Bei Earned Wage Access (EWA) handelt es sich um eine neue flexible Form von Lohn- und Gehaltsvorschüssen, die Arbeitnehmer:innen per Selbstbedienung anfordern.
Pay On-Demand kann sich in Zeiten finanzieller Unsicherheit und hoher Inflationsraten als wertvoller Benefit erweisen. Laut der „PwC Employee Financial Wellness Survey 2022“ gaben 76 Prozent der Mitarbeitenden an, dass sie Unternehmen bevorzugen, die sich um ihr finanzielles Wohlergehen kümmern. Genau dies können Sie tun, indem Sie mit Pay On-Demand ihre Lohnauszahlungstermine flexibler gestalten. Wir zeigen Ihnen, was hinter dieser Methode steckt und welche Vor- und Nachteile ein solcher Lohn- und Gehaltsvorschuss für Mitarbeitende und Arbeitgeber mit sich bringt.
Definition: Was ist ein Lohn- und Gehaltsvorschuss?
Beim Lohn- und Gehaltsvorschuss handelt es sich um eine Vorauszahlung auf das Arbeitsentgelt. Er erfüllt die Funktion eines kurzfristigen Darlehens, mit dem Mitarbeitende die Zeitspanne bis zum nächsten regulären Zahltag finanziell überbrücken können. Das bedeutet, dass sich die Beschäftigten den ausbezahlten Betrag zuerst verdienen müssen.
Traditionell ist das Arbeitsentgelt erst nach der Arbeitsleistung zu entrichten. Dies ergibt sich aus der Regelung zur Fälligkeit der Lohnzahlung in § 614 BGB. Demnach sind Mitarbeitende vorleistungspflichtig. Das bedeutet, dass sie erst einmal arbeiten müssen. Als Arbeitgeber vergüten Sie die bereits erbrachte Tätigkeit im Nachhinein. Die Mitarbeitenden warten daher in der Regel einen Monat, bis sie ihr Gehalt zum regulären Zahltag erhalten. Bei einer Vergütung nach Monaten wird die Lohnzahlung grundsätzlich am ersten Tag des Folgemonats fällig. Es ist auch möglich, in Arbeits- und Tarifverträgen oder in einer Betriebsvereinbarung andere Fälligkeitstermine zu vereinbaren. So können beispielsweise Lohnauszahlungen zum 15. Tag des Folgemonats zulässig sein.
Welche Möglichkeiten gibt es, Lohn- und Gehaltsvorschüsse zu geben?
Manchmal geraten Mitarbeitende in finanzielle Notlagen, in denen sie dringend Geld benötigen, um bis zur nächsten Lohnzahlung über die Runden zu kommen. In diesen Fällen sind Arbeitgeber wichtige Ansprechpartner. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Lohn- und Gehaltsvorschüsse zu geben.
1. Traditionell: Kreditvereinbarung (Darlehen)
Traditionell waren solche Gehaltsvorschüsse nur auf der Basis einer privaten Kreditvereinbarung zwischen Unternehmen und Arbeitnehmer:in möglich. Das bedeutet, dass es wie bei einem herkömmlichen Kredit notwendig war, die Kreditwürdigkeit zu prüfen und eine Rückzahlung mit Zinsen zu vereinbaren. Als Kredit (Darlehen) basierte die Vorauszahlung auf Geld, das der oder die Mitarbeitende noch nicht verdient hat. Es besteht die Gefahr, dass der oder die Beschäftigte mit der Kreditrückzahlung in Verzug gerät.
2. Umfangreicher Antrag auf Vorschuss beim Arbeitgeber
Alternativ kann der oder die Mitarbeitende einen umfangreichen Antrag auf einen Lohn- und Gehaltsvorschuss stellen. Hier besteht das Problem darin, dass der oder die Betroffene die finanzielle Notsituation offenbaren muss. Dies kann für die Beschäftigten unangenehm sein, weil sie sich als Bittsteller fühlen.
3. Pay On-Demand: Lohnzahlung auf Abruf
Alternativ gibt es einen neuen Ansatz, einen Lohn- und Gehaltsvorschuss zu geben und zu bekommen. Mit Earned Wage Access (EWA) wird der Zahltag flexibilisiert und damit eine vorzeitige Auszahlung eines Lohn- oder Gehaltsanteils vor der Fälligkeit möglich. Mit diesem neuen Vergütungsansatz ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden den individuellen Zugriff auf bereits verdientes Gehalt. Dabei entscheiden Ihre Beschäftigten selbst, wie viel des bis dahin verdienten Geldes sie sich auszahlen lassen und wann diese Zahlung erfolgt.
Als Arbeitgeber ermöglichen Sie mit Pay On-Demand ihren Mitarbeitenden einen On-Demand-Zugriff auf ihr Gehalt, das sie im laufenden Monat bereits erarbeitet haben. Diese Zahlung auf Abruf (Pay On-Demand) kommt einem Lohn- und Gehaltsvorschuss gleich, ist aber im Vergleich zur herkömmlichen Variante einfacher in der Abwicklung.
Es ist keine umfangreiche Antragstellung erforderlich. Die Mitarbeitenden können vielmehr per Self-Service (Selbstbedienung) jederzeit über die HR-Plattform, zum Beispiel über Zalaris PeopleHub, den bereits erarbeiteten Lohn anfordern. Diese Abrufzahlung lässt sich bequem über das Gehaltsabrechnungssystem verwalten. Es entsteht damit kein zusätzlicher Aufwand.
Welche Vorteile bringt Pay On-Demand?
Eine Lohnzahlung auf Abruf bringt sowohl für Mitarbeitende als auch für Unternehmen einige Vorteile.
Vorteile von Pay On-Demand für Mitarbeitende
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Attraktive Zusatzleistung
Mit dieser Form des Lohn- und Gehaltsvorschusses erhalten Ihre Beschäftigten eine attraktive Zusatzleistung zu den übrigen Benefits. Ihnen steht es frei, ob sie diesen Service nutzen möchten oder nicht. Bereits die Tatsache, dass Ihr Unternehmen einen Vorschuss auf Abruf anbietet, vermittelt Ihren Mitarbeitenden ein Gefühl von Sicherheit. Sie geben ihnen die Gewissheit, dass sie eine Vorauszahlung erhalten, falls sie sie benötigen.
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Finanzielle Selbstbestimmung
Ihre Mitarbeitenden können selbstbestimmt entscheiden, wann sie ihr Geld ausgeben, ohne auf einen festgelegten regulären Zahltermin warten zu müssen. Diese Flexibilität unterstützt auch dabei, Rechnungen pünktlich zu bezahlen und sich etwaige Mahngebühren zu ersparen. So können Mitarbeitende ihre Ausgaben individueller planen und beispielsweise auch kurzfristig Sonderangebote und Rabatte ausnutzen.
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Unabhängigkeit und Sicherheit
Die Beantragung eines Gehaltsvorschusses per Self-Service bedeutet Unabhängigkeit und eine gewisse Sicherheit. Durch die Abrufzahlung können sich Mitarbeitende bei unvorhergesehenen Ausgaben absichern und kurzfristige finanzielle Engpässe überbrücken. Ein Vorteil besteht darin, dass sie in Notlagen nicht auf hoch verzinste, teure Kredite zurückgreifen müssen. Dies spart Kosten.
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Diskretion
Mit Lohn- und Gehaltsvorschüssen per Selbstbedienung ist es möglich, finanzielle Engpässe diskret zu lösen. Diese vorzeitigen Lohnauszahlungen auf Abruf kommen ohne einen offiziellen Antrag auf Gehaltsvorschuss aus, bei dem die Betroffenen ihre missliche Lage erklären müssen.
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Leistungsfähigkeit
Die Möglichkeit, jederzeit einen Vorschuss anfordern zu können, bietet Sicherheit und kann Ihre Mitarbeitenden vor finanziellen Sorgen bewahren. Diese Gewissheit steigert die Leistungsfähigkeit und Motivation bei der Arbeit.
Vorteile von Pay On-Demand für Arbeitgeber
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Höhere Produktivität
Da Mitarbeitende abgesichert und damit nicht durch finanziellen Stress abgelenkt sind, können sie sich mit voller Kraft auf ihre Arbeit konzentrieren.
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Mitarbeitendenzufriedenheit
Finanzielle Selbstbestimmung und Unabhängigkeit wirken sich positiv auf die Zufriedenheit der Beschäftigten aus. Die Mitarbeitenden fühlen sich verstanden und sehen, dass das Unternehmen in ihr Wohlergehen investiert. Dies kann auch die Arbeitsmoral und die Unternehmenskultur verbessern.
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Alleinstellungsmerkmal, um Jobsuchende anzuwerben
Gehaltsvorschüsse sind derzeit noch ein selten angebotener Benefit. Sie eignen sich damit perfekt als Alleinstellungsmerkmal, das Jobsuchende überzeugen kann.
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Mitarbeitendenbindung
Wenn Sie als Arbeitgeber Pay On-Demand anbieten, können Sie auch bestehende Mitarbeitende an sich binden. Diese Option ist ein gutes Mittel für die Mitarbeitendenbindung. Sie kann die Fluktuationsrate senken. Laut der Studie „PwC 2022 employee wellness survey“ ist die Wahrscheinlichkeit, sich nach einem neuen Job umzusehen, bei finanziell gestressten Mitarbeitenden zweimal höher. Die Möglichkeit eines Lohnvorschusses per Self-Service ist eine gute Option, Beschäftigte dabei zu unterstützen, mit ihren Zahlungsproblemen umzugehen.
Welche Nachteile sind mit Pay On-Demand verbunden?
Pay On-Demand wirft einige generelle Probleme auf, die es zu bedenken und zu lösen gibt.
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Steuerkonformität und Gesetzesänderungen
Bei Lohnzahlungen außerhalb der regulären Zahltermine kann es schwierig sein, die Steuerkonformität sicherzustellen und Gesetzesänderungen zu beachten. Eine der Aufgaben der Lohnabrechnung besteht darin, die Einhaltung von Steuerpflichten zu gewährleisten. Hier sind konfigurierbare Systeme zur Gehaltsabrechnung gefragt, die es ermöglichen, flexibel zu reagieren und Prozesse zu ändern, wenn sich die Gesetze und Steuerverbindlichkeiten ändern.
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Hoher manueller Aufwand
Der Prozess, um Lohnauszahlungen außerhalb des regulären Lohnzyklus durchzuführen, verursacht einen hohen manuellen Aufwand. Pay On-Demand erweckt den Eindruck, dass auf die zuständigen Arbeitskräfte der Lohnabrechnung zusätzliche Arbeit zukommt. Dieser Nachteil lässt sich durch die Automatisierung der Gehaltsabrechnung lösen. Mit einem konfigurierbaren Gehaltsabrechnungssystem wie Zalaris PeopleHub können Sie die Abrufzahlung automatisiert abwickeln. Davor legen die HR-Verantwortlichen bestimmte Kriterien für einen Lohn- und Gehaltsvorschuss auf Abruf fest.
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Transaktionsgebühren pro Nutzung
Für Pay On-Demand-Funktionen können Gebühren anfallen. Es ist Vorsicht geboten, weil die Anbieter von Pay On-Demand-Funktionen unterschiedlich hohe Gebühren verrechnen. Als Arbeitgeber sollten Sie auf diese Gebühren achten und aufmerksam vergleichen. Es ist zudem wichtig, die Auswirkungen auf die Compliance-Richtlinien im Auge zu behalten und einen seriösen Anbieter auszuwählen.
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Finanzielle Misswirtschaft
Für Mitarbeitende, die von Gehaltsauszahlung zu Gehaltsauszahlung leben, kann die dauerhafte Nutzung eines gebührenpflichtigen Pay On-Demand–Dienstes dazu führen, dass sie in einen finanziellen Teufelskreis geraten. Diese Möglichkeit verleitet dazu, mit Geld zu großzügig umzugehen, und gefährdet damit die wirtschaftliche Stabilität.
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Steuerabgaben und Compliance-Risiken
Eine Lohn- und Gehaltsauszahlung außerhalb der herkömmlichen Termine kann sich auf die Steuerabgaben auswirken und zu Compliance-Risiken führen. Hinzu kommt, dass das Modell eines Lohn- und Gehaltsvorschusses per Selbstbedienung relativ neu ist und damit noch nicht alle Details geklärt sind.
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Mangelnde finanzielle Planungssicherheit und instabiler Cashflow
Durch diese flexibel nutzbaren Lohn- und Gehaltsvorschüsse ist es für ein Unternehmen schwierig, die Ausgaben gezielt zu planen. Dies kann die finanzielle Planungssicherheit ins Wanken bringen und zu einem instabilen Cashflow führen.
Fazit
In Zukunft wird Pay On-Demand trotz der genannten Nachteile ein wichtiger Wettbewerbsvorteil für Unternehmen sein, zumal viele Mitarbeitende das Angebot schätzen, sich den verdienten Lohn frühzeitig auszahlen zu lassen. Damit ist eine Lohnzahlung auf Abruf ein attraktiver Benefit, um neue Mitarbeitende anzuwerben und bestehende Beschäftigte zu halten. Mit einer HR-Plattform wie Zalaris PeopleHub lässt sich ein Lohn- und Gehaltsvorschuss per Self-Service bequem und ohne großen Zusatzaufwand durchführen.