In einem volatilen Umfeld, in dem sich nahezu alle Unternehmen aufgrund der bestehenden Pandemie COVID-19 befinden, ist es umso wichtiger, neue Erkenntnisse bereits frühzeitig in die Unternehmenssteuerung einfließen zu lassen. Das reine und starre Festhalten an Budgets oder Planungen, welche einmal im Jahr und ohne heutige Erkenntnisse zu berücksichtigen erfolgte, sollte um eine aktuelle Sicht (Forecasting) ergänzt werden. Was ein rollierender Forecast bedeutet, welche Vorteile sich hieraus ergeben und wie eine Umsetzung mit SAP Analytics Cloud aussieht, wird im vorliegenden Artikel dargelegt.
Die Unternehmensplanung umfasst in den meisten Unternehmen eine Vielfalt komplexer und kollaborativer Prozesse. Das Ergebnis kann je nach Ausrichtung ein breites Spektrum verschiedenster Pläne beinhalten.
- nach dem Planungshorizont: operative, taktische oder strategische Pläne
- nach thematischen Bereichen: z.B. Budget- und Finanzpläne
- nach der funktionalen Tätigkeit: z.B. HR-, Sales- oder Marketing-Pläne
Im Rahmen des „Collaborative Enterprise Planning“ unterstützt die SAP Analytics Cloud bei der Ausrichtung und Integration der unternehmensweiten Pläne. Dabei vereint SAP Analytics Cloud alle notwendigen Werkzeuge für die Analyse, Planung, Prognose und das Reporting im Unternehmen.
Rollierender Forecast
Ein Forecast schließt die Lücke zwischen den letztjährigen Planwerten und dem aktuellen Reporting. Leider wird in der Praxis der Forecast nur auf die Aufmerksamkeit des Nichterreichen des Plans reduziert eingesetzt und verfehlt dadurch die volle Wirksamkeit eines vorwärts gerichteten, flexiblen Steuerungsinstruments. Prinzipiell lässt sich zwischen dem Year-End-Forecast und dem rollierenden Forecast unterschieden. Der Year-End-Forecast bezieht sich auf den Forecast-Horizont bis zum Ende eines Jahres, wobei der Forecast-Horizont im Laufe des Geschäftsjahres stetig abnimmt.
Zwei Fliegen mit einer Klappe
Wir empfehlen, um eine bessere Wirksamkeit zu erreichen, die Anwendung der zweiten Variante: den rollierenden Forecast. Im Gegensatz zum Year-End-Forecast bleibt beim rollierenden Forecast der festgelegte Forecast-Horizont stets gleich, d.h. in der Regel werden fünf Quartale vom aktuellen Betrachtungspunkt aus in die Zukunft berücksichtigt. Durch den konstanten Forecast-Horizont liegt beim rollierenden Forecast der Fokus für die Beurteilung einer Anpassung stets auf der Umsetzung der Unternehmensstrategie. Des Weiteren wird durch den gewählten Forecast-Horizont von 5 Quartalen bereits im letzten Quartal des Jahres das vollständige Folgejahr betrachtet und beplant. Das Folgejahr kann aus dem Forecast heraus als Aufsatzpunkt für den Wirtschaftsplan oder die jahresbezogene Budgetplanung verwendet werden.
Einfache Integration des rollierenden Forecasts in SAP Analytics Cloud
Die SAP Analytics Cloud bietet verschiedene Standardplanungsszenarios in ihren Planungsmodellen an, die direkt vorgefertigte Layouts für beide Forecast-Varianten (d.h. Year-End-Forecast und rollierender Forecast), bereitstellen. Ohne aufwendige Programmierung kann eine Einstellung für die Steuerung einer automatisierten Rück- und Vorschau des Planungshorizontes einfach per Mausklick bestimmt werden (siehe Abbildung).
Die Dateneingabe erfolgt wie bei anderen Tabellenkalkulationen durch die Eingabe eines Wertes in einer Zelle einer Tabelle. Datenanpassungen lassen sich absolut oder relativ mithilfe von Shortcuts eingeben. Des Weiteren kann jede Hierarchieebene geplant werden und die Daten werden automatisch in Abhängigkeit des vorliegenden Algorithmus bis auf die abhängigen Datenebenen verteilt. Angepasste Werte und zugehörige Datenebenen werden nach einer Änderung farblich gekennzeichnet (siehe Abbildung).
And more …
Eine weitere nützliche Funktion ist das Erstellen neuer Dimensionselemente, ohne die aktuelle Story zu verlassen oder vorher im Datenmodell Dummy-Elemente erstellen zu müssen. Stattdessen lassen sich nichtexistierende Dimensionselemente „on-the-fly“ über die Tabelle per Mausklick hinzufügen.
Freigaben und Datensicherheit
Mithilfe der Versionsverwaltung lassen sich Aufgabenstellungen wie Analysieren, Freigeben und Veröffentlichen verschiedener Szenarien innerhalb kürzester Zeit umsetzen. Versionen und Daten können einfach erstellt und kopiert werden; es sind keine langläufigen Datenladeprozesse oder Planungsfunktionen dafür notwendig. Darüber hinaus lässt sich der Zugriff auf eine Version leicht über die Versionsverwaltung steuern. Den Anwendern werden die Pläne in Abhängigkeit der Berechtigung („öffentlich“, „privat“ oder nur für bestimmte Personen „freigegeben“) im System bereitgestellt.
Zusätzlich lassen sich mithilfe der Datensperrfunktion Daten gegen die Änderung von Benutzern, die nicht für diese Datenbereiche verantwortlich sind, schützen, oder auch ganze Datenbereiche nach Ablauf der Prognosefrist sperren. Bei Bedarf kann eine Eigentümerschaft der Datensperre bestimmt werden, die eingeschränkte Daten nur für die zugehörigen Eigentümer zur Eingabe zulässt. Die Eigentümer einer Datensperre können den Zustand der jeweiligen Sperre selbst zu jeder Zeit der Planung innerhalb der Story anpassen. Darüber hinaus können im Kalender Datensperraufgaben für einen Planungsprozess erstellt werden. Über diesen Zeitplan kann festgelegt werden, welche Daten zu welchem Zeitpunkt gesperrt oder entsperrt werden sollen.
Planungs-Workflow mit Kalenderfunktion
Neben den Datensperraufgaben lassen sich im Kalender außerdem automatische Datenaktionen einplanen, Prozesse, Bearbeitungsaufgaben und Story-Veröffentlichungen anzeigen sowie verschiedenste Aufgaben für die Planung erstellen, steuern und verwalten. So lassen sich beispielsweise komplexe Genehmigungs-Workflows erstellen, um den Status der aktuellen Planung nachzuverfolgen. Dabei stehen im Standard zahlreiche Funktionalitäten wie Erinnerungsfunktionen, ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren oder auch ein Status-Tracking zur Verfügung.
Dies sind nur einige der wichtigsten Funktionen, mit denen die SAP Analytics Cloud Ihre Planung erleichtern und unterstützen kann. SAP Analytics Cloud bietet sämtliche Standardfunktionalitäten für die umfangreiche Planung an, die intuitiv und einfach zu bedienen sind. Neben der Zeitersparnis hat dies den Vorteil, dass keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich sind. Fast alle Aufgaben lassen sich einfach per Mausklick durchführen oder parametrisieren.
Abweichungsreporting
Planabweichungen können in den unterschiedlichsten Formen angezeigt und sichtbar gemacht werden. Für den Endanwender ist dies eine sehr große Hilfestellung, denn er behält jederzeit den Überblick und kann bei Planabweichungen kurzfristig Gegensteuerungsmaßnahmen einleiten.
Die ZALARIS hat den rollierenden Forecast sowie weitere Planungsmodelle mehrfach mit der SAP Analytics Cloud bei diversen Kunden implementiert.
Die rollierende Planung wurde im Unternehmen sehr gut angenommen. Die Planungsgenauigkeit ist wesentlich höher als die damalige zeitaufwändige Jahresplanung, da unternehmerische Veränderungen umgehend in der Planung berücksichtigt werden können. Planungen können zeitnah an Aufsichtsbehörden (z.B. Wirtschaftsplan) zur Verfügung gestellt werden und aufgrund der rollierenden Planung kann zusätzlich sehr einfach eine Jahresplanung erzeugt werden. – Ein Zalaris Kunde nach der erfolgreichen Implementierung
Die SAP Analytics Cloud ermöglicht mit einem geringen Aufwand die Etablierung eines guten Controllings im Unternehmen, das sich dadurch kennzeichnet, permanent auf das Ziel hin zu steuern und zu jeder Zeit das voraussichtliche IST vor Augen zu haben.
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