Doch welche Arten von Sonderzahlungen gibt es überhaupt und wer hat Anspruch darauf? Wie werden diese versteuert? Und was sollten Sie als Arbeitgebender beachten? In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über Sonderzahlungen für Mitarbeitende wissen müssen.
Welche Sonderzahlungen gibt es?
Sonderzahlungen, auch bekannt als Einmalzahlungen, sind Prämien, die von Unternehmen an ihre Mitarbeitenden vergeben werden. Diese Zahlungen dienen dazu, besondere Leistungen zu würdigen oder die Loyalität der Angestellten zu belohnen. Überdies können sie auch eine motivierende Wirkung haben und den Arbeitnehmenden ermöglichen, ihr Gehalt aufzustocken.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Sonderzahlungen im Gegensatz zur regulären Lohnauszahlung (hierzu zählen auch Zuschläge, Überstunden sowie laufende Umsatzprovisionen) einmalige oder unregelmäßige Zahlungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums sind. In der Regel erfolgen sie einmal im Jahr oder zu bestimmten Anlässen.
Dabei wird zwischen verschiedenen Arten von Sonderzahlungen unterteilt, die Sie als Unternehmen an Ihre Mitarbeitenden leisten können:
- Gratifikation
- Leistungsbonus
- Tantiemen
- Abfindungen
- Weitere Sonderzahlungen
Gratifikation
Eine Gratifikation ist eine Sondervergütung aus einem bestimmten Anlass oder Zweck. Zu den bekanntesten Gratifikationen zählen etwa
- das Weihnachtsgeld bzw. das 13. Monatsgehalt,
- das Urlaubsgeld bzw. das 14. Monatsgehalt.
Doch auch Hochzeits- und Geburtsbeihilfen sowie Treue- und Corona-Prämien fallen unter diese Kategorie. Letztere wurde aufgrund der COVID-19-Pandemie von vielen Unternehmen als Dankeschön für die zusätzliche Belastung der Mitarbeitenden eingeführt.
Leistungsbonus
Ein Leistungsbonus wird an Mitarbeitende gezahlt, die eine besondere Leistung erbracht haben. Dies kann zum Beispiel der erfolgreiche Abschluss eines Projekts oder eine außergewöhnlich hohe Stückzahl an verkauften Produkten sein. Mit einem Bonus dieser Art können Sie Ihre Mitarbeitenden motivieren, ihre Leistungen zu steigern und sich zusätzlich zu engagieren. Wichtig ist dabei jedoch, dass die Bonuszahlungen transparent und fair erfolgen.
Tantiemen
Bei Tantiemen bzw. einer Gewinnbeteiligung handelt es sich um eine variable Vergütung, die sich aus dem Unternehmensgewinn ergibt. Die Höhe hängt demnach von der Leistung Ihres Unternehmens ab. So beteiligen Sie Ihre Mitarbeitenden am Erfolg Ihres Unternehmens, wodurch diese sich stärker mit ihm identifizieren. Die Auszahlung von Tantiemen erfolgt dabei in der Regel als Geldwert, Sachwert oder Kapitalbeteiligung, z. B. in Form von Dividenden.
Abfindungen
Eine Abfindung ist eine einmalige Zahlung, die ein Unternehmen an seinen Angestellten leistet, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wird. Dies kann zum Beispiel im Falle einer betriebsbedingten Kündigung oder eines Aufhebungsvertrags der Fall sein.
Die Höhe der Abfindung hängt dabei vom Einzelfall ab und kann verhandelt werden.
Weitere Sonderzahlungen
Zu den weiteren Sonderzahlungen zählen unter anderem Inflationsausgleichsprämien, Sonderzahlungen für die Optimierung des Unternehmens durch Verbesserungsvorschläge oder Erfindungen sowie Nachzahlungen aufgrund von Tariferhöhungen.
Wer hat Anspruch auf Sonderzahlungen und ist Urlaubsgeld Pflicht?
Bei Sonderzahlungen handelt es sich um eine freiwillige Leistung von Seiten des Arbeitgebenden. Ein gesetzlicher Anspruch auf Sonderzahlungen wie Weihnachts- sowie Urlaubsgeld und weitere Zahlungen existiert somit nicht. Sondervergütungen können sich jedoch aus dem Tarif- bzw. Arbeitsvertrag, einer betrieblichen Übung oder einer Betriebsvereinbarung ergeben. Auch kann sich ein Anspruch aus dem arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz (lesen Sie auch: Gender Pay Gap: Lohnungleichheit mit SAP SuccessFactors auflösen) ergeben. Dies ist etwa der Fall, wenn ein Arbeitnehmender ohne Vorliegen sachlicher Gründe von Sonderzahlungen ausgenommen wird, die anderen Mitarbeitenden gewährt werden. Somit können auch Teilzeitangestellte und Minijobber Sonderzahlungen erhalten.
In vielen Unternehmen ist es dabei üblich, dass der Anspruch auf eine Sonderzahlung von Faktoren wie der Dauer des Arbeitsverhältnisses (Stichtagsklausel) oder dessen Fortbestehen (Rückzahlungsklausel) abhängig ist. Ob Klauseln dieser Art zulässig sind, hängt dabei von der Art der Sondervergütung ab. Bei einer Sonderzahlung, welche die bereits erbrachte Leistung vergüten soll (z. B. bei Leistungsboni), haben Mitarbeitende auch beim vorzeitigen Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis zumindest einen anteiligen Anspruch.
Dient die Sonderzahlung hingegen dazu, ausschließlich die bisherige oder zukünftige Betriebstreue zu belohnen, so sind derartige Klauseln in der Regel zulässig. Hierbei gilt jedoch: Rückzahlungsklauseln dürfen nicht dazu führen, dass sich Ihre Mitarbeitenden gezwungen fühlen, in Ihrem Unternehmen zu bleiben.
Es ist demnach wichtig, dass Sie im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung genau festlegen, welche Sonderzahlungen vereinbart werden und unter welchen Bedingungen diese ausgezahlt werden. Auf diese Weise vermeiden Sie Missverständnisse und Streitigkeiten.
Sonderzahlungen versteuern: Wie sieht es mit der Versteuerung von zusätzlichen Vergütungen aus?
Einmalprämien entsprechen den „sonstigen Bezügen” gemäß den Lohnsteuerrichtlinien und sind grundsätzlich steuerpflichtig. Im Zuge des Sozialversicherungsrechts werden sie zudem als „einmalige Zuwendung” verbucht.
Somit kommt es neben erhöhten Steuern ebenso zu Sozialversicherungsabgaben auf Sonderzahlungen, insofern diese über der aktuell geltenden Beitragsbemessungsgrenze liegen. Dieser Betrag ist jedoch nicht festgeschrieben, sondern wird jedes Jahr neu festgelegt.
Übersteigt die Sonderzahlung diesen Betrag, müssen Sie als Unternehmen sowie Ihre Angestellten Steuern und Sozialversicherungsbeiträge auf den überschüssigen Betrag zahlen.
Hierbei gibt es jedoch verschiedene Möglichkeiten, die Belastung für Arbeitgebende und Arbeitnehmende zu minimieren. Sie können etwa Sonderzahlungen als Sachleistungen, als Zuschüsse wie etwa für die Kinderbetreuung der Kinder Ihrer Mitarbeitenden oder als Beiträge zu einer betrieblichen Altersvorsorge auszahlen. Payroll-Service-Anbieter kennen die beste Lösung für Ihr Unternehmen.
Viele Sonderlohnarten sind jedoch auch im Allgemeinen steuerfrei oder werden pauschal besteuert und sind von der Sozialversicherungspflicht befreit. Ein Beispiel hierfür ist die sogenannte Inflationsausgleichsprämie, die Ende 2022 eingeführt wurde. Hierbei handelt es sich um eine Möglichkeit, Ihre Mitarbeitenden mit bis zu 3.000 Euro steuer- und abgabenfrei durch Sonderzahlungen zu unterstützen (§ 3 Nr. 11c EStG). Bisher gilt, dass solche Zahlungen bis zum 31. Dezember 2024 möglich sind.
Können Unternehmen die Inflationsausgleichsprämie als Weihnachtsgeld auszahlen?
Die Inflationsausgleichsprämie gilt zusätzlich zu den vertraglich vereinbarten Lohnzahlungen. Somit kann sie nicht als Ersatz zum Weihnachtsgeld ausgezahlt werden. Sie kann jedoch für Mitarbeitende in Elternzeit relevant sein, die etwa das Weihnachtsgeld nicht (vollständig) erhalten, da sie im betreffenden Jahr nicht durchgängig gearbeitet haben.
Weitere Informationen zur Inflationsausgleichsprämie finden Sie auf der Website der Bundesregierung.
Fazit – Arbeitgebende und Arbeitnehmende profitieren von Sonderzahlungen
Sonderzahlungen sind eine effektive Möglichkeit, um die Leistung Ihrer Mitarbeitenden anzuerkennen, sie zu binden und zu motivieren. Hinzu kommt, dass sie aber auch Ihrem Unternehmen Vorteile bieten. Insbesondere im Kontext von Gehaltsverhandlungen etwa können Sonderzahlungen eine attraktive Option sein, da sie bis zur Bemessungsgrenze steuer- und abgabenfrei sind im Vergleich zum regulären Lohn.
Wichtig ist jedoch, dass die Bedingungen für die Zahlungen genau festgelegt werden und dass die Versteuerung korrekt erfolgt. Im Zweifelsfall sollten Sie sich beraten lassen, um Fehler zu vermeiden. Durch eine kluge und korrekte Handhabung von Sonderzahlungen können Sie als Arbeitgebender somit nicht nur die Motivation und Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden steigern, sondern auch ihr eigenes Unternehmen langfristig stärken.
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