SAP Business Partner: Geschäftspartner einfach und effizient verwalten
SAP ist einer der wichtigsten Hersteller für ERP-Software. Diese Abkürzung steht für Enterprise Ressource Planning. Sie beschreibt Softwareprodukte, die alle Ressourcen der Wertschöpfungskette erfassen und verwalten. Hierfür bietet SAP verschiedene Produkte an. Die neueste Software in diesem Bereich ist SAP S/4 HANA. Diese zeichnet sich durch eine einfachere und effizientere Verwaltung und durch viele neue Funktionen aus. Außerdem gibt es hierbei eine Cloud-Version. Bei diesem Thema spielt das Objektmodell der SAP Business Partner eine wichtige Rolle. Dabei handelt es sich um eine neue Organisationsform für die Daten. Damit verwalten Sie Kunden, Lieferanten, Mitarbeitende und weitere relevante Personen oder Organisationen. Wenn Sie SAP S/4 HANA nutzen, ist es notwendig, Ihre Geschäftspartner nach diesem Modell zu organisieren. Hier stellen wir Ihnen vor, welche Vorteile das bietet und worauf Sie dabei achten müssen.
SAP S/4 HANA Finance: hochwertige Software für die Verwaltung der Finanzen
Die Bezeichnung SAP S/4 HANA bezeichnet mehrere Einzelprodukte. Diese sind für unterschiedliche Aufgaben vorgesehen. Das Business-Partner-Modell ist dann von Bedeutung, wenn Sie SAP S/4 HANA Finance nutzen. Diese Software dient der Bearbeitung aller finanziellen Transaktionen. Dabei liegt es auf der Hand, dass hierbei insbesondere Kunden und Lieferanten wichtig sind. Doch auch die eigenen Mitarbeitenden können hierbei eine Rolle spielen. All diese Gruppen fasst die Software jedoch nun als Business Partner zusammen. Daher müssen Sie Ihre Transaktionen bei der Nutzung von SAP S/4 HANA Finance daran anpassen. Mit den herkömmlichen Objekten für Kunden und Lieferanten können Sie die neue Version nicht nutzen.
SAP Business Partner: Ersatz für das Kunden- und Lieferanten-Objektmodell
Für jede Transaktion, die Sie über Ihre SAP Software verwalten, benötigen Sie Objekte. Bei den bisherigen Versionen kommt das Kunden- und Lieferanten-Objektmodell zum Einsatz. Dieses erlaubt es, eigene Objekte für Kunden und Lieferanten zu erstellen. Diese sind jedoch vollkommen unabhängig voneinander. In der Praxis treten jedoch immer komplexere Geschäftsbeziehungen auf. Das kann beispielsweise dazu führen, dass ein Lieferant auch als Kunde auftritt. Bisher war es hierfür notwendig, zwei separate Objekte anzulegen. Das ist jedoch mit einem zusätzlichen Aufwand verbunden. Außerdem erschwert das die Pflege der Daten. Mit dem Business-Partner-Modell können Sie ein Objekt sowohl als Kunde als auch als Lieferant einsetzen. Das kann den Aufwand reduzieren. Zudem schaffen Sie damit einheitliche Strukturen.
Zentraler Zugangspunkt für die Verwaltung von Kunden und Lieferanten
Bisher war die Verwaltung von Kunden und Lieferanten streng voneinander getrennt. Das gestaltete die Verwaltung kompliziert und aufwendig. Durch die Einführung der Business Partner ist jedoch nur noch ein zentraler Zugangspunkt vorhanden. So können Sie über die gleiche Oberfläche sowohl Kunden als auch Lieferanten erfassen. Das erleichtert die Pflege der Daten deutlich. Auf diese Weise können Sie Ihre Finanzabteilung entlasten.
Unterschiedliche Rollen für einen Business Partner
Für Kunden und Lieferanten sind oftmals unterschiedliche Verwaltungsvorgänge notwendig. Das könnte auf den ersten Blick als Nachteil des Business-Partner-Modells erscheinen. Wenn nun nur noch ein Objekttyp zur Verfügung steht, fällt eine Differenzierung schwer. Deshalb hat SAP hierfür verschiedene Rollen angelegt. Diese können Sie den Geschäftspartnern für verschiedene Vorgänge zuweisen. Dabei sind Sie nicht nur auf Kunden und Lieferanten beschränkt. Es sind auch Rollen für Mitarbeitende, potenzielle Kunden und Subunternehmer verfügbar. Daher ist sogar eine bessere Differenzierung möglich als bisher.
Unterschiedliche Daten für einen Geschäftspartner speichern
Manchmal sind für den gleichen Geschäftspartner je nach Rolle verschiedene Daten notwendig. Das ist beispielsweise der Fall, wenn dieser für Verkäufe und für Einkäufe unterschiedliche Konten nutzt. Wenn der Geschäftspartner als Kunde auftritt, müssen Sie eine bestimmte Kontonummer verwenden. Wenn dieser jedoch Waren liefert, müssen Sie die Rechnung auf ein anderes Konto begleichen. Auch bei den Anschriften kann es zu solchen Unterschieden kommen. SAP S/4 HANA Finance erlaubt es deshalb, verschiedene Daten für die Rollen zu speichern. So stehen für alle Geschäftsvorgänge die passenden Informationen bereit. Das System wählt diese automatisch der gewählten Rolle entsprechend aus.
SAP Business Partner: neues Modell mit vielen Vorteilen
Das Business Partner Objektmodell bietet bei der täglichen Arbeit mit der SAP-Software viele Vorteile. Es ist bereits angeklungen, dass es den Arbeitsaufwand reduziert. Hinzu kommt eine effizientere Datenspeicherung. Außerdem vermeiden Sie damit die Fehleranfälligkeit. In den folgenden Absätzen wollen wir diese Vorteile noch etwas genauer herausstellen.
Redundante Daten vermeiden:
Das bisherige Objektmodell machte eine doppelte Datenspeicherung notwendig, wenn ein Geschäftspartner in mehreren Rollen auftrat. Mit dem Business-Partner-Modell ist das jedoch nicht mehr so. Dabei wird jedes Objekt nur einmal erfasst. Das kann den erforderlichen Speicherbedarf deutlich reduzieren.
Gemeinsame Verwaltung mehrerer Beziehungen:
Der Verzicht auf eine redundante Datenspeicherung vereinfacht die Pflege der Daten. Wenn es zu einer Änderung kommt, wirkt sich diese auf alle Rollen aus. So müssen Sie sie nicht einzeln eintragen. Das reduziert den Arbeitsaufwand deutlich.
Zuverlässigere Daten:
Bei einer redundanten Datenspeicherung kommt es häufig zu widersprüchlichen Einträgen. Das kommt häufig bei einer Aktualisierung der Daten vor. Häufig ändern die Mitarbeitenden den Wert nur für ein Objekt. Dann weisen die übrigen Objekte, die sich auf den gleichen Geschäftspartner beziehen, veraltete Daten auf. Das Business Partner Modell verhindert dies.
Anpassungen für die einzelnen Rollen sind möglich:
Sollten die Daten für einzelne Rollen Unterschiede aufweisen, können Sie dies eintragen. Auf diese Weise halten Sie alle Alternativen fest. Wenn Sie die Daten zu einem Geschäftspartner abrufen, geben Sie dabei die Rolle vor. So stehen immer genau die richtigen Informationen zur Verfügung.
Beziehungen der Geschäftspartner untereinander beachten:
Mit SAP Business Partner halten Sie auch die Beziehungen zwischen Ihren Geschäftspartnern fest. Beispielsweise können Sie eintragen, ob es sich um eine Kontaktperson zu einem anderen Geschäftspartner handelt. Auch die Aufgaben und Verantwortungsbereiche können Sie dabei festhalten.
Eigenschaften zeitabhängig vorgeben:
Ein weiterer Vorteil dieses Systems besteht darin, dass Sie die Eigenschaften hierbei zeitabhängig vorgeben können. Das ist beispielsweise sinnvoll, wenn ein Kontakt nur zu einer bestimmten Zeit erreichbar ist. So können Sie den entsprechenden Zeitraum vorgeben. Ändert sich die Zuständigkeit, zeigt das System zum entsprechenden Zeitpunkt automatisch den richtigen Kontakt an. Das stellt sicher, dass Sie stets die richtige Person erreichen.
SAP Business Partner in Ihrem Unternehmen nutzen: eine clevere Entscheidung
Das SAP Business Partner Objektmodell bietet viele Vorteile. Es überzeugt insbesondere durch eine wesentlich einfachere Verwaltung. Das entlastet Ihre Finanzabteilung und kann Kosten reduzieren. Hinzu kommen weitere positive Effekte. Beispielsweise reduzieren Sie damit den erforderlichen Speicherbedarf. Außerdem sorgen Sie für konsistente Daten ohne Widersprüche. Wenn Sie von diesen Vorteilen profitieren möchten, müssen Sie Ihre Systeme entsprechend umstellen. Das ist auch notwendig, wenn Sie in Ihrem Unternehmen SAP S/4 HANA Finance nutzen möchten. Diese moderne Software unterstützt die bisherigen Objektmodelle nicht mehr. Daher müssen Sie in diesem Fall zwingend SAP Business Partner nutzen. Die Umstellung ist zwar mit einem gewissen Aufwand verbunden. Dieser lohnt sich jedoch, da Sie dadurch die weiteren Verwaltungsaufgaben deutlich vereinfachen. Sprechen Sie uns an, um weitere Details über das SAP Business Partner Modell zu erfahren.