SAP HCM Jahreswechsel 2025/2026: Der strategische Leitfaden für Payroll, HR und Finance

Im Gegensatz zu den Vorjahren geht es nicht um punktuelle Anpassungen, sondern um einen strukturellen Umbruch in den Steuer-, Sozialversicherungs- und Behördenkommunikationsprozessen. Für viele Unternehmen ist der Jahreswechsel somit nicht mehr nur ein operatives Thema, sondern eine unternehmensrelevante Compliance- und Risikofrage.

Der SAP HCM Jahreswechsel 2025/2026 stellt Unternehmen vor eine außergewöhnliche Kombination aus gesetzlichen Neuerungen, technischen Umstellungen und organisatorischen Anforderungen. Im Gegensatz zu den Vorjahren geht es nicht um punktuelle Anpassungen, sondern um einen strukturellen Umbruch in den Steuer-, Sozialversicherungs- und Behördenkommunikationsprozessen. Für viele Unternehmen ist der Jahreswechsel somit nicht mehr nur ein operatives Thema, sondern eine unternehmensrelevante Compliance- und Risikofrage.

Ziel dieses Artikels ist es, den Jahreswechsel ganzheitlich einzuordnen, die wichtigsten Änderungen verständlich zu erklären und aufzuzeigen, wie sich Unternehmen sicher, effizient und vorausschauend aufstellen können.

Warum der Jahreswechsel 2025/2026 besonders kritisch ist

Mehrere gesetzliche Vorhaben werden erst sehr spät im Gesetzgebungsverfahren final beschlossen. Parallel dazu liefert SAP die notwendigen Anpassungen gestaffelt über HR Support Packages und ein zusätzliches Xmas HRSP aus. 

Für Unternehmen bedeutet das: wenig Reaktionszeit und eine steigende Abhängigkeit von einer sauberen Test- und Update-Planung. Wer den Jahreswechsel nur als technisches Pflichtupdate betrachtet, läuft Gefahr, dass es zu Verzögerungen in der Abrechnung oder zu fehlerhaften Meldungen kommt.

Gleichzeitig markieren mehrere Änderungen einen langfristigen Richtungswechsel, etwa die Integration privater Kranken- und Pflegeversicherungsdaten in ELStAM oder die Umstellung zentraler Meldeverfahren auf neue Datensatzversionen. Der Jahreswechsel 2025/2026 ist somit nicht nur ein Stichtag, sondern auch der Startpunkt für neue Standards.

Sozialversicherung: Technische Änderungen mit strategischer Wirkung

Im Bereich der Sozialversicherung stehen mehrere Versionswechsel bevor, die zwar auf den ersten Blick nur technische Änderungen zu sein scheinen, jedoch erhebliche Auswirkungen auf die Gehaltsabrechnung haben werden. Von besonderer Relevanz ist die neue DEÜV-Datensatzversion 2026, mit der erstmals ein zusätzliches Kennzeichen zur Vorbereitung des neuen Sozialkassenverfahrens gemäß § 110 SGB IV eingeführt wird. Auch wenn die fachliche Nutzung erst 2027 greift, ist die technische Umsetzung bereits ab dem 1. Januar 2026 verpflichtend. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass alle DEÜV-Meldungen korrekt im neuen Format erzeugt werden.

Noch unmittelbarer spürbar ist die Umstellung beim Beitragsnachweis BW02 auf Version 13: Hier entfällt die bisherige Rechtskreistrennung zwischen Ost und West und es wird eine 36-stellige UUID anstelle der bisherigen GUID eingeführt. Diese scheinbar formale Änderung erfordert in vielen Systemen Anpassungen kundeneigener Merkmale und Schnittstellen. Wer diese Anpassungen nicht rechtzeitig vornimmt, riskiert fehlerhafte oder von den Einzugsstellen abgelehnte Meldungen.

Ergänzt wird dies durch die neue SV-Stammdatendatei in Version 3.0.0, die sowohl neue Inhalte als auch einen geänderten Downloadmechanismus mit sich bringt. Besonders kritisch ist, dass der bisherige Downloadpfad ab Dezember 2025 nicht mehr funktioniert, wenn die erforderlichen Systemanpassungen nicht vorab eingespielt wurden.

Für Payroll-Teams bedeutet das: Ohne technische Vorbereitung kann selbst der Zugriff auf aktuelle Beitragssätze blockiert sein.

Steuer 2026: Neue Berechnungslogik und mehr Transparenz

Im Jahr 2026 kommt es zu grundlegenden Änderungen bei der Lohnsteuerberechnung. Der neue Programmablaufplan für das Jahr 2026 berücksichtigt angepasste Freibeträge, neue Eckwerte und eine grundlegend überarbeitete Vorsorgepauschale. Besonders relevant ist der Wegfall der bisherigen Mindestvorsorgepauschale und die erstmalige Einbeziehung der Arbeitslosenversicherung als eigener Teilbetrag. Diese Änderungen wirken sich direkt auf die Nettoermittlung aus und erhöhen die Bedeutung korrekter Stammdaten.

Ein zentraler Meilenstein ist die ELStAM-PKV-Integration im Jahr 2026: Ab dem 1. Januar 2026 werden Daten zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung erstmals über das ELStAM-Verfahren bereitgestellt und im Lohnsteuerabzug berücksichtigt. Damit entfällt ein bislang stark manueller und fehleranfälliger Prozess. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Customizing, Datenqualität und Tests erheblich, da falsche ELStAM-Auswertungen unmittelbar zu falschen Steuerabzügen führen können.

Digitale Lohnschnittstelle und Außenprüfung

Mit der Digitalen Lohnschnittstelle (DLS) 2026.1 reagiert die Finanzverwaltung auf die neuen steuerlichen Rahmenbedingungen. Die neue Version enthält zusätzliche Felder für PKV- und PV-Basisbeiträge und streicht gleichzeitig bisherige Angaben. Dies ist besonders für CFOs und Finanzleitungen relevant, da fehlerhafte DLS-Daten bei Außenprüfungen schnell zu Nachfragen, Verzögerungen oder Korrekturen führen können. Der Jahreswechsel sollte daher genutzt werden, um die DLS-Datenqualität grundsätzlich zu überprüfen.

Behördenkommunikation: ERiC 43 und KONSENS (KMV)

Ab 2026 ist ohne die ERiC-Version 43 keine rechtssichere Übermittlung von Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen mehr möglich. Sie ist zwingende Voraussetzung für alle Übertragungen im neuen Jahr und erfordert je nach Systemarchitektur unterschiedliche technische Updates in SAP Cloud Integration, Business Connector oder PI/PO.

Parallel dazu wird die Lohnsteuerbescheinigung vollständig auf das KONSENS-Mitteilungsverfahren (KMV) umgestellt. Auch wenn sich der fachliche Prozess kaum ändert, sind technische Anpassungen an XML-Strukturen und Adresslogiken notwendig. Unternehmen, die KMV nicht rechtzeitig testen, riskieren Engpässe im ersten Quartal 2026.

Umstellung auf eXTra 1.5: Abschied von REST

Ein weiterer, oft unterschätzter Punkt ist die vollständige Umstellung der Kommunikation mit den Sozialversicherungen auf eXTra 1.5 mit SOAP. Die bisher genutzte REST-Schnittstelle wird spätestens zum 31. März 2026 abgeschaltet. SAP stellt zwar automatisch um, empfiehlt jedoch ausdrücklich eine vorgezogene Aktivierung und umfassende Tests. Für IT- und Payroll-Verantwortliche ist dies eine Gelegenheit, die Behördenkommunikation insgesamt zu stabilisieren und transparenter zu gestalten.

Handlungsempfehlung: Jahreswechsel als Projekt denken

Der SAP HCM Jahreswechsel 2025/2026 sollte nicht isoliert in der Payroll abgearbeitet werden. Erfolgreiche Unternehmen sehen den Jahreswechsel als koordinierte Aufgabe, bei der HR, IT, Finance und gegebenenfalls externe SAP-HCM-Spezialisten zusammenarbeiten. Frühzeitige Tests, klare Verantwortlichkeiten und eine saubere Dokumentation sind entscheidend, um Risiken zu minimieren und den operativen Betrieb ab Januar 2026 sicherzustellen.

Unsere Empfehlung: Denken Sie den Jahreswechsel als Projekt

Der SAP HCM Jahreswechsel 2025/2026 ist keine reine Payroll-Aufgabe. Erfolgreiche Unternehmen koordinieren HR, IT und Finance frühzeitig.

Unsere Best Practices:

1. Support Packages frühzeitig einspielen
2. Verantwortlichkeiten klar definieren
3. Alle Meldeverfahren umfassend testen
4. Ergebnisse sauber dokumentieren
5. Externe SAP-HCM-Expert:innen gezielt einbinden

Wir unterstützen Unternehmen seit über 25 Jahren bei der Transformation von HR- und Payroll-Prozessen. Als SAP-Gold-Partner begleiten wir Sie von der Planung über Tests bis zur Qualitätssicherung – strukturiert, SAP-nah und praxiserprobt.

Fazit

Der SAP HCM Jahreswechsel 2025/2026 bringt tiefgreifende Änderungen mit sich. Wer ihn strategisch angeht, schafft nicht nur kurzfristige Rechtssicherheit. Sie legen auch den Grundstein für stabile, digitale und revisionssichere Payroll-Prozesse.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, aktiv zu werden.

Wenn Sie Unterstützung bei der Planung, Umsetzung oder Qualitätssicherung des Jahreswechsels benötigen, lohnt sich eine frühzeitige Beratung – bevor Zeitdruck und operative Risiken steigen.