Was sind Rückrechnungen in SAP HCM?
In der Personalabrechnung ist es wichtig, dass immer die aktuellen Daten verfügbar sind, damit Sie Löhne und Gehälter korrekt abrechnen können. Wenn sich beispielsweise neue Rechtsvorschriften oder andere Änderungen auf das Abrechnungsergebnis von Mitarbeitenden auswirken, müssen Sie die Entgeltabrechnung für den entsprechenden Zeitraum erneut durchführen. Abgeschlossene Perioden der Lohnabrechnung können Sie jedoch nur über eine Rückrechnung (Korrektur der Entgeltabrechnung) bearbeiten. Solche Rückrechnungen können verschiedene Arten von Änderungen betreffen. Darunter fallen beispielsweise:
- Nachträgliche Korrekturen von Abrechnungsfehlern
- Umsetzung von rückwirkenden Tariferhöhungen
- Anpassungen von Steuer- und Sozialversicherungsbeiträgen
- Änderungen von Personalstammdaten (zum Beispiel Steuerklasse, Steuerfreibeträge, Kinderfreibetrag, Elternschaft, SV-Schlüssel)
In welchen Fällen sind Rückrechnungen notwendig?
Es gibt unterschiedliche Gründe, warum eine Rückrechnung in der Lohnabrechnung notwendig sein kann. In diesen Fällen müssen Sie zum Beispiel eine nachträgliche Korrektur der Entgeltabrechnung umsetzen:
- Daten wurden verzögert übermittelt
- Rechtsvorschriften zur Lohn- und Gehaltsabrechnung wurden geändert
- Sonderfälle wie Mutterschutz und Elternzeit sind zu berücksichtigen
So können beispielsweise rechtliche Änderungen im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung dazu führen, dass Sie als Arbeitgeber die Entgeltabrechnung nachträglich korrigieren müssen. Eine solche Korrektur der Entgeltabrechnung ist beispielsweise dann erforderlich, wenn steuerliche Grundfreibeträge und Arbeitnehmer-Pauschbeträge rückwirkend angehoben wurden.
Warum ist eine zeitnahe Korrektur der Entgeltabrechnung wichtig?
Als Arbeitgeber behalten Sie bei jeder Entgeltabrechnung Ihrer Mitarbeitenden vom laufenden Lohn oder Gehalt Steuern und Sozialversicherungsbeiträge ein. Die einbehaltene Steuer geben Sie an das Finanzamt weiter. Die Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile) bekommt die zuständige Krankenkasse. Wenn eine nachträgliche Korrektur der Entgeltabrechnung notwendig ist, sollten Sie die Rückrechnung zeitnah erledigen. Dafür gibt es verschiedene Gründe:
Frist für die Lohnsteuerbescheinigung beachten und rechtzeitig handeln
Für die elektronische Lohnsteuerbescheinigung sind Fristen zu beachten. Als Arbeitgeber müssen Sie die Lohnsteuerbescheinigung eines abgelaufenen Kalenderjahres bis zum letzten Februartag des Folgejahres dem Finanzamt übermittelt haben. Was passiert, wenn Sie die Bescheinigung nachträglich korrigieren müssen? Bei einer Korrektur der Entgeltabrechnung dürfen Sie bei der nachfolgenden Lohnzahlung die bislang noch nicht abgeführte Lohnsteuer nachträglich einbehalten. Allerdings gibt es hier zeitliche Grenzen. Wenn die Lohnsteuerbescheinigung bereits ausgestellt und übermittelt wurde, können Sie als Arbeitgeber keine nachträgliche Korrektur der Entgeltabrechnung mehr vornehmen.
Haftungsbefreiende Selbstanzeige vermeiden
Was ist in diesem Fall zu tun? Falls eine nachträgliche Korrektur der Entgeltabrechnung nicht mehr möglich ist, müssen Sie sofort eine haftungsbefreiende Anzeige beim Finanzamt einreichen. Aufgrund dieser Anzeige hat das Betriebsstättenfinanzamt das Recht, die zu wenig einbehaltene Lohnsteuer von dem oder der Beschäftigten einzufordern. Wenn Sie zu viel Lohnsteuer einbehalten haben, kann die betroffene Person den entsprechenden Betrag mit der Einkommensteuerveranlagung zurückverlangen.
Sozialversicherungsbeiträge: Korrekturen unterliegen einer Frist
Bei einer nachträglichen Korrektur der Entgeltabrechnung müssen Sie die fehlenden Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen. Das betrifft nicht nur Ihren Arbeitgeberanteil, sondern auch den Anteil des oder der Mitarbeitenden. Dabei ist eine Frist zu beachten. Ausständige Beiträge der Mitarbeitenden-Anteile müssen bei den nächsten drei Entgeltabrechnungen erfolgen.
Diese Aspekte zeigen Ihnen, wie wichtig es aus steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Gründen ist, Rückrechnungen in SAP HCM zeitnah durchzuführen. Mit einer rechtzeitigen Korrektur der Entgeltabrechnung ersparen Sie sich negative Auswirkungen für alle Beteiligten.
Wie funktionieren Rückrechnungen bei der Entgeltabrechnung in SAP HCM?
Wie lässt sich eine nachträgliche Korrektur der Entgeltabrechnung rasch und unkompliziert abwickeln? Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Rückrechnungen in SAP HCM durchzuführen, je nach den spezifischen Anforderungen und Änderungen, die gelten. Es lassen sich im Wesentlichen drei Optionen von Rückrechnungen in SAP unterscheiden:
Option 1: Automatische Rückrechnung auf Mitarbeiterebene
Wenn Änderungen auf Mitarbeiterebene (Stammdatenänderungen) vorgenommen werden, erkennt SAP automatisch, ob eine Rückrechnung erforderlich ist. Dafür gibt es vorab festgelegte rückrechnungsrelevante Infotypen, wie z.B. Basisbezüge (IT0008), deren Änderung Auswirkungen auf die Vergangenheit hat. Wenn diese verändert werden, erscheint unten links die Meldung „Erfassung der Abrechnungsvergangenheit (Rückrechnung)“:
Option 2: Manuelle Rückrechnung von Mitarbeitergruppen
Wenn der Rückrechnungsanstoß für mehrere Personalnummern initiiert werden soll, empfiehlt sich die Nutzung des Reports RPURRAD0 – Rückrechnungsanstoß (Reporttransaktion PC00_M01_RPURRAD0).
Mithilfe dieses Reports haben Sie die Möglichkeit, für selektierte Personalnummern einen Rückrechnungsanstoß zu aktivieren. Dies geschieht durch die Anpassung des Felds „Früheste Änderung Stammdaten“ im Infotyp „Abrechnungsstatus“ (0003). Die ausgewählten Personalnummern werden dann bei der nächsten Abrechnung bis zum gewünschten Termin rückwirkend abgerechnet.
Dieser Werg ist sinnvoll, z. B. bei rückwirkenden Tarifänderungen, die nur bestimmte Mitarbeitergruppen betreffen.
Option 3: Direkte Rückrechnungen in SAP HCM über die Abrechnung
Es gibt Situationen, in denen Rückrechnungen für alle Mitarbeitenden erforderlich sind, wie beispielsweise bei steuerlichen Anpassungen oder geänderten Steuerfreibeträgen. In solchen Fällen können Sie die Rückrechnung direkt über die Abrechnung initiieren, indem Sie den Stichtag eintragen, auf den alle Mitarbeitenden zurückgerechnet werden.
Fazit: Korrektur der Entgeltabrechnung in SAP HCM erledigen
Wenn eine Korrektur der Entgeltabrechnung nötig ist, ist präzises und zeitgerechtes Handeln gefragt, um negative Auswirkungen zu vermeiden. In solchen heiklen Fällen zeigt sich, wie bedeutend und hilfreich Rückrechnungen in SAP HCM sind. Die Personalmanagement-Software unterstützt Ihr Unternehmen dabei, Änderungen tagesgenau und effizient abzugrenzen. Mit den verfügbaren Transaktionen zur Rückrechnung können Sie die Entgeltabrechnung einzelner oder mehrerer Personen, bzw. der gesamten Belegschaft korrigieren. Wenn Sie die Korrektur der Entgeltabrechnung in SAP HCM erledigen, sparen Sie Zeit und vermeiden durch ein gut organisiertes Rückrechnungsmanagement negative Konsequenzen für alle Beteiligten.