SAP Cloud Payroll für den öffentlichen Dienst: Jetzt werden die Weichen gestellt

Was zunächst wie ein technisches Update erscheint, ist vielmehr ein strategischer Wendepunkt. Der öffentliche Dienst erhält eine tragfähige Cloud-Lösung, die Payroll-Prozesse zukunftssicher, automatisiert und integriert gestaltet. Angesichts des bevorstehenden Wartungsendes klassischer SAP-On-Premises-Systeme und des zunehmenden Modernisierungsdrucks eröffnet sich damit eine neue Perspektive für den öffentlichen Dienst.

Ein Wendepunkt für die Gehaltsabrechnung mit SAP im öffentlichen Dienst

Bisher galt die Cloud Payroll für den öffentlichen Sektor als kaum umsetzbar, da die komplexen Anforderungen aus Beamtenbesoldung, Tarifwerken, Zusatzversorgung und einer Vielzahl rechtlicher Regelungen eine Herausforderung darstellten. Mit der Einführung des D100-Schemas in SAP SuccessFactors Emplyoee Central Payroll (ECP) öffnet SAP nun die Tür für den öffentlichen Dienst, ihre Payroll-Prozesse erstmals in einer modernen Cloud-Umgebung abzubilden.

Das neue Abrechnungsschema D100 bildet die tariflichen und besoldungsrechtlichen Strukturen des öffentlichen Dienstes systematisch ab. Dazu gehören unter anderem die korrekte Berechnung von Zulagen, die Aliquotierung bei Teilmonaten, die Abbildung von Versorgungsempfängern sowie Umlagenbestandteile für Zusatzversorgungskassen. Damit beseitigt SAP einen der zentralen Stolpersteine, die eine Cloud-Lösung für die Personalabrechnung im öffentlichen Dienst bislang verhinderten.

Behörden und Einrichtungen können künftig mit SAP SuccessFactors Employee Central Payroll Public ihre Personalabrechnung auf Basis eines einheitlichen Cloud-Standards durchführen. Die Cloud Payroll für den Public Sektor fügt sich nahtlos in die umfassende HR-Gesamtlösung SAP SuccessFactors HCM ein. Von der Stammdatenverwaltung in Employee Central über Zeitmanagement bis hin zu Talententwicklungs- und Weiterbildungsfunktionen lassen sich alle HR-Prozesse digital und integriert steuern.

Die ECP schließt damit die bisherige Lücke und ermöglicht eine durchgängige moderne und datengestützte Lösungsarchitektur. Dies reduziert Medienbrüche, steigert die Effizienz und sorgt für maximale Transparenz in der Personalabrechnung.

Warum der Zeitpunkt jetzt entscheidend ist - Wartungsende SAP ECC

Die reguläre Wartung der klassischen On-Premises-Systeme wie SAP ECC endet 2027, 2030 ist der Support endgültig eingestellt. Organisationen, die aktuell noch auf On-Premises-HCM-Lösungen setzen, müssen sich deshalb dringend mit der Zukunft ihrer Payroll auseinandersetzen. Es gibt drei grundlegende Optionen:

Option 1: Bleiben – SAP ECC bis 2027/2030

Viele öffentliche Arbeitgeber setzen weiterhin auf die bewährte SAP ERP HCM-Lösung.
Das sichert zunächst Stabilität und vermeidet kurzfristige Investitionen.
Langfristig steigt jedoch das Risiko deutlich:

• Support-Ende ab 2027: Der Standard-Support läuft aus, ab 2030 entfällt er vollständig. Für eine verlängerte Nutzung fallen zusätzliche Wartungskosten an (Extended Maintenance).
• Technische Grenzen: ECC basiert auf einer älteren Systemarchitektur, die moderne Anforderungen – etwa Automatisierung, Integration oder digitale Personalakten – nur eingeschränkt unterstützt.
• Fachkräfteproblem: Das Know-how für klassische SAP-HCM-Systeme nimmt ab, die Abhängigkeit von wenigen Spezialist:innen steigt.
• Gesetzliche Anpassungen: Neue tarifliche oder rechtliche Vorgaben (z. B. TVöD, TV-L, Beamtenrecht) erfordern individuelle Entwicklungen, da SAP keine neuen Funktionen mehr bereitstellt.

Fazit: Kurzfristig stabil, aber mit wachsender Unsicherheit. Für öffentliche Arbeitgeber, die langfristige Kontinuität brauchen, ist diese Option nur bedingt tragfähig.

Option 2: Brücke – SAP HCM for S/4HANA (on-premise Add-on)

Diese Lösung ermöglicht es, das klassische SAP HCM technisch auf die S/4HANA-Plattform zu bringen.
Die Fachprozesse bleiben weitgehend gleich, während das System auf moderner Infrastruktur läuft.

Vorteile:

• Planungssicherheit: Bestehende Prozesse und Tariflogiken können unverändert weitergeführt werden – ein Plus für Stabilität und Akzeptanz in der Verwaltung.
• Technische Modernisierung: Betrieb auf der HANA-Datenbank bringt bessere Performance und Zukunftsfähigkeit im Rechenzentrum.
• Zeitgewinn: Behörden gewinnen Zeit, um den Übergang in die Cloud sorgfältig und unter Berücksichtigung öffentlicher Beschaffungsprozesse vorzubereiten. Voraussichtlich bis 2040.

Nachteile:

• Kosten: Migration auf S/4HANA ist mit Lizenz- und Projektkosten verbunden.
• Kein Innovationssprung: Funktional bleibt das System identisch mit ECC – keine neuen Funktionen oder Automatisierungen.
• Übergangscharakter: SAP positioniert HCM for S/4HANA als temporäre Lösung für nur noch etwa 15 Jahre. Langfristig führt der Weg in die Cloud (SuccessFactors / ECP).

Fazit: Eine solide aber keine innovative Brücke für Verwaltungen, die Stabilität brauchen und Cloud-Vorhaben strategisch vorbereiten möchten.

Option 3: Wechsel – SAP ECP (Employee Central Payroll)

Mit SAP ECP erfolgt der Schritt in die Cloud-Welt von SAP SuccessFactors.
Die Entgeltabrechnung basiert weiterhin auf der bewährten SAP-Logik, wird jedoch zentral in der Cloud betrieben – rechtssicher, aktuell und skalierbar.

Vorteile:

• Zukunftssicherheit: SAP ECP ist Teil der langfristigen Produktstrategie von SAP – kontinuierlich weiterentwickelt und rechtlich stets aktuell.
• Automatisierung: Gesetzliche und tarifliche Änderungen (z. B. Anpassungen TVöD, Besoldung, Steuer, SV) werden zentral eingespielt – kein Eigenaufwand mehr.
• Integration: Enge Verzahnung mit SAP SuccessFactors Employee Central und digitalen Prozessen (Self-Services, Zeitwirtschaft, Reporting).
• Betriebsmodell: Kein eigener Systembetrieb nötig – Hosting, Wartung und Updates liegen beim Anbieter, was Ressourcen im IT-Bereich entlastet.
• Compliance & Sicherheit: ECP erfüllt höchste Datenschutz- und Sicherheitsstandards (DSGVO, ISO-Zertifizierungen, EU-Hosting).

Herausforderungen:

• Projektaufwand: Migration und Datenharmonisierung erfordern Erfahrung und gute Vorbereitung.
• Veränderungsmanagement: Einführung neuer Prozesse und Cloud-Governance-Strukturen erfordert Beteiligung von Personalrat, Datenschutz und IT.

Fazit: Der strategische Schritt in Richtung digitaler, revisionssicherer Personalwirtschaft – mit Fokus auf Automatisierung, Rechtssicherheit und moderner Verwaltungs-IT.

Mit der Einführung des D100-Schemas verschiebt SAP den Fokus im öffentlichen Dienst eindeutig in Richtung Cloud Payroll. Damit wird jetzt der richtige Zeitpunkt erreicht, um aktiv zu werden und die eigene HR-IT-Strategie zukunftsfähig auszurichten. Das sichert langfristig Handlungsfreiheit, reduziert Projektrisiken und vermeidet Zeitdruck bei der späteren Umstellung. Gerade im öffentlichen Dienst ist die Migration besonders anspruchsvoll: Sie erfordert klare Verantwortlichkeiten, saubere Daten, durchdachte Systemarchitekturen und abgestimmte Prozesse zwischen HR, IT und Finanzen.

Zukunft gestalten statt Risiko verwalten

Obwohl das D100-Schema ein Meilenstein für die Cloud Payroll im öffentlichen Dienst ist, sind nicht alle Spezialfunktionen von Anfang an im SAP-Standard enthalten. Funktionen wie die umfassende Versorgungsadministration oder landesspezifische Sonderlogiken werden zunächst noch Ergänzungen erfordern. Deshalb ist eine vorausschauende und strukturierte Planung unerlässlich.

Ein Readiness-Check hilft dabei, die aktuelle Ausgangslage zu analysieren: Welche Payroll-Komponenten sind derzeit im Einsatz? Welche Eigenentwicklungen existieren? Wie sind Tarifwerke, Besoldungsordnungen und Zusatzversorgungen in das System integriert? Auf dieser Basis lässt sich ein individueller Migrationspfad entwickeln – sei es als Greenfield-Projekt oder als gestufte Transition.

Im weiteren Verlauf der Umsetzung stehen Pilotierung, Roll-out und eine Hypercare-Phase im Fokus. Für Organisationen mit begrenzten Payroll-Ressourcen bieten sich Managed Payroll-Services an, die Entlastung und Expertise bereitstellen.

Seit über 25 Jahren begleitet Zalaris öffentliche Arbeitgeber bei der sicheren Migration und dem Betrieb komplexer Payroll-Landschaften. Mit zertifizierter SAP-Expertise und fundiertem Wissen im öffentlichen Sektor unterstützt Zalaris Unternehmen dabei, ihre Systeme zukunftssicher, transparent, auditierbar und effizient aufzustellen.

Ein Discovery Workshop von Zalaris ermöglicht es, frühzeitig eine zukunftsfähige Strategie zu entwickeln. In kurzer Zeit entsteht so eine klare Standortbestimmung, erste Handlungsempfehlungen und eine realistische Roadmap für die Transformation.

Der Weg nach vorn: Jetzt die Weichen stellen

Cloud Payroll ist keine Zukunftsvision mehr, sondern Realität. Mit dem D100-Schema und SAP SuccessFactors Employee Central Payroll bietet SAP erstmals eine Cloud-Lösung, die den hohen Anforderungen des öffentlichen Dienstes gerecht wird.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um aktiv zu werden. Wer früh plant, gewinnt Planungssicherheit, reduziert Risiken und nutzt die Zeit, um Systeme, Prozesse und Kompetenzen gezielt weiterzuentwickeln.

Zalaris steht als erfahrener Partner bereit – mit bewährten Best Practices, tiefem Prozesswissen und einem klaren Ziel: Ihre Personalabrechnung im öffentlichen Dienst fit für die Zukunft zu machen.