eFile für SAP SuccessFactors
HR vereinfachen mit sicheren digitalen Personalakten in SAP SuccessFactors
Verwalten, steuern und schützen Sie alle Dokumente Ihrer Mitarbeitenden in einer cloudbasierten Personalakte. Nahtlos integriert in SAP SuccessFactors. So behalten Sie den Überblick, erfüllen Compliance-Anforderungen und entlasten Ihr HR-Team spürbar.
Eine sichere Personalakte für jede beschäftigte Person
Die Verwaltung von Dokumenten in Netzlaufwerken, Postfächern und Papierordnern verlangsamt HR. Gleichzeitig steigen die Compliance-Risiken. Zalaris eFile führt alle Dokumente in einer sicheren, cloudbasierten Personalakte zusammen. Direkt innerhalb von SAP SuccessFactors. So arbeitet HR mit einer einheitlichen Struktur, schneller Suche und klar geregelten Zugriffsrechten. Dokumente sind jederzeit korrekt, vollständig und einfach zu finden.
Warum sich Unternehmen für eFile für SAP SuccessFactors entscheiden
Eine sichere, standardisierte digitale Personalakte direkt in SAP SuccessFactors. Sie reduziert den HR-Aufwand, stärkt die Compliance und macht Ihre Dokumente fit für die Cloud.
Schnellere HR-Prozesse
Reduzieren Sie den administrativen Aufwand mit sofort verfügbare, konsistent strukturierten digitalen Personalakten.
Stärkere Compliance-Kontrolle
Automatisieren Sie Aufbewahrungsfristen, Berechtigungen und Audit-Trails. So schützen Sie sensible Dokumente Ihrer Mitarbeitenden zuverlässig.
Sichere Dokumenten-Governance
Stellen Sie sicher, dass jede Akte vollständig, konsistent und regelkonform ist.
Geringere operative Kosten
Senken Sie Druck-, Archivierungs- und manuelle Bearbeitungskosten durch vollständige Digitalisierung.
Schnelle Time-to-Value
Implementierung in nur zwei Wochen. Dank vorkonfigurierter, auf SAP SuccessFactors abgestimmter Lösung.
Verfügbar im SAP Store
Zertifiziert und validiert im SAP Store. Für Qualität, Sicherheit und nahtlose Integration.
Eine zentrale, digitale Personalakte – integriert in SAP SuccessFactors
eFile für SAP SuccessFactors bündelt alle Dokumente Ihrer Mitarbeitenden in einer einheitlichen, gesteuerten digitalen Personalakte.
Direkt eingebettet in die SuccessFactors User Experience.
HR, Führungskräfte und Mitarbeitende greifen über die gewohnte Navigation in SAP SuccessFactors auf die relevanten Dokumente zu.
Das erhöht die Transparenz, reduziert manuellen Aufwand und stärkt die Dokumenten-Governance im gesamten Unternehmen.
Einsatzbereiche
Meine Personalakte (Zugriff für Mitarbeitende)
Ermöglichen Sie Mitarbeitenden einen klaren und sicheren Zugriff auf ihre eigenen Dokumente.
Direkt in SAP SuccessFactors.
Mitarbeitende sehen Verträge, Zertifikate, Richtlinien und weitere persönliche Unterlagen.
Ohne Umwege über HR.
Das fördert Transparenz, stärkt Self-Services und stellt sicher, dass Informationen jederzeit korrekt und verfügbar sind.
Personalakten meines Teams (Zugriff für Führungskräfte)
Geben Sie Führungskräften Zugriff auf die Personalakten ihrer direkten Mitarbeitenden.
Direkt in SAP SuccessFactors.
Führungskräfte erhalten kontrollierten Zugriff auf rollenrelevante Dokumente.
Zum Beispiel Zertifikate, Trainingsnachweise oder Leistungsdokumente.
Das unterstützt fundierte Entscheidungen, entlastet HR und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen für Compliance und Workforce Management verfügbar sind.
Personalakten pflegen (Zugriff für HR)
Ein vollständiger Dokumentenarbeitsplatz für HR.
Direkt in SAP SuccessFactors integriert.
HR-Teams laden Dokumente hoch, kategorisieren, prüfen und steuern sie.
Standardisierte Ordnerstrukturen und automatisierte Regeln sorgen für Ordnung.
Versionierung, Audit-Historie, Metadaten und Aufbewahrungsfristen werden einheitlich angewendet.
Über den gesamten Employee Lifecycle hinweg.
Reports (HR-Analytics & Compliance)
Überwachen Sie Vollständigkeit, Compliance und Dokumentenqualität im gesamten Unternehmen.
HR erstellt Reports zu Pflichtdokumenten, auslaufenden Zertifikaten, Audit-Bereitschaft und Aufbewahrungsfristen.
Das schafft Transparenz und reduziert Risiken bei Audits oder Prüfungen.
Plattform-Funktionen
Einheitliche digitale Personalakte
Eine cloudbasierte Personalakte pro beschäftigter Person.
Sie ersetzt fragmentierte Ablagen, sorgt für Konsistenz und unterstützt globale Governance.
Erweiterte Suche und schneller Zugriff
Finden Sie Dokumente in Sekunden – mit:
- Volltextsuche
- Filterung nach Metadaten und Tags
- Abfragen auf Mitarbeitenden- oder Organisationsebene
Das reduziert den administrativen Aufwand deutlich.
Automatisierte Aufbewahrungs- und Löschregeln
Steuern Sie den Dokumentenlebenszyklus mit:
- Konfigurierbaren Aufbewahrungsfristen
- Zeitgesteuerten Löschprozessen
- Richtlinienbasierter Governance für alle Dokumente
So senken Sie Compliance-Risiken und manuellen Aufwand.
Vollständiger Audit-Trail und Versionierung
Behalten Sie jederzeit den Überblick mit:
- Protokollen für Anzeigen, Uploads, Änderungen und Löschungen
- Dokumentenversionierung
- Lückenloser Änderungshistorie
Ideal als Audit-Nachweis.
Native Integration in SAP SuccessFactors
Nahtlos integriert – ohne Medienbrüche:
- Keine zusätzlichen Logins
- Keine externen Systeme
- Nutzung der bestehenden SAP-Berechtigungen
- Zugriff über Standard-Menüs und Kacheln
Im SAP Store für Qualität und Performance validiert.
Unterstützung bei der Migration von SAP HCM zu SuccessFactors
Machen Sie Ihre Bestandsdokumente cloudfähig:
- Massen-Upload und Klassifizierung
- Saubere, konsistente Ordnerstrukturen
- Unterstützung historischer Dokumente
Für hohe Datenqualität während der Transformation.
Performance, Sicherheit und Skalierbarkeit
Enterprise-Security
Nutzt die Sicherheits- und Berechtigungsmodelle von SAP SuccessFactors.
Für kontrollierte und nachvollziehbare Zugriffe.
Skalierbar für globale Organisationen
Einheitliche Governance über Länder, Gesellschaften und regulatorische Anforderungen hinweg.
Geringer IT-Aufwand
Läuft vollständig in SAP SuccessFactors.
Keine zusätzliche Infrastruktur. Kein Integrationsaufwand.
Das Ergebnis:
Eine einfache, sichere und effiziente Verwaltung von Personalakten.
Vollständig in SAP SuccessFactors integriert.
Bereit für die Anforderungen von heute und morgen.
Erleben Sie, wie eFile das Dokumentenmanagement in SAP SuccessFactors vereinfacht.
Erhalten Sie eine Live-Demo, wie Zalaris eFile eine zentrale, sichere digitale Personalakte direkt in SAP SuccessFactors schafft. So arbeitet HR schneller, stärkt die Compliance und vereinfacht die Dokumenten-Governance.
Demo buchenVerwandte Lösungen
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Von der Einstellung bis zum Austritt: Warum SAP-SuccessFactors-Kunden ein stärkeres Dokumentenmanagement brauchenMehr erfahrenFAQs
Zalaris SF-eFile ist eine sichere, cloudbasierte digitale Personalakte, die speziell für SAP SuccessFactors entwickelt wurde. Die Lösung bündelt alle Dokumente Ihrer Mitarbeitenden in einer zentralen, gesteuerten digitalen Akte und ersetzt damit gemeinsame Laufwerke, Papierordner, Altsysteme oder externe Dokumentenablagen. HR-Teams arbeiten mit strukturierten, standardisierten und vollständig durchsuchbaren Personalakten inklusive automatisierter Aufbewahrungsfristen, klarer Zugriffskontrollen, Versionierung und lückenlosem Audit-Trail – alles direkt in der SAP-SuccessFactors-Oberfläche.
SF-eFile unterstützt Unternehmen bei der Umstellung von SAP HCM auf SAP SuccessFactors, indem es einen cloudfähigen Ansatz für die Dokumenten-Governance bietet und sicherstellt, dass Personalakten jederzeit korrekt, vollständig und compliant sind.
SF-eFile ist vollständig in SAP SuccessFactors eingebettet. Nutzende arbeiten durchgehend in der gewohnten Oberfläche – ohne zusätzliche Systeme oder Logins. Die direkte Integration in Employee Central ermöglicht es HR, Dokumente hochzuladen, zu organisieren, zu durchsuchen und zu steuern. Alle Dokumentenaktionen wie Upload, Verschlagwortung, Aufbewahrung, Löschung und Audit-Tracking erfolgen direkt in SuccessFactors.
Diese native Integration sorgt für eine konsistente User Experience, benötigt keine zusätzliche IT-Infrastruktur, unterstützt rollenbasierte Berechtigungen und fördert die Akzeptanz bei HR, Führungskräften und Auditoren.
- Viele Unternehmen nutzen SAP SuccessFactors, verwalten Dokumente jedoch weiterhin fragmentiert – in gemeinsamen Ordnern, E-Mail-Postfächern, Netzlaufwerken oder Papierakten. Das führt zu Compliance-Risiken, verlorenen Dokumenten, uneinheitlichen Ablagestrukturen und hohem administrativem Aufwand in HR.
SF-eFile löst diese Herausforderungen durch:
- Eine digitale Personalakte pro beschäftigter Person
- Eine konsistente Ordner- und Kategorisierungsstruktur
- Standardisiertes Management des Dokumentenlebenszyklus
- Automatisierte Aufbewahrungs- und Löschregeln
- Verbesserte Auditierbarkeit und Compliance
- Schnelleren Dokumentenzugriff und geringeren HR-Aufwand
- Eine cloudfähige Aktenstruktur für die Migration von SAP HCM zu SAP SuccessFactors
Compliance ist in SF-eFile fest verankert. Eine konfigurierbare Governance-Struktur stellt sicher, dass Dokumente von Mitarbeitenden vollständig, korrekt und geschützt sind. Zu den Funktionen gehören:
- Automatisierte Aufbewahrungsfristen für Dokumente
- Zeitgesteuerte Löschung abgelaufener Unterlagen
- Zugriffskontrollen gemäß den Berechtigungen in SAP SuccessFactors
- Vollständig nachvollziehbare Audit-Trails für Uploads, Zugriffe, Änderungen und Löschungen
- Versionshistorie zur Sicherstellung der Dokumentenintegrität
- Konsistente Ordnerstrukturen, die sicherstellen, dass Pflichtdokumente jederzeit vorhanden sind
So erfüllen Unternehmen interne Richtlinien, gesetzliche Anforderungen und Audit-Erwartungen.
Besonders in stark regulierten Branchen wie Finanzdienstleistungen, Energie, Bergbau, Industrie, Gesundheitswesen und öffentlichem Sektor.
SF-eFile unterstützt alle HR- und personalbezogenen Dokumente, darunter:
- Arbeitsverträge und Vertragsänderungen
- Zertifikate, Lizenzen und Schulungsnachweise
- Onboarding- und Offboarding-Dokumente
- Leistungsbeurteilungen und PIP-Dokumente
- Vergütungsmitteilungen und Genehmigungen
- Medizinische und vertrauliche HR-Unterlagen
- Disziplinar- und Untersuchungsdokumente
- Richtlinien, Bestätigungen und Formulare
- Länderspezifische Compliance-Dokumente
Dokumente können manuell hochgeladen, über Workflows ausgelöst oder im Rahmen der Transformation von SAP HCM zu SAP SuccessFactors gesammelt migriert werden.
HR-Teams verlieren oft viele Stunden pro Woche mit der Suche nach Dokumenten in E-Mail-Verläufen, Ordnerstrukturen und alten Servern. SF-eFile beseitigt diesen manuellen Aufwand durch:
- Sofortige Suche über alle Personalakten hinweg
- Eine konsistente, intuitive Struktur für jede beschäftigte Person
- Weniger doppelte oder fehlende Dokumente
- Automatisiertes Management des Dokumentenlebenszyklus
- Weniger manuelle Aufgaben beim Ablegen, Verschlagworten und Archivieren
Das Ergebnis sind schnellere Fallbearbeitung, zügigere Klärung von Anfragen, weniger Compliance-Eskalationen und deutlich geringerer administrativer Aufwand in HR.
Ja – eFile spielt eine zentrale Rolle bei der Cloud-Transformation. Beim Wechsel von On-Premise SAP HCM oder Altsystemen zu SAP SuccessFactors stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung unstrukturierter, uneinheitlicher oder papierbasierter Personalakten.
eFile bietet:
- Eine cloudfähige Dokumentenstruktur, abgestimmt auf SAP SuccessFactors
- Ein sauberes, gesteuertes Repository für Personalunterlagen
- Unterstützung bei der Massenmigration von Bestandsdokumenten
- Die Möglichkeit, Dokumente direkt an Employee Central anzubinden
- Stärkere Compliance und Governance nach dem Go-live
Damit ist eFile ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die HR modernisieren und ihre Dokumentenlandschaft konsequent digitalisieren möchten.
Ja. Zalaris SF-eFile ist im SAP Store verfügbar und validiert. Die Lösung erfüllt die strengen Anforderungen von SAP an Qualität, Sicherheit, Performance und Integrationsfähigkeit mit SAP SuccessFactors.
Die Validierung im SAP Store gibt Unternehmen Sicherheit in Bezug auf:
- Nahtlose Integration mit Employee Central
- SAP-konforme Sicherheitsstandards
- Zuverlässige Performance und Support
- Eine bewährte Erweiterung, die branchenübergreifend eingesetzt wird
Die meisten Unternehmen gehen bereits nach zwei Wochen live.
Möglich wird das durch vorkonfigurierte Inhalte wie:
- Standardisierte Ordner-Templates
- Vordefinierte Metadaten
- Empfohlene Aufbewahrungs- und Löschregeln
- Klare Konfigurationsleitfäden
- Migrations-Tools für historische Dokumente
Gleichzeitig ist die Lösung vollständig konfigurierbar.
So passen Sie Strukturen, Governance und Berechtigungen an Ihre Anforderungen an – und profitieren dennoch von einer schnellen Einführung.
- Ja. eFile senkt Kosten, indem es Folgendes überflüssig macht:
- Physische Papierarchive
- Externe Archivierungskosten
- Manuelles Scannen und Ablegen
- Speicherung auf teuren Netzlaufwerken
- HR-Zeit für die Verwaltung fragmentierter Dokumentenablagen
Zusätzlich sinkt das Risiko von Compliance-Verstößen deutlich.
Mit vollständig gesteuerten digitalen Personalakten lassen sich kostspielige Strafzahlungen vermeiden.
- eFile eignet sich ideal für Unternehmen, die:
- SAP SuccessFactors Employee Central nutzen
- Konsistente und sichere digitale Personalakten benötigen
- Eine Migration von SAP HCM zu SAP SuccessFactors vorbereiten oder bereits abgeschlossen haben
- In regulierten Branchen tätig sind
- Internationale HR-Organisationen steuern
- Papierbasierte und manuelle Prozesse ablösen möchten
Die Lösung richtet sich an HR-Teams, HR Business Partner, Payroll-Teams, Führungskräfte, Auditoren und Compliance-Verantwortliche.
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