KI im Personalwesen: Intelligentere und besser skalierbare HR-Dienstleistungen

Wie kann Ihr Unternehmen die Potenziale von KI nutzen, ohne die menschliche Komponente aus den Augen zu verlieren? Und welche strategischen Überlegungen sind für eine erfolgreiche Implementierung notwendig? Diese und weitere Fragen rund um die Vorteile von KI im Personalwesen klären wir in diesem Artikel.

Was bedeutet KI im Personalwesen konkret?

Wenn wir von KI im Personalwesen sprechen, beziehen wir uns auf den Einsatz von Technologien, die menschenähnliche kognitive Fähigkeiten simulieren, um HR-Aufgaben zu unterstützen oder autonom auszuführen. Laut der KI-Servicestelle der österreichischen Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH (RTR) sind es „Anwendungen, die autonom arbeiten, sich anpassen, Vorhersagen treffen, Empfehlungen geben oder Inhalte erstellen.“

Es handelt sich also um smarte Programme, die auf Basis von Algorithmen und Modellen, welche mit Daten trainiert wurden, eigenständig Probleme lösen. Solche Tools überschreiten die Grenzen reiner Prozessautomatisierung, indem sie Systemen die Fähigkeit verleihen, zu lernen, Daten zu analysieren und proaktiv zu agieren.

Die Bandbreite der Anwendungen: Vom Recruiting-Assistenten bis zur People Analytics

Die Einsatzmöglichkeiten von KI im HR sind beeindruckend vielfältig. Eine Studie der RTR, mit dem Titel „Künstliche Intelligenz im Human Resource Management | 2025“, identifiziert verschiedene Anwendungsbereiche:

Warum KI im Personalwesen immer relevanter wird

Der Vormarsch von KI im Personalwesen ist eine direkte Antwort auf diverse drängende Herausforderungen und neue strategische Anforderungen an HR.

Effizienz als strategischer Hebel im Fachkräftemangel
In ihrem Gastbeitrag zur RTR-Studie betont die Wirtschaftskammer Österreich (WKO), dass Künstliche Intelligenz im Personalwesen insbesondere repetitive und regelbasierte Aufgaben automatisieren kann. Diese Effizienzsteigerung stellt ein wichtiges Mittel im Kampf gegen den anhaltenden Fachkräftemangel dar.

Werden HR-Fachkräfte von zeitraubenden Routinen entlastet, gewinnen sie Kapazitäten für strategisch wichtigere Aufgaben und die individuelle Betreuung der Mitarbeitenden – ein entscheidender Faktor für die Personalbindung.

Jobtransformation und Kompetenzentwicklung statt Arbeitsplatzverlust
Die Ausweitung des digitalen Zugangs wird laut dem World Economic Forum (WEF) der am stärksten transformative Trend für den Jobmarkt 2025 bis 2030 sein. Die Sorge, KI könnte massenhaft Arbeitsplätze vernichten, wird von Experten allerdings zunehmend relativiert.

Historisch gesehen haben technologische Revolutionen eher zu Jobveränderungen und der Entstehung neuer Berufsbilder geführt – auch im Personalwesen. Hier wird KI bestehende HR-Rollen transformieren und die Notwendigkeit für kontinuierliches, lebenslanges Lernen sowie die Entwicklung neuer Kernkompetenzen im Umgang mit KI-Technologien verstärken.

Von der Datenflut zur besseren Entscheidungsgrundlage
Unternehmen erhoffen sich von KI im HR neben der Prozessautomatisierung auch geringere Fehlerquoten und fundiertere Entscheidungsgrundlagen. KI kann als verbindendes Element für oft isolierte HR-Tools fungieren und datengetriebene Erkenntnisse liefern.

Derartige Erkenntnisse ermöglichen es, unbewusste Vorurteile in Personalprozessen zu erkennen und zu reduzieren, was zu faireren und qualitativ hochwertigeren Entscheidungen führt.

Vorteile und Herausforderungen von KI im Personalwesen

Der Einsatz von KI im Personalwesen ist ein zweischneidiges Schwert: Er birgt enormes Potenzial, stellt Unternehmen aber auch vor neue Herausforderungen.

Mögliche Vorteile durch den Einsatz von KI

• Gesteigerte Effizienz: Automatisierung von Routineaufgaben (z. B. Vorauswahl von Bewerbungen, Beantwortung von Standardanfragen) setzt wertvolle HR-Ressourcen frei.
• Verbesserte Entscheidungsqualität: Datenbasierte Analysen und Prognosen (z. B. zu Kündigungsrisiken, Skill-Gaps) erleichtern fundierte strategische Personalentscheidungen.
• Optimierte Candidate und Employee Experience: Schnellere Reaktionszeiten im Recruiting durch Chatbots, personalisierte Lern- und Entwicklungspfade oder maßgeschneiderte interne Kommunikation erhöhen die Zufriedenheit.
• Reduzierung von Bias: Richtig konzipierte und trainierte KI-Systeme können helfen, menschliche Vorurteile in Auswahl- und Bewertungsprozessen zu minimieren.
• Stärkung der strategischen Rolle von HR: Durch Entlastung von administrativen Aufgaben kann sich HR stärker auf strategische Themen wie Organisationsentwicklung, Talentmanagement und Kulturentwicklung konzentrieren.

Was es zu beachten gilt
Bereits 2024 gaben mehr als 60 % der befragten Unternehmen in einer Studie an, dass KI eine zentrale Rolle in ihrer Gesamtstrategie spielt. Mit Blick darauf und auf die Grenzen und Herausforderungen von KI ist weder ein pauschales Verbot noch eine ungeregelte Nutzung von KI-Tools zielführend.

Aber Unternehmen sollten klare, schriftliche Spielregeln für eine verantwortungsvolle Nutzung entwickeln, idealerweise unter Einbeziehung des Betriebsrats und der Mitarbeitenden.

Punkte, die bei der Nutzung von KI im HR unbedingt berücksichtigt werden müssen, sind:

• Datenschutz und DSGVO: Der Einsatz von KI im Personalwesen zur Verarbeitung sensibler persönlicher Daten erfordert strikte Einhaltung der Datenschutzgrundsätze.
• Algorithmische Voreingenommenheit (Bias) und Ethik: Werden KI-Systeme mit unausgewogenen oder fehlerhaften Daten trainiert, können sie bestehende Diskriminierungen reproduzieren und verstärken. Transparenz, Erklärbarkeit und kontinuierliche Überprüfung der KI-Modelle sind ein Muss.
• Einhaltung des EU AI Acts: Der EU AI Act klassifiziert einige HR-Anwendungen als „Hochrisiko-KI-Systeme“. Diese Einstufung zieht umfangreiche Pflichten für Anbieter und Betreiber nach sich (z. B. bezüglich Transparenz und menschlicher Aufsicht), die ab dem 2. August 2026 gelten.
• Akzeptanz und der menschliche Faktor: Die Einführung von KI im HR muss sorgfältig kommuniziert werden. Die Sorge vor Kontrollverlust oder Arbeitsplatzverlust muss ernst genommen werden. Menschliche Komponenten wie Empathie und strategische Weitsicht bleiben unverzichtbar.
• KI-Kompetenz: Mitarbeitende und insbesondere HR-Fachkräfte benötigen Schulungen im Umgang mit KI, um deren Chancen und Risiken zu verstehen. Diese Notwendigkeit unterstreicht auch Art. 4 des EU AI Acts ab Februar 2025.

KI im HR soll unterstützen und entlasten, nicht den Menschen ersetzen. Strategische Entscheidungen, Empathie und komplexe zwischenmenschliche Interaktionen bleiben die Domäne menschlicher Fachkräfte.

Praxisbeispiel: KI in HR erfolgreich einsetzen

Die Einsatzmöglichkeiten von KI im Personalwesen werden immer vielseitiger und praxisorientierter. Hier ein Beispiel, wie Unternehmen KI konkret nutzen können:

SAP Joule ist ein KI-gestützter Assistent von SAP, der speziell dafür entwickelt wurde, die Arbeit im SAP-Umfeld, insbesondere auch in SAP SuccessFactors, zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Intelligente Unterstützung im HR-Alltag: SAP Joule ist darauf ausgelegt, HR-Fachkräften und Mitarbeitenden direkt in ihren SAP-Anwendungen zur Seite zu stehen. Joule versteht natürliche Sprache und kann komplexe Anfragen zu Personal, Rollen oder Transaktionen bearbeiten. Als langjähriger, weltweit anerkannter SAP-Partner hilft Zalaris Ihnen, SAP Joule in Ihre bestehende SAP SuccessFactors-Landschaft zu integrieren.

Effizienzsteigerung und Prozessautomatisierung: Joule kann Routineaufgaben im Personalwesen messbar beschleunigen. Joule unterstützt bei der Navigation in SuccessFactors-Modulen, bei der Dateneingabe (z. B. Ändern von Personaldaten), bei der Anforderung von Freigaben und automatisiert mehrstufige Workflows.

Bessere Entscheidungsfindung und Employee Experience: Joule liefert datengesteuerte Erkenntnisse, unterstützt bei der Analyse von Lohngerechtigkeit, der Bewertung von Führungskräften und kann das Engagement der Mitarbeitenden durch personalisierte Interaktionen verbessern. Im Recruiting kann Joule beispielsweise helfen, passende Kandidaten schneller zu identifizieren oder Interviewfragen zu generieren.

Problemlose Integration und Sicherheit: Joule ist darauf ausgelegt, sich tief in das SAP Cloud-Portfolio zu integrieren und nutzt dabei ausschließlich firmeneigene Daten aus den SAP-Lösungen des Kunden, nicht Daten aus dem Internet. Dadurch sind Datenschutz und die Sicherheit Ihrer sensiblen HR-Informationen gewährleistet.

Sehen Sie, wie aus KI-Visionen greifbare HR-Lösungen mit SAP SuccessFactors werden

Fazit: Warum sich KI im Personalwesen langfristig auszahlt – und wie Zalaris Sie unterstützt

Der Einzug von KI im Personalwesen ist unaufhaltsam und bietet Ihnen die Chance, Ihre HR-Prozesse fundamental zu revolutionieren.

Zalaris begleitet Sie als erfahrener Partner auf diesem transformativen Weg, um Ihr Unternehmen fit für die Ära der KI im HR zu machen. So helfen wir Ihnen, die Potenziale von KI verantwortungsvoll und gewinnbringend zu nutzen.

Mit intelligenten Lösungen wie SAP Joule können Sie Ihr Arbeitsleben vereinfachen, die Integration von KI im Personalwesen für Ihr Unternehmen nachhaltig stärken und noch schneller noch mehr erreichen.

Sind Sie bereit, die Potenziale von KI und SAP Joule für Ihre Personalarbeit strategisch zu erschließen? Dann kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung.