Was ist der Job Profile Builder?
Mit dem Job Profile Builder lassen sich Job-Merkmale für bestimmte Positionen konsistent auch über verschiedene Abteilungen oder sogar Standorte hinweg erstellen.
Die Stellenbeschreibungen sind in Berufsfamilien (z.B. HR, IT) und Rollen (z.B. Recruiter, HR Manager) gegliedert und in einer Bibliothek hinterlegt. Das gibt Unternehmen Struktur und klärt die Verantwortlichkeiten für jede Rolle. Es lohnt sich, die Inhalte eines Stellenprofils auf dieser Ebene genau zu definieren, da sie sich automatisch in die Bereichs- und Mitarbeitendenebene sowie weitere SuccessFactors-Module integrieren lassen. So gelingt ein kontinuierlicher Employee Lifecycle mit erfolgreichem Fokus auf das Thema Weiterentwicklung.
Der Job Profile Builder schafft Transparenz hinsichtlich der Kompetenzen und Qualifikationen, die hinter einer Jobbezeichnung (Rolle) stehen. Das erleichtert das Erkennen von Entwicklungspotentialen und -wegen für Mitarbeitende. Auf der anderen Seite, erleichtert es Recruitern das Finden von geeigneten Kandidaten, sei es zur Verstärkung des Teams oder zur Nachfolge.
Warum lohnt sich der Einsatz des Job Profile Builders?
Obwohl das erstmalige Anlegen der Jobprofile einer Menge Arbeit bedarf, verbessert es die Performance von SuccessFactors deutlich. Als eine Art Bindeglied zwischen den verschiedenen Modulen, verbessern die Jobprofile verschiedene Funktionalitäten.
Das sind die Vorteile
- Ein strukturiertes Verzeichnis für Ihre Jobprofile, das leicht aktualisiert werden kann und der vertrauten nutzerfreundlichen Navigation folgt
- Konsistenz zwischen den Modulen, da die Informationen aus dem Job Profile Builder in andere Module integriert werden, bleiben Doppelaufwände durch manuelles Übertragen und ggf. das Verlieren einzelner Inhalte aus
- Prozesse lassen sich aufgrund der automatisierten Übertragung schneller abschießen, die gewonnene Zeit kann für strategisch wichtigere Aufgaben genutzt werden
- Die Mitarbeitendenzufriedenheit steigert sich, da der Stellenwert ihrer Rollen sichtbar wird und so auch die Entwicklungsmöglichkeiten verbessert werden
Wo wird der Job Profile Builder eingesetzt?
Der Job Profile Builder ist mit mehreren SuccessFactors Modulen verknüpft, wobei die Funktionalität mit jedem Release erweitert wird. Dies sind nur einige Beispiele, wie die Informationen aus dem Job Profile Builder in anderen SF-Modulen genutzt werden:
Employee Central
- Informationen aus dem Job Profile Builder, die dem Job Code zugeordnet sind, können in das Mitarbeitendenprofil aufgenommen werden, wie z.B. ein Link zum Jobprofil selbst, Fähigkeits- und Kompetenzbewertungen
Recruiting
- Informationen im Stellenprofil können sowohl in den Suchauftrag als auch in die Jobanzeige selbst aufgenommen werden. Die im Stellenprofil hinterlegten Kompetenzen können im Bewerbungsgespräch durch gezielte Fragen abgeglichen werden
Performance and Goals
- Die Inhalte des Jobprofils dienen als Grundlage von Feedback- und Entwicklungsgesprächen zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften
Succession and Development
- Die Fähigkeiten und Kompetenzen, die für eine erfolgreiche Nachbesetzung notwendig sind, sind mit einem Klick abrufbar
Learning
- Weiterbildungsmaßnahmen können auf der Basis von Kompetenzen zugewiesen werden, die für den Jobcode einer Person definiert sind
People Analytics
- Die Informationen aus dem Jobprofil lassen sich vergleichen und in Reportings zusammenfassen und analysieren
Wer profitiert von der Einführung des Job Profile Builders?
Von der Einführung profitieren alle Anwender auf unterschiedliche Weise:
Die Personalabteilung und die Manager gewinnen vor allem Zeit, da die Informationen automatisch in verschiedene administrative Aufgaben eingefügt werden. Außerdem wird die Konsistenz von Berichten und Analysen verbessert, da Informationen über die gesamte Belegschaft vergleichbar sind.
Die Mitarbeitenden erhalten mehr Transparenz, da sie die Fähigkeiten und Kompetenzen, die sie verbessern oder auf dem neuesten Stand halten müssen, anhand von Leistungsmessungen und Lerninhalten sehen können. Die Mitarbeitenden sehen nicht nur, dass ihre Rolle im Unternehmen anerkannt wird, sondern auch, dass sie selbst wertgeschätzt werden. Außerdem erhalten Sie Einblick, was sie tun können, um sich zu verbessern oder wohin ihre Karriere sie führen könnte.
Potenzielle Bewerber profitieren ebenfalls davon, da sie die definierten Anforderungen für die Rolle sehen und ein so strukturierter und detaillierter Rekrutierungsprozess überzeugt. Eine optionale Funktion des Rekrutierungsmanagements, die ebenfalls installiert werden kann, ist der „Job Analyzer„, der die im Profil verwendeten Beschreibungselemente auf potenzielle Verzerrungen sowie auf empfohlene einzuschließende Fähigkeiten untersucht. Diese Erkenntnisse helfen, die Stellenprofile für KandidatInnen attraktiver zu gestalten. Dies ist eine kostenlose Funktion, die über das Upgrade-Center im Admin-Center installiert werden kann. Aktuell ist dies nur in englischer Sprache (UK und US) verfügbar.
Wann sollten Sie mit der Implementierung beginnen?
Die Implementierung vom Job Profile Builder selbst ist mit nicht unerheblichem Arbeitsaufwand verbunden und sollte als eigenständiges Projekt betrachtet werden. Wenn es in Ihrem Unternehmen nicht bereits eine Struktur für Stellenprofile gibt, dann ist ein gewisses Maß an Planung mit Ihrem HR-Team erforderlich, um festzulegen, wie die Bibliotheken zu organisieren sind. Auch wenn die Struktur bereits besteht, lohnt es sich diese vorab noch einmal auf den Prüfstand zu stellen. Der Aufwand und die Zeit, die dieses Projekt in Anspruch nimmt, ist im Wesentlichen auch von der Größe und der Art der Organisation sowie den zur Verfügung stehenden Ressourcen abhängig. Es gibt jedoch auch einige Importfunktionen, wodurch die Aufgabe deutlich erleichtert werden kann.
Wir empfehlen: Wagen Sie den Anfang, auch wenn Sie zunächst mit den Grundlagen beginnen, wie z. B. einfachen Freitext-Stellenbeschreibungen. Damit erreichen Sie bereits eine verbesserte Nutzererfahrung und mehr Konsistenz innerhalb Ihres Systems.
Fazit
Die Einführung von Stellenprofilen mit dem Job Profile Builder ist mit Aufwand verbunden und mag auf den ersten Blick abschrecken. Der langfristige Mehrwert für Ihre HR-Arbeit ist jedoch nicht von der Hand zu weisen. Vor allem für das Recruiting liefern Stellenprofile eine zufriedenstellende Beschleunigung der üblichen Prozesse. Verbessern Sie die Nutzerfreundlichkeit Ihres Systems und gewinnen Sie mehr Zeit für strategisch wichtige Aufgaben.