Von Daten zu Compliance: Wie HR & Payroll im DACH-Raum die EU-Entgelttransparenz-Richtlinie vorbereiten

Im DACH-Raum ist dies besonders relevant: Viele Organisationen arbeiten mit komplexen SAP-HCM-Landschaften, tarifgebundenen Vergütungssystemen oder mehreren Payroll-Lösungen über Länder hinweg. Ohne harmonisierte Daten entsteht keine echte Entgelttransparenz.

Viele Unternehmen beginnen mit Diskussionen über Entgeltgleichheit, Gender Pay Gap und transparente Entgeltstrukturen. Doch der Übergang von „Vorbereitung“ zu messbarer Compliance gelingt erst, wenn diese Ziele in funktionierende Systeme, konsistente Datenmodelle und standardisierte Prozesse überführt werden.

Da die Frist zur Umsetzung in nationales Recht (7. Juni 2026) näher rückt, zeigt sich: Richtlinien- oder Policy-Alignment allein reicht nicht. Die Fähigkeit, Entgeltunterschiede zu erkennen, genderneutrale Kriterien zu prüfen, gemeinsame Entgeltbewertungen durchzuführen und Entgeltinformationen an bestehende und zukünftige Mitarbeitende bereitzustellen, entsteht nur, wenn HR, Payroll und Analytics auf einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten.

Im DACH-Raum ist der Handlungsdruck hoch.
Deutschland verfügt über das Entgelttransparenzgesetz, Österreich über Einkommensberichte, die Schweiz über Logib – doch alle drei werden durch die EU-Richtlinie umfassend erweitert oder ergänzt.

Warum viele Unternehmen noch nicht bereit sind

Eine People-Analytics-Studie 2024/25zeigt, dass rund 40 Prozent der Unternehmen ihre HR-Systeme als nicht ausreichend integriert bewerten. Eine weitere Studie belegt, dass 74 Prozent mehrere Payroll-Systeme nutzen – ein übliches Bild in der DACH-Region mit ihren vielen Landesgesellschaften, Tarifstrukturen und lokalen Lösungen. Die Integration dieser Systeme ist nicht nur für die Effizienz wichtig, sondern schafft auch Transparenz über die Verdienste der Mitarbeitenden und ermöglicht einen besseren Vergleich der Gehälter.

Ab 2026 wird die Fähigkeit, hochwertige HR-Daten zu liefern und genaue Reports zu erstellen, entscheidend sein. Sie schützt Unternehmen vor Sanktionen, Rechtsrisiken und Streitfällen. Die neuen Regeln der EU-Entgelttransparenzrichtlinie stärken insbesondere die Rechte der Mitarbeitenden und ihren Auskunftsanspruch über Verdienste, sodass Mitarbeitende gezielt Informationen zu Gehaltsstrukturen einfordern können.

Hinweis: Die nationalen Umsetzungsfristen können zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz variieren.

Die Berichtspflichten gelten dabei nicht nur für Unternehmen, sondern auch für andere Organisationen mit Mitarbeitern.

Datenerhebung und Governance: Die versteckte Hürde für Compliance

Arbeitgebende müssen nachweisen, dass weibliche und männliche Mitarbeitende, die dieselbe oder eine gleichwertige Tätigkeit ausüben, fair bezahlt werden – gemäß genderneutralen Kriterien. Dazu müssen Unternehmen Entgelthöhen, Gehaltsspannen, variable Vergütungsbestandteile und Kriterien des Pay Progression erklären.

Doch im DACH-Raum sind Daten häufig verteilt:

• SAP-HCM-Infotypen (z. B. IT0007, IT0008, IT0014) sind nicht einheitlich gepflegt.
• Job-Definitionen unterscheiden sich zwischen Betriebsstätten, Ländern oder Tarifbereichen.
• Vergütungsbestandteile werden getrennt von Grundgehältern geführt.
• Betriebsräte und Mitarbeitendenvertretungen sind früh einzubinden.

Diese Fragmentierung erschwert es, den Median Gender Pay Gap, Entgeltunterschiede oder Equal-Pay-Anfragen sicher zu beantworten.

Die Richtlinie verschiebt den Fokus klar in Richtung Data Governance. Unternehmen müssen:

• genderneutrale Stellenbewertungen sicherstellen – in DE/AT oft zusätzlich zu Tarif- oder Kollektivverträgen.
• Entgeltinformationen standardisieren, damit Durchschnittsentgelte und Gehaltsspannen vergleichbar sind.
• klare Datenverantwortlichkeiten festlegen – ein wichtiger Punkt für DACH mit stark ausgeprägter Mitbestimmung.

Daten als Bindeglied zwischen Anspruch und Ergebnis

Viele Unternehmen wissen, was die EU-Entgelttransparenz-Richtlinie fordert. Doch die Realität im Datenbestand zeigt oft: Die Grundlagen fehlen. Die Richtlinie verlangt jedoch Evidenz statt Absicht.

Wenn Daten inkonsistent oder isoliert sind, wird es schwierig:

• den Gender Pay Gap zu erklären,
• potenziellen Bias zu erkennen,
• hochwertige HR-Daten für Reports bereitzustellen,
• die eigenen Entgeltstrukturen transparent zu machen.

Einige typische Probleme:

• unterschiedliche Jobtitel oder tariflich vs. außertariflich
• variable Vergütung, die getrennt vom Grundentgelt geführt wird
• fehlende Angaben zu Arbeitszeit, Vertragsart oder Einsatzort
• historisch gewachsene Payroll-Prozesse mit geteilten Zuständigkeiten

Zu den Ursachen für Entgeltunterschiede zählen strukturelle Faktoren wie die Berufswahl, die häufige Beschäftigung von Frauen in Teilzeit, Karriereunterbrechungen sowie die ungleiche Verteilung von Führungspositionen. Frauen sind oft in bestimmten Berufen tätig und verdienen dabei weniger als Männer. Diese Aspekte wirken sich direkt auf die Karrierechancen und die Entwicklung von Einkommen aus. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie hat zudem Auswirkungen auf den Bewerbungsprozess, da sie Transparenz und Gleichstellung bereits bei der Einstellung fördert.

Entgeltgerechtigkeit durch Daten sicherstellen: Zentrale Schritte für EU-Länder

Die Erfüllung der Anforderungen der EU-Entgelttransparenz-Richtlinie hängt von einem ganzheitlichen Datenmodell ab, das Job-Design, Entgeltstrukturen und Workforce-Demografie miteinander verbindet. Vergleiche von Löhnen, Einkommen und Verdiensten zwischen den Geschlechtern sowie die Analyse des durchschnittlichen Entgelts (Schnitt) und der Lohnlücke sind zentrale Bestandteile der Bewertung von Lohngleichheit. Mehrere Dimensionen bestimmen, wie gut eine Organisation auf echte Entgelttransparenz vorbereitet ist:

1. Standardisierte Job-Architektur und Gehaltsspannen

Eine konsistente Job-Architektur ist zentral, um gleiche Arbeit und Arbeit von gleichem Wert zu bewerten. Organisationen ohne abgestimmte Job-Level, Grading-Modelle oder Gehaltsspannen haben Schwierigkeiten, Entgelte zwischen weiblichen und männlichen Mitarbeitenden zu vergleichen oder festzustellen, ob ähnliche Tätigkeiten tatsächlich ähnlich vergütet werden.

Standardisierte Stellenfamilien und klar definierte Gehaltsspannen erhöhen die Vergleichbarkeit von Rollen und bilden die Grundlage, um strukturelle Gender-Pay-Gaps und Entgeltunterschiede zu erkennen.

2. Integration aller Entgeltbestandteile

Zuverlässige Compliance-Reports erfordern die vollständige Einbindung aller relevanten Entgeltbestandteile – vom Grundgehalt über Boni und Zulagen bis hin zu Überstunden und anderer variabler Vergütung.

Getrennte Systeme oder inkonsistente Erfassung dieser ergänzenden Vergütungselemente erzeugen unvollständige Entgeltprofile und verdecken reale Entgeltunterschiede. Zusätzlich sollten variable Vergütungskomponenten organisationsweit einheitlich definiert sein.

Konsolidierte Entgeltdaten ermöglichen präzise Analysen des durchschnittlichen Entgelts, der Verteilung innerhalb von Gehaltsspannen und des Zusammenhangs zwischen Entgelthöhe und Entgeltentwicklung.

3. Robuste Workforce- und Demografiedaten

Hochwertiges Gender-Pay-Gap-Reporting basiert auf konsistent erfassten demografischen und beschäftigungsbezogenen Daten. Informationen zu Gender, Arbeitszeit, Vertragsart, Beschäftigungsstatus, Standort, Betriebszugehörigkeit und Job-Level liefern den Kontext, um Entgeltentwicklung, mögliche Muster im Arbeitsmarkt und strukturelle Ursachen von Entgeltungleichheiten zu bewerten.

Starke demografische Daten verbessern sowohl die Compliance als auch die inhaltliche Aussagekraft der Analysen.

4. Governance, Datenqualität und Nachvollziehbarkeit

Transparente Entgeltstrukturen erfordern klare interne Governance. Organisationen profitieren von definierten Verantwortlichkeiten für Datenerhebung, Validierung, Dokumentation ihrer Entgeltsysteme und prüfbaren Audit-Trails.

Dieses Maß an Struktur erleichtert die Zusammenarbeit mit Mitarbeitendenvertretungen, erfüllt nationale gesetzliche Anforderungen und erhöht die Transparenz gegenüber Aufsichtsbehörden. Starke Governance reduziert außerdem das Risiko in Equal-Pay-Ansprüchen, weil Entgeltentscheidungen auf objektive, genderneutrale Kriterien zurückgeführt werden können.

5. Grenzüberschreitende Konsistenz für EU-Mitgliedstaaten

Multinationale Organisationen stehen vor einer zusätzlichen Herausforderung: Sie müssen Datenformate, Klassifikationen und Entgeltstrukturen über alle EU-Mitgliedstaaten hinweg harmonisieren. Da die Richtlinie bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht überführt sein muss, sollten Unternehmen, die in mehreren EU-Ländern tätig sind, bereits heute Job-Definitionen, Entgeltstrukturen und Reporting-Frameworks aufeinander abstimmen, um Compliance-Risiken zu vermeiden.

Unterschiede in nationalen Gesetzen, lokalen Stellenfamilien oder Währungsstandards erschweren die Konsolidierung von Gender-Pay-Gap-Daten. Harmonisierte Datenstrukturen schaffen jedoch eine einheitliche Basis für EU-weites Reporting und stärken die Fähigkeit, Entgeltungleichheiten über Länder hinweg zu erkennen und zu beheben.

Zeitplan und Umsetzung: Fristen, Meilensteine und To-dos für Unternehmen

Die Umsetzung der EU-Entgelttransparenz-Richtlinie markiert für Unternehmen im DACH-Raum nicht nur einen Compliance-Meilenstein - sie läutet eine grundlegende Wende in der Art und Weise ein, wie Organisationen Entgeltstrukturen gestalten, kommunizieren und rechtfertigen. Der verbindliche Stichtag des 7. Juni 2026 für die Überführung in deutsches Recht steht unmittelbar bevor, und für viele HR-Verantwortliche bedeutet dies weit mehr als nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Entscheidend ist dabei: Ab diesem Zeitpunkt trägt die Beweislast eindeutig das Unternehmen. Organisationen mit mehr als 100 Beschäftigten müssen nicht nur regelmäßig über ihre Entgeltstrukturen berichten - sie müssen beweisen können, dass ihre Praktiken fair und transparent sind. Für Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten greift ab 2027 eine jährliche Berichtspflicht, während kleinere Organisationen mit 100 bis 249 Beschäftigten ihre Nachweise in einem dreijährigen Turnus erbringen müssen. Diese gestaffelte Herangehensweise täuscht jedoch über die Tragweite hinweg: Die Richtlinie verändert grundlegend, wie HR-, Payroll- und Führungsteams über Transparenz, Verantwortlichkeit und Vertrauen am Arbeitsplatz denken.

Um die EUPTD-Umsetzung erfolgreich zu meistern, sollten vorausschauende Unternehmen diese strategischen Schritte einleiten:

• Tiefgreifende Überprüfung und datenbasierte Analyse der bestehenden Entgeltstrukturen und -prozesse, um Transparenzlücken und Gleichstellungsdefizite systematisch aufzudecken.
• Strategische Neuausrichtung der Entgeltstrukturen und Prozesse an die rechtlichen Anforderungen, mit dem klaren Ziel, Entgeltunterschiede zwischen Frauen und Männern nicht nur zu identifizieren, sondern nachhaltig zu beseitigen.
• Entwicklung eines strukturierten, audit-fähigen Berichtssystems, das alle geforderten Informationen nicht nur enthält, sondern auch die Governance-Strukturen für kontinuierliche Überwachung etabliert.
• Proaktive, vertrauensbildende Kommunikationsstrategie, die Ergebnisse und Maßnahmen transparent an Beschäftigte und Behörden vermittelt und dabei die neue Realität der Entgelttransparenz als Wettbewerbsvorteil positioniert.

Durch eine frühzeitige und strategisch durchdachte Vorbereitung sichern Unternehmen nicht nur die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben - sie transformieren regulatorische Komplexität in einen klaren Fahrplan für nachhaltiges Vertrauen. Die erfolgreichsten HR-Führungskräfte werden 2026 jene sein, die Transparenz nicht als administrative Belastung, sondern als Chance zur Vertrauensbildung und zum Nachweis von Fairness in der Praxis begreifen.

Sensibilisierung und Aufklärung: Change Management für mehr Entgelttransparenz

Bis zum 7. Juni 2026 wird die erfolgreiche Umsetzung der EU-Entgelttransparenz-Richtlinie mehr als nur technische Anpassungen erfordern – sie markiert einen Wendepunkt in der Unternehmenskultur. Für Führungskräfte ist dies nicht nur ein Compliance-Meilenstein, sondern der Beginn einer fundamentalen Transformation. Ein strategisches Change Management wird zur entscheidenden Komponente, um Entgelttransparenz und Entgeltgleichheit zwischen Frauen und Männern strukturell, nicht symbolisch, zu verankern.

Die erfolgreichsten Organisationen werden jene sein, die ihre Beschäftigten und Führungskräfte umfassend über die neuen EUPTD-Anforderungen informieren und dabei Transparenz als Chance, nicht als administrative Belastung begreifen. Gezielte Kommunikation schafft nicht nur Verständnis für die Richtlinienziele, sondern baut Vertrauen in die praktische Bedeutung von Entgelttransparenz im Arbeitsalltag auf. Systematische Schulungen zu Entgeltgleichheit, Gender Pay Gap und fairen Entgeltstrukturen helfen, das Bewusstsein zu schärfen und gleichzeitig kulturelle Barrieren abzubauen, die oft über die Entgeltsysteme selbst hinausreichen.

Der Erfolg hängt jedoch davon ab, dass Beschäftigte aktiv in den Umsetzungsprozess einbezogen werden. Strukturierte Beteiligungsformate und systematisches Feedback fördern nicht nur die Akzeptanz, sondern ermöglichen es, Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren und nachhaltige Lösungen zu entwickeln. Diejenigen, die frühzeitig handeln, gewinnen mehr als nur Compliance: Sie demonstrieren Fairness, stärken ihre Arbeitgeberreputation und verwandeln Entgelttransparenz von einer gesetzlichen Pflicht in einen gelebten Grundsatz – einen wesentlichen Baustein auf dem Weg zu echter Gleichstellung von Frauen und Männern am Arbeitsplatz.

Von Compliance zu Vertrauen: Pay Transparency operationalisieren

Organisationen, die Entgelttransparenz erfolgreich in die Praxis umsetzen, durchlaufen in der Regel drei zentrale Phasen.

Diese Phasen schaffen ein umfassendes Framework für Entgeltgerechtigkeit, indem Unternehmen zuerst Datenquellen identifizieren und bereinigen, anschließend ein einheitliches Datenmodell entwickeln, das Jobs, Mitarbeitende und Entgeltbestandteile miteinander verbindet, und schließlich automatisierte Reporting- und Governance-Prozesse aktivieren.

Eine langfristige Datenstrategie stellt sicher, dass Compliance nachhaltig gelingt und Vertrauen in transparente Entgeltpraktiken entsteht.

Durch die Operationalisierung als klar strukturierten, mehrstufigen Prozess positionieren sich Organisationen so, dass sie die Anforderungen der nationalen Gesetzgebung erfüllen, das Recht auf gleiches Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit schützen und sich auf steigende Erwartungen an Geschlechtergerechtigkeit, Entgeltsysteme und Workforce-Reporting vorbereiten können.

Das Ergebnis ist ein nachhaltiges Modell, das die Entgelttransparenz stärkt, die Glaubwürdigkeit der Organisation verbessert und langfristige Compliance in der gesamten Europäischen Union unterstützt.

Wie wir Unternehmen unterstützen

Wir unterstützen Organisationen dabei, die Lücke zwischen Vorbereitung und Umsetzung zu schließen. Unsere Erfahrung umfasst:

• tiefe SAP-HCM- und Payroll-Expertise
• Wissen zu Tarif- und Kollektivverträgen
• standardisierte Datenmodelle
• SuccessFactors-Implementierungen zur Unterstützung der Richtlinie
• Harmonisierung von Workforce- und Entgeltdaten über Länder hinweg

Wir helfen Ihnen, eine belastbare Datenbasis aufzubauen und echte Entgelttransparenz zu erreichen.

Nehmen Sie Kontakt mit unserem Expertenteam auf.

FAQ zur EU-Entgelttransparenz-Richtlinie

1. Was ist das Hauptziel der EU-Entgelttransparenz-Richtlinie?

Das zentrale Ziel der EU-Entgelttransparenz-Richtlinie ist es, den Gender Pay Gap zu schließen. Die Richtlinie stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden in der Europäischen Union gleiches Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit erhalten. Sie stärkt die Entgelttransparenz-Pflichten, bekämpft Entgeltdiskriminierung und fördert Geschlechtergerechtigkeit, indem Arbeitgeber geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede offenlegen und Entgeltinformationen für aktuelle und zukünftige Mitarbeitende bereitstellen müssen.

2. Wer ist von der EU-Entgelttransparenz-Richtlinie betroffen und welche Reporting-Pflichten gelten?

Die Richtlinie gilt für Arbeitgeber im öffentlichen und privaten Sektor ab bestimmten Mitarbeitendenzahlen:

• mehr als 250 Mitarbeitende → jährliches Reporting
• 150–249 Mitarbeitende → Reporting alle drei Jahre
• unter 100 Mitarbeitende → keine Reporting-Pflicht

Wenn eine Entgeltlücke von mehr als fünf Prozent festgestellt wird, müssen Unternehmen gemeinsam mit Mitarbeitendenvertretungen eine gemeinsame Entgeltbewertung durchführen, um die Ursachen zu klären und Maßnahmen abzuleiten.

3. Wie beeinflusst die Richtlinie Stellenanzeigen und die Kommunikation mit Bewerbenden?

Arbeitgebende müssen Gehaltsspannen oder Gehaltsskalen in Stellenanzeigen veröffentlichen. Das schafft Transparenz für Bewerbende.
Außerdem dürfen Unternehmen keine Informationen zur bisherigen Vergütung mehr abfragen, um bestehende Entgeltungleichheiten nicht zu verstärken.
Diese Maßnahmen fördern faire Recruiting-Prozesse und tragen zu besseren Geschäftsergebnissen durch gerechte und transparente Entgeltstrukturen bei.

4. Welche Rolle spielen genderneutrale Stellenbewertungen und objektive Kriterien für die Compliance?

Damit Organisationen die Richtlinie erfüllen, müssen Entgeltunterschiede zwischen weiblichen und männlichen Mitarbeitenden durch objektive, genderneutrale Kriterien erklärbar sein – etwa Erfahrung, Qualifikation oder Leistung.
Eine genderneutrale Stellenbewertung ist zentral, um Bias zu erkennen und das Prinzip der Entgeltgleichheit sicherzustellen. Sie erhöht zudem die Pay-Transparency-Bereitschaft in der gesamten Organisation.

5. Was bedeutet die EU-Entgelttransparenz-Richtlinie konkret für Deutschland, Österreich und die Schweiz (DACH)?

Für DACH-Unternehmen ist die Richtlinie besonders relevant, da sie bestehende nationale Regelungen deutlich erweitert:

• Deutschland: Ergänzung und Verschärfung des Entgelttransparenzgesetzes (EntgTranspG), u. a. durch verpflichtende Gehaltsspannen, strengere Datenanforderungen und verbindliche gemeinsame Entgeltbewertungen.
• Österreich: Die bestehenden Einkommensberichte reichen nicht mehr aus; Unternehmen müssen ihre Datenmodelle, Job-Architekturen und Gender-Pay-Gap-Daten EU-weit vergleichbar gestalten.
• Schweiz: Schweizer Unternehmen mit Standorten in der EU müssen die Richtlinie erfüllen. Die bisherigen Logib-Lohngleichheitsanalysen decken die neuen Anforderungen nicht vollständig ab.

Für alle drei Länder gilt: Eine konsolidierte Datenbasis, transparente Entgeltstrukturen, hochwertige HR-Daten und genderneutrale Kriterien werden entscheidend sein, um langfristige Compliance sicherzustellen und die Entgelttransparenz nachhaltig zu verbessern.