Personalcontrolling: Kennzahlen, Tools & Reporting-Lösungen

Eine strategische, datengestützte Steuerung der Mitarbeitenden wird zunehmend wichtiger für den Unternehmenserfolg. Dafür steht der Begriff Personalcontrolling mitsamt seinen Möglichkeiten, HR-Prozesse zu optimieren, Risiken frühzeitig zu erkennen und den Beitrag der Personalarbeit zum Unternehmenserfolg messbar zu machen.

In diesem Artikel führen wir Sie durch die zentralen Aspekte des modernen Personalcontrollings.

Was ist Personalcontrolling?

Personalcontrolling, oft auch als HR-Controlling bezeichnet, ist die systematische Anwendung des Controlling-Gedankens auf sämtliche personalwirtschaftlichen Prozesse und Aktivitäten in einem Unternehmen. Das heißt, der klassische Controlling-Kreislauf aus Planung, Steuerung und Kontrolle wird systematisch auf alle personalwirtschaftlichen Prozesse übertragen.

Konkret geht es darum, personalwirtschaftliche Ziele zu definieren (Planung), entsprechende Maßnahmen wie Weiterbildungen oder Recruiting-Kampagnen umzusetzen (Steuerung) und deren Erfolg anschließend anhand von Kennzahlen zu messen (Kontrolle), um die Personalarbeit kontinuierlich zu verbessern.

Das übergeordnete Ziel ist esdabei, die Effizienz der Personalarbeit zu steigern, deren Wertbeitrag für das Unternehmen transparent zu machen und alle HR-Maßnahmen konsequent an den strategischen Unternehmenszielen auszurichten.

Der Nutzen für HR-Abteilungen und das Unternehmen

In der aktuellen Marktlage stehen viele Unternehmen vor einem Paradoxon: Einerseits zwingt der wirtschaftliche Druck zur Kostensenkung, was sich oft in einem zurückhaltenden Ausbau von HR-Positionen zeigt, wie der sinkende Hays-Fachkräfte-Index belegt.

Andererseits explodieren die unsichtbaren Kosten, die durch hohe Mitarbeiterfluktuation und weit verbreitetes Desinteresse entstehen. Laut dem Gallup Engagement Index 2024 haben nur noch 9 % der deutschen Arbeitnehmenden eine hohe emotionale Bindung an ihren Arbeitgeber, während 78 % lediglich „Dienst nach Vorschrift“ machen.

Personalcontrolling hilft, indem es die unsichtbaren Kosten sichtbar, quantifizierbar und steuerbar macht. Es verlagert die strategische Diskussion von der Frage „Was kostet die Personalabteilung?“ hin zu „Was ist der messbare Return on Investment (ROI) unserer Maßnahmen in Führung, Kultur und Mitarbeiterbindung?“.

Personalcontrolling: Konkrete Aufgaben

Die Aufgaben des Personalcontrollings lassen sich in zwei zentrale Bereiche gliedern: Das operative und das strategische Personalcontrolling.

Operatives Personalcontrolling: Die Dinge richtig tun

Das operative Personalcontrolling befasst sich mit der kurz- bis mittelfristigen Planung und Steuerung und ist stark auf Effizienz und quantitative Daten ausgerichtet. Es sorgt dafür, dass Prozesse reibungslos und im Rahmen des Budgets ablaufen.

Zu den Kernaufgaben gehören:

• Überwachung von Personalkosten: Detaillierte Erfassung und Kontrolle von Gehältern, Lohnnebenkosten und Boni, um Budgetvorgaben einzuhalten.
• Analyse von Fehlzeiten und Überstunden: Regelmäßiges Monitoring von Kennzahlen wie der Krankenquote und der Überstundenquote, um Engpässe und Belastungsspitzen frühzeitig zu erkennen.
• Steuerung des Personaleinsatzes: Gewährleisten, dass die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.

Strategisches Personalcontrolling: Die richtigen Dinge tun

Das strategische Personalcontrolling blickt in die Zukunft und fokussiert sich auf die langfristige Sicherung des Unternehmenserfolgs durch die optimale Ausrichtung der Belegschaft an der Unternehmensstrategie. Es arbeitet primär mit qualitativen Daten und zielt auf die Effektivität der Personalarbeit ab.

Die zentralen Aufgaben sind:

• Strategische Personalplanung: Antizipation des zukünftigen Personalbedarfs basierend auf Markttrends, technologischen Entwicklungen und demografischen Veränderungen (z. B. alternde Belegschaft).
• Nachfolgeplanung und Talentmanagement: Identifikation und Entwicklung von Schlüsselpersonen und High Potentials, um kritische Positionen langfristig zu sichern.
• Analyse von Trends und Risiken: Beobachtung von Entwicklungen am Arbeitsmarkt und im Unternehmen, um personalbezogene Chancen und Risiken frühzeitig zu erkennen und proaktiv zu handeln.
• Kultur- und Engagement-Steuerung: Messung und Beeinflussung von Faktoren wie Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung, um die Fluktuation zu senken und eine positive Unternehmenskultur zu fördern.

Operatives und strategisches Controlling bilden einen unverzichtbaren Kreislauf. Operative Daten dienen oft als Frühwarnsystem für strategische Probleme. Eine konstant hohe Überstundenquote (operative Kennzahl) kann auf strategische Defizite wie strukturelle Unterbesetzung oder ineffiziente Prozesse hinweisen, die langfristig zu Burnout und dem Verlust von Leistungsträgern führen.

Umgekehrt bleiben strategische Ziele wie „Mitarbeiterbindung erhöhen“ abstrakt, wenn sie nicht in messbare operative Kennzahlen wie „Fluktuationsrate im ersten Jahr um 15 % senken“ übersetzt werden.

Wichtige Kennzahlen im Personalcontrolling und ihre Berechnung

Die Auswahl der richtigen Kennzahlen (Key Performance Indicators oder KPIs) ist entscheidend für den Erfolg des Personalcontrollings. Dabei wird zwischen finanziellen und nichtfinanziellen KPIs unterschieden.

In den folgenden Tabellen werden die wichtigsten KPIs übersichtlich dargestellt, inklusive ihrer Berechnung und einer kurzen Beschreibung, die erklärt, warum die Kennzahl für das Unternehmen relevant ist.

Finanzielle Kennzahlen

Diese Kennzahlen quantifizieren den monetären Wert und die Kosten von HR-Aktivitäten. Sie sind wichtig, um die Wirtschaftlichkeit von Personalmaßnahmen zu belegen und verdeutlichen, welchen Beitrag das Humankapital zum Geschäftserfolg leistet.

Nichtfinanzielle Kennzahlen

Diese Kennzahlen sind Frühwarnindikatoren für die organisatorische Gesundheit und die zukünftige Leistungsfähigkeit eines Unternehmens.

Tools und Software für Personalcontroller

Moderne HR-Controlling-Tools sind eine notwendige Grundlage für datengestützte Personalarbeit.

Der Markt bietet verschiedene Lösungen, die sich grob in drei Kategorien einteilen lassen:

1. HR-Informationssysteme (HRIS): Diese Systeme bilden die Datengrundlage, indem sie alle Stammdaten der Mitarbeitenden zentral verwalten.
2. Spezialisierte Analytics- & Reporting-Software: Manche Tools sind darauf ausgelegt, tiefgehende Analysen durchzuführen und interaktive Dashboards zu erstellen.
3. Integrierte Business Intelligence (BI) Plattformen: Leistungsstarke und flexible Lösungen wie die Zalaris PeopleHub, können Daten aus verschiedensten Quellen (HR, Finanzen, Vertrieb) zusammenführen und in einem einheitlichen Analyse-Cockpit visualisieren.

Gerade diese integrierten Plattformen stellen die Königsklasse des modernen Personalcontrollings dar, da sie strategische Einblicke über Abteilungsgrenzen hinweg ermöglichen. Als ein führendes Beispiel in dieser Kategorie zeigt Zalaris PeopleHub, wie aus dieser Vernetzung von Daten ein konkreter, strategischer Mehrwert für Ihr Unternehmen entsteht:

• Komplexe Daten einfach visualisieren: Dank nahtloser Integrationen mit bestehenden Systemen wie SAP und intuitiven, rollenbasierten Dashboards erhalten Sie und Ihre Führungskräfte sofort verständliche Einblicke.
• Proaktiv statt reaktiv agieren: Nutzen Sie fortschrittliche Funktionen wie prädiktive Algorithmen, die Mitarbeitende mit hohem Kündigungsrisiko identifizieren, bevor sie eine Entscheidung treffen.
• Fundierte Entscheidungen treffen: Stellen Sie sich vor, Ihr Dashboard meldet automatisch eine Abteilung mit sinkenden Engagement-Werten und steigenden Überstunden. So können Sie proaktiv das Gespräch mit der Führungskraft suchen, um die Arbeitsbelastung zu thematisieren und den Verlust von Schlüsselpersonen zu verhindern.

Wichtige Auswahlkriterien für Software

Bei der Auswahl einer passenden Softwarelösung sollten Sie auf folgende Kriterien achten:

Integrationsfähigkeit: Die Software muss sich nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft (z. B. ERP- oder Finanzsysteme) einbinden lassen, um eine zentrale, gut nutzbare Datenquelle zu schaffen.

Visualisierung und Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Dashboards und verständliche Grafiken sind hilfreich, damit die Daten von Führungskräften und im HR-Team leicht interpretiert und genutzt werden können.

Datensicherheit und DSGVO-Konformität: Der Schutz sensibler Personaldaten hat höchste Priorität.

Skalierbarkeit: Die Lösung sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen können.

Predictive Analytics: Zukunftsweisende Tools bieten Prognosefunktionen, um beispielsweise Kündigungsrisiken vorherzusagen oder den zukünftigen Personalbedarf zu modellieren.

Best Practices für erfolgreiches Personalcontrolling

Die Einführung von Personalcontrolling ist mit der Implementierung einer Software nicht getan; es braucht einen kulturellen Wandel hin zu einer datengestützten Entscheidungsfindung.

1. Klare Ziele definieren: Beginnen Sie nicht mit der Frage, welche Daten Sie sammeln können, sondern damit, welche strategischen Geschäftsziele Sie mit dem Personalcontrolling unterstützen wollen.
2. Eine datengetriebene Kultur fördern: Sichern Sie sich die Unterstützung des Managements und schulen Sie sowohl HR-Mitarbeitende als auch Führungskräfte darin, Daten als Grundlage für ihre Entscheidungen zu nutzen.
3. Datenqualität sicherstellen: Etablieren Sie Prozesse, die eine hohe Datenqualität gewährleisten.
4. Klein anfangen, schnell Mehrwert schaffen: Starten Sie mit einem Pilotprojekt, das sich auf 3–5 erfolgskritische Kennzahlen konzentriert, um ein akutes Problem zu lösen und Akzeptanz im Unternehmen zu schaffen.
5. Fokus auf umsetzbare Erkenntnisse: Jedes Reporting und jedes Dashboard muss die Frage „Und was bedeutet das jetzt für uns?“ beantworten und zu konkreten Handlungsempfehlungen führen.

Personalcontrolling – Fazit und Empfehlungen

Die Zukunft der Personalarbeit liegt in der intelligenten Nutzung von Daten, um vorausschauende Entscheidungen zu treffen – unterstützt durch Technologien wie künstliche Intelligenz und Predictive Analytics.

Das Verständnis für die Konzepte und Kennzahlen des Personalcontrollings ist der erste Schritt. Der zweite Schritt ist die Wahl der richtigen technologischen Lösung, die Daten in strategisches Kapital verwandelt.

Die Reporting & Analytics-Lösung der Zalaris PeopleHub überwindet die typischen Hürden des Personalcontrollings. Sie führt Daten aus unterschiedlichen Systemen wie HR, Lohnabrechnung oder Finanzen in einer zentralen Analyseumgebung zusammen und schafft so die unverzichtbare „Single Source of Truth“. Die Ära, in der Sie Ihr wertvollstes Kapital nach Bauchgefühl gesteuert haben, ist vorbei.

Kontaktieren Sie Zalaris und erfahren Sie, wie unsere Reporting & Analytics-Lösungen Sie mit der notwendigen Intelligenz ausstatten, um nachhaltiges Unternehmenswachstum zu sichern.