpunkt eine Auszahlung beantragen, kann das zu Engpässen führen.
Schließlich ist es wichtig, die Kosten für diesen Service zu berücksichtigen. Unterschiedliche Anbieter für das Gehalt-on-Demand verwenden hierfür auch verschiedene Zahlungsmodelle. Häufig erfolgt die Abrechnung anhand der Anzahl der geleisteten Auszahlungen. Sollte nun eine Arbeitskraft täglich eine Auszahlung veranlassen, führt das zu erheblichen Mehrkosten. Um Probleme zu vermeiden, ist es deshalb wichtig, genau auf die Preise zu achten und einen Anbieter auszuwählen, der seriös und günstig ist.
Vor der Einführung ist eine Vielzahl von Parametern zu klären: Wie häufig darf der Zugriff auf das Gehalt erfolgen? Welche Compliance Risiken drohen? Wie beeinflusst Gehalt On-Deman meine unternehmensübergreifende Finanzplanung?
Earned Wage Access: Der neue Gehaltsvorschuss bringt einige Vorteile für Unternehmen
Neue Formen der Gehaltsauszahlung können die Mitarbeitendenzufriedenheit steigern, Stress und daraus folgende Produktivitätseinbußen verhindern und die Suche nach begehrten Fachkräften erleichtern.
Um von diesen Vorteilen zu profitieren, ist es wichtig, auf die richtige Lösung zu setzen. HR-Plattformen wie Zalaris PeopleHub bieten die technischen Rahmenbedingungen für die Umsetzung von Gehalt-on-Demand.