Von der Einstellung bis zum Austritt: Warum SAP-SuccessFactors-Kunden ein stärkeres Dokumentenmanagement brauchen

Den tatsächlichen Dokumenten-Lebenszyklus verstehen – und die Rolle von PeopleHub eFile

Vom ersten Kontakt mit Kandidat:innen bis zur finalen Aufbewahrungsfrist nach dem Austritt sammeln sich Dokumente schnell an. Personalunterlagen verteilen sich über Prozesse, Systeme, Länder und Geschäftsbereiche hinweg. HR ist für ihre Verwaltung verantwortlich.

Viele SAP-SuccessFactors-Kunden erkennen das Ausmaß dieser Aufgabe erst, wenn ein Dokument fehlt, Auditor:innen vor Ort sind oder neue regulatorische Anforderungen Nachweise verlangen, die nicht strukturiert vorliegen.

Diese steigende Komplexität ist ein zentraler Grund für den Einsatz von PeopleHub eFile für SAP SuccessFactors. Die digitale Personalakte auf Basis der SAP Business Technology Platform (SAP BTP) zentralisiert Dokumente und sorgt für klare Governance über den gesamten Mitarbeitenden-Lebenszyklus.

SAP SuccessFactors steuert Prozesse – aber nicht die komplette Dokumentenhistorie

SAP SuccessFactors eignet sich hervorragend für:

• Die Erfassung von HR-Daten
• Das Management von HR-Prozessen
• Die Steuerung von Workflows
• Employee Self-Services
• Eine positive User Experience

Dokumente wie Arbeitsverträge, Zertifikate, abrechnungsrelevante Unterlagen, Leistungsnachweise, Trainingsdokumente, Sicherheitsformulare oder Entsendevereinbarungen entstehen jedoch häufig außerhalb von SuccessFactors. Sie müssen separat gespeichert, verwaltet und aufbewahrt werden.

Ohne eine strukturierte Dokumentenmanagement-Lösung entstehen typische Probleme:

• Dokumente liegen in Postfächern, Netzlaufwerken, Scans oder lokalen Ordnern
• Das Wiederfinden hängt von individuellen Benennungen ab
• Metadaten fehlen oder sind uneinheitlich
• Prüfungen kosten unnötig Zeit
• Aufbewahrungsfristen lassen sich schwer durchsetzen
• HR verliert Transparenz und Kontrolle

Eine moderne SuccessFactors-Landschaft braucht einen zeitgemäßen Ansatz für Dokumentation. Governance, Self-Service, Compliance und Kontinuität über den gesamten Lebenszyklus sind entscheidend – ebenso für viele weitere Geschäftsprozesse.

Der Dokumenten-Lebenszyklus im SAP-SuccessFactors-Umfeld

Auch bei digitalen HR-Prozessen wächst das Dokumentenvolumen kontinuierlich. Effektives Dokumentenmanagement wird für Organisationen mit SAP SuccessFactors zur zentralen Herausforderung.

Nachfolgend der reale Dokumentenfluss, den SAP-SuccessFactors-Kunden abbilden müssen.

1. Recruiting & Hiring

Typische Dokumente in oder neben SuccessFactors Recruiting:

• Lebensläufe und Bewerbungen
• Interviewnotizen
• Angebots- und Vertragsunterlagen
• Arbeitsverträge
• Background Checks
• Visa- und Arbeitserlaubnisse

SuccessFactors steuert den Prozess. Die Dokumente selbst liegen jedoch oft außerhalb und müssen konsistent archiviert werden.

2. Onboarding

Onboarding erzeugt sofort viele neue Dokumente:

• Bank- und Steuerformulare
• Richtlinienbestätigungen
• Schulungs- und Sicherheitsnachweise
• Identitätsprüfungen
• Unterlagen zur Arbeitsmittelausgabe

Werden externe Tools oder Prüfungen genutzt, fragmentiert die Dokumentation schnell ohne zentrale Ablage.

3. Aktive Beschäftigung

Während SuccessFactors Daten verwaltet, entstehen weiterhin viele Dokumente außerhalb des Systems:

• Leistungsbeurteilungen
• Gehaltsänderungsschreiben
• Beförderungs-, Versetzungs- oder Entsendevereinbarungen
• Ärztliche Bescheinigungen
• Unterlagen zu Abwesenheiten
• Trainings- und Zertifikatsnachweise
• Sicherheits- und Vorfallberichte
• Disziplinarische Schreiben
• Payroll-generierte PDFs

Langjährige Mitarbeitende erzeugen leicht 50 bis über 100 Dokumente – selbst in gut digitalisierten Organisationen.

4. Offboarding & Nachbeschäftigung

Mit dem Austritt endet die Dokumentationspflicht nicht:

• Abrechnungsunterlagen zur Schlusszahlung
• Kündigungs- oder Aufhebungsdokumente
• Rückgabeprotokolle
• Exit-Interviews
• Rechtliche und Compliance-Unterlagen
• Aufbewahrungsnachweise

Viele dieser Dokumente müssen über Jahre rechtssicher archiviert werden.

Warum SAP-SuccessFactors-Kunden mit Dokumenten-Governance kämpfen

HR-Dokumente effektiv zu steuern ist für SAP-SuccessFactors-Kunden komplex. Häufige Herausforderungen sind:

1. Dokumente entstehen überall

Trainingssysteme, Payroll-Ausgaben, Scans, Onboarding-Portale und Netzlaufwerke erzeugen Dokumente in isolierten Prozessen. Nichts davon fließt automatisch in eine zentrale Akte.

2. Uneinheitliche Benennungen

Innerhalb von SuccessFactors sind Daten strukturiert. Außerhalb nicht. Viele Beteiligte erhöhen das Fehlerrisiko.

3. Langsame, manuelle Suche

Auditor:innen, Führungskräfte und Mitarbeitende fordern regelmäßig Dokumente an. HR sucht in mehreren Systemen. Das bremst Abläufe und blockiert Kapazitäten.

4. Keine klare Aufbewahrung und Löschung

SuccessFactors verwaltet Daten, aber keine dokumentenspezifischen Aufbewahrungs- oder Löschregeln. Das erhöht Compliance-Risiken, etwa im Kontext der DSGVO.

5. Aufwändige Prüfungen

Gehaltsentscheidungen, Sicherheitsvorfälle oder Jahresprüfungen leiden unter unstrukturierten Dokumenten. Prüfungen dauern länger und sind fehleranfällig.

PeopleHub eFile für SAP SuccessFactors als zentrale Dokumentenplattform

PeopleHub eFile auf Basis der SAP BTP ergänzt SAP SuccessFactors um genau die Struktur, Governance und Zugriffskontrolle, für die SuccessFactors nicht ausgelegt ist.

Die zentrale Lösung integriert sich nahtlos in bestehende HR-Systeme. Automatisierte Workflows und robustes Datenmanagement unterstützen die digitale HR-Transformation.

Dokumente lassen sich sicher speichern, verwalten und abrufen – über eine intuitive Cloud-Plattform, nutzbar auf Desktop und mobil.

PeopleHub eFile bietet:

• Eine digitale Personalakte pro Mitarbeitenden
• Standardisierte Ordnerstrukturen entlang der HR-Prozesse
• Metadaten und Klassifizierung für schnelles Finden
• Self-Service für Mitarbeitende und Führungskräfte
• Einen HR-Arbeitsbereich für Upload, Prüfung und Audit
• Aufbewahrungsregeln gemäß Compliance-Anforderungen
• Genehmigte Löschprozesse für sensible Umgebungen
• Lückenlose Audit-Trails
• Sichere CMIS-basierte Ablage sowie PDF- und OCR-Funktionen

PeopleHub eFile ergänzt SAP SuccessFactors dort, wo Dokumente jede HR-Funktion unterstützen.

Warum jetzt: Regulatorische Anforderungen steigen

Neue Vorgaben wie die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verlangen belegbare Nachweise für Vergütungsentscheidungen, zum Beispiel:

• Stellenbeschreibungen
• Gehaltsband-Dokumentationen
• Leistungsbewertungen
• Trainings- und Kompetenznachweise
• Gehaltsentwicklungen

Damit wird eine vollständige, strukturierte und durchsuchbare Personalakte zur Voraussetzung.

Auch Arbeitssicherheit, Compliance, Mitbestimmung, Gleichstellung und Workforce Governance erfordern sichere, konsistente und nachvollziehbare Dokumentation.

SuccessFactors speichert Daten. PeopleHub eFile speichert Nachweise. Gemeinsam entsteht vollständige Compliance.

Moderne Dokumenten-Governance für eine moderne SuccessFactors-Landschaft

Mit wachsender Organisation und steigender Regulierung werden HR-Dokumente zum strategischen Asset. PeopleHub eFile für SAP SuccessFactors auf Basis der SAP Business Technology Platform (SAP BTP) gibt HR-Teams Struktur, Kontrolle und Sicherheit.

Die zentrale, sichere Cloud-Lösung verwandelt fragmentierte Dokumente in eine verlässliche Single Source of Truth. Sie integriert sich nahtlos in Ihre SAP-SuccessFactors-Landschaft, automatisiert Workflows und stärkt das Datenmanagement.

So lassen sich HR-Aufgaben effizient erfüllen – bei gleichzeitiger Compliance.

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