TCO & Risiko im Vergleich: Klassische On-Premises-Entgeltabrechnung vs. SAP ECP mit Betriebsunterstützung im öffentlichen Dienst

Viele Verwaltungen und öffentliche Einrichtungen stehen vor der Frage, wie sie ihre Entgeltabrechnung künftig aufstellen wollen. Bestehende On-Premises-Lösungen sind häufig stabil etabliert und tief in die Organisationsstrukturen eingebettet. Klassische Abrechnungssysteme und deren Wartung spielen für viele Verwaltungen weiterhin eine zentrale Rolle, da sie langfristige Stabilität und planbare Kosten bieten.

Cloudbasierte Modelle wie SAP Employee Central Payroll (kurz: ECP) eröffnen neue organisatorische und betriebliche Optionen. Moderne Software und integrierte Systeme bieten Kunden im öffentlichen Sektor zahlreiche Vorteile, darunter eine höhere Flexibilität, bessere Skalierbarkeit und die Möglichkeit, HR-Prozesse effizienter zu gestalten.

Verwaltungsleitung, Haushalts- und Finanzverantwortliche sowie IT-Leitungen müssen diese Alternativen bewerten – sachlich, strukturiert und ohne technologische Vorfestlegung.

Dieser Beitrag stellt die klassische On-Premises-Entgeltabrechnung und SAP ECP mit unterstützenden Betriebsleistungen gegenüber. Im Mittelpunkt stehen die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership), Steuerungs- und Governance-Aspekte sowie vergaberelevante Kriterien.

Entgeltabrechnung als Steuerungs- und Governance-Prozess

Die Entgeltabrechnung ist weit mehr als ein monatlicher Abrechnungslauf.
Sie verbindet Personalbereich, Haushalt und Finanzen, IT, Datenschutz und Revision in einem eng verzahnten Prozess.

Um die Komplexität der Entgeltabrechnung im öffentlichen Dienst erfolgreich zu bewältigen und die Prozesse kontinuierlich zu optimieren, ist die Anwendung von Best Practices sowie die Einbindung erfahrener Consultants entscheidend.

Fehler wirken unmittelbar und sind selten rein technischer Natur. Sie betreffen Vertrauen, Rechtssicherheit und interne Abläufe. Gleichzeitig steigen die Anforderungen durch häufige gesetzliche Anpassungen, komplexe Tarifwerke, höhere Transparenzpflichten und zunehmende Prüfungen durch interne und externe Stellen.

Unabhängig vom gewählten Betriebsmodell benötigt die Entgeltabrechnung klare Verantwortlichkeiten, stabile Prozesse und eine belastbare Steuerungs- und Governance-Struktur.

Cloud-Payroll-Lösungen im Überblick

Die Einführung von Cloud-Payroll-Lösungen wie SAP (ECP) markiert einen entscheidenden Wendepunkt für die Personalabrechnung im öffentlichen Sektor. Diese moderne, cloudbasierte Transformation verbindet nicht nur Employee Central Payroll mit SAP SuccessFactors Employee Central – sie revolutioniert, wie öffentliche Organisationen HR-Prozesse und Entgeltabrechnung grundlegend neu denken. Für Unternehmen und Verwaltungen bedeutet dies weit mehr als nur ein Systemupgrade: Es ist der Sprung in eine zukunftssichere, skalierbare Realität, die den komplexen Anforderungen der öffentlichen Personalabrechnung nicht nur gerecht wird, sondern diese neu definiert.

Das neue Abrechnungsschema D100 für den öffentlichen Dienst in Deutschland zeigt, wie SAP ECP gezielt branchenspezifische Herausforderungen angeht und dabei Standards setzt, die weit über bloße Compliance hinausreichen. Diese Cloud-Lösung ermöglicht es Organisationen, nicht nur rechtssicher und transparent zu agieren, sondern Prozesse zu standardisieren und auf neue gesetzliche oder tarifliche Änderungen mit einer Geschwindigkeit zu reagieren, die traditionelle Systeme schlicht überfordert. Die nahtlose Integration in die SAP SuccessFactors Suite schafft eine durchgängige Digitalisierung vom ersten Personalverwaltungsschritt bis zur finalen Abrechnung – eine Transformation, die HR-Prozesse nicht nur optimiert, sondern neu erfindet.

Gerade jetzt, wo der Druck auf öffentliche Verwaltungen steigt, effizienter und digitaler zu werden, bietet Cloud-Payroll weit mehr als nur eine Alternative zu veralteten On-Premises-Systemen. Sie reduziert nicht nur den IT-Betriebsaufwand drastisch und erhöht die Ausfallsicherheit – sie positioniert Organisationen an der Spitze der digitalen Revolution im öffentlichen Sektor. Employee Central Payroll unterstützt dabei, Personalabrechnung nicht nur zukunftsfähig aufzustellen, sondern zum strategischen Vorteil zu machen. 

Diejenigen, die jetzt handeln, gewinnen nicht nur operationale Exzellenz – sie schaffen die Grundlage für eine Personalverwaltung, die den Erwartungen der kommenden Dekade entspricht.

Option 1: Klassische On-Premises-Entgeltabrechnung

Die On-Premises-Entgeltabrechnung steht für den Betrieb im eigenen Rechenzentrum mit unmittelbarer Systemnähe. Viele Verwaltungen setzen weiterhin bewusst auf dieses Modell, da es über Jahre gewachsen ist und eng mit bestehenden Fach- und IT-Prozessen verzahnt ist.

Kostenperspektive (Gesamtbetriebskosten)

Die Kosten setzen sich aus mehreren Bestandteilen zusammen. Neben Lizenzkosten entstehen Aufwände für Infrastruktur, Betrieb, Wartung, Versionswechsel und Tests. Hinzu kommen interne Personalkosten sowie externe Unterstützung bei gesetzlichen, tariflichen oder technischen Anpassungen.

Ein Vorteil liegt in der direkten Steuerbarkeit. Investitionen und Anpassungen erfolgen gezielt nach eigenem Bedarf. Gleichzeitig verteilen sich viele Kosten auf unterschiedliche Haushalts- und Kostenstellen, was eine ganzheitliche Betrachtung erschwert.

Risikoperspektive

On-Premises-Betrieb bietet ein hohes Maß an Kontrolle, erfordert jedoch kontinuierliche Pflege. Technische Abhängigkeiten, personengebundenes Fachwissen und steigende Anforderungen an Dokumentation und Prüfung erhöhen den organisatorischen Aufwand.

Die fristgerechte und korrekte Umsetzung gesetzlicher Änderungen hängt stark von verfügbaren internen Ressourcen und Fachkenntnissen ab.

Governance-Einordnung

Die On-Premises-Entgeltabrechnung kann gut funktionieren, wenn Rollen klar definiert sind, ausreichend Kapazitäten vorhanden sind und Steuerungsstrukturen aktiv gelebt werden. Sie erfordert jedoch dauerhaftes Engagement insbesondere von Personalbereich und IT.

Option 2: SAP Employee Central Payroll mit Betriebsunterstützung

SAP Employee Central Payroll verlagert die Entgeltabrechnung in eine Cloud-Umgebung. Die bewährte SAP-Abrechnungslogik bleibt erhalten, während sich das Betriebsmodell verändert. Ergänzende Betriebsleistungen übernehmen klar definierte Aufgaben in Betrieb, Wartung und technischer Betreuung.

Kostenperspektive (Gesamtbetriebskosten)

Dieses Modell folgt einer anderen Kostenlogik. Investitionen in eigene Infrastruktur und technischen Betrieb entfallen weitgehend. Stattdessen entstehen planbare laufende Kosten für definierte Leistungen, die Betrieb, Wartung und regelmäßige Aktualisierungen abdecken.

Dies erleichtert Vergleichbarkeit und Haushaltsplanung. Gleichzeitig ist eine sorgfältige Prüfung der enthaltenen Leistungen, Zuständigkeiten und Servicevereinbarungen erforderlich.

Risikoperspektive

Standardisierte Aktualisierungen, zentrale Wartung und klar geregelte Prozesse können bestimmte Risiken reduzieren. Fachliche und technische Expertise wird durch spezialisierte Teams abgesichert, wodurch Abhängigkeiten von einzelnen Personen verringert werden können.

Gleichzeitig entstehen neue Anforderungen an Steuerung, Vertrags- und Anbietermanagement sowie an die Cloud-Governance, die aktiv wahrgenommen werden müssen.

Governance-Einordnung

SAP ECP mit Betriebsunterstützung ermöglicht eine klare Aufgabenteilung zwischen Plattformbetrieb, technischer Betreuung und fachlicher Steuerung. Verantwortung und Leistungen werden stärker formalisiert und vertraglich geregelt, verbleiben jedoch insgesamt bei der Organisation.

Governance im strukturierten Vergleich

Beide Modelle verfolgen unterschiedliche Ansätze mit jeweils eigenen Stärken und Herausforderungen.

Die On-Premises-Entgeltabrechnung bietet hohe individuelle Gestaltungsmöglichkeiten und Systemnähe, erfordert jedoch eine intensive interne Steuerung.

SAP ECP mit Betriebsunterstützung setzt auf Standardisierung, Transparenz und klar definierte Leistungsstrukturen, verlangt dafür ein aktives Steuerungs- und Partnermanagement.

Die Entscheidung ist weniger eine technologische als vielmehr eine organisatorische Fragestellung.

Gesamtbetriebskosten ganzheitlich betrachten

Ein belastbarer Vergleich berücksichtigt mehr als Lizenz- oder Projektkosten. Relevant sind auch interne Aufwände, Abhängigkeiten von Schlüsselpersonen, Prüf- und Dokumentationskosten, Fehlerkorrekturen sowie gebundene Kapazitäten.

Beide Modelle können wirtschaftlich sinnvoll sein, wenn sie zur Größe, Komplexität und strategischen Ausrichtung der Organisation passen. Entscheidend ist eine realistische und vollständige Betrachtung der Gesamtbetriebskosten.

Checkliste für Vergabe- und Entscheidungsprozesse

Unabhängig vom bevorzugten Modell sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

• Governance & Steuerung
  Klare Rollen, nachvollziehbare Verantwortlichkeiten und dokumentierte Prozesse.
• Betriebsmodell
  Transparenz über Betrieb, Wartung, Aktualisierungen und Eskalationswege.
• Fachliche Kompetenz
  Erfahrung mit komplexer Entgeltabrechnung, Tarifwerken und regulatorischen Anforderungen des öffentlichen Dienstes.
• Wirtschaftlichkeit
  Vollständige Gesamtbetriebskosten-Sicht, Skalierbarkeit und langfristige Planbarkeit.
• Übergang & Betrieb
  Strukturierter Übergang, begleitendes Veränderungsmanagement und nachhaltiger Wissenstransfer.

Unsere Rolle: Orientierung und Transparenz schaffen

Wir sind ein führender Anbieter von Lösungen rund um Personalmanagement und Entgeltabrechnung in Europa. Seit 25 Jahren begleiten wir Organisationen bei der Weiterentwicklung von HR- und Abrechnungsprozessen.

Als strategischer Implementierungs-, Service- und Lösungspartner der SAP SE sowie SAP-Gold-Partner unterstützen wir sowohl On-Premises- als auch cloudbasierte Betriebsmodelle.

Unser Anspruch ist es, Handlungsoptionen transparent darzustellen, Risiken einzuordnen und belastbare Entscheidungsgrundlagen zu schaffen. Dabei behalten wir Wirtschaftlichkeit, Steuerbarkeit und Umsetzbarkeit gleichermaßen im Blick.

Von der Analyse zur tragfähigen Entscheidung

Ein strukturierter Reifegrad-Check hilft, die Ausgangslage objektiv zu bewerten. Er macht Kosten, Risiken, Abhängigkeiten und organisatorische Voraussetzungen sichtbar.

Darauf aufbauend entsteht eine realistische Vorgehensplanung, die technische, fachliche und organisatorische Aspekte integriert. Ob On-Premises, Cloud oder hybride Modelle – entscheidend ist die Passung zur jeweiligen Organisation.

Fazit: Die passende Lösung ist kontextabhängig

Es gibt keine allgemein richtige Architektur für die Entgeltabrechnung.
Sowohl die klassische On-Premises-Entgeltabrechnung als auch SAP ECP mit Betriebsunterstützung sind tragfähige Modelle mit unterschiedlichen Stärken.

Entscheidend ist, Risiken bewusst zu steuern, Kosten realistisch zu bewerten und klare Steuerungsstrukturen zu etablieren.

Wir laden Sie ein, Ihre Entgeltabrechnung differenziert zu betrachten und mit uns in den Austausch zu gehen – für Klarheit und eine fundierte Entscheidungsgrundlage.