Zalaris digitalisiert Accounting und HR bei der Evangelischen Stiftung Neuerkerode

Die Evangelische Stiftung Neuerkerode (ESN) verwaltet Einrichtungen und Gesellschaften in der Sozialwirtschaft, insbesondere im Gesundheitswesen und der Alten- und Behindertenhilfe. Mit der Zusammenarbeit mit Zalaris hatte sich die ESN zum Ziel gesetzt, ihre Geschäftsprozesse im Finanzwesen und darauffolgend auch im Personalbereich zu digitalisieren. Die ESN hatte zuvor keine SAP-Anwendungen im Betrieb und keine Vorerfahrungen mit SAP-Software.

Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie führte Zalaris bei der ESN zunächst SAP S4/HANA für den Accountingbereich ein. Insbesondere wurde hierbei auf die Umsetzung des Rechnungsprüfungsworkflows Wert gelegt, um die Prozesse zu vereinheitlichen und zu beschleunigen. Parallel erfolgte mit der Einführung von SAP SuccessFactors Recruiting und Learning der erste Schritt zur Digitalisierung im Bereich HR.

Auf Basis der positiven Erfahrungen im Accounting beauftragte die ESN Zalaris rund ein Jahr nach Beginn der Zusammenarbeit mit der Einführung von SAP HCM, verbunden mit dem Outsourcing der Payroll. Dabei wurden Schnittstellen zwischen SAP HCM und SuccessFactors sowie die webbasierte Anbindung zum bestehenden externen Zeiterfassungssystem (Dienstplan) des Kunden realisiert, die eine korrekte, vollautomatische Datenübertragung sicherstellen.

Der ESN war dabei wichtig, nicht nur die Payroll, sondern auch das Hosting des HCM-Systems vollständig auszulagern, wobei das Hosting im Multimandantensystem dem Kunden einen großen Kostenvorteil bietet. Neben der eigentlichen Entgeltabrechnung übernimmt Zalaris für die ESN auch die vollständige nachgelagerte Abwicklung nach der Abrechnung wie z.B. das Meldewesen bei Behörden und die Drucksteuerung für Entgeltbelege, sowie den kompletten Service rund um das System.

In einem weiteren Projekt wurde außerdem gemeinsam mit dem Partner PlanOrg das interne BI-System auf SAP BW/4 HANA und BO umgesetzt.

Durch die hohe Integrität, die enorme Funktionsbreite von SAP S/4 HANA, SuccessFactors und dem Einsatz des HCM-Multimandantensystems entsteht für die Evangelische Stiftung Neuerkerode der große Nutzen einer integrierten Gesamtlösung. Wichtige externe Systeme konnten mithilfe standardisierter Schnittstellen ohne Datenverluste integriert werden, um die internen Geschäftsprozesse systemübergreifend zu realisieren. Die integrierten SAP-Logiken verhindern Fehler in der Abrechnung. Durch die Einführung von SAP HCM konnte die Lohn- und Gehaltsabrechnung somit signifikant verbessert und stabilisiert werden.

Auch nach Abschluss der Implementierung bietet Zalaris der ESN kontinuierliche Support-Dienstleistungen für die SuccessFactors-Module Recruiting und Learning und übernimmt die Systempflege im Bereich HCM und Accounting. Ebenso erfolgt die monatliche Personalabrechnung für den Kunden durch das BPO-Team von Zalaris.

Einen praxisnahen Einblick gibt die Aufzeichnung unseres Webinars mit Sebastian Ebner, Teamleiter Lohnbuchhaltung der ESN:

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