SAP Zeitwirtschaft – Einführung, Prozesse & wichtige Tools

Die SAP Zeitwirtschaft bietet eine robuste und integrierte Lösung, um diesen Herausforderungen zu begegnen. Sie ermöglicht es HR-Abteilungen, von reaktiver Verwaltung zu proaktiver Steuerung überzugehen. Dieser Artikel erklärt, wie die SAP Zeitwirtschaft funktioniert, welche Kernprozesse sie abdeckt und wie sie Ihr Unternehmen strategisch voranbringt.

Was ist SAP Zeitwirtschaft?

Die enorme wirtschaftliche Belastung durch Fehlzeiten – die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) beziffert den Ausfall an Bruttowertschöpfung für 2023 auf 221 Milliarden Euro – verdeutlicht den Bedarf eines gut funktionierenden Zeitwirtschaftsmanagements.

Um das Potenzial der Zeitwirtschaft mit SAP voll auszuschöpfen, ist eine klare Definition des Begriffs Zeitwirtschaft im SAP-Kontext nützlich. Denn dabei geht es um weit mehr als das reine Stempeln von Kommen- und Gehen-Zeiten.

Definition: Zeitwirtschaft im SAP-Kontext

Die SAP Zeitwirtschaft ist eine Komponente innerhalb der SAP-Systemlandschaft (sowohl im klassischen SAP HCM als auch im modernen SAP SuccessFactors). Sie deckt alle Prozesse rund um die Planung, Erfassung, Bewertung und Verwaltung von Arbeits- und Abwesenheitszeiten von Mitarbeitenden ab.

Die Definition von Zeitwirtschaft umfasst zwei grundlegende Ansätze:

1. Positive Zeitwirtschaft: Hier wird die gesamte tatsächliche Arbeitszeit der Mitarbeitenden erfasst (z. B. durch Stempeln an Terminals oder über eine App). Das System gleicht die Ist-Zeiten mit den Soll-Vorgaben ab.
2. Negative Zeitwirtschaft: Bei diesem Ansatz werden nur die Abweichungen vom geplanten Arbeitszeitplan erfasst, wie zum Beispiel Krankheit, Urlaub oder Sonderurlaub.

Die SAP Zeiterfassung ist der Prozess der Datenerhebung, während das gesamte System der SAP Zeitwirtschaft die anschließende Verarbeitung, Bewertung und Überführung der Daten in andere Systeme, wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung, beinhaltet.

Für HR-Abteilungen bedeutet der Einsatz einer professionellen SAP Zeitwirtschaft eine strategische Neuausrichtung. Administrative Routineaufgaben werden automatisiert, was Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten freisetzt. HR wird vom reinen Verwalter zum strategischen Akteur, der auf Basis valider Daten fundierte Entscheidungen zur Personaleinsatzplanung, Kapazitätssteuerung und Gesundheitsförderung treffen kann.

Rechtliche Aspekte in der Zeitwirtschaft

Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) von 2019 steht fest, dass in allen EU‑Mitgliedstaaten ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur vollständigen Arbeitszeiterfassung verpflichtend wird.

Auf deutscher Ebene hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) 2022 entschieden, dass sich diese Pflicht unmittelbar aus dem bestehenden Arbeitsschutzgesetz (§ 3 ArbSchG) ergibt, auch ohne dass ein neues Gesetz verabschiedet wurde. Arbeitgeber müssen daher bereits heute sicherstellen, dass Beginn, Ende, Pausen und Überstunden ihrer Mitarbeitenden systematisch dokumentiert werden.

Die SAP Zeitwirtschaft bietet alle notwendigen Funktionen, um die gesetzlichen Anforderungen systematisch zu erfüllen und die Einhaltung von Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten lückenlos zu dokumentieren. Das minimiert Compliance-Risiken und andere Probleme.

Die wichtigsten Prozesse und unterstützenden Tools in der SAP Zeitwirtschaft

Die SAP Zeitwirtschaft deckt verschiedene zentrale Abläufe ab und stellt dafür leistungsstarke Funktionen und Werkzeuge bereit.

Arbeitszeiterfassung

Die SAP Zeiterfassung ist das Kernstück des Systems. Sie ermöglicht die flexible Erfassung von Arbeitszeiten über verschiedene Kanäle:

Abwesenheits- und Urlaubsmanagement

Das System verwaltet alle Arten von Abwesenheiten, von geplantem Urlaub über Bildungsurlaub bis hin zu ungeplanten Krankmeldungen. Automatisierte Workflows für die Beantragung und Genehmigung von Urlaub reduzieren den administrativen Aufwand und schaffen Transparenz. Teamkalender geben Führungskräften einen schnellen Überblick über die Verfügbarkeit ihres Teams.

Schichtplanung und Arbeitszeitpläne

Komplexe Arbeitszeitmodelle, wie mehrstufige Schichtsysteme, können präzise abgebildet werden. Die SAP Zeitwirtschaft bewertet die erfassten Zeiten automatisch anhand hinterlegter Regeln und berechnet Zuschläge, Zulagen und Überstunden für eine korrekte und pünktliche Lohnabrechnung.

Vorteile der SAP Zeitwirtschaft für Unternehmen

Die Implementierung einer professionellen SAP Zeitwirtschaft bietet Organisationen diverse strategische Vorteile.

Effizienz und Kostenreduktion:

Moderne SAP-Zeitwirtschaftslösungen steigern die Effizienz und senken Kosten spürbar: Eine Studie zeigt, dass Unternehmen den administrativen Aufwand um 27 % verringern konnten. Die dadurch freiwerdenden Kapazitäten führen zu einer direkten Entlastung der Personalkosten, da weniger Arbeitszeit für Routineaufgaben benötigt wird und HR-Ressourcen für wertschöpfendere Tätigkeiten eingesetzt werden können.

Compliance und Rechtssicherheit:

Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sowie komplexer tariflicher und betrieblicher Vereinbarungen wird sichergestellt.

Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit:

Durch Employee Self-Services (ESS) erhalten Mitarbeitende Einblick und Kontrolle über ihre Zeitkonten. Faire, transparente Prozesse bei der Urlaubs- und Schichtplanung steigern die Zufriedenheit und die Bindung an das Unternehmen. Eine moderne und faire Zeitwirtschaft wird so zu einem wichtigen Faktor im Employer Branding. Sie signalisiert potenziellen Bewerbern und der bestehenden Belegschaft eine Kultur der Professionalität und Transparenz.

Strategische Datengrundlage:

Die SAP Zeitwirtschaft liefert präzise Daten, die als Grundlage für eine optimierte Personaleinsatzplanung, die interne Leistungsverrechnung und strategische Entscheidungen des Managements dienen.

Der wahre strategische Wert zeigt sich jedoch in den Fragen, die Unternehmen plötzlich beantworten können. Weil Zeitdaten (z. B. Anwesenheit, Überstunden, Krankheit) und Kerndaten (z. B. Abteilung, Leistung, Gehalt) im selben System liegen, lassen sich tiefgreifende Analysen durchführen.

Ein konkretes Beispiel: Gibt es einen Zusammenhang zwischen der Anzahl der Überstunden in Abteilung X im ersten Quartal und der dortigen Krankheitsquote im zweiten Quartal? Solche datengestützten Erkenntnisse versetzen HR in die Lage, proaktiv auf Überlastungen hinzuweisen und präventive Maßnahmen einzuleiten, anstatt lediglich auf hohe Fehlzeiten zu reagieren.

Integration von SAP Zeitwirtschaft

Ein wesentlicher Vorteil der SAP Zeitwirtschaft ist ihre reibungslose Integration in die bestehende SAP-Systemlandschaft. So kommt es nicht zu Datensilos und Prozesse können problemlos durchgängig ablaufen.

Integration in SAP HCM

Im klassischen On-Premise-Umfeld ist das Modul Personalzeitwirtschaft tief in SAP Human Capital Management (HCM) integriert. Die erfassten Zeitdaten fließen automatisch in die Personaladministration (PA) und die Entgeltabrechnung (PY).

Integration in SAP SuccessFactors

Die moderne und zukunftsorientierte Lösung ist SAP SuccessFactors Time Management: eine cloudbasierte Suite, die als Software as a Service (SaaS) bereitgestellt wird. Sie ist Teil der umfassenden Employee Central Plattform und bietet drei Kernmodule für unterschiedliche Anforderungen:

1. Time Off: Für ein reines Abwesenheitsmanagement.
2. Time Sheet: Für die einfache SAP Zeiterfassung von Anwesenheiten und Projektzeiten.
3. Time Tracking: Die vollumfängliche Lösung für komplexe Anforderungen, inklusive Anbindung von Terminals und automatischer Berechnung von Zuschlägen.

So erhalten Unternehmen flexible Lösungen für unterschiedliche Anforderungen und können ihre Zeitwirtschaft effizient, transparent und zukunftssicher gestalten.

Fazit: SAP Zeitwirtschaft effizient nutzen mit Zalaris

Die moderne Zeitwirtschaft mit SAP ist fundamental für eine effiziente, rechtskonforme und strategisch ausgerichtete Personalarbeit. Sie reduziert den administrativen Aufwand, steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und liefert die Daten, die HR-Abteilungen benötigen, um als wertschöpfender Partner im Unternehmen zu agieren.

Die Entscheidung zwischen einer On-Premise-Lösung in SAP HCM und der cloudbasierten Suite in SAP SuccessFactors hängt von Ihrer bestehenden IT-Landschaft und Ihrer Zukunftsstrategie ab. In beiden Fällen ist ein erfahrener Partner wichtig für den größtmöglichen Erfolg in der Umsetzung.

Als langjähriger SAP Gold Partner bietet Zalaris umfassende Expertise in allen Bereichen des SAP-Ökosystems. Wir beraten Sie strategisch und begleiten den Betrieb von HCM oder SuccessFactors, inklusive kontinuierlichem Support für einen reibungslosen Ablauf. So gestalten Sie Ihre Prozesse effizienter und zukunftssicher.

On-Premise oder Cloud? Unsere SAP Gold Partner-Experten beraten Sie bei der strategischen Entscheidung zwischen SAP HCM und SuccessFactors Time Management, passend zu Ihrer IT-Landschaft.