SAP WalkMe: Der Schlüssel zu höherer Nutzerakzeptanz?

Laut Studien scheitern rund 70 % aller digitalen Transformationsprojekte daran, dass Mitarbeitende die neuen Systeme nicht im Alltag annehmen. Klassische Schulungen – ob Präsenztrainings oder E-Learnings – reichen längst nicht mehr aus, um komplexe HR-Systeme nachhaltig zu verankern.

Die Lösung: Digitale Adoptionsplattformen wie WalkMe. Sie legen sich wie eine intelligente Hilfsschicht über SAP SuccessFactors und begleiten Mitarbeitende Schritt für Schritt durch ihre Aufgaben.

Was ist SAP WalkMe?

WalkMe ist eine Digital Adoption Platform (DAP) und Adoption Platform, die sich nahtlos in Software-Lösungen wie SAP SuccessFactors legt und Usern sowie Endanwendern direkt in der Software und in verschiedenen Anwendungen kontextbezogene Guidance und in App Anleitungen bietet. Anstatt Inhalte aus langen Schulungen abrufen zu müssen, bekommen Nutzer:innen direkt im Moment der Anwendung klare Anweisungen, Tipps oder sogar automatisierte Unterstützung.

Das Ergebnis: Weniger Fehler, schnellere Einarbeitung, effizientere Prozesse.

Kernfunktionen und Mehrwerte der Digital Adoption Platform Walkme

• 368 % ROI: Eine Forrester-Studie zeigt, dass Unternehmen mit WalkMe innerhalb von weniger als drei Monaten ihre Investition zurückspielen.
• Weniger Fehler: NEC konnte die Zahl fehlerhafter Spesenabrechnungen um 70 % senken.
• Guided Walkthroughs: Nutzer:innen werden direkt durch Prozesse geführt.
• Automatisierung: Wiederkehrende Aufgaben laufen automatisch im Hintergrund.
• Kontextabhängige Hilfe: Tooltips und Hinweise verringern die Abhängigkeit vom Helpdesk.
• Analytics: HR-Teams gewinnen wertvolle Einblicke in Nutzungsverhalten und Optimierungspotenziale.
• Dashboards und Daten: Mithilfe von Dashboards und der Integration relevanter Daten können Unternehmen die Ergebnisse und Produktivität in ihren Geschäftsprozessen in Echtzeit messen, Engpässe identifizieren und die Benutzerakzeptanz gezielt steigern. So lassen sich Verbesserungen transparent nachvollziehen und die Effizienz der eingesetzten Software nachhaltig erhöhen.

Warum traditionelle Schulungen an Grenzen stoßen

Die HR-IT-Landschaft entwickelt sich rasant. Unternehmen investieren Milliarden in moderne Lösungen wie SAP SuccessFactors – doch der geschäftliche Nutzen bleibt oft hinter den Erwartungen zurück.

Klassische Trainingsmethoden wie mehrtägige Workshops oder statische Lernunterlagen greifen in einer dynamischen Arbeitswelt zu kurz. Häufig stellen sie nicht ausreichend Ressourcen für die kontinuierliche Unterstützung der Mitarbeitenden bereit. Angestellte erwarten heute intuitive, personalisierte Hilfe – und zwar genau dann, wenn sie benötigt wird.

Warum WalkMe für SAP SuccessFactors ein Game-Changer sein kann

WalkMe verschiebt den Fokus: weg von reaktivem Training, hin zu proaktiver, eingebetteter Begleitung.

Die Plattform versteht mit DeepUI-Technologie den Kontext innerhalb von SAP SuccessFactors und liefert zielgerichtete Hilfestellung – so, als wäre ein digitaler Coach jederzeit an der Seite der User. Neue Kolleg:innen werden schneller produktiv, erfahrene Mitarbeitende erhalten kontextabhängige Unterstützung ohne Überforderung.

Dazu kommt: Mit den Analytics-Funktionen können HR-Teams erkennen, wo HR-Prozesse ins Stocken geraten, und gezielt nachjustieren.

Einsatzszenarien von WalkMe in SAP SuccessFactors

• Onboarding: Neue Mitarbeitende finden sich schneller zurecht, Schulungszeiten verkürzen sich.
• Systemmigrationen: Ob ECC zu S/4HANA oder Modulwechsel – WalkMe begleitet die Transition direkt im Prozess.
• Prozessstandardisierung: Einheitliche Abläufe werden gesichert und dokumentiert.
• Programme-Unterstützung: WalkMe optimiert und unterstützt verschiedene Programme innerhalb von SAP SuccessFactors, indem es gezielte Hilfestellungen und In-App-Anleitungen für spezifische Anwendungen und Geschäftsprozesse bereitstellt.
• Change Management: Neue Funktionen können direkt in der Anwendung erklärt und eingeführt werden.
• Self-Service Support: Weniger Tickets im Helpdesk dank eingebauter Hilfe.

Erfolgsfaktoren bei der Einführung

Damit WalkMe sein volles Potenzial entfalten kann, braucht es eine klare Strategie: Gezielte IT Investitionen sind dabei eine wichtige Grundlage für die erfolgreiche Einführung und Nutzung von WalkMe, da sie die notwendige Infrastruktur und Ressourcen bereitstellen.

1. Strategische Analyse: Welche Prozesse sind kritisch? Welche Rollen brauchen welche Unterstützung?
2. Technische Integration: WalkMe bietet verschiedene Anbindungsoptionen (Scripts, Browser-Extension) – mit höchster Sicherheit.
3. Laufende Optimierung: Digitale Adoption ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Verbesserungsprozess.

Ein bewährter Fahrplan besteht aus vier Phasen:

1. Assessment & Planung – Bedarfsanalyse, Erfolgskennzahlen definieren
2. Technisches Setup – Integration, Sicherheit, erste Inhalte
3. Pilotphase – Test mit ausgewählten Nutzergruppen, Feedback sammeln
4. Rollout & Optimierung – breiter Rollout, kontinuierliche Verbesserung

Häufige Stolperfallen

• Keine klaren Erfolgskriterien
• Fehlende Einbindung von Stakeholder:innen
• Unterschätztes Change Management
• Sicherheitslücken in der Planung
• Zu wenig User-Tests vor dem Rollout

Blick in die Zukunft: WalkMe, SAP & KI

Die Verbindung von WalkMe mit SAP SuccessFactors wird in Zukunft noch enger. Mit SAP Joule – dem KI-basierten Copilot – entstehen völlig neue Möglichkeiten:

• Proaktive, KI-gestützte Empfehlungen auf Basis des Nutzerverhaltens
• Intelligente Automatisierungen von HR-Standardprozessen
• Predictive Analytics für effizientere Entscheidungen

Moderne Technologie und Digital Tools sind zentrale Treiber der Unternehmenstransformation und bilden Schlüsselelemente im Portfolio von SAP. Sie ermöglichen es Unternehmen, Geschäftsprozesse zu optimieren, Daten effizient zu nutzen und die Produktivität zu steigern.

Fazit: Maximieren Sie Ihre SAP SuccessFactors-ROI mit WalkMe

Wer heute auf eine solide Digital-Adoption-Strategie setzt, schafft die Grundlage, um diese Innovationen schnell und effektiv nutzen zu können. Mit WalkMe wird SAP SuccessFactors nicht nur implementiert, sondern gelebt. Die Plattform macht aus einer Technologieinvestition einen echten Geschäftsvorteil:

• Höhere Nutzerakzeptanz
• Schnellere Prozesse
• Weniger Supportkosten
• Nachweisbarer ROI

Zalaris begleitet Unternehmen bei der erfolgreichen Einführung und Optimierung von WalkMe für SAP SuccessFactors. So stellen wir sicher, dass Ihre HR-Transformation nicht nur auf dem Papier, sondern auch im Arbeitsalltag Wirkung entfaltet.

Jetzt den ersten Schritt machen: Sprechen Sie mit unseren Expert:innen und entdecken Sie, wie Sie mit WalkMe Ihre SAP SuccessFactors-Investition maximieren können.