Zeitwirtschaftsprojekte sind oft umfangreich, da sie die Organisation, Erfassung und Auswertung einer Vielzahl von Zeitdaten umfassen. Effiziente Zeitwirtschaftssysteme sind daher für alle Unternehmen entscheidend, um eine präzise und transparente Verwaltung der Arbeitszeiten zu gewährleisten.
SAP bietet zwei Lösungen für die Zeitwirtschaft an: SAP HCM Personell Time (PT) als klassische On-Premise-Lösung und SAP SuccessFactors Time Management in der Cloud. Beide Systeme sind leistungsstarke Lösungen im SAP-Kosmos. Welche Lösung jedoch die richtige für das eigene Unternehmen ist, hängt von vielen Faktoren und spezifischen Anforderungen ab.
SAP HCM Time Management (On-Premise) – SAP Zeitwirtschaft
SAP HCM Zeitwirtschaft ist eine etablierte und vollintegrierte Lösung, die sich insbesondere für Unternehmen mit anspruchsvollen Anforderungen eignet. Das System lässt sich mit anderen SAP HCM-Komponenten wie Gehaltsabrechnung und Personaladministration nahtlos verbinden. Die Möglichkeit einer Anbindung von Zeitdaten an weitere HR-Prozesse besteht ebenso. Das Modul Personell Time existiert seit über 20 Jahren und hilft Kunden bei der Umsetzung der Zeitwirtschaftsprozesse. Durch die vollständige Integration entstehen keine separaten externen Schnittstellen oder fehleranfällige Systembrüche. Jedes Teilmodul kann auf alle integrierten Daten zugreifen.
Jedoch profitieren heute vor allem Bestandskunden von der bewährten On-Premise-Lösung. Da SAP den Fokus vermehrt auf Cloudprodukte legt wird der Umstieg auf SAP HCM Zeitmanagement heute nicht mehr empfohlen und der Blick auf die neue Generation der SAP Zeitwirtschaft lohnt sich.
SAP SuccessFactors Time Management (Cloud)
SAP SuccessFactors Time Management ist eine innovative Cloud-Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Zeitwirtschaft modern und effizient zu gestalten. Es ist nahtlos in das Modul SAP SuccessFactors Employee Central integriert und bietet umfassende Funktionalität für das Zeitmanagement. Derzeit ist in der Cloud noch keine native Payroll-Lösung verfügbar. Stattdessen wird der Datentransfer in die Entgeltabrechnung über eine Schnittstelle realisiert, da die Employee Central Payroll hinter der Fassade ein gehostetes SAP HCM-System ist.
Trotz dieser Einschränkungen zeichnet sich SAP SuccessFactors Time Management durch visionäre Eigenschaften und benutzerfreundliche Oberflächen aus, die den Zugriff auf Daten auch von mobilen Endgeräten aus ermöglichen. Mitarbeitende und Führungskräfte können ihre Arbeitszeiten flexibel erfassen, Abwesenheiten beantragen und genehmigen sowie Urlaubsansprüche überall verwalten. Dieser Self-Service-Ansatz fördert die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden und entlastet gleichzeitig die Personalabteilung.
Dank der fortschrittlichen Cloud-Technologie von SAP SuccessFactors Time Management kann die Lösung schnell implementiert werden und reduziert den Bedarf an internen IT-Ressourcen. Durch kontinuierliche Weiterentwicklungen werden regelmäßig neue Funktionen und Verbesserungen eingeführt. Die Flexibilität und Agilität der Cloud-Technologie gewährleisten, dass SAP SuccessFactors Time Management mittelfristig den steigenden Anforderungen im Zeitmanagement gerecht werden kann, was einen Umstieg attraktiv macht.
Nachfolgende werden drei Zeitverwaltungsfunktionen in SAP SuccessFactors Time Management unterschieden:
- Time Off (Abwesenheitsmanagement)
- Time Sheet (Arbeitszeitnachweise)
- Time Tracking (umfangreiche Zeitwirschaft)
Time Off
Employee Central Time Off bezieht sich auf die Abwesenheits- oder Anwesenheitsbuchung und ist automatisch in Employee Central (EC) verfügbar. Es bietet eine einfache Möglichkeit, Abwesenheiten zu verwalten und einzutragen. Es ermöglicht Buchungen von Zeit gegen Saldo, normale Zeit oder Urlaub vorzunehmen. Hierzu muss die Art des Urlaubs identifiziert werden: Urlaubsart mit Saldo (Urlaub), Urlaubsart ohne Saldo (z.B. Hochzeit) oder Abwesenheit (z.B. Elternurlaub). Auch muss bei Time Off beachtet werden, wie Urlaub gebucht wird.
Darüber hinaus wird die Abwesenheit über die 3 folgenden Freizeitkomponenten definiert:
- Holiday Calendar: Aufzeichnung aller Feiertage, auf die der Arbeitnehmer Anspruch hat.
- Work Schedule: Erfassung des Arbeitsrhytmus des Mitarbeiters auf Basis seiner wöchentlichen Standardarbeitszeiten und FTE.
- Time Profile: Angabe aller verfügbaren Urlaubsarten für den Mitarbeiter.
Time Sheet
Das Time Sheet bietet den Mitarbeitenden die Möglichkeit zur mobilen Erfassung der Arbeitszeiten. Diese Funktion beinhaltet auch ein Gleitzeitkonto zur flexiblen Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten. Die Nutzung des Time Sheets erfordert nur eine einfache Einführung und ist ebenso Teil von Employee Central (EC). Es werden so die Grundkonfigurationen des Moduls Time Off (Holiday Calender, Work Schedule und Time Profile) benötigt. Wenn man das Module Freizeit nicht zur Erfassung von Abwesenheiten verwenden möchte, kann man nur Anwesenheitszeiten definieren. EC Time Sheet kann 2 verschiedene Zeiterfassungsvarianten verarbeiten:
- Duration-based recording (dauerhafe Zeiterfassung)
- Clock Time-based recording (uhrzeitbasierte Zeiterfassung)
Time Tracking
Damit die Unternehmensprozesse effizient ablaufen, konzentriert sich diese Anwendung auf eine genaue und transparente Zeiterfassung. Die erfassten Daten werden in Echtzeit in das System übertragen, wodurch eine aktuelle und transparente Übersicht über die geleisteten Arbeitsstunden gewährleistet wird. Zu weiteren Features zählen:
- Umsetzung der Anforderungen aus Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen
- Anbindung von Terminals, insbesondere relevant für Produktionsunternehmen
- Support dynamischer Schichtfindung, die eine optimale Einsatzplanung der Belegschaft ermöglicht
Vorteile von SAP SuccessFactors Time Management
SAP SuccessFactors Time Management ist in der Cloud implementiert und steht als Software as a Service (SaaS) zur Verfügung. Der Zugriff auf das Time Management kann dabei über jeden Webbrowser erfolgen. Die neue SAP Zeitwirtschaft in SuccessFactors bietet eine Vielzahl von Vorteilen:
Verbesserte Mitarbeitererfahrung
Die Lösung bietet Mitarbeitenden, Führungskräften und IT-Systemverantwortlichen eine intuitive, personalisierte und rollenbasierte Zugriffsmöglichkeit auf ihre Zeiterfassung über Desktop-PCs oder Smartphones. Die neue Zeitwirtschaft ermöglicht mobile Zeiterfassung, ohne dass eine VPN-Verbindung erforderlich ist. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten am Terminal oder flexibel und bequem von unterwegs aus erfassen, was insbesondere in Zeiten von Homeoffice und Remote-Arbeit von Vorteil ist.
Reduzierung von Compliance-Risiken
Das System kann gemäß Unternehmens- und Tarifvereinbarungen sowie lokalen Gesetzen konfiguriert werden. Dies umfasst Regelungen zu Pausenzeiten, Zuschlägen, Bereitschaftszeit und Überstunden.
Integration der nutzerspezifischen Systemlandschaft
Dank einer Schnittstelle besteht die Möglichkeit zur Nutzung vorkonfigurierter Integration zu SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. Geplante Arbeitszeitdaten können aus Third-Party-Anwendungen vereinfacht importiert werden.
Optimierung der Zeitverwaltung
Zeitmanagementprozesse lassen sich dank der automatischen Genehmigungen, Benachrichtigungen, automatisierten Neuberechnungen und integrierten Reporting-Möglichkeiten besser konfigurieren, überwachen und optimieren.
Direkte Verbindung zum SAP SuccessFactors Netzwerk
Die neue Zeitwirtschaft ist nahtlos in das SAP SuccessFactors-Netzwerk integriert. Dadurch können Daten direkt in SAP genutzt werden. Dies ermöglicht Fluktuationsentwicklungen, Gleitzeitkonten und Produktivzeitentwicklungen übersichtlich darzustellen.
Anbindung an Workflows & Freigaben
Die Zeitwirtschaft ist eng mit Workflows und Freigabeprozessen verknüpft. Es erleichtert die Genehmigung von Abwesenheitsanträgen, unterschiedlichen Zeiterfassungsvorgängen und sorgt für effiziente sowie transparente Verwaltung.
Fazit SAP Zeitwirtschaft
Eine effiziente Zeitwirtschaft ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um Arbeitszeiten präzise zu erfassen, die Produktivität zu steigern und gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. SAP bietet mit SAP HCM Zeitwirtschaft und SAP SuccessFactors Time Management zwei leistungsfähige Lösungen, die unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden. Durch die richtige Wahl des Zeitwirtschaftssystems können Unternehmen ihre HR-Prozesse optimieren und die Mitarbeiter:innen effektiver unterstützen.
Insgesamt bietet die neue SAP Zeitwirtschaft in SuccessFactors eine verbesserte und flexiblere Zeiterfassungslösung. Die modernen Funktionen und die kontinuierliche Weiterentwicklung machen sie zu einer zukunftsfähigen Lösung für Unternehmen. Zudem ist die neue SuccessFactors Time Tracking-Lösung eine wichtige Ergänzung der SAP SuccessFactors Human Experience Management Suite. Sie automatisiert mühsame und komplexe Prozesse mit dem zusätzlichen Vorteil des Zugriffs über die Cloud.
Die Wahl zwischen SAP HCM Zeitwirtschaft und SAP SuccessFactors Time Tracking hängt letztlich von Ihren spezifischen Anforderungen ab. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, damit wir die richtige Lösung für Sie finden.