EU-Entgelttransparenz kommt. Ist Ihr SAP SuccessFactors bereit?

SAP SuccessFactors ist bei vielen großen Arbeitgebern im Einsatz, die von der Richtlinie betroffen sind. SAP positioniert Entgelttransparenz als Suite-Level-Szenario. Relevante Funktionen sind Gehaltsspannenfelder und Guardrails in Recruiting Management, erweiterte Pay-Grade-Datenmodelle in Employee Central, Gender-Pay-Gap-Story-Templates in People Analytics sowie kontextuelle Transparenzfunktionen über Joule. Da jedoch nur ein Teil der Kund:innen die komplette SAP-SuccessFactors-Suite nutzt, müssen viele Organisationen Module erweitern oder zusätzliche Funktionen aktivieren, wenn sie die Richtlinie nativ über Recruiting, Core HR, Compensation und Analytics abbilden möchten. Diese Funktionen unterstützen zentrale Transparenz-Workflows. Sie funktionieren jedoch nur mit abgestimmter Jobarchitektur, klarer Vergleichslogik und hoher Datenqualität.

Für Organisationen mit SAP SuccessFactors ist die Priorität deshalb klar: aktivieren, ausrichten, optimieren. Die Basis ist im System vorhanden. Readiness hängt davon ab, wie gut diese Basis über Module, Datenstrukturen und Governance-Prozesse hinweg aktiviert und integriert wird.

Compliance in der SAP-SuccessFactors-Suite aktivieren

Viele Anforderungen der Richtlinie lassen sich direkt auf Standardfunktionen in SAP SuccessFactors abbilden – besonders in Recruiting, Employee Central, Compensation und People Analytics.

Recruiting: Gehaltsspannen und Guardrails

Organisationen müssen Gehaltsspannenfelder in Requisitionen und Job Postings aktivieren, diese Felder mit Pay-Grade-Daten aus Employee Central verknüpfen, Guardrails einrichten, um Angebote außerhalb der Spannen zu verhindern, und Vorlagen aktualisieren, damit Fragen zur Gehaltshistorie entfernt werden. Diese Funktionen unterstützen Transparenz-Workflows. Ihre Wirksamkeit hängt jedoch von abgestimmten Entgeltstrukturen und konsistenten Daten ab.

Employee Central: Datenbasis für Entgelttransparenz

Employee Central ist die Grundlage für Entgelttransparenz. Korrekte Job-, Mitarbeitenden- und Entgeltdaten sind entscheidend für Reporting und Analyse. Organisationen sollten Jobframeworks und Entgeltstrukturen an geschlechtsneutralen Kriterien ausrichten, demografische und beschäftigungsbezogene Daten auf Vollständigkeit und Qualität prüfen und HR- und Payroll-Systeme integrieren, damit eine einheitliche, prüfbare Quelle für Entgeltdaten entsteht. Ob Payroll über SAP Employee Central Payroll, Zalaris PeopleHub oder andere Anbieter läuft: Ziel ist ein konsistenter Datenfluss. Zudem müssen viele Organisationen Jobarchitektur und Vergleichslogik schärfen, da diese nicht nativ vollständig vorgegeben sind.

Compensation: konsistente Entscheidungen, nachvollziehbare Kriterien

In Compensation sorgt die Standardisierung von Entgeltstrukturen und Guidelines für konsistente Entscheidungen. Die Verankerung geschlechtsneutraler Kriterien in Vergütungs- und Beförderungszyklen schafft Nachvollziehbarkeit. Audits der Entgeltergebnisse helfen, Auffälligkeiten zu identifizieren und zu beheben. Das stärkt Vertrauen in Entgeltentscheidungen und deren Kommunikation.

People Analytics: Gender Pay Gap messen, monitoren, berichten

People Analytics unterstützt das Messen und Überwachen von Pay Equity. Dashboards und Visualisierungen lassen sich so konfigurieren, dass Gender Pay Gaps nach Job, Grade oder Standort analysiert werden, Fortschritte bei Korrekturmaßnahmen sichtbar sind und Gender-Pay-Gap-Reporting sowie ESG-nahe Workforce-Disclosures unterstützt werden. Durch die Verbindung von HR- und Payroll-Daten wird Compliance zu insight-getriebener Transparenz.

Governance: ohne Ownership keine Compliance

Governance und laufende Kontrolle sind essenziell. Technologie allein schafft keine Compliance. Nachhaltige Transparenz braucht Governance: Ownership, Verantwortlichkeiten und Validierungsprozesse für Daten, Systeme und Reporting. Dazu gehören Zuständigkeiten in HR, Payroll und Legal, Workflows für Validierung und Freigabe, Audit-Trails als Nachweis sowie Prozesse zur Unterstützung von Auskunftsanfragen von Mitarbeitenden. Vergleichslogik, Jobbewertungskriterien und die Governance von Entgeltstrukturen sind zentral für langfristige Readiness.

Von Compliance zu ESG-Accountability

Die Konfiguration für Richtlinien-Compliance kann auch Teile der Nachhaltigkeitsberichterstattung unterstützen. Über ESG-Reporting-Funktionen können Organisationen workforcebezogene Entgelttransparenzdaten in die European Sustainability Reporting Standards überführen. Die Richtlinie schafft einen Rahmen für Entgeltfairness. Dieselben Datenpunkte werden in ESG- und CSRD-Anforderungen referenziert, inklusive ESRS S1 mit Standards zu Mitarbeitendenmerkmalen, Diversität, Tarifabdeckung, Training und Skills sowie Vergütungskennzahlen.

Wenn Organisationen Entgelttransparenzdaten an diese Offenlegungen anbinden, können sie ihre bestehende SAP-SuccessFactors-Landschaft nutzen, um die HR-Datenbasis für Workforce-ESG-Reporting bereitzustellen und Accountability als Teil einer ESG-Strategie zu zeigen. Dieser Ansatz liefert eine einheitliche, prüfbare „Single Source of Truth“ für Workforce-Daten. Er unterstützt Compliance und Teile des ESG-Reportings. Investor:innen, Regulatoren und Mitarbeitende erwarten Transparenz zu Inklusion, Pay Equity und Entwicklung. Wer Entgelttransparenz in ESG-Reporting überführt, kann Nachhaltigkeitsberichte glaubwürdiger machen, Doppelarbeit durch gemeinsame Datenmodelle reduzieren, soziale Wirkung und Governance-Integrität belegen und regulatorische Compliance in einen strategischen Vorteil verwandeln.

Implementierungsprioritäten für bestehende Kund:innen

Der Stichtag ist nur noch wenige Monate entfernt. Für bestehende SAP-SuccessFactors-Kund:innen folgt Readiness typischerweise einem Drei-Phasen-Ansatz.

Phase 1: Baseline und Datenintegrität

Dazu gehören ein modulübergreifendes Readiness-Audit, die Validierung von Job- und Pay-Grade-Frameworks in Employee Central, das Mapping von Entgeltkomponenten zwischen HR, Compensation und Payroll, die Bereinigung demografischer und beschäftigungsbezogener Daten für belastbare Analytics sowie die Einrichtung eines Compliance-Steuerkreises über HR, Reward, Legal und Finance. Bei Organisationen ohne Full-Suite kann diese Phase auch eine Gap-Analyse umfassen, welche Recruiting-, Compensation- oder People-Analytics-Aktivierungen für native Workflows fehlen.

Phase 2: Kernfunktionen aktivieren und verbinden

Hier geht es um die Konfiguration von Recruiting, Compensation und HR Service Delivery für Richtlinien-Workflows, die Bereitstellung von People-Analytics-Dashboards für Gender-Pay-Reporting und Management-Reviews, die Integration lokaler Payrolls für konsolidierte Datenfeeds sowie das Testen modulübergreifender Reports zur Sicherung von Audit-Trails. Dazu gehören auch die Konfiguration von Entgelttransparenzfeldern, Template-Updates und die Abstimmung der Vergleichslogik auf Jobarchitektur und Richtlinienanforderungen.

Phase 3: Compliance als laufende Disziplin etablieren

In dieser Phase werden Reporting-Zyklen an nationale Schwellenwerte angepasst, Echtzeit-Alerts für Pay-Gap-Abweichungen überwacht, Kommunikation und Training genutzt, Dashboards um prädiktive Pay-Equity-Analytics weiterentwickelt und Konfiguration sowie Datenqualität über Support oder Managed Services aktuell gehalten. Dauerhafte Governance bleibt entscheidend, inklusive klarer Ownership für Auskunftsanfragen und die Validierung wiederkehrender Pay-Gap-Berechnungen.

Warum Governance und Adoption zählen

Compliance kann nicht an Technologie delegiert werden. Wirksame Entgelttransparenz braucht klare Ownership über HR, Finance und Legal hinweg, unterstützt durch Data Stewardship und kontinuierliche Validierung. Best-Practice-Governance umfasst Executive Oversight durch CHRO oder CFO als Sponsor, ein Compliance Steering Committee für regulatorische Abstimmung und Reporting-Zyklen, ein Data-Governance-Team für Datenqualität und Change Control sowie lokale Country Leads für nationale Umsetzungen. Organisationen müssen außerdem Zuständigkeiten für Auskunftsanfragen, die Validierung jährlicher Pay-Gap-Berechnungen und die Dokumentation von Kriterien für gleiche und gleichwertige Arbeit definieren.

Transparenz ist kulturell, bevor sie technisch ist. Mitarbeitende und Führungskräfte müssen verstehen, wie Entgeltentscheidungen entstehen und wie Fairness im Alltag aussieht. Mit Kommunikations- und Learning-Tools in SAP SuccessFactors können Organisationen Lernpfade zur Vergütungsphilosophie und neuen Transparenzregeln bereitstellen, Enablement für Führungskräfte zur fairen Entscheidungsfindung liefern und Policy-Updates sowie Feedback-Kanäle im HR-Portal verankern. Adoption steigt, wenn Reward, HR und Führungskräfte ein gemeinsames Verständnis von Entgeltgovernance, Vergleichslogik und Kommunikation der Transparenzanforderungen teilen.

Starten Sie mit dem Wesentlichen

Viele Organisationen starten mit Kernanforderungen und bauen später aus. Ein grundlegender Enablement-Ansatz liefert die essenzielle SAP-SuccessFactors-Konfiguration für Richtlinien-Compliance und bleibt flexibel für spätere Erweiterungen: Automatisierung, Skalierung, Advisory, ESG-nahe Reporting-Erweiterungen. Das ermöglicht schnellere Compliance und schrittweisen Ausbau.

Die Basiskonfiguration umfasst Positions-zu-Requisition-Mapping, Entgelttransparenzfelder in Recruiting-Workflows, angepasstes Job-Board-Mapping, Offer-Approval-Workflows für Angebote außerhalb der Gehaltsspanne sowie Gender-Pay-Gap-Story-Reports in People Analytics. Dazu kommen Optionen für kundenspezifische Anpassungen, abhängig von Datenstrukturen und lokaler Payroll-Landschaft. Optionale Bausteine sind Advisory für Policy-Design und Change Enablement, Automatisierung über Alerts und Intelligent Services zur Remediation, KI-gestützte Transparenzfunktionen sowie Integrationen für Multi-Country-Payroll und SuccessFactors-Erweiterungen bei Nicht-Full-Suite.

Die Grundlage für Compliance existiert bereits in Ihrem System. Entscheidend ist, wie konsequent Sie diese aktivieren, ausrichten und nachhaltig betreiben.

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