Mit einem gezielten Auswahlverfahren bringen Sie Ihr Outsourcing-Vorhaben auf den richtigen Weg und zum Erfolg. Nachfolgend finden Sie hilfreiche Anhaltspunkte, die Sie bei der Wahl Ihres Outsourcing-Partners unterstützen.
Projekterfahrung – Erfahrungswerte als solide Basis
Wie in vielen anderen Lebensbereichen ist Erfahrung ein wichtiges Kriterium. Zum einen sichert es eine routinierte Lohnabrechnung auf hohem Niveau, zum anderen wollen Sie auch bei unvorhergesehenen Ereignissen oder Ausnahmen zuverlässig betreut werden. Unabhängig vom Standardprozess kommen nämlich immer wieder Spezialfälle vor, wie dringende oder besonders seltene Entgeltfragen. Eine ausreichende Erfahrung stellt sicher, dass solche Fälle souverän gelöst werden. Den besten Überblick erhalten Sie, indem Sie gezielt nach erfolgreich realisierten Payroll Outsourcing-Projekten des Partners fragen.
Dabei ist es von Vorteil, wenn das Payroll-Outsourcing Unternehmen bereits Kunden ähnlicher Größe oder aus derselben Branche betreut. Spezifische Branchenanforderungen setzen regelmäßig besondere Erfahrungswerte voraus. Zu den Besonderheiten zählen unter anderem Spezifika rund um das Gesundheitswesen, Baulohn und tarifliche Regelungen im öffentlichen Dienst. Der Blick auf die Referenzen ist der einfachste Weg, um eine Übersicht zu den Projekterfahrungen zu erhalten und sicherzustellen, dass Sie in guten Händen sein werden.
Technologie – die Grundlage für eine effiziente Gehaltsabrechnung
Mit der Entgeltabrechnung geht ein hohes Datenvolumen einher, das besondere Anforderungen an die IT-Infrastruktur des HR-Dienstleisters stellt. Wer die Entgeltabrechnung auslagern möchte, sollte daher darauf achten, dass der Outsourcing-Partner modernste Technologien verwendet. Nur so ist gewährleistet, dass die Payroll zeiteffizient und mit minimalem Risiko bearbeitet wird.
Der externe Dienstleister sollte im Idealfall über Erfahrung mit ihrer aktuellen Software verfügen. Sie brauchen jemand, der über eine Technologie verfügt, die flexibel genug ist, um Ihre individuellen Bedürfnisse zu erfüllen. Außerdem sollte der Outsourcing-Partner die Fähigkeit besitzen, Prozesse zu automatisieren. Sobald der externe Dienstleister zusätzlich sicherstellt, dass die eingesetzten Technologien stets gesetzeskonform sind, haben Sie bereits einen guten Ansprechpartner gefunden. Umfangreiche Sicherheitsvorkehrungen wie SSL-Verschlüsselung stellen sicher, dass keine Informationen in unbefugte Hände geraten können.
Sicherheit – zum Schutz der personenbezogenen Daten
Kontaktdaten und Bankverbindungen gehören unter anderem zu den hochsensiblen Daten, die bei der Entgeltabrechnung verarbeitet werden. Der Verlust solcher Daten kann das Vertrauen der Mitarbeitenden in das Unternehmen untergraben und zu weitreichenden Konsequenzen führen. Aus diesem Grunde muss eine sichere Handhabung gewährleistet sein, selbst angesichts der sich ständig ändernden Gesetzeslage.
Outsourcing-Partner mit einem ITSG- oder dakota-Zertifikat setzen nachweislich auf eine gesicherte Internet-Kommunikation. Eine ISO-Zertifizierung bestätigt, dass die ISO-Normen von dem externen Dienstleister eingehalten werden. Selbstverständlich sollte sein, dass das Unternehmen vollständig DSGVO-konform arbeitet.
Kommunikation – Schüsselelement für effektive Zusammenarbeit
Die Rolle der Kommunikation und Zusammenarbeit bei der Auswahl des idealen Outsourcing-Partners für die Entgeltabrechnung sollte nicht unterschätzt werden. Eine transparente und effektive Kommunikation bildet das Fundament für eine erfolgreiche Kooperation. Es ist von großer Bedeutung sicherzustellen, dass der Partner in der Lage ist, klar und zeitnah mit Ihnen zu kommunizieren – sei es bezüglich Fragen, Problemen oder Aktualisierungen zur Abrechnung. Die Zusammenarbeit sollte sich nahtlos gestalten, als wäre der Outsourcing-Partner ein integraler Bestandteil Ihres eigenen Teams. Eine vorherige Klärung darüber, wie die Interaktionen ablaufen werden, welche Verantwortlichkeiten jeder Partei zukommen und wie der Informationsfluss gewährleistet wird, ist entscheidend. Ein verlässlicher Partner agiert nicht nur als Dienstleister, sondern als strategischer Verbündeter, der aktiv daran arbeitet, Ihre Abrechnungsprozesse zu optimieren und zu verfeinern.
Weiterbildung – Fachwissen als Erfolgsgarant
Die Rahmenbedingungen der Gehaltsabrechnung unterliegen ständigen Veränderungen. Aus diesem Grunde muss der potenzielle Outsourcing-Partner stets über Gesetzesänderungen informiert sein. Nur auf diesem Wege ist die Compliance Ihrer Payroll gewährleistet.
Dreh- und Angelpunkt ist angemessen aus- und weitergebildetes Fachpersonal. Partner, die sich aktiv über Gesetzesänderungen auf dem Laufenden halten, sind der Garant für eine regelungskonforme Entgeltabrechnung. In puncto Datensicherheit ist es wichtig, dass der externe Dienstleister die neuesten technischen Entwicklungen kennt. Wer die Lohnbuchhaltung outsourcen möchte, sollte daher bei der Auswahl des Partners auch dem Weiterbildungsstand eine ausreichende Aufmerksamkeit schenken. Fragen Sie daher konkret nach dem Umgang mit Fort- und Weiterbildungen.
Skalierbarkeit – Flexibilität sichert Ihren Erfolg
Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens geht ein Plus an notwendigen Leistungen einher. Der Outsourcing-Partner muss flexibel darauf reagieren können. Eine langfristige Zusammenarbeit ist dann gesichert, wenn die Lohnabrechnung unkompliziert und kurzfristig auf Ihre Anforderungen skaliert werden kann.
Vor diesem Hintergrund sollte der externe Dienstleister verschiedene Service-Level anbieten, die von Ihnen je nach Bedarf gewählt werden können. Damit die Abläufe zeitnah auf veränderte Rahmenbedingungen angepasst werden können, ist eine permanente Erreichbarkeit unerlässlich. Eine zügige Skalierbarkeit ist regelmäßig dann gegeben, wenn der externe Dienstleister nicht nur auf wenige Mitarbeitende zurückgreifen kann.
Fazit – erst mehrere Faktoren ergeben den optimalen Outsourcing-Partner
Sobald BPO Payroll-Lösungen von einem spezialisierten Unternehmen in Anspruch genommen werden, ist es die Kombination aus verschiedenen Faktoren, die einen Erfolg garantiert. Bei der Auswahl des Outsourcing-Partners sollte insbesondere auf Projekterfahrung, modernste Technologie und hohe Sicherheitsstandards wert gelegt werden. Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden durch Weiterbildungen auf dem neusten Stand sind. Zusätzlich sollten die Leistungen jederzeit auf Ihre Anforderungen skalierbar sein.