Ein gutes Stammdatenmanagement dagegen verwandelt unstrukturierte Informationsströme in wertvolle Erkenntnisse und schafft die Grundlage für gute Personal- und Unternehmensentscheidungen. In diesem Leitfaden erklären wir, was eine gute Stammdatenverwaltung für Ihr Unternehmen leisten kann und wie Technologien wie die Cloud- und Outsourcing-Lösungen von Zalaris Sie dabei unterstützen.
Was sind Stammdaten?
Stammdaten oder Master Data ist eine Bezeichnung für die grundlegenden, statischen Informationen, die Geschäftsprozesse, Personalien, Produkte und Beziehungen in einem Unternehmen definieren.
Sie umfassen beispielsweise:
Im HR-Bereich umfassen Stammdaten vor allem:
- Personaldaten: Name, Adresse, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer
- Beschäftigungsdaten: Anstellungsverhältnis, Abteilung, Position, Arbeitszeiten
- Gehaltsinformationen: Grundgehalt, Boni, Zulagen
- Entwicklungsdaten: Schulungen, Qualifikationen, Karrierestufen
- Compliance-Daten: Arbeitserlaubnisse, Zertifizierungen, Datenschutzvereinbarungen
Mit einem strukturierten Stammdatenmanagement sind diese Informationen stets zuverlässig, aktuell und unternehmensweit zugänglich.
Warum ist eine effiziente Stammdatenverwaltung wichtig?
Mit dem digitalen Wandel hat sich auch die Unternehmenslandschaft und die Arbeit von HR-Abteilungen grundlegend verändert. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist eine präzise und gut gepflegte Datenbasis wichtiger denn je.
Eine effiziente Stammdatenverwaltung im Bereich HR sorgt für:
- Verbesserte Personalentscheidungen:
Präzise und aktuelle Personaldaten ermöglichen fundierte Entscheidungen im Talentmanagement, in der Personalentwicklung und in der Nachfolgeplanung. - Optimierte HR-Prozesse:
Gut organisierte Stammdaten fördern die operative Effizienz in Bereichen wie Onboarding, Gehaltsabrechnung und Compliance-Management. - Kosteneinsparungen:
Es entstehen weniger Kosten durch fehlerhafte Daten. - Erhöhte Zufriedenheit der Mitarbeitenden:
Korrekte Personaldaten sind die Grundlage für eine personalisierte Betreuung, transparente Kommunikation und effiziente Abwicklung von HR-Prozessen. - Unterstützung bei Fusionen und Übernahmen:
Bei Unternehmensfusionen und Übernahmen erleichtert ein gutes Stammdatenmanagement die Integration und den Abgleich der Mitarbeitendendaten verschiedener Systeme und Standorte.
Eine ineffiziente Stammdatenverwaltung dagegen kann vielerlei negative Folgen haben:
- Fehlentscheidungen bei der Personalrekrutierung und -entwicklung
- Produktionsstillstände
- Verzögerungen und erhöhte Kosten in der Logistik
- Fehlerhafte Finanzberichte und ungenaue Budgetierung
- Fehlerhafte Gehaltsinformationen oder ungenaue Anwesenheitsdaten
Mitarbeitendenzufriedenheit und Compliance: Zwei weitere Argumente für ein starkes Stammdatenmanagement
Neben der Effizienzsteigerung und Kostensenkung ist die Zufriedenheit der Mitarbeitenden ein wesentlicher Grund für eine professionelle Stammdatenverwaltung. Korrekte und aktuelle Personaldaten sind die Basis für Vertrauen und einen reibungslosen HR-Betrieb. Die Erwartungen der Mitarbeitenden an eine transparente und zuverlässige Abwicklung von Personalprozessen steigen stetig, sodass ungenaue Datenpflege schnell zu Unzufriedenheit und Fluktuation führen kann.
Auch für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), ist eine präzise Stammdatenpflege notwendig.
Eine effiziente Stammdatenverwaltung bildet also die Grundlage für erfolgreiche Unternehmen. Wer heute in eine hochwertige Stammdatenverwaltung investiert, legt den Grundstein für langfristigen Erfolg und Wettbewerbsfähigkeit.
Was sind Herausforderungen im Stammdatenmanagement?
Die erfolgreiche Umsetzung des Stammdatenmanagements gestaltet sich nicht immer ganz einfach. Wir stellen einige der größten Herausforderungen vor.
Komplexität der Datenstandards
Die Schaffung einheitlicher, unternehmensweiter Standards für verschiedene Datentypen erfordert gründliche Planung und Abstimmung. Die Standards müssen alle Unternehmensbereiche berücksichtigen. Alle Mitarbeitenden, unabhängig von ihrer Funktion, müssen auf einheitliche und verständliche Daten zugreifen können.
Vielfalt der Datenquellen
Unternehmen verfügen häufig über eine Vielzahlhttps://zalaris.de/insights/blog/sap-stammdaten-fuer-eine-erfolgreiche-digitalisierung/ von Datenquellen, darunter ERP-Systeme, CRM-Tools und spezialisierte Datenbanken. Die Konsolidierung dieser oft voneinander isolierten Daten erfordert sowohl technisches Know-how, als auch ein tiefes Verständnis der Geschäftsprozesse und Datenstrukturen des Unternehmens.
Auswahl des primären Datensatzes
Es bedarf eines gemeinsamen Verständnisses darüber, welche Daten als Stammdaten gelten sollen. Unterschiedliche Abteilungen haben häufig verschiedene Prioritäten in Bezug auf Daten. Während das Talentmanagement möglicherweise detaillierte Entwicklungs- und Schulungsdaten priorisiert, liegt der Fokus der Gehaltsabrechnung auf präzisen Lohn- und Gehaltsinformationen.
Die Herausforderung besteht darin, einen unternehmensweiten Konsens zu finden und ein gemeinsames Datenmodell zu entwickeln, das alle Beteiligten und ihre Interessen berücksichtigt.
Wahl geeigneter Werkzeuge
Mit der Auswahl der richtigen Tools können Unternehmen sowohl aktuelle als auch zukünftige Anforderungen leicht erfüllen. Zalaris bietet mit seinen praktischen Lösungen im Bereich HR- und Payroll-Management Optionen, die nicht nur den heutigen Bedürfnissen von Unternehmen gerecht werden, sondern auch garantieren, mit zukünftigen Entwicklungen und wachsenden Unternehmensanforderungen Schritt halten zu können.
Die SAP-basierten Lösungen von Zalaris ermöglichen eine flexible Anpassung an individuelle Unternehmensbedürfnisse und unterstützen gleichzeitig die Einhaltung internationaler Standards und lokaler Vorschriften.
Mehr darüber, wie SAP-Stammdaten eine erfolgreiche Digitalisierung unterstützen können, erfahren Sie in diesem Beitrag:
Datenintegration
Die Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Geschäftsanwendungen und Vertriebskanälen bleibt trotz moderner Technologien herausfordernd. Dieser Prozess ist oft zeitaufwändig und fehleranfällig, insbesondere wenn bestimmte Datenfelder in einem System nicht direkt in ein anderes übertragen werden können oder wenn bei der Datenmigration Inkompatibilitäten auftreten.
Eine unzureichende Integration kann zu Datenverlusten, Inkonsistenzen und Fehlinterpretationen führen, die die Qualität und Verlässlichkeit der Stammdaten beeinträchtigen.
Data Stewardship
Ohne ein strukturiertes System zur Datenverwaltung können selbst ehemals hochwertige Stammdaten mit der Zeit an Qualität verlieren.
Ein gelungenes Data Stewardship-Programm im HR-Bereich definiert klare Rollen und Verantwortlichkeiten, führt regelmäßige Audits durch und stellt sicher, dass alle beteiligten HR-Mitarbeitenden die Bedeutung der Datenqualität verstehen und die notwendigen Maßnahmen zu deren Aufrechterhaltung in Angriff nehmen. Zum Beispiel hilft das SAP Information Lifecycle Management (ILM) Unternehmen, über den gesamten Lebenszyklus hinweg die Kontrolle über Ihre personenbezogenen Daten zu behalten.
Zalaris unterstützt Unternehmen bei der Implementierung solcher Programme – damit Ihre Daten stets auf dem neuesten Stand und von hoher Qualität sind.
Master Data Management meistern mit Zalaris
Die Bewältigung der Herausforderungen in der Stammdatenverwaltung wird mit der richtigen Kombination moderner Technologien, durchdachter Strategien und fachkundiger Unterstützung viel einfacher. Innovative HR-Software-Lösungen wie SAP SuccessFactors Employee Central untersützen dabei, eine effektive Stammdatenmanagement-Strategie im Personalbereich umzusetzen.
Mit über zwei Jahrzehnten kontinuierlichen Wachstums und beeindruckender Kundenzufriedenheit steht Zalaris für Exzellenz in der HR- und SAP-Branche und bietet Unternehmen die notwendige Unterstützung, um ihr Stammdatenmanagement zu meistern.
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