Dennoch sollten HR-Abteilungen das Thema nicht bloß als lästige Pflicht abtun. Durchdachte Compliance-Strategien verhelfen tatsächlich zu reibungsloseren Prozessen, höherer Mitarbeiterzufriedenheit und einer gesunden Unternehmenskultur. Wir erklären, wie es geht, mit praktischen Ansätzen, die sich im Unternehmensalltag bewährt haben.
Was bedeutet HR-Compliance?
HR-Compliance bedeutet im Kern die Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Bestimmungen, regulatorischen Standards, tarifvertraglichen Regelungen und unternehmensinternen Richtlinien, die das Arbeitsverhältnis und den Umgang mit Mitarbeitenden betreffen.
Das Spektrum reicht vom Arbeitsrecht über Datenschutz bis hin zu ethischen Grundsätzen und Gleichbehandlung. Alle personalbezogenen Prozesse und Entscheidungen müssen legal, fair und konsistent sein. Die Bedeutung von Compliance für Mitarbeitende ist hoch, denn sie bildet die Basis für ein vertrauensvolles Arbeitsumfeld.
Die Aufgaben der Personalabteilung
Obwohl Compliance-Themen oft primär der Rechtsabteilung oder einem dedizierten Compliance-Management zugeordnet werden, spielt auch die Personalabteilung eine wichtige Rolle.
HR-Mitarbeitende sind häufig die ersten Ansprechpersonen bei ethischen Fragen und gestalten aktiv die Rahmenbedingungen für regelkonformes Verhalten. Zu den zentralen Compliance-Aufgaben im Personalwesen gehören die (Mit-)Erstellung von Richtlinien, die Einführung eines Verhaltenskodex, die Etablierung und Wahrung einer Compliance-Kultur durch Schulungen, das Management von Konsequenzen bei Verstößen und nicht zuletzt die Einhaltung der Compliance innerhalb der eigenen Abteilung.
Warum HR-Compliance heute entscheidend ist
Die konsequente Berücksichtigung von HR-Compliance ist für Unternehmen jeder Größe und Branche aus mehreren Gründen essenziell.
Risikominimierung und Rechtssicherheit
Compliance-Verstöße können Unternehmen Millionen kosten. Neben direkten finanziellen Sanktionen drohen langwierige Gerichtsverfahren, die weitere Managementkapazitäten binden.
Eine durchdachte HR-Compliance-Strategie identifiziert potenzielle Konflikte rechtzeitig. Sie schafft klare Handlungsrahmen und reduziert die Wahrscheinlichkeit kostspieliger Auseinandersetzungen deutlich.
Bedeutung von Compliance für Mitarbeitende
Wenn Mitarbeitende erleben, dass Unternehmensrichtlinien konsequent und fair angewendet werden, entsteht ein Fundament des Vertrauens. Ein solcher Sicherheitsraum fördert Innovation und erhöht die Loyalität.
Verbesserte Unternehmensreputation
Bewerbende recherchieren heute intensiv, bevor sie Angebote annehmen. Unternehmen, die nachweislich ethische Standards einhalten und Mitarbeiterrechte respektieren, gewinnen diesen Auswahlprozess häufiger. Eine starke Compliance-Kultur wird so zum Magneten für qualifizierte Kandidaten und zum Bollwerk gegen teure Fluktuation.
Zentrale gesetzliche Anforderungen im Überblick
Viele der deutschen arbeitsrechtlichen Regelungen haben ihren Ursprung in europäischen Richtlinien oder werden durch EU-Rechtsprechung konkretisiert. Nachfolgend finden Sie einen Überblick über einige der aktuell wichtigsten gesetzlichen Anforderungen in Deutschland inklusive ihrer entscheidenden europarechtlichen Bezüge, die für die HR-Compliance von Bedeutung sind.
(Deutsches) Gesetz & EU-Bezug |
Beschreibung |
|---|---|
| Datenschutz (DSGVO) | Als EU-Verordnung gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unmittelbar und direkt in allen Mitgliedstaaten. Sie regelt detailliert, wie Unternehmen personenbezogene Daten ihrer Mitarbeitenden erheben, verarbeiten, speichern und löschen dürfen. |
| Arbeitszeiterfassung und -gestaltung (ArbZG)
(EU-Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG) |
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt Höchstarbeitszeiten sowie Ruhepausen und -zeiten. Es basiert auf der EU-Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG.
Die jüngere Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) hat, basierend auf dieser Richtlinie, die Pflicht zur systematischen Erfassung der gesamten Arbeitszeit konkretisiert. |
| Nachweisgesetz (NachweisG)
(EU-Richtlinie (EU) 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen) |
Das NachweisG wurde wesentlich geändert, um die EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen umzusetzen.
Seit August 2022 müssen Arbeitgeber Mitarbeitenden wesentliche Vertragsbedingungen schriftlich und detaillierter aushändigen (z. B. Arbeitszeit, Vergütung, Überstunden, Kündigungsmodalitäten). |
| Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
(Diverse EU-Gleichbehandlungsrichtlinien, z. B. RL 2000/78/EG, RL 2000/43/EG) |
Das AGG setzt verschiedene EU-Gleichbehandlungsrichtlinien in deutsches Recht um.
Es verbietet Diskriminierung aufgrund von Merkmalen wie Ethnie, Geschlecht, Religion, Behinderung, Alter oder sexueller Identität in allen Phasen des Arbeitsverhältnisses. |
| Arbeitsschutz und -sicherheit (ArbSchG)
(EU-Rahmenrichtlinie Arbeitsschutz 89/391/EWG und spezifische Einzelrichtlinien) |
Auch das ArbSchG basiert auf einer europäischen Rahmenrichtlinie sowie zahlreichen Einzelrichtlinien zum Arbeitsschutz.
Arbeitgeber sind verpflichtet, die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Beschäftigten bei der Arbeit durch Maßnahmen des Arbeitsschutzes zu sichern und zu verbessern. |
| Weitere relevante Bereiche | Je nach Branche und Tätigkeit können zudem weitere Regelwerke für die HR-Compliance relevant sein, darunter insbesondere:
|
Typische HR-Compliance-Fallen und wie Sie sie vermeiden
Trotz besten Wissens können im HR-Alltag Fehler passieren. Kenntnis der häufigsten Fallstricke hilft, sie proaktiv zu umschiffen.
Fehlerhafte Arbeitsverträge und unzureichende Dokumentation
Veraltete Vertragsvorlagen, fehlende oder unvollständige Angaben (insbesondere nach neuem NachweisG) oder eine lückenhafte Führung von Personalakten können schnell zu Problemen führen.
So kann ein Verstoß gegen die Informationspflichten des NachweisG mit Bußgeldern von bis zu 2.000 Euro pro Einzelfall geahndet werden.
⇨ Nutzen Sie aktuelle, rechtssichere Vertragsvorlagen. Implementieren Sie ein systematisches Dokumentenmanagement und achten Sie auf vollständige, nachvollziehbare Aufzeichnungen aller relevanten HR-Vorgänge.
Mangelnde Schulung und Kommunikation der Richtlinien
Selbst motivierte Mitarbeitende können gegen Vorschriften verstoßen, die sie nicht kennen oder nicht richtig verstehen.
⇨ Die Lösung: Etablieren Sie einen strukturierten Schulungszyklus mit praxisnahen Beispielen statt theoretischer Vorträge. Sorgen Sie für barrierefreien Zugang zu allen relevanten Richtlinien und überprüfen Sie regelmäßig das Verständnis durch kurze Wissenstests. So wird Compliance von der abstrakten Vorgabe zur gelebten Unternehmenskultur.
Ungleichbehandlung und Diskriminierung bei Einstellungen und Beförderungen
Die meisten Führungskräfte sind überzeugt, fair und vorurteilsfrei zu entscheiden, aber ohne systematische Prozesse schleichen sich unbewusste Vorlieben ein. Das gefährdet die Compliance mit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz ebenso wie die Qualität Ihrer Personalarbeit.
Die Antidiskriminierungsstelle des Bundes (ADS) verzeichnete für das Jahr 2023 ein Rekordhoch von über 10.700 Beratungsanfragen. Ein signifikanter Teil davon betrifft Diskriminierungserfahrungen im Arbeitsleben, oft aufgrund ethnischer Herkunft, Geschlecht, Behinderung oder Alter.
⇨ Entwickeln Sie darum transparente Einstellungs- und Beförderungsverfahren mit verbindlichen Anforderungsprofilen. Schulen Sie Entscheider in der Anwendung objektiver Kriterien und dokumentieren Sie den Entscheidungsprozess.
Unzureichender Schutz von Mitarbeiterdaten
Die unsachgemäße Speicherung, Weitergabe oder mangelnde Löschung personenbezogener Daten kann teuer werden.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sieht hier Strafen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Vorjahresumsatzes vor, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Auch wenn in Deutschland die durchschnittlichen Bußgelder oft niedriger ausfallen, summieren sie sich und können existenzbedrohend sein.
⇨ Derartigen Konsequenzen lässt sich vorbeugen, indem Sie klare Prozesse für den Umgang mit Mitarbeiterdaten etablieren, Ihre Mitarbeitenden im Datenschutz schulen und auf sichere IT-Systeme mit Zugriffsbeschränkungen setzen.
Versäumnisse bei der Arbeitszeiterfassung
Lücken in der Arbeitszeiterfassung stellen ein erhebliches Risiko für Unternehmen dar – nicht nur wirtschaftlich, sondern auch rechtlich. Fehlerhafte Aufzeichnungen können zu falschen Lohnabrechnungen, übersehener Mehrarbeit und ineffizienter Planung führen. Zudem erschweren ungenaue Aufzeichnungen aufgrund mangelnder oder intransparenter Systeme die Nachvollziehbarkeit geleisteter Arbeit.
Vor allem aber stellt Nachlässigkeit bei der Arbeitszeiterfassung für Unternehmen auch ein ernstzunehmendes Compliance-Risiko dar, das mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro nach dem Arbeitszeitgesetz geahndet werden kann.
⇨ Implementieren Sie daher ein zuverlässiges System zur Arbeitszeiterfassung, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht und transparent für die Mitarbeitenden ist, um Ihrer Pflicht zur korrekten Arbeitszeiterfassung gerecht zu werden.
Ist Ihre HR-Abteilung compliant? Ein kurzer Selbstcheck
Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihre aktuellen Praktiken zu reflektieren. Eine detaillierte Prüfung erfordert eine tiefere Analyse, aber die folgenden Fragen dienen als erste Orientierung.
Digitalisierung und Automatisierung: Der Weg zur effizienten HR-Compliance
Die manuelle Bewältigung der vielfältigen HR-Compliance-Anforderungen ist fehleranfällig, zeitaufwendig und bindet wertvolle Ressourcen. Die Digitalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen bieten hier einen entscheidenden Hebel.
HR-Software als Compliance-Helfer
Moderne HR-Softwarelösungen können viele Compliance-relevante Aufgaben unterstützen oder automatisieren. Dazu gehören die digitale Personalakte, die automatisierte Erstellung von Vertragsdokumenten auf Basis aktueller Vorlagen, die revisionssichere Dokumentation von Prozessen und die Generierung von Reports für interne und externe Prüfungen.
Zentrale Datenhaltung für mehr Transparenz und Kontrolle
Eine integrierte HR-Plattform wie die Zalaris PeopleHub, die als „Single Source of Truth“ für alle Personaldaten dient, ist ein enormer Vorteil. So vermeiden Sie Datenredundanzen, verbessern die Datenqualität und ermöglichen einen schnellen, berechtigungsgesteuerten Zugriff auf compliance-relevante Informationen.
Digitale Schulungstools und Hinweisgebersysteme
Digitale Lernplattformen ermöglichen es, Compliance-Schulungen effizient an alle Mitarbeitenden auszurollen und deren Teilnahme zu dokumentieren. Ebenso können digitale Hinweisgebersysteme die Einrichtung anonymer Meldewege erleichtern und so die Compliance-Kultur unter Mitarbeitenden und eine offene Fehlerkultur stärken.
Fazit: So gelingt HR-Compliance in der Praxis
Eine proaktive Auseinandersetzung mit den rechtlichen und ethischen Anforderungen schützt Ihr Unternehmen vor Risiken, stärkt das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden und Ihre Position als attraktiver Arbeitgeber. Durch eine Kombination aus klaren Richtlinien, gut geschulten Mitarbeitenden, etablierten Prozessen und der klugen Nutzung digitaler Werkzeuge bewegen Sie sich in Compliance-Angelegenheiten auf der sicheren Seite.
Zalaris PeopleHub adressiert genau die kritischen Compliance-Bereiche, die Unternehmen am häufigsten Probleme bereiten:
Die digitale Personalakte dokumentiert rechtssicher alle relevanten Vorgänge gemäß aktueller DSGVO-Anforderungen. Unsere Payroll-Lösung verhindert kostspielige Abrechnungsfehler. Die Arbeitszeiterfassung erfüllt bereits heute die Anforderungen des EuGH-Urteils zur verpflichtenden Zeiterfassung und schützt Sie vor Bußgeldern.
Konkrete Workflow-Automatisierungen, wie die rechtzeitige Erinnerung an ablaufende Befristungen, reduzieren den administrativen Aufwand. Das schafft Freiräume für Ihr HR-Team und verbessert gleichzeitig die Mitarbeitererfahrung durch schnellere Bearbeitungszeiten bei Anträgen.
Stellen Sie Ihre HR-Compliance jetzt auf eine zukunftssichere Basis. Vereinbaren Sie einen konkreten Beratungstermin für eine individuelle Analyse Ihrer Compliance-Herausforderungen inklusive maßgeschneiderter Lösungsvorschläge.