Zalaris

Time Tracking ROI: Wie integrierte HR-Systeme Kosten senken

Verliert Ihr Unternehmen Geld durch isolierte Time-&-Attendance-Systeme? Integrierte Lösungen für die Zeiterfassung verbessern nicht nur Prozesse, sondern steigern auch den Time Tracking ROI deutlich. In diesem Beitrag zeigen wir, welche versteckten Kosten fragmentierte Prozesse verursachen – und welche Strategie den ROI Ihres HR-Systems beschleunigt.

Georg Schiebl 1.0

03.09.2025 · 4 min read

Viele Unternehmen nutzen noch immer eigenständige Zeiterfassungssysteme, die teure Engpässe verursachen. Solche isolierten Systeme bringen erhebliche Nachteile mit sich: manuelle Dateneingaben in mehreren Plattformen, Compliance-Risiken durch uneinheitliche Erfassung, fehlende Transparenz bei Personalkosten und aufwendige Genehmigungsprozesse, die die Mitarbeitenden zusätzlich belasten.

ROI von Time Tracking messen

Moderne integrierte Lösungen schaffen sofortigen Mehrwert – durch weniger administrativen Aufwand und höhere Genauigkeit. Der Time Tracking ROI wird besonders sichtbar, wenn man konkrete Prozessverbesserungen betrachtet.

Verbesserungen in der administrativen Effizienz
Laut dem Gartner Market Guide for Multicountry Payroll Solutions werden bis 2025 rund 65 % aller Payroll-Prozesse, Audits und Managed-Services-Aufgaben vollständig automatisiert ablaufen. Das bedeutet: keine manuellen Übergaben mehr und deutlich kürzere Durchlaufzeiten.

Praxisbeispiel:
Ein Unternehmen mit 2.000 Mitarbeitenden, das wöchentlich 10 Stunden in die manuelle Verarbeitung von Timesheets investiert, spart durch Automatisierung jährlich rund 75.000 €. Grundlage dieser Berechnung: ein durchschnittliches HR-Administrator:innen-Gehalt von 29 € pro Stunde, basierend auf aktuellen Marktdaten.

Vermeidung von Compliance-Kosten

Durch automatisierte Compliance-Prüfungen werden Verletzungen von Arbeitsrecht und Tarifregelungen frühzeitig verhindert.

*Angaben beruhen auf aktuellen Markttrends und geltenden Strafrahmen

Strategische Vorteile integrierter Zeiterfassung

Über die direkten Kosteneinsparungen hinaus schaffen integrierte Lösungen langfristige Wettbewerbsvorteile, die sich über die Jahre verstärken.

Erweiterte Workforce Analytics
Die Echtzeit-Integration liefert datenbasierte Entscheidungsgrundlagen durch umfassende Einblicke in die Belegschaft. Finance-Teams erhalten detaillierte Transparenz zu Personalkosten – über Abteilungen, Projekte und Standorte hinweg.

Moderne Time-Management-Plattformen bieten zudem prädiktive Einsatzplanung. Diese reduziert Überstunden durch optimierte Ressourcenzuweisung und genauere Bedarfsprognosen.

Erhöhte operative Flexibilität
Integrierte Systeme unterstützen unterschiedliche Betriebsmodelle und stellen gleichzeitig Compliance über verschiedene Länder sicher. Das ist entscheidend für Unternehmen mit Multi-Country-Operations, wechselnden Schichtplänen oder hybriden Arbeitsmodellen.

Zentrale operative Vorteile sind automatisiertes Exception Handling, Echtzeit-Kostenkontrolle und die nahtlose Anbindung an bestehende ERP-Systeme wie SAP SuccessFactors.

Der Weg zur erfolgreichen Implementierung

Eine erfolgreiche Integration erfordert strukturierte Planung und einen schrittweisen Rollout, um operative Störungen zu minimieren und die User-Adoption zu maximieren.

Plattformkompatibilität
Führende Time-Tracking-Lösungen integrieren sich mit gängigen HR-Plattformen wie SAP SuccessFactors, Workday oder Oracle HCM Cloud – und erleichtern so die Migration.

Anforderungen an Data Governance
Eine wirksame Integration basiert auf stabilen Data-Governance-Frameworks, die Genauigkeit über alle Systeme hinweg sicherstellen. Dazu gehören automatisierte Validierungsregeln, lückenlose Audit Trails und synchronisiertes Master Data Management.

Best Practices für maximalen ROI

Unternehmen erzielen den größten Nutzen durch strukturierte Vorgehensweisen, die User-Adoption und Prozessoptimierung in den Mittelpunkt stellen.
Strategischer Deployment-Ansatz:

Phase 1: Foundation
Einführung der Kernfunktionen der Zeiterfassung in Pilotgruppen, um Prozesse zu validieren und Feedback zu sammeln.
Phase 2: Enhancement
Rollout erweiterter Funktionen wie Einsatzplanung und Analytics über alle Abteilungen mit verfeinerten Workflows.
Phase 3: Integration
Vollständige Integration mit Payroll- und Benefits-Systemen – für durchgängige End-to-End-Automatisierung.

Das Engagement der Mitarbeitenden wirkt sich direkt auf den Erfolg der Integration aus. Wichtige Elemente sind umfassende Trainingsprogramme, intuitive Self-Service-Funktionen und mobile Zugänglichkeit für das Management von Remote-Workforces.

Die User-Adoption beschleunigt sich, sobald Mitarbeitende konkrete Vorteile spüren – etwa vereinfachte Zeiterfassung, automatisierte Genehmigungs-Workflows und transparente Einsatzplanung.

Framework für Performance-Messung

Eine wirksame Erfolgsmessung berücksichtigt sowohl finanzielle Ergebnisse als auch operative Verbesserungen. So lässt sich der kontinuierliche Mehrwert nachweisen und Potenzial für Optimierungen identifizieren und der langfristige Time Tracking ROI zuverlässig nachweisen.

Metrik-Kategorie	Primäre KPIs
Finanziell	ROI in %, Kosten pro Mitarbeitenden, Payroll-Genauigkeit
Operativ	Bearbeitungszeit, Fehlerquoten, Compliance-Scores
User-Zufriedenheit	Adoptionsraten, Anzahl Support-Tickets, Mitarbeitenden-Feedback

Regelmäßiges Monitoring dieser Kennzahlen ermöglicht kontinuierliche Verbesserung, stützt Investitionsentscheidungen und zeigt gezielt Optimierungspotenziale auf.

Zukunftssicherheit der Investition

Technologieinvestitionen müssen zukünftige Geschäftsanforderungen und regulatorische Veränderungen mitdenken. Führende Lösungen bieten Skalierbarkeit durch cloud-native Architekturen und KI-gestützte Funktionen.

Die Integration fortgeschrittener Analytics liefert tiefere Einblicke in die Workforce-Produktivität, während Machine-Learning-Algorithmen komplexe Einsatzpläne automatisiert – basierend auf historischen Mustern und Geschäftsprognosen. So können Unternehmen flexibel auf sich verändernde Marktbedingungen reagieren

Time Management neu denken

Die integrierte Time-& -Attendance-Lösung von Zalaris ist eine strategische Investition, die sofortige Kostenvorteile durch administrative Effizienz bietet – und gleichzeitig die Grundlage für künftige Workforce-Optimierung schafft. Die Kombination aus besserem Compliance-Management, erweiterten Analytics und höherer Mitarbeitendenzufriedenheit führt zu nachhaltigen Wettbewerbsvorteilen, die die Investition klar rechtfertigen.

Kontaktieren Sie uns für eine personalisierte Demo, abgestimmt auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie lange dauert die Implementierung einer Time-Management-Lösung?
Die meisten Unternehmen schließen die Kernintegration innerhalb von 3–6 Monaten ab – mit einem schrittweisen Deployment, das Störungen minimiert.

Wie beeinflusst eine integrierte Lösung den Time Tracking ROI?
Ein integriertes System reduziert administrative Aufwände, verbessert die Datenqualität und verhindert Compliance-Risiken. Dadurch steigert sich der Time Tracking ROI sowohl kurzfristig als auch nachhaltig.“

Können Systeme komplexe Überstundenberechnungen abbilden?
Ja. Moderne Plattformen unterstützen nahezu alle Anforderungen: von rotierenden Schichtplänen über Multi-Jurisdictions-Compliance bis hin zu komplexen Tarifverträgen.

Welches technische Know-how ist für die Zalaris Time-Tracking-Lösung erforderlich?
Die Lösung ist auf Benutzerfreundlichkeit ausgelegt, um eine schnelle Einführung und hohe End-User-Adoption sicherzustellen.

Wie stellen integrierte Systeme die Datensicherheit sicher?
Enterprise-Plattformen bieten Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskontrollen und DSGVO-konforme Features, die höchste Sicherheitsanforderungen erfüllen.

Welche Anpassungsmöglichkeiten bieten Time-&-Attendance-Lösungen?
Führende Systeme ermöglichen umfassende Konfigurationen für Business Rules, Genehmigungs-Workflows und Reporting – ohne aufwändige Eigenentwicklungen.