Definition: Was ist ein Gehaltsnachweis?
Ein Gehaltsnachweis ist ein offizielles Dokument, das die finanziellen Informationen eines Mitarbeitenden widerspiegelt. Er enthält eine Zusammenfassung des Einkommens, einschließlich
- des Bruttoeinkommens,
- der Abzüge wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge sowie
- des Nettoeinkommens.
Was ist der Unterschied zwischen einem Gehaltsnachweis und einer Gehaltsabrechnung?
Obwohl die Begriffe Gehaltsnachweis und Gehaltsabrechnung oft als Synonym verwendet werden, gibt es jedoch feine Unterschiede.
Bei einer Gehaltsabrechnung handelt es sich um einen automatisch generierten und detaillierten Bericht über das Gehalt Ihres Mitarbeitenden, in welchem alle Gehaltskomponenten und Abzüge im Detail aufgelistet sind. Die Gehaltsabrechnung wird dabei normalerweise monatlich ausgestellt und an die Mitarbeitenden versendet.
Ein Gehaltsnachweis hingegen ist eine vereinfachte Version der Gehaltsabrechnung, welcher die wichtigsten Informationen über das Einkommen einer Person zusammenfasst.
Zudem kann der Gehaltsnachweis gegenüber der Gehaltsabrechnung noch folgende Informationen enthalten, die für die empfangende Person von Interesse sein könnten:
- Die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses
- Angaben zu Bonuszahlungen und Sonderzahlungen
- Vereinbarte Gehaltserhöhungen
- Jahressummen
- Aufrolldifferenzen (Korrektur des Gehalts)
In der Regel werden Gehaltsnachweise dabei im Gegensatz zu Gehaltsabrechnungen zusätzlich vom Arbeitgeber mit Datumsangabe unterzeichnet.
Das Risiko einer Fälschung kann dadurch im Gegensatz zur üblichen Gehaltsabrechnung minimiert werden und dient in erster Linie als Nachweis für Dritte, wie beispielsweise Banken, Vermieter oder Behörden.
In der Praxis reicht es jedoch oft, wenn die letzten drei Gehaltsabrechnungen vorgelegt werden können.
Was ist der Unterschied zwischen Gehaltsnachweis und Einkommensnachweis?
Während sich der Gehaltsnachweis in der Regel auf das Gehalt einer Person aus einer festen Anstellung bezieht, umfasst der Einkommensnachweis weitere Positionen als Einnahmequellen. Er wird deshalb oft benötigt, wenn es um die Anmietung einer Wohnung oder die Beantragung von Krediten geht.
Ein Einkommensnachweis enthält deshalb unter anderem zusätzliche Informationen über Einnahmequellen aus
- Miet- und Renteneinkünften,
- Einnahmen aus selbstständigen Tätigkeiten,
- Dividenden und Investitionen sowie
- Unterhaltszahlungen und sonstigen Einkünften.
Des Weiteren besteht der Einkommensnachweis aus einer Vielzahl von Dokumenten, welche die Einkommenssituation einer Person ausführlicher widerspiegelt.
Was steht alles auf einem Gehaltsnachweis?
Ein aussagekräftiger Gehaltsnachweis sollte die folgenden Informationen enthalten:
1. Persönliche Daten
Der Gehaltsnachweis enthält die persönlichen Informationen Ihres Mitarbeitenden, wie Name, Anschrift und möglicherweise auch die Steueridentifikationsnummer.
2. Angaben zum Arbeitgeber
Der Gehaltsnachweis gibt ebenso Auskunft über Sie als Arbeitgeber bzw. über Unternehmen. Dazu gehören der Firmenname und die Adresse.
3. Zeitraum
Auch wird der Zeitraum angegeben, für den der Gehaltsnachweis erstellt wurde. In der Regel umfasst dieser einen Monat oder ein Jahr.
4. Bruttoeinkommen
Dies ist der Betrag, den ein Mitarbeitender vor Abzug von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen verdient.
5. Abzüge
Die Abzüge vom Bruttogehalt werden ebenfalls auf dem Gehaltsnachweis aufgeführt. Dazu gehören Steuern, Sozialversicherungsbeiträge, Rentenversicherungsbeiträge, Kirchensteuer und andere gesetzlich vorgeschriebene Abzüge.
6. Nettoeinkommen
Dies ist der Betrag, den Ihr Angestellter nach Abzug aller Steuern und Abzüge erhält.
7. Zusätzliche Vergütungen
Wenn im abgedeckten Zeitraum Sonderzahlungen wie Boni, Weihnachtsgeld, Provisionen, Prämien und andere Vergütungen, die über das reguläre Gehalt hinausgehen, angefallen sind, werden diese ebenfalls im Gehaltsnachweis aufgeführt.
8. Arbeitszeit
Der Gehaltsnachweis kann auch Informationen über die Arbeitsstunden enthalten, die im abgedeckten Zeitraum geleistet wurden. Dies kann sowohl die wöchentliche Arbeitszeit als auch Überstunden oder andere Arbeitszeitmodelle umfassen.
9. Urlaub und Krankheit
Auch können Sie Informationen über genommene Urlaubstage oder Krankheitszeiten ergänzen. Dies dient der Dokumentation und Berücksichtigung bei der Gehaltsabrechnung.
10. Unterschrift und Stempel
Ein Gehaltsnachweis wird üblicherweise mit dem Stempel und der Unterschrift des Arbeitgebers oder der zuständigen Stelle versehen, um die Echtheit und Gültigkeit des Dokuments zu bestätigen.
Wann wird ein Gehaltsnachweis benötigt?
Ein Gehaltsnachweis wird in verschiedenen Situationen benötigt, zum Beispiel wenn Ihre Mitarbeitenden
- einen Kredit oder Sozialleistungen beantragen,
- ihre steuerlichen Ansprüche prüfen wollen,
- einen Mietvertrag oder eine Versicherung abschließen,
- ihre Einkommensteuererklärung erstellen,
- ein Visum beantragen oder
- ein größeres Investment, wie beispielsweise ein Auto oder eine Immobilie, tätigen wollen.
Wer stellt einen Gehaltsnachweis aus?
Ein Gehaltsnachweis wird in der Regel von Ihnen als Arbeitgeber, von Ihrer Personalverwaltung oder Ihrem HR-Team erstellt und ausgegeben.
Wie erhalten Selbstständige einen Gehaltsnachweis?
Für Selbstständige gestaltet sich die Ausstellung eines Gehaltsnachweises etwas anders. Da sie in der Regel keine Gehaltsabrechnungen haben, können sie alternative Nachweise verwenden, wie
- Steuererklärungen,
- Gewinn- und Verlustrechnungen,
- die aktuelle Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
- die letzten drei Einkommensteuerbescheide,
- die letzten zwei Jahresabschlüsse
oder andere offizielle Dokumente, die ihr Einkommen bestätigen. Dies gilt ebenso bei der Erstellung eines Einkommensnachweises für Selbstständige.
Lohn- und Gehaltsabrechnung outsourcen
Ein Gehaltsnachweis ist ein wichtiges Dokument für Ihre Mitarbeitenden, damit diese ihr Einkommen besser nachweisenkönnen. Er sollte deshalb alle relevanten Informationen enthalten und mit Sorgfalt erstellt werden.
Um den Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu optimieren und Ihnen Zeit und Ressourcen zu sparen, bieten wir Ihnen deshalb unsere professionelle Unterstützung an.
Unser Service umfasst beispielsweise die vollständige oder teilweise Übernahme der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Wir kümmern uns um die korrekte Eingabe aller relevanten Daten in das System und erstellen fehlerfreie Entgeltabrechnungen gemäß den aktuellen rechtlichen Anforderungen. Dabei berücksichtigen wir selbstverständlich auch individuelle Vereinbarungen mit Ihren Mitarbeitenden und stellen sicher, dass diese korrekt abgebildet werden.
Unser Ziel ist es, Ihnen bei der Bewältigung der komplexen Aufgaben der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu helfen, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.