Die EU-Pay-Transparency-Richtlinie (EU 2023/970) führt verbindliche Anforderungen zu Transparenz, Reporting und Auskunftsrechten ein. Unternehmen müssen diese Vorgaben über den gesamten HR-Lifecycle hinweg unterstützen – von Recruiting über Pay Governance bis zur Überwachung des Gender Pay Gaps.

Die Richtlinie muss bis Juni 2026 in nationales Recht überführt werden.
Die Reportingpflichten starten ab 2027, abhängig von der Unternehmensgröße.

Zentrale Anforderungen der Richtlinie

1. Transparenz im Recruiting

• Gehaltsspannen müssen in Stellenanzeigen und Requisitions angegeben sein.
• Unternehmen dürfen nicht nach der Gehaltshistorie fragen.
• Job Postings müssen geschlechterneutral formuliert sein.

2. Auskunftsrechte für Mitarbeitende

• Mitarbeitende können ihr individuelles Pay Level anfordern.
• Außerdem dürfen sie die durchschnittlichen Gehälter vergleichbarer Kolleg*innen, getrennt nach Geschlecht, einsehen.
• Unternehmen müssen innerhalb der national definierten Fristen antworten.

3. Gender-Pay-Gap-Reporting

• Jährlich oder alle drei Jahre, je nach Unternehmensgröße.
• Berichte umfassen Grundgehalt, Boni und variable Vergütung.
• Ergebnisse müssen mit Mitarbeitenden geteilt und gemäß nationalen Vorgaben veröffentlicht werden.

4. Maßnahmen bei einem Gap über 5 %

• Unternehmen müssen Ursachen analysieren.
• Wenn keine sachliche Begründung vorliegt, sind korrektive Maßnahmen erforderlich.
• Einige Länder können eine gemeinsame Entgeltbewertung mit Arbeitnehmendenvertretungen verlangen.

5. Dokumentation & Nachweise

• Unternehmen müssen prüfsichere Unterlagen vorhalten.
• Reporting muss konsistent, nachvollziehbar und datenbasiert sein.

Zeitplan & Fristen

EU-weit

• Mitgliedstaaten müssen die Richtlinie bis 7. Juni 2026 umsetzen.
• Unternehmen müssen sich an den nationalen Regelungen orientieren.

Voraussichtliche Reporting-Zyklen

• 250+ Mitarbeitende: jährliches Reporting
• 150–249 Mitarbeitende: alle drei Jahre
• 100–149 Mitarbeitende: Start voraussichtlich nach 2031

Hinweis: Einzelne Länder können die Fristen vorziehen oder verschärfen.

Nationale Unterschiede

• Unterschiedliche Templates, Schwellenwerte oder Frequenzen
• Abweichende Antwortfristen für Informationsanfragen
• Teilweise strengere Vorgaben zur Remediation

Sanktionen bei Nichtbefolgung

• Finanzielle Strafen
• Verpflichtung zu Korrekturmaßnahmen
• Risiko von Ansprüchen durch Mitarbeitende aufgrund fehlender Transparenz

SAP SuccessFactors bietet native Funktionen, die die Anforderungen der EU-Pay-Transparency-Richtlinie direkt unterstützen – darunter sichtbare Gehaltsspannen im Recruiting, strukturierte Job- und Pay-Frameworks in Employee Central, Comparator- und Gender-Pay-Gap-Reports in People Analytics Stories, sowie Workflow-Automation über Alerts und HR Service Delivery.

Optional stehen Explain My Pay und Joule-Studio-Skills zur Verfügung, um Transparenz und Kommunikation weiter zu verbessern.

Diese Funktionen bilden die technische Grundlage für transparente, gesteuerte und richtlinienkonforme Vergütungsprozesse.

• Um die Anforderungen der EU-Pay-Transparency-Richtlinie zu unterstützen, sollten Sie folgende Kernfunktionen in SAP SuccessFactors aktivieren und korrekt konfigurieren:

Recruiting

• Pay Ranges in Requisitions und Stellenanzeigen
• Offer Guardrails für konsistente Entscheidungen

Employee Central

• Strukturierte Job Architecture, Grades und Pay Ranges

People Analytics Stories

• Comparator-Daten
• Gender-Pay-Gap-Insights

Workflows & Automation

• Alerts
• HR Service Delivery Cases
• Task Center Actions für Führungskräfte und Mitarbeitende

AI (optional)

• Explain My Pay
• Joule Studio Skills für transparente Erklärtexte und Content

Die Aktivierung und saubere Konfiguration dieser Funktionen stellt sicher, dass Ihre Umgebung richtlinienkonforme Transparenz und Reporting zuverlässig unterstützt.

Die Zalaris Compliance Roadmap ist unser bewährtes 90-Tage-Modell, um Pay Transparency mit den nativen Funktionen von SAP SuccessFactors umzusetzen. Sie bietet einen klaren, strukturierten Ansatz – abgestimmt auf Datenqualität, Systemreife und Ihre organisatorischen Prozesse.

0–30 Tage: Foundations

• Daten-Review
• Job- und Pay-Strukturen
• Recruiting-Templates
• Basis-Reporting in People Analytics

31–60 Tage: Automate

• Workflows und Alerts
• Comparator-Dashboards
• Guardrails für Angebotsentscheidungen

61–90 Tage: AI + Scale

• Explain My Pay
• Joule-Studio-Skills
• KPIs für Antwort- und Remediation-Zeiten
• Vorbereitung auf Multi-Country-Reporting

Diese Struktur schafft einen klaren, phasenweisen Weg, um Transparenz in Ihren Systemen, Prozessen und Reporting-Strukturen nachhaltig zu verankern.

Dieses Package liefert die zentrale Basis in SAP SuccessFactors, die Sie für die EU-Pay-Transparency-Richtlinie benötigen – inklusive der Strukturen für sichtbare Gehaltsspannen, Gender-Pay-Gap-Reporting und skalierbare Transparenzprozesse.

Leistungsumfang (ab Preis)

• Konfiguration für ein Land in SAP SuccessFactors zur Unterstützung der EU-Pay-Transparency-Anforderungen
• Lieferung über ein Nearshore-Resourcing-Modell
• Aktivierung der wichtigsten Transparenzfunktionen in
  • Recruiting
  • Employee Central
  • People Analytics
• Konfiguration abgestimmt auf Ihre bestehende Systemlandschaft und Ihre Pay-Data-Strukturen
• Aufbau aller Basisstrukturen, die Sie für Transparenz-Reporting und künftige Automation benötigen

Wichtige Hinweise

• SAP-SuccessFactors-Lizenzen sind nicht im Preis enthalten
• Die tatsächlichen Kosten können je nach Scope und Delivery-Modell variieren

Die meisten Organisationen können die EU-Pay-Transparency-Anforderungen bereits mit den SAP-SuccessFactors-Modulen erfüllen, die sie heute nutzen.
Die zentralen Funktionen stammen in der Regel aus:

• Recruiting – für sichtbare Gehaltsspannen
• Employee Central – für strukturierte Job- und Pay-Daten
• People Analytics (Stories) – für Gender-Pay-Gap- und Comparator-Reporting

Damit lassen sich die wesentlichen Anforderungen der Richtlinie abdecken.

Wann werden zusätzliche Erweiterungen nötig?

Einige Unternehmen benötigen konfigurierbare Erweiterungen, erweiterte Datenstrukturen oder eine Integration mit Payroll-Systemen, um vollständiges und korrektes Reporting sicherzustellen.

Optionale Features wie:

• HR Service Delivery
• Explain My Pay (ECP)
• Joule-Studio-Skills

können die Automation und die Transparenz für Mitarbeitende weiter stärken.

Wie unterstützt Zalaris?

Wir prüfen Ihre aktuelle Systemlandschaft und aktivieren die Module und Funktionen, die Sie – abhängig von Systemreife und länderbezogenen Anforderungen – für eine richtlinienkonforme Transparenz benötigen.