Die nächste Ära von HR Services & Payroll: Ein Partner – von der Implementierung bis zum Service

Die Diskrepanz ist sichtbar: HR-Transformation liefert moderne Systeme, aber nicht immer operative Einfachheit. Während Technologie große Fortschritte macht, halten Betriebsmodelle nicht Schritt. Dadurch verbringen HR-Teams zu viel Zeit mit Fehlerkorrekturen, Datenabgleichen und manuellen Workarounds.

Laut Deloitte nutzt ein globales Unternehmen im Schnitt fast vier Payroll-Lösungen. Fragmentierung ist also kein Einzelfall, sondern Realität.
Wirkliche Transformation entsteht nicht beim Go-Live, sondern dann, wenn die operative Leistung jeden Tag stimmt. Dafür braucht es einen einzigen verantwortlichen Partner – von der Implementierung bis zum laufenden Betrieb.

Dieser Artikel zeigt, warum fragmentierte HR- und Payroll-Umgebungen ein strategisches Risiko darstellen, wie sie moderne Workforce-Strategien bremsen und warum ein einheitliches Partner-Modell für Unternehmen entscheidend wird, die Genauigkeit, Kontrolle und Transparenz erwarten.

Fragmentierung als Barriere für operative Sicherheit

Fragmentierung entsteht selten bewusst. Sie wächst mit lokalen Anforderungen, Zukäufen, gesetzlichen Änderungen und mehreren Digitalisierungswellen. Neue Systeme werden implementiert, ohne bestehende zu konsolidieren. Integrationen werden zum Flickwerk. Verantwortung verteilt sich auf mehrere Teams und Anbieter. Das Risiko steigt. In den verschiedenen Bereichen des Personalwesens und der Payroll existieren jeweils spezifische Bestimmungen und Anforderungen, deren Einhaltung durch die Fragmentierung zusätzlich erschwert wird.

Fehlt eine zentrale Datenbasis, betrifft das alle HR-Prozesse:

1. Silo-Daten und doppelte Mitarbeitendeninformationen

Wenn HR-, Payroll- und Zeitsysteme nicht integriert sind, wird vieles mehrfach erfasst. Einige der häufigsten Probleme bei Silo-Daten sind doppelte Erfassungen und widersprüchliche Informationen. Über Zeit entstehen Abweichungen: unterschiedliche Eintrittsdaten, fehlende Zulagen, Namensänderungen nur in einem System. Jede Abweichung erfordert manuellen Abgleich und erhöht die Fehlerquote.

2. Compliance- und Sicherheitsrisiken

Fragmentierte Daten machen es schwer nachzuvollziehen, wer Zugriff auf sensible Informationen hat und ob gesetzliche Vorgaben korrekt umgesetzt sind. Steueränderungen oder neue Reporting-Anforderungen müssen in mehreren Systemen gepflegt werden – mit potenziellen Lücken und fehlerhaften Abzügen.
Ohne zentrale Verantwortung wird auch die Einhaltung von GDPR-Vorgaben wie Datenminimierung oder Löschfristen komplex.

3. Ineffiziente Workforce-Planung

Liegt Personal- und Kostendaten in verschiedenen Systemen, verlieren Unternehmen den klaren Blick auf Headcount, Kosten, Überstunden oder externe Ressourcen. Verschiedene Faktoren wie Arbeitsbedingungen, technische Systeme und organisatorische Abläufe beeinflussen dabei maßgeblich die Effizienz der Workforce-Planung. Viele Angaben müssen manuell zusammengestellt werden. Forecasts werden reaktiv statt strategisch.

4. Ungenaue Reports und Analytics

Moderne HR-Strategien basieren auf verlässlichen Daten. Fragmentierte Systeme erzeugen Reporting-Verzögerungen und erschüttern das Vertrauen in Zahlen. HR-Analystinnen und -Analysten verbringen mehr Zeit mit Datenbereinigung als mit Insights. Führungskräfte hinterfragen Dashboards regelmäßig – und wichtige Entscheidungen werden verzögert. Reports und Analytics müssen dabei immer im Kontext der Unternehmenskultur und des Arbeitsumfelds interpretiert werden, um die tatsächliche Bedeutung der Ergebnisse richtig zu erfassen.

5. Mehr manuelle Administration

Statt Prozesse zu automatisieren, entstehen neue manuelle Aufgaben: Uploads, Mehrfacheingaben, Nachverfolgung fehlender Informationen. Die manuelle Administration besteht dabei aus vielen einzelnen Schritten, die Zeit und Ressourcen binden. Diese Belastung endet nicht nach dem Go-Live. Sie bindet dauerhaft Kapazität und erschwert strategische Arbeit.

6. Schlechte Employee Experience

Mitarbeitende erwarten einfache digitale Prozesse. Fragmentierung führt zu mehreren Logins, unterschiedlichen Benutzeroberflächen, unklaren Prozessen und verspäteten Informationen.
Viele wenden sich wieder an E-Mail oder direkte Rückfragen – was Fehler verstärkt und HR weiter belastet.

Deloitte zeigt: 41 % der täglichen Arbeit besteht aus nicht-wertschöpfenden Aufgaben. Fragmentierung verschärft dieses Problem.

Die Folgen für Payroll-Genauigkeit und Governance

UK-Daten zeigen: 41 % der Payroll-Fachkräfte haben ein Genauigkeitsziel von 98–99 %, 29 % sogar 100 %.Doch laut Remote haben 40 % der Mitarbeitenden in einem Jahr mindestens einen Payroll-Fehler erlebt.Die Lücke ist deutlich – und Fragmentierung ein zentraler Treiber.

Silo-Systeme verursachen fehlerhafte Stammdaten, unvollständige Zeitinformationen und unzuverlässige Berechnungen. Besonders global tätige Unternehmen spüren die Auswirkungen: Monatliche Payroll-Zyklen werden zu Stressphasen, geprägt von Ausnahmefällen und manuellen Kontrollen.

Typische Probleme:

1. Uneinheitliche Stammdaten

Schon kleine Abweichungen bei Stellen, Gehaltselementen oder Arbeitszeitmodellen verursachen Ausnahmen, die Payroll-Teams zeitaufwändig korrigieren müssen. Korrekte und aktuelle Stammdaten sind dabei essenziell für eine fehlerfreie Entgeltabrechnung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

2. Unvollständige Zeitdaten

Fehlende Integration führt zu verspäteten oder manuellen Zeitmeldungen – kritisch für Akkuratesse und Abgabefristen. Unvollständige Zeitdaten wirken sich direkt auf die korrekte Abrechnung der Angestellten aus.

3. Verzögerte gesetzliche Updates

Steuer- und Sozialversicherungsänderungen werden oft zuerst in einem System umgesetzt, später in anderen. Lücken entstehen. Besonders wichtig ist dabei die konsequente Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen, um rechtliche Risiken und Compliance-Probleme zu vermeiden.

4. Fehlende Transparenz bei HR-Änderungen

Vertragsänderungen erreichen Payroll nicht immer automatisch. Es ist wichtig, dass die verantwortliche Person alle relevanten Vertragsänderungen zeitnah an die Payroll weiterleitet, um eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung sicherzustellen.

5. Hohe manuelle Kontrollen

Je fragmentierter die Landschaft, desto mehr Checks müssen manuell durchgeführt werden. Eine gezielte Unterstützung durch automatisierte Systeme oder externe Dienstleister kann dabei helfen, den Aufwand für manuelle Kontrollen deutlich zu reduzieren.

6. Vertrauensverlust bei Mitarbeitenden

Ein falsches Gehalt wirkt direkt. Zwei Fehler reichen oft aus, damit Mitarbeitende über einen Wechsel nachdenken. Wiederholte Fehler können zudem das Vertrauen der gesamten Belegschaft in die Payroll-Prozesse erheblich beeinträchtigen.

Fragmentierung ist damit nicht nur ineffizient – sie ist für moderne Payroll-Betriebsmodelle nicht tragfähig.

Warum Technologie allein nicht reicht

Viele Unternehmen setzen auf Technologieprojekte, um ihre HR- und Payroll-Prozesse zu verbessern. Die Digitalisierung spielt dabei eine zentrale Rolle, da sie durch Cloud-basierte Software, Automatisierung und digitalisierte Workflows Effizienz, Genauigkeit und Compliance in HR-Services deutlich steigert. Neue Cloud-Systeme bringen bessere Benutzererfahrung und Innovationspotenzial. Doch häufig wird die Implementierung vom laufenden Service getrennt.

Sobald das Projekt endet, splitten sich Verantwortlichkeiten: interne HR-Teams, mehrere Anbieter, lokale Payroll-Provider. Tritt ein Fehler auf, ist unklar, wo er entstanden ist – und wer ihn beheben muss.

Hinzu kommt: Laut CIPD erhalten nur 40 % der HR-Fachkräfte ausreichend Schulung, um neue Technologien voll zu nutzen.

Ein System schafft nur dann kontinuierlichen Mehrwert, wenn das Betriebsmodell drum herum ebenfalls weiterentwickelt wird. Die Lösung: Ein Partner mit ganzheitlicher Verantwortung für Technologie und Services.

Ein Partner – für Technologie und Managed Services

HR-Verantwortliche suchen Modelle, die klare Verantwortung über Implementierung, Systemgesundheit, Integrations-Governance und Payroll-Betrieb hinweg sicherstellen. Ein starker Partner übernimmt dabei verschiedene Funktionen im HR- und Payroll-Kontext, wie die Implementierung, den laufenden Betrieb und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen.

Während heute viele Unternehmen mit mehreren Dienstleistern arbeiten, befinden sich laut Studien 68 % in aktiver Transformation, oft mit dem Ziel der Konsolidierung.

Ein einheitliches Modell bietet klare Vorteile:

• Designentscheidungen basieren auf technischer und operativer Expertise
• Datenqualität bleibt über den gesamten Lifecycle stabil
• Integrationen und Reports entwickeln sich mit dem Unternehmen weiter
• Payroll wird exakter, da sie auf stabilen Prozessen statt Workarounds basiert
• Fehler werden an der Quelle gelöst – nicht später korrigiert

Dies ist mehr als Support. Es ist eine langfristige Servicepartnerschaft, die sicherstellt, dass Transformationsziele auch Jahre später erfüllt werden.

Der Weg zur Umstellung

Der Wechsel zu einem One-Partner-Modell sollte genauso sorgfältig geplant werden wie eine Systemimplementierung. Dabei empfiehlt es sich, den Umstellungsprozess in mehreren klar definierten Schritten zu gestalten, um eine reibungslose und systematische Umsetzung sicherzustellen.

Dazu gehört:

• Bestandsaufnahme aller Prozesse, Integrationen und Service-Level
• Definition klarer Leistungsziele
• Strukturierte Übergabe von Verantwortung
• Governance, die mit Geschäftsanforderungen übereinstimmt

HR und Payroll mit uns vereinen

Fragmentierung erzeugt Risiken und Aufwand.
Ein Partner, der Technologie und Services verantwortet, schafft Konsistenz, Genauigkeit und Kontrolle. Prozesse werden stabiler, Compliance proaktiv, und Ihre Mitarbeitenden erhalten die einfache, verlässliche Erfahrung, die sie erwarten.

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