Onboardingprozess – neues Personal erfolgreich integrieren

Jeder frühe Abgang ist ein Rückschlag für das Team und verursacht hohe Kosten. Die Ursache für diese teure Fluktuation ist oft ein unstrukturierter oder vernachlässigter Onboardingprozess.

Deshalb leistet ein exzellentes Onboarding einen wichtigen Beitrag zum Geschäftserfolg.

Wenn es gelingt, neue Talente schnell zu binden, kann dies deren Produktivität beschleunigen und sie zu loyalen, engagierten Mitgliedern Ihres Teams machen. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie einen effektiven Onboardingprozess gestalten, typische Fallstricke vermeiden und mit digitalen Werkzeugen die Weichen für eine langfristige und gute Zusammenarbeit stellen.

Warum ein strukturierter Onboardingprozess entscheidend ist

Nach der Einstellung entscheiden die ersten 100 Tage über Erfolg oder Misserfolg. Gelingt es den Arbeitgebern in dieser Zeit nicht, neue Mitarbeiter durch ein überzeugendes Onboarding zu binden, verlässt laut aktuellen Umfragen rund jeder Fünfte das Unternehmen schon bald.

In den ersten Wochen im neuen Job entscheidet sich also, ob die anfängliche Begeisterung in langfristiges Engagement oder Quiet Quitting, bei dem nur das Allernötigste geleistet wird, umschlägt. Ein durchdachter Onboardingprozess ist der stärkste Faktor, den Sie kontrollieren können, um dieses Ergebnis positiv zu beeinflussen.

Auswirkungen auf Mitarbeiterbindung und Produktivität

Die Zahlen sprechen eine klare Sprache. Laut einer Studie aus dem Jahr 2023 ist schlechtes Onboarding in 21 % der Fälle Grund für frühzeitige Kündigungen.

Beschäftigte, die eine exzellente Einarbeitung erfahren, fühlen sich also nicht nur wohler, sie sind auch stärker an ihr Unternehmen gebunden. Demgegenüber steht die ernüchternde Realität: Nur 12 % der Angestellten empfinden ihren Onboardingprozess laut einer Gallup-Studie als wirklich gute Einarbeitung.

Hier liegt demnach enormes, ungenutztes Potenzial für Unternehmen, sich im Wettbewerb um Talente abzuheben.

Kosten vermeiden durch effiziente Integration

Ein schlechter Onboardingprozess ist ein direkter Kostentreiber. Die Kosten für Vakanzen, wie sie durch mangelhaftes Onboarding entstehen können, liegen in Deutschland bei durchschnittlich 49.500.

Die Kosten gehen auf Recruiting-Aufwände, Produktivitätsverluste und die Belastung für das restliche Team zurück. Ein gutes Onboarding ist deshalb eine der effektivsten Investitionen zur Kostensenkung im Personalbereich. Es verkürzt die Zeit, bis neue Beschäftigte ihre volle Leistungsfähigkeit erreichen, und minimiert das Risiko einer teuren Neubesetzung.

Onboarding von Personal – häufige Fehler und Stolpersteine 

Trotz der deutlichen Vorteile scheitern viele Unternehmen an der praktischen Umsetzung. Ein genauerer Blick auf die typischen Fehler zeigt, wo die größten Chancen für Verbesserungen liegen.

Viele Onboarding-Programme kranken an denselben Problemen, die neue Mitarbeitende frustrieren und ihre Integration behindern:

• Fehlende Struktur: Ohne einen klaren Onboarding Plan fühlen sich neue Teammitglieder verloren und orientierungslos. Und viele Arbeitgeber haben erfahrungsgemäß nach wie vor keinen strukturierten Prozess.
• Fokus auf Papierkram: Der erste Tag wird mit Formularen und administrativen Aufgaben überladen, anstatt sich auf die menschliche und kulturelle Integration zu konzentrieren.
• Informationsflut: Neue Beschäftigte werden mit Informationen überschüttet, die sie unmöglich auf einmal verarbeiten können, was zu Überforderung führt.
• Onboarding als Ein-Tages-Event: Der Prozess endet nach dem ersten Tag oder der ersten Woche, obwohl echte Integration Monate dauert.
• Mangelnde Vorbereitung: Der Arbeitsplatz ist nicht eingerichtet, Zugänge fehlen, und das Team ist nicht informiert. Bei 57 % der Neuzugänge war laut einer Befragung der Arbeitsplatz am ersten Tag nicht für sie eingerichtet, 43 % hatten keinen Ansprechpartner unter den neuen Kollegen.

So gelingt ein erfolgreicher Onboardingprozess

Ein gut geplanter Onboardingprozess schafft vom ersten Moment an eine positive Erfahrung, die das Fundament für eine lange und produktive Zusammenarbeit legt. Neue Arbeitskräfte, die sich willkommen und gut vorbereitet fühlen, sind motivierter, erreichen schneller ihre volle Produktivität und werden zu loyalen Botschaftern Ihres Unternehmens.

Onboarding-Plan – Schritt für Schritt: Ein erfolgreicher Onboardingprozess ist kein Zufallsprodukt, sondern das Ergebnis einer sorgfältigen Planung, die bereits vor dem ersten Arbeitstag beginnt und weit darüber hinausgeht.

Rollen und Verantwortlichkeiten im Onboarding: Ein gutes Onboarding ist eine Teamleistung. Die HR-Abteilung orchestriert den Prozess, doch die direkte Führungskraft und das Team sind für die erfolgreiche Integration wichtig.

Phasen des Onboarding-Plans mit Beispielen

Phase 1: Preboarding (Zwischen Vertragsunterschrift und erstem Tag)

Die Zeit nach der Zusage ist kritisch. Sorgen Sie dafür, dass die Verbindung zu Ihrem Neuzugang nicht abreißt.

Phase 2: Orientierung (Die erste Woche)

Der Eindruck der ersten Woche legt den Grundstein für alles Weitere.

Phase 3: Integration (Die ersten 90 Tage und darüber hinaus)

Die eigentliche Einarbeitung und soziale Integration finden in den ersten Monaten statt.

HR-Software für ein effizientes Onboarding

Ein manueller Onboardingprozess mit Checklisten in Excel und unzähligen E-Mails ist fehleranfällig und raubt Ihrem HR-Team wertvolle Zeit, die für die strategische und menschliche Begleitung fehlt.

Eine HR-Software wie SAP SuccessFactors Onboarding automatisiert und personalisiert den gesamten Prozess. Als zentrale Plattform führt sie alle Beteiligten durch die verschiedenen Phasen.

Vorteile digitaler Tools:

• Automatisierte Workflows: Ob digitale Vertragsunterzeichnung oder automatische Benachrichtigung der IT zur Einrichtung des Arbeitsplatzes: Die Software steuert alle administrativen Aufgaben im Hintergrund.
• Personalisiertes Erlebnis: Neue Arbeitskräfte erhalten über ein mobiles Portal Zugriff auf alle relevanten Informationen, lernen ihr Team und ihren Mentor bereits vor dem ersten Tag kennen und können persönliche Daten einfach und sicher hochladen.
• Entlastung für Führungskräfte: Manager erhalten mobile Checklisten und Erinnerungen, um sicherzustellen, dass sie ihre wichtigen Aufgaben im Onboardingprozess nicht vergessen.
• Nahtlose Integration: SuccessFactors Onboarding ist Teil des Zalaris PeopleHub und lässt sich direkt mit anderen HR-Modulen wie der Personalverwaltung, dem Zielmanagement oder der Lohnabrechnung verknüpfen. Das sorgt für einen durchgängigen Datenfluss vom ersten Kontakt bis zur Gehaltsabrechnung.

Fazit: Erfolgreich Onboardingprozesse gestalten

Die Zeiten von unstrukturierten Einarbeitungen und administrativem Chaos sind vorbei.

Gestalten Sie eine Willkommenserfahrung, die begeistert und langfristig bindet. Erfahren Sie selbst, wie Zalaris SuccessFactors Onboarding Ihren gesamten Prozess von der Vertragsunterzeichnung bis zur vollständigen Integration automatisiert und personalisiert.

Ermitteln Sie Ihr Einsparpotenzial: Buchen Sie ein Beratungsgespräch und lassen Sie sich anhand konkreter Beispiele aus Ihrem Unternehmensalltag zeigen, wie automatisiertes Onboarding Ihre Prozesse vereinfacht und messbare Ergebnisse liefert.