Wenn bei Ihnen wie in der Mehrzahl der Unternehmen Personalverwaltung, Abrechnung, Bewerber-Management und Personalentwicklung über ERP-Systeme für HCM abgewickelt werden, bietet sich ein Wechsel auf SAP SuccessFactors an. Die Lösung kann über Schnittstellen ohne Aufwand und in beliebigem Umfang an Ihr bereits bestehendes HCM-System angeknüpft werden.
Die Herausforderungen komplexer HR-Systeme
Traditionelle HR-Systeme erforderten oft umfangreiche Fachkenntnisse, um ihre volle Leistungsfähigkeit zu entfalten. Dies führte zu zeitaufwändigen Schulungen und einer begrenzten Zugänglichkeit für nicht-technische Benutzer. Hier wird der Wechsel zu SAP SuccessFactors interessant. Mit seiner cloudbasierten, intuitiven Benutzeroberfläche wird die HR-Verwaltung für jedermann zugänglich. Dies erhöht nicht nur die Effizienz, sondern schafft auch Transparenz in den internen Prozessen.
Der strategische Nutzen von SAP SuccessFactors
Durch die SAP SuccessFactors-Integration in HCM optimieren Sie den Umgang mit relevanten HR-Daten, erweitern den Personenkreis, der dazu einen Zugang erhalten kann, und minimieren Sicherheitsrisiken. Es lässt sich festhalten: Um HR-Prozesse wirklich effizient und Arbeitsabläufe transparent zu gestalten, muss ein Wechsel zur cloudbasierten SAP-Lösung in Erwägung gezogen werden.
Ein Vorteil im Wechsel zu SAP SuccessFactors liegt zum Beispiel im Recruiting. Die Anforderung an eine zu besetzende Stelle wird durch die Software automatisch erzeugt, Recruiter:innen können sich ganz auf ausgeklügelte Formulierungen im Ausschreibungstext konzentrieren, weil:
- in der Cloud Daten verwendet werden, die bereits im HCM-System gespeichert sind.
- im Organisationsmanagement des HCM hinterlegte Planstellen in die Cloud geladen werden.
Mit der Entscheidung für die Software sorgen Sie dafür, dass Recruiter:innen Zeit sparen, die sie sonst mit den technischen Details der Stellenausschreibung befassen müssten.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag mit SAP SuccessFactors
Wie stark Sie mit digitalen Mitteln den Aufwand im HR senken können, zeigt beispielhaft der Einstellungsprozess, in dem die Datenpflege sonst einige manuelle Eingriffe bräuchte. Name und Lebenslauf des neuen Teammitglieds erfassen Sie bereits bei der Einstellung mühelos. Weitere persönliche Informationen wie Geburtsdatum und Bankverbindung fügen erfolgreiche Bewerbende im Anschluss im Self-Service hinzu – durch das spezielle Onboarding-Tool schon vor dem ersten Tag im Büro noch von zu Hause aus –, Ihre HR-Abteilung muss nur noch Ergänzungen wie konkrete Gehaltsbestandteile vornehmen, bevor die Daten automatisiert ins HCM übertragen werden.
Datenschutz und -sicherheit mit SAP SuccessFactors
Die Sicherheit sensibler HR-Daten hat höchste Priorität. SAP SuccessFactors setzt modernste Sicherheitsmaßnahmen ein, um sicherzustellen, dass Ihre Daten jederzeit geschützt sind. Die Plattform verwendet robuste Verschlüsselungstechnologien, sowohl während der Datenübertragung als auch bei der Speicherung. Zugriffsberechtigungen werden streng kontrolliert und auf autorisierte Benutzer beschränkt. Die Serverinfrastruktur wird kontinuierlich überwacht und regelmäßig auf Schwachstellen überprüft.
Szenarien für die SAP SuccessFactors Integration
Für den Wechsel zu SAP SuccessFactors, haben Sie verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. In welchem Umfang die Integration in SAP SuccessFactors für Ihr Unternehmen den meisten Benefit bringt, kann nicht pauschal beantwortet werden. Die Entscheidung sollten Sie abhängig von den jeweils individuellen Bedingungen im Einzelfall treffen. Möglich sind folgende Integrationsszenarien:
- „Talent Hybrid“: Hierbei können einzelne Module, jeweils über eigene Schnittstellen mit der Cloud verknüpft, zum Talent Management an SAP SuccessFactors angebunden werden. Die Zahl der Schnittstellen pro Modul variiert, je nachdem, ob die Kommunikation von der Cloud zum ERP-System oder andersherum läuft. Als Module sind Recruiting, Compensation, Onboarding, Career Development und Learning verfügbar.
- „Core Hybrid“: Bei dieser Möglichkeit werden die Module alle über eine einzige Schnittstelle an das HCM angebunden. Neben der Integration des Talent Management sind auch Personaladministration, Organisationsmanagement und Personalstammdaten in die Cloud eingebunden. Wichtig: Sie müssen vorab entscheiden, ob Sie die Daten im Employee Central (EC) oder im ERP-System pflegen.
Da die Module sowohl über integrierte Schnittstellen miteinander als auch mit dem EC automatisch kommunizieren, wobei die Daten in beiden Systemen stets synchron sind, sehen Sie nur eine Cloud und haben weniger Aufwand.
- „Full Cloud“: In der Cloud liegt jeder Bereich des HCM, auch Personalstammdaten, Zeitwirtschaft und Payroll werden einbezogen.
- „Side-by-Side“: Hierbei verlagern Sie das Talent- und Organisationsmanagement und auch die Personaladministration in die Cloud.
Ablauf der SuccessFactors-Schnittstellenintegration
Was ist zu tun, um den Weg frei zu machen für einen reibungslosen Wechsel zu SAP SuccessFactors? Vorab sei gesagt: Sie müssen sich die Arbeit nicht allein machen. Für den Projekterfolg ist es maßgeblich, wenn Sie sich Unterstützung von externen Experten ins Boots holen, um die passende, zielführende Strategie zu entwickeln.
Schritt 1: Konzeptentwicklung
Ein erfolgversprechender Ansatz für die Einführung einer vollautomatisierten Schnittstelle ist die schrittweise Umsetzung. In dieser ersten Phase ist es ratsam, das Motto „Erst planen, dann umsetzen“ zu beherzigen. Beginnen Sie mit Workshops, in denen Sie Ihre zukünftige Integrationslösung konzipieren. Die Art der benötigten Schnittstellen hängt stark von den individuellen Vorgaben ab, weshalb die Konzeptionsphase variabel sein kann. Wichtig ist dabei, bereits im Vorfeld die Projektgrenzen festzulegen, um unerwartete Probleme zu vermeiden.
Schritt 2: Umsetzung
Sobald das Konzept steht, können Sie zur Umsetzungsphase übergehen. In dieser Phase ist es entscheidend, auf erfahrene Consultants zurückzugreifen, die die erforderlichen Konfigurationen in beiden Systemen vornehmen können. Neben der Konfiguration ist es oft notwendig, bestimmte Daten mittels automatischer Berechnungen abzubilden. Diese Berechnungen müssen in die Schnittstelle integriert werden, um einen reibungslosen Automatisierungsprozess zu gewährleisten.
Schritt 3: Überprüfung
Besonders bei Schnittstellen ist eine gründliche Überprüfung von großer Bedeutung. Ein einfacher Entwicklertest reicht oft nicht aus, um sicherzustellen, dass sämtliche Daten zwischen den Systemen problemlos übertragen und korrekt interpretiert werden. Daher empfiehlt es sich, die Schnittstelle anhand mehrerer Datenläufe zu testen. Dies erhöht nicht nur die Sicherheit bei der Datenverarbeitung, sondern bildet auch das Fundament für eine durchgehend automatisierte Integrationslösung.
Es ist wichtig, dass während des Konzeptionsprozesses alle relevanten Stakeholder eingebunden werden, um sicherzustellen, dass die Integrationslösung den Anforderungen aller gerecht wird. Außerdem sollten Sie während der Realisierung auf bewährte Integrationsstandards und -methoden zurückgreifen, um eine langfristig stabile Schnittstelle zu gewährleisten.
Fazit
Die digitale Transformation hat das Personalwesen erreicht und verändert die Art und Weise, wie Unternehmen HR-Prozesse angehen. Der SAP SuccessFactors in HCM stellt eine effektive Antwort auf diese Herausforderungen dar. Durch die nahtlose Verbindung von Cloud-Technologie und bewährten HR-Systemen können Unternehmen nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch die Sicherheit ihrer Daten gewährleisten. Damit die Fachabteilung effektiv entlastet wird und keine Sicherheitsrisiken entstehen, sollten Sie bei der Wahl der Systeme und ihrer Verknüpfung nichts dem Zufall überlassen.
Die cloudbasierte Software SAP SuccessFactors, die sich reibungslos mit vorhandenen Systemen für das Human Capital Management verbinden lässt, hat sich durch ihre intuitive Bedienung in vielen Unternehmen bereits als schlagkräftige Lösung bewährt. Beratung von externen Fachleuten – schon vor der Implementierung – schlägt sich auf den Projekterfolg nieder.
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