8 Tipps SAP SuccessFactors Employee Central Implementierung

Mit unseren nachfolgenden Tipps durchlaufen Sie den Prozess der SAP SuccessFactors Employee Central Implementierung souverän und unter Berücksichtigung der wichtigsten Bedarfe: vom Verständnis der Funktionen bis hin zur Sicherstellung einer korrekten Datenmigration sowie der Integration mit nachgelagerten Anwendungen.

1. Die Logik von Employee Central verstehen

Bevor die konkrete SAP SuccessFactors Employee Central Implementierung beginnt, gilt es das System in seinen Grundsätzen zu verstehen.

Dabei ist es wichtig, zu berücksichtigen, dass SAP die Lösung flexibel ausgerichtet hat, sodass sie viele individuelle Anforderungen bedienen kann. Employee Central wurde auf der Grundlage spezifischer Best-Practices entwickelt: Ganz an der Basis können Sie das System mit gewissen Standard-Stammdatenvorlagen nutzen oder es an Ihre individuellen Anforderungen anpassen.

Schon an dieser Stelle sind Sie gut beraten, eine konsistente und wohlüberlegte Definition für Datenfelder vorzubereiten: Die Felder für die Organisations- und Mitarbeiterinformationen müssen einheitlich ausgerichtet sein, damit eine korrekte Datenmigration sowie langfristige -pflege gewährleistet werden kann.

2. Commitment zu Employee Central als Hauptdatenquelle

Indem Sie das System als Single Source of Truth nutzen, können Sie gewährleisten, dass sämtliche Informationen exakt und rechtzeitig in Drittsysteme (wie die Gehaltsabrechnung) fließen.

Organisationen, die bei der Einführung der Stammdatenlösung von SAP SuccessFactors weniger individualisieren, also bevorzugt auf die Standardvorlagen setzen, erhalten eine skalierbare, wartungsfreundliche Lösung.

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Vorsicht ist bei lokalen bzw. individuellen Schnittstellen geboten: Hier sollten Sie genau abwägen, ob eine solche Lösung für SAP SuccessFactors Employee Central wirklich erforderlich ist. Die Einführung erweist sich oft als zeitaufwendig und teuer, wobei man nur relativ selten einen entsprechend großen Mehrwert daraus ziehen kann. Konzentrieren Sie sich daher auf Integrationen, die für Ihren Geschäftsbetrieb unerlässlich sind.

3. Aufbau konsistenter Workflows in Employee Central

Die Gestaltung konsistenter und effizienter Workflows ist entscheidend für die Akzeptanz unter den Mitarbeitenden. Nur dann, wenn alle betreffenden Personen sich mit den Vorgängen identifizieren können und sie für ihre Arbeit als Zugewinn sehen, werden die Stärken des Systems voll ausgenutzt.

In diesem Zusammenhang sollten Sie sich unbedingt mit den Themen Manager Self Services und Employee Self Services auseinandersetzen. Über entsprechende Informationsportale und Features zur eigenständigen Orientierung bei Problemen, Fragen oder anderen Anliegen bekommen Angestellte mehr Freiheiten bzw. ein höheres Maß an Selbstbestimmtheit. Als Resultat beschäftigen sie sich tendenziell intensiver mit den Möglichkeiten des Systems.

4. Schaffen konsistenter globaler Definitionen für Mitarbeiterdaten

Global tätige Unternehmen sind in ganz unterschiedlichen arbeitskulturellen Regionen angesiedelt. Die Voraussetzungen der Beschäftigten weichen kulturell, mental und nicht zuletzt gesetzlich in verschiedenen Ländern mitunter stark voneinander ab.

So sind die arbeitsrechtlichen Vorgaben und Beschäftigungsverhältnisse zum Beispiel in China vollkommen anders als in Spanien. Diese möglichen Auslegungsvarianten zum Beispiel was als Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigung gilt, sollten Sie bei Ihrer SAP SuccessFactors Employee Central Implementierung unbedingt beachten: Alleine deshalb, da sie schnell zu unsauberen Informationen im Gesamtreport führen können. Auch hier hilft die Erstellung konsistenter Datenfelddefinitionen.

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5. Definition einer globalen Organisationsstruktur

Bei der Einführung der Stammdatenlösung von SAP SuccessFactors bekommen Sie Optionen auf Standardorganisationsstrukturen und Erweiterungsmöglichkeiten: Erstere umfassen Rechtseinheiten, Geschäftseinheiten, Abteilungen und Kostenstellen. Sie können weitere Ebenen mithilfe des sogenannten Metadata Frameworks hinzufügen.

Wir empfehlen Ihnen, eine Liste von Jobtiteln und Jobrollen zu erstellen und diese nach Gemeinsamkeiten in Familien zu gruppieren. Je konsistenter die Ausrichtung global ist, desto effizienter können Sie mit dem System arbeiten und desto profitabler wird dessen Einsatz.

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6. Verständnis für Definitionen von Jobfamilien und -rollen

Sie bekommen die Chance, im Zuge der SAP SuccessFactors Employee Central Implementierung verschiedene Jobfamilien anzulegen. In diesen fassen Sie Zuständigkeiten mit gleichen oder sehr ähnlichen Anforderungsprofilen zusammen – zum Beispiel für die Informationstechnologie, die Buchhaltung oder den Vertrieb.

Mithilfe der Jobrollen können Sie Positionen im Unternehmen identifizieren, die einen ähnlichen Wirkungskreis haben, aber in verschiedenen Abteilungen existieren, unterschiedliche Fähigkeiten erfordern oder sich auf spezifische Verantwortungsbereiche beziehen.

Ein Beispiel wäre „Berufsfamilie & Informationstechnologie | zugehörige Berufsrolle & IT-Manager, regionaler Systemadministrator“.

Über gekonnte Definitionen von Jobfamilien und -rollen lässt sich die Verteilung von Mitarbeiterpotenzialen innerhalb Ihrer Organisation effizient planen. Zum Beispiel können Sie die Schlüsselqualifikationen für eine Jobfamilie festlegen, diese mit den Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden abgleichen und so eventuelle Lücken erkennen.

7. Erstellung einer begrenzten Anzahl von wichtigen Jobrollen

Beginnen Sie mit einer Standardliste der wichtigsten Jobrollen und fügen Sie während der Designphase schrittweise Zuständigkeiten hinzu. So wächst Ihre Datenbank effizient und mit einem geringen Risiko für Mehrfachbearbeitungen bzw. Überschneidungen.

In aller Regel gibt es acht bis zehn zentrale Rollen. Typische Posten sind hier:

1. Buchhaltung
2. HR
3. Führungskraft
4. Vertrieb
5. Einkauf
6. Produktionsmitarbeiter:in
7. Marketing
8. Betriebsrat
9. Compliance-Beauftragte:r
   

8. Identifizierung des Projektimplementierungsteams

Schon bevor die eigentliche SAP SuccessFactors Employee Central Implementierung beginnt, gilt es ein zuständiges Team aus qualifizierten Mitarbeitenden zusammenzustellen. Je früher Sie alle Mitglieder und ihre Rollen bzw. Verantwortlichkeiten festlegen, desto geringer ist das Risiko, dass Sie während des Projektverlaufs mit Defiziten bei den personellen Ressourcen konfrontiert werden.

Wählen Sie globale Verantwortliche für die Projektleitung bzw. die Systemadministration. Stellen Sie sicher, dass entsprechende Fachkräfte hinreichende Kompetenzen mitbringen, um ihre Positionen auszufüllen. So gewährleisten Sie einen optimalen Wissenstransfer und einen effizienten Ablauf des Vorhabens.

Wir schlagen ein Projektteam aus Entscheidungsträgern der Geschäftsführung, der IT und der HR vor.

Fazit: Tipps für die SAP SuccessFactors Employee Central Implementierung

Insgesamt ist die Implementierung von SAP SuccessFactors Employee Central ein wichtiger Schritt für Organisationen, um ihre HR-Prozesse zu optimieren und die Mitarbeiterverwaltung zu vereinfachen. Mit den richtigen Vorbereitungen und Partnern können Sie sicherstellen, dass Ihre Implementierung ein Erfolg wird und Sie die gewünschten Ergebnisse erzielen.