Wie stellt man Stellenprofilvorlagen ein?
Bevor Sie mit Erstellung von Stellenprofilvorlagen beginnen, müssen einige Systemeinstellungen durch Ihren Implementierungspartner bzw. den SAP Support aktiviert werden. Zusätzlich ist es notwendig, die Berechtigungen entsprechend Ihren administrativen Anforderungen festzulegen, z. B.:
- Berechtigungen zum Verwalten des Job Profile Builders
- Anzeigen von ausgewählten Elementen im Personenprofil
- Bestimmte Bereiche des Stellenprofils einschränken
- Vorgehen beim Verwalten von Fähigkeiten und Kompetenzen
Abgesehen von der erstmaligen Freischaltung können alle weiteren Schritte selbstständig ausgeführt werden, sofern die entsprechenden Berechtigungen vorliegen. Eine ausführliche Anleitung finden Sie im JPB-Administrationshandbuch. Nachfolgend fassen wir die wichtigsten Aspekte zusammen, die Sie beachten sollten.
Job-Funktion und Job-Code <> Job-Familien und Rollen
In einem ersten Schritt ist die Struktur der Berufsfamilien und Rollen festzulegen. Dabei muss sichergestellt werden, dass jede relevante Position, die abgedeckt werden soll, mit einer Rolle verknüpft werden kann. Sie sind miteinander verknüpft, indem Job-Codes (oder Klassifikationen) Planstellen zugewiesen werden und ein oder mehrere Job-Codes einer Stellenrolle zugeordnet sind. Auf diese Weise erbt eine Planstelle die im Profil enthaltenen Attribute.
Obwohl sie sich sehr ähnlich sind, werden Funktionen und Codes unterschieden, um Organisations- und Gehaltsdaten wie z. B. Arbeitszeiten, Tarifklasse und Gehaltsstufe zu definieren, während Familien und Rollen dazu dienen, Stellenanforderungen zu beschreiben, die Mitarbeitende nachvollziehen und erfüllen können, wie z. B. Aufgabenbeschreibungen, Verantwortlichkeiten und Fähigkeiten.
Idealerweise sollten Familien und Rollen mit der Struktur übereinstimmen, die Sie für die Job-Funktionen und Codes haben, die für Ihre Positionen in der SuccessFactors-Organisationsstruktur hinterlegt sind. Job-Funktionen sind nicht unbedingt erforderlich, können aber bei der Strukturierung der Job-Codes helfen, insbesondere wenn sie mit den Familien und Rollen übereinstimmen.
Funktionen und Codes können über das Tool „Daten verwalten“ erstellt werden. Wenn gewünscht, können verschiedene Attribute zugewiesen werden, die die Position erbt. Vergewissern Sie sich, dass die Job-Codes den Positionen genau zugewiesen sind (über das Positionsorganigramm und/oder „Positionen verwalten“), da die Profilelemente übernommen werden, sobald sie zugewiesen sind.
Anschließend können Sie mit dem Tool „Stellenprofilinhalte verwalten“ Berufsfamilien und Rollen erstellen. Die Familien müssen zuerst erstellt werden, und dann werden die Rollen als untergeordnete Objekte erstellt. Bei der Einrichtung dieser Objekte können Sie Fähigkeiten und Kompetenzen (siehe unten) sowohl der Familie als auch der Rolle zuordnen. Bei der Einrichtung der Rolle können Sie auch die Job-Codes zuordnen, die mit der Rolle verknüpft werden sollen.
Inhalte des Stellenprofils
Das optionale Tool „Stellenprofilinhalte verwalten“ in SuccessFactors dient dazu Daten zu Inhaltstypen hinzuzufügen, die die Stellenprofile ergänzen und ihnen mehr Substanz verleihen, jedoch nicht zwingend erforderlich sind.
Darüber hinaus können Elemente wie Fähigkeiten, Kompetenzen und Interviewfragen in andere Bereiche wie Rekrutierung, Leistung und Nachfolge integriert werden, was zu mehr Konsistenz und Funktionalität in der gesamten SuccessFactors Suite führt. Ein Stellenprofil kann aus vielen verschiedenen Inhaltstypen bestehen:
- Zertifizierungen: Wenn Zertifizierungen für bestimmte Rollen erforderlich sind, kann es sinnvoll sein, diese hier aufzulisten, um zu zeigen, was von Mitarbeitenden erwartet wird, z. B. IT-Mitarbeitende die Zertifizierungen von verschiedenen Softwareanbietern benötigen.
- Kompetenzen: Kenntnisse, Qualifikationen und Fähigkeiten, die für die Ausübung des Jobs maßgeblich sind, z. B. Entscheidungs- und Problemlösungsfähigkeit. Diese sind in verschiedenen Kompetenzbibliotheken organisiert, die aus Kategorien und Gruppen bestehen. Seit der Version 1H 2021 von SAP SuccessFactors sind Kompetenzen in der Funktion „Center of Capabilities“ hinterlegt, werden aber weiterhin als Inhaltstyp innerhalb von Stellenprofilen betrachtet.
- Ausbildung: Festlegung von notwendigen Ausbildungsabschlüssen in bestimmten Fachbereichen, z. B. ein Bachelor-Abschluss in Ingenieurwesen.
- Beschäftigungsbedingungen: Arbeitsbedingungen, die für eine Rolle gelten, z. B. Probezeit, Urlaubsgeld, Arbeitszeiten, Sozialleistungen.
- Jobinterview-Fragen: Spezifische oder beispielhafte Fragen für das Vorstellungsgespräch, die Bewerbenden gestellt werden können. Diese Fragen können derzeit jedoch nicht in Interview Central zur Bewertung herangezogen werden.
- Aufgabenbereiche: Auflistung der konkreten Aufgaben, die Mitarbeitende in der Funktion wahrnehmen und welchen Anteil sie im zugehörigen Stellenprofil ausmachen, z. B. Führungsverantwortung, Budgetverwaltung, Reporting.
- Physische Anforderungen: Angabe von fordernden körperlichen Tätigkeiten, die für die Stelle relevant sein könnten, z. B. schweres Heben, Lärmbelastung, Bildschirmarbeitsplatz.
- Relevante Branchen: Unterscheidung nach Branchen, da sich beispielsweise die Profile eines Projektleiters im IT-Bereich von denen eines Projektleiters im Personalwesen unterscheiden können.
- Skills: Spezifische Fähigkeiten, die für die Ausübung einer Tätigkeit erforderlich sind, z. B. Programmierkenntnisse, Fremdsprachenkenntnisse und Präsentationsfähigkeiten. Diese sind in verschiedenen Kompetenzbibliotheken organisiert, die aus Kategorien und Gruppen bestehen. Sie können auch bis zu 5 Kompetenzstufen festlegen, die Mitarbeitende und Manager bewerten können.
Wenn Sie als internationales Unternehmen SuccessFactors in verschiedenen Sprachen verwenden, müssen die Stellenprofile auch mehrsprachig anlegen, sofern sie in den verschiedenen Sprachen verwendet und benötigt werden.
Inhalte des Stellenprofils in SuccessFactors verwalten
Die Stellenprofilvorlage legt die Struktur und das Layout eines Stellenprofils fest. Diese Vorlage bestimmt die Anordnung der verschiedenen Inhaltstypen, die auf jedes Profil angewendet werden sollen. Erstellen Sie mit „Jobprofilvorlagen verwalten“ eine Vorlage und weisen Sie sie allen Jobfamilien zu, die sie verwenden sollen. Sie können mehrere Vorlagen hinterlegen, wenn sich Rollen in Jobfamilien hinsichtlich der Art und Anzahl der Inhaltstypen unterscheiden.
Fügen Sie nun die verschiedenen Inhaltstypen hinzu und sortieren Sie sie in der gewünschten Reihenfolge. Neben der zuvor beschriebenen Inhaltstypen können Sie auch andere Inhalte für bspw. Texte in der Kopf- und Fußzeile einfügen.
Hier lassen sich auch einige grundlegende Einstellungen vornehmen. Neben gestalterischen Einstellungen, z. B. der Schriftart wird festgehalten, welche Abschnitte zwingend auszufüllen sind und welche Inhalte für welchen Benutzer, intern und auch extern im Recruiting sichtbar sein sollen.
Beispiel einer Stellenprofilvorlage
Nachdem das Template fertig erstellt ist, erfolgt im nächsten Schritt das Einfügen der verschiedenen Inhaltstypen im Profil selbst. Mit dem Tool „Stellenprofile verwalten“ können Sie Profile auf der Ebene der Job-Rolle oder sogar direkt auf der Ebene der Position erstellen, sollte eine Differenzierung notwendig sein. Es empfiehlt sich, die Profile möglichst auf Rollenebene zu erstellen, da sie dann leichter zu verwalten sind (für alle Abweichungen sollten Sie ein eigenes Profil erstellen).
Im Profil sehen Sie die verschiedenen Abschnitte, die bei der Erstellung der Vorlage definiert wurden. Sie können in diese Abschnitte klicken, um Text zu bearbeiten oder Werte aus der zuvor erstellten Liste von Inhaltstypen zuzuordnen, wie z. B. die Beschäftigungsbedingungen, Kompetenzen etc.
Abschnitte mit einem Freitextbereich, wie z. B. Kurz- und Langbeschreibungen, können so formatiert werden, dass sie ansprechender sind. Der Job-Analyzer kann zudem Optimierungspotenziale aufzeigen.
Nun muss die Stellenprofilvorlage nur noch gespeichert und anschließend aktiviert werden. Das Stellenprofil und die Inhaltstypen werden automatisch im System mit z. B. dem Suchformular, in der Stellenbeschreibung (Abbildung unten), in den Performance-Formularen und in den Nachfolgeplänen verknüpft. Damit sind die wesentlichen Einstellungen im Job Profile Builder abgeschlossen.
Im Folgenden geben wir einige Tipps, mit denen sich die Funktionalität von SAP SuccessFactors weiter verbessern lässt.
Ein beispielhaftes Jobprofil und wie die Jobbeschreibung im Recruiting dargestellt wird
Bei der Aktualisierung von Stellenprofilen durch verschiedene Personen kann ein Workflow hilfreich sein. Diesen können Sie über „Organisation, Gehalts- und Stellenstrukturen verwalten“ anlegen und der Stellenprofilvorlage über „Objektdefinition konfigurieren“ zuordnen. Nun werden Sie bei der Aktualisierung eines Entwurfs gefragt, ob er zur Genehmigung vorgelegt werden soll. Die genehmigende Person erhält einen Task in der Aufgabenliste und entscheidet, ob die Änderung genehmigt oder abgelehnt werden soll.
Anfrage zur Änderung des Jobprofils erscheint in der Taskliste.
Kenntnisnahme von Stellenprofiländerungen
Dies ist eine Funktion, mit der Sie Mitarbeitende um Kenntnisnahme und Bestätigung der Jobprofiländerungen bitten. Aktivieren lässt sich dies im Verwaltungstool unter „Einstellungen für die Bestätigung von Stellenprofilen konfigurieren“. Nun gibt es drei Möglichkeiten:
- Festlegen, wann eine Bestätigung erforderlich ist
- Stellenprofiländerung
- Änderung des Job-Codes
- Änderung des einer Stellenrolle zugewiesenen Stellenprofils
- Senden von Benachrichtigungen an die Aufgabenliste
Erklärfeld, mit weiteren Anweisungen.
Einstellungsmöglichkeiten für die Kenntnisnahme von Stellenprofiländerungen
Wenn die entsprechende Aktion (z. B. eine Aktualisierung des Profils) durchgeführt wurde, sehen die betroffenen Mitarbeitenden einen neuen Punkt auf ihrer Aufgabenliste und/oder eine Kachel auf ihrer Homepage, die die Änderung hervorhebt. Sie werden auf die Bestätigungsseite weitergeleitet, auf der sie die in den obigen Einstellungen konfigurierte Erklärung sowie alle vorgenommenen Änderungen sehen können.
Information über Stellenprofiländerung aus Mitarbeitendensicht
In einem Bericht wird übersichtlich erfasst, wer die Änderung bereits akzeptiert hat und wer nicht.
People Profile Konfiguration
Wenn Sie möchten, dass Mitarbeitende einen Überblick über bestimmte Aspekte ihres Stellenprofils erhalten, gibt es einige nützliche Optionen, die über das Admin-Tool „Personenprofil konfigurieren“ auf der Mitarbeitendenprofilseite hinzugefügt werden können.
Ein Link zum Stellenprofil selbst kann als einfacher Zusatz zum Datensatz der Mitarbeitenden hinzugefügt werden. Dazu müssen Sie lediglich einen Block „Live-Benutzerprofilinformationen“ hinzufügen und den Job-Code als Benutzerfeld einfügen. Wenn dies geschehen ist, wird der Code zusammen mit einem Link angezeigt, der den Benutzer zu einer schreibgeschützten Version seines eigenen Stellenprofils führt.
Ein einfacher Hinweis auf dem Personenprofil, der zum Stellenprofil führt
Beachten Sie die folgenden Einschränkungen dieses Blocks:
- Wenn eine Fähigkeit bewertet, dann aber aus dem Stellenprofil entfernt wurde, erscheint sie weiterhin mit einer Bewertung im Skill Profil und kann nicht entfernt werden.
- Eine Fähigkeit kann von Mitarbeitenden oder Managern manuell hinzugefügt werden (aus der Liste der Kompetenzbibliothek), aber sie kann nicht bewertet werden. Nur Fähigkeiten, die aus dem Stellenprofil übernommen wurden, können bewertet werden.
Im Skill-Profil können Fähigkeiten bewertet werden
Alle Qualifikationen, die einer Person zugewiesen sind, ob geerbt oder manuell hinzugefügt, können über den Link „Andere Personen mit diesen Qualifikationen suchen“ recherchiert werden. Es wird jedoch nur nach Fähigkeiten gesucht, die in der Bibliothek der Sprache des Benutzers definiert sind.
Wenn Sie das SuccessFactors Modul Performance & Goals verwenden, ist „Kompetenzen“ ein weiterer Inhaltstyp, der dem Mitarbeitendenprofil hinzugefügt werden kann. Dieser fügt alle Kompetenzbewertungen ein, die in den zugehörigen Leistungsformularen ausgefüllt wurden. Beachten Sie, dass Sie in den Einstellungen des Profilblocks festlegen können, wie die Liste sortiert wird und wie viele Elemente maximal angezeigt werden sollen.
In den allgemeinen Einstellungen können Sie die Suche zudem nach weiteren Parametern spezifizieren:
- in welchem Zeitraum Sie suchen wollen
- welche Datenquellen einbezogen werden sollen
- ob Formulare, die noch in Bearbeitung sind, berücksichtigt werden sollen
Die oben genannten Optionen sollten je nach Ziel angepasst und regelmäßig überprüft werden, insbesondere dann, wenn Sie zum Beispiel nur die neuesten Daten oder eine bestimmte Teilmenge einbeziehen wollen. Standardmäßig sollten alle Daten und ein großer Datumsbereich voreingestellt sein.
Das Portlet „Kompetenzen“ zeigt Bewertungen entsprechend dem Stellenprofil und den Leistungsformularen.
Fazit
Die Einrichtung des Job Profile Builders ist mit einem hohen Aufwand verbunden, aber wenn das Setup abgeschlossen ist, werden sowohl die Admins als auch die User von der nahtlosen Integration und der Konsistenz der Daten profitieren.
Mit der Einführung der „Kompetenzbibliothek“ im letzten SuccessFactors-Support-Release (1. Halbjahr 2021) hat SAP bereits eine Vereinfachung für diesen Bereich hervorgebracht. Zukünftig soll dies vertieft und um neue Skills und Qualifikationskategorien erweitert werden (siehe Roadmap).