HR Analytics mit Power BI – KPIs & Dashboard-Beispiele

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie aussagekräftige Kennzahlen in Ihrer HR-Abteilung visualisieren, effektive Dashboards gestalten und so eine datengetriebene HR-Kultur in Ihrem Unternehmen etablieren können.

Einführung in HR Analytics mit Power BI

Meta-Analysen von Gallup belegen, dass Unternehmen mit hohem Mitarbeiterengagement profitabler sind und 78 % weniger Fehlzeiten aufweisen. Leider erfahren die meisten Unternehmen zu spät, wenn das Engagement sinkt. Das ist bloß ein Beispiel für das enorme Potenzial Ihrer Personaldaten, denn sie können diese kritischen Trends frühzeitig sichtbar machen.

Das größte Hindernis auf diesem Weg ist jedoch oft nicht der Mangel an Daten, sondern deren Zersplitterung in isolierten Systemen. HR Analytics mit Power BI ist der Schlüssel, um das in Ihren HR-Systemen steckende Potenzial zu heben. Durch HR Analytics mit Power BI können Sie Rohdaten in strategische Entscheidungsgrundlagen verwandeln.

HR Analytics: Den Einfluss von Personalentscheidungen messen

HR Analytics bezeichnet dabei den Prozess, der den Einfluss von Personalentscheidungen auf den Geschäftserfolg sichtbar, messbar und steuerbar macht. Durch die systematische Analyse von HR-Daten können kritische Trends frühzeitig erkannt und proaktive Maßnahmen ergriffen werden.

Power BI: Grundlage für Datenanalysen

Power BI ist eine Business-Intelligence-Plattform von Microsoft, die es ermöglicht, Daten aus unterschiedlichsten Quellen zu sammeln, zu modellieren und in interaktiven, visuellen Berichten und Dashboards darzustellen.

Es bietet Möglichkeiten zur Visualisierung, aber seine wahre Stärke zeigt es erst, wenn es mit hochwertigen, zuverlässigen und kontextualisierten Daten versorgt wird.

Die Synergie: Analytics mit Power BI für HR optimiert

Die größte Herausforderung in der Praxis ist, dass HR-Daten oft über zahlreiche Systeme verstreut sind, vom HCM-System über die Lohnabrechnung bis hin zu Recruiting-Tools und unzähligen Excel-Listen. 

Der Versuch, Power BI direkt an dieses Datenchaos anzuschließen, ist fehleranfällig, aufwendig und nicht nachhaltig.

Die Zalaris Analytics Lösung in der Zalaris PeopleHub, powered by Microsoft Power BI, sammelt und bereitet die Daten für gute HR-Visualisierungen auf. 

Sie meistert die kritische Vorarbeit:

• Datenintegration: Sie führt Daten aus diversen Quellen in einer einheitlichen Analyseumgebung zusammen.
• Datenaufbereitung: Sie bereinigt, strukturiert und kontextualisiert die Daten und schafft so eine verlässliche „Single Source of Truth“, die als Fundament für alle Analysen dient.
• HR-spezifische Logik: Sie liefert vordefinierte Datenmodelle und Kennzahlen, sodass Sie nicht bei null anfangen müssen.

Zalaris löst das grundlegende Problem der Datenqualität und -integration und schafft so die Voraussetzung, damit Power BI seine volle Stärke entfalten kann.

Wichtige HR-Kennzahlen für Power BI

Ein effektives Dashboard lebt von den richtigen Key Performance Indicators (KPIs). Die folgenden KPIs, gruppiert nach strategischen Bereichen, bieten einen praxisnahen Ausgangspunkt.

KPIs für Talentakquise: Den „War for Talent“ mit Daten gewinnen

• Time-to-Hire: Misst die durchschnittliche Zeit von der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung. Ein langer Prozess kann zum Verlust von Top-Kandidaten führen und bestehende Teams überlasten.
• Cost-per-Hire: Beziffert die durchschnittlichen Kosten pro Neueinstellung. Die Kennzahl ist wichtig, um die Effizienz von Recruiting-Kanälen zu bewerten. In Deutschland kann man von durchschnittlichen Kosten von 4.700 Euro ausgehen, wobei die exakte Zahl je nach Position stark variieren kann.
• Offer-Acceptance-Rate: Zeigt den Prozentsatz der Kandidaten, die ein Jobangebot annehmen. Eine niedrige Rate kann auf Probleme im Bewerbungsprozess oder bei der Wettbewerbsfähigkeit des Angebots hindeuten.

Mit einer Lösung wie Zalaris können Sie hier noch einen Schritt weiter gehen und durch prädiktive Analysen ermitteln, welche Recruiting-Kanäle nicht nur die schnellsten, sondern auch die langfristig erfolgreichsten Mitarbeitenden liefern.

KPIs für Mitarbeiterbindung & Engagement: Fluktuation proaktiv steuern

• Turnover Rate (Fluktuationsrate): Misst den prozentualen Anteil der Mitarbeitenden, die das Unternehmen verlassen. Sie ist eine der wichtigsten HR-Kennzahlen, da hohe Fluktuation enorme Kosten verursacht und auf tiefere Probleme in der Unternehmenskultur hindeuten kann.
• Employee Engagement Score: Wird typischerweise durch Umfragen ermittelt und misst die emotionale Bindung der Mitarbeitenden. Wie bereits erwähnt, korreliert ein hohes Engagement direkt mit höherer Produktivität und geringeren Fehlzeiten.
• Absenteeism Rate (Fehlzeitenquote): Erfasst den Prozentsatz unvorhergesehener Abwesenheiten und kann ein Frühindikator für Unzufriedenheit oder Überlastung sein.

Die Stärke moderner Analyseplattformen liegt hier in der Vorhersage. Das Analytics-Modul von Zalaris kann mithilfe von Algorithmen Kündigungsrisiken identifizieren und ermöglicht so proaktive Gegenmaßnahmen.

KPIs für Personalstruktur & Vergütung: Potenziale erkennen und fair entlohnen

• Headcount: Die Gesamtzahl der Mitarbeitenden, aufgeschlüsselt nach Abteilung, Standort oder Vertragsart, bildet die Basis für jede Personalplanung.
• Average Salary / Compa-Ratio: Vergleicht das Gehalt mit Marktdaten oder internen Gehaltsbändern, um Fairness und Wettbewerbsfähigkeit sicherzustellen. Zalaris hilft dabei, Vergütungs- und Leistungsdaten zu verknüpfen, um effektive und gerechte Gehaltspakete zu gestalten.

KPIs für Diversität, Gleichstellung & Inklusion (DE&I): Fortschritt messbar machen

• Geschlechtsverteilung: Die Verteilung der Geschlechter über verschiedene Führungsebenen hinweg.
• Pay Equity Ratio: Ein Vergleich der Gehälter zwischen verschiedenen demografischen Gruppen, um unbeabsichtigte Gehaltslücken aufzudecken.

83 Prozent der führenden Arbeitgeber haben mindestens eine DE&I-Initiative. Spezialisierte Dashboards, wie sie Zalaris bietet, machen sie transparent und deren Erfolg messbar.

HR Analytics Power BI – Dashboards optimal gestalten und HR-Daten zielgerichtet visualisieren

Ein gutes Dashboard beantwortet auf einen Blick die wichtigsten Fragen und erlaubt es den Nutzern, bei Bedarf genauer in die Daten zu schauen.

1. Fokus auf die Zielgruppe: Ein Dashboard für das C-Level-Management benötigt andere KPIs (z. B. Fluktuationskosten, Human Capital ROI) als eines für einen HR-Manager, der operative Kennzahlen überwacht.
2. Klarheit vor Komplexität: Überladene Dashboards sind unbrauchbar. Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Informationen. Alle wichtigen Kennzahlen sollten ohne Scrollen sichtbar sein.
3. Die richtige Visualisierung wählen: Nutzen Sie Balkendiagramme für Vergleiche, Liniendiagramme für Zeitreihen und KPI-Karten, um die wichtigsten Kennzahlen prominent darzustellen.

Praxisbeispiele: Drei Dashboards, die Sie sofort inspirieren

Frühindikatoren erkennen und Maßnahmen bewerten

Durch die regelmäßige Nutzung der Dashboards kann die HR-Abteilung proaktiv agieren, anstatt nur zu reagieren. Anstatt im Quartalsbericht von einer gestiegenen Fluktuation zu erfahren, erkennen Sie einen Frühindikator, wie etwa einen sinkenden Engagement-Score in einem Team, und können sofort intervenieren.

HR Analytics ermöglicht es, den Erfolg von Maßnahmen (z. B. einer neuen Onboarding-Initiative) direkt zu messen und den ROI gegenüber der Geschäftsführung zu belegen.

Die kontinuierliche Weiterentwicklung Ihrer Dashboards

Ein Dashboard sollte sich mit den Bedürfnissen des Unternehmens weiterentwickeln. Holen Sie regelmäßig Feedback von den Nutzern ein. Die Flexibilität von Power BI ermöglicht es, Dashboards kontinuierlich anzupassen. Zukunftsweisende Plattformen nutzen KI-basierte Empfehlungen um auf Basis Ihrer Daten neue Zusammenhänge aufzuzeigen und Optimierungen für Ihre Analysen vorzuschlagen.

Fazit: Machen Sie Ihre HR-Abteilung zum strategischen Powerhouse

Ihre HR-Abteilung sitzt auf Abertausenden von Datenpunkten, die den Unterschied zwischen reaktivem Personalmanagement und strategischer Unternehmensführung ausmachen können.

Unternehmen, die auf HR Analytics setzen, bauen sich einen wichtigen Wettbewerbsvorteil auf. Sie erkennen Probleme, bevor sie entstehen, optimieren Prozesse, wo möglich, und können der Geschäftsführung den Erfolg ihrer HR-Maßnahmen belegen.

Machen Sie den ersten Schritt: Lassen Sie uns gemeinsam analysieren, welches Potenzial in Ihren HR-Daten steckt.

Lassen Sie uns gemeinsam Ihr erstes HR-Dashboard erstellen: Kontaktieren Sie Zalaris für eine kostenlose Beratung und entdecken Sie, wie Sie Ihre wichtigsten HR-KPIs in kürzester Zeit visualisieren können.