Warum digitale Stundenzettel Papier und Excel ablösen sollten

Wenn Ihre Prozesse so oder so ähnlich aussehen, ist das ein akutes Geschäftsrisiko. Spätestens seit der Grundsatzentscheidung des Bundesarbeitsgerichts ist klar: Arbeitgeber in Deutschland müssen ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einführen.

Damit ist die Ära der traditionellen Stundenzettel offiziell beendet. Diese Entwicklung ist Ihre Chance. Sie können einen der fehleranfälligsten Prozesse im Unternehmen endlich überarbeiten, Ihre HR-Abteilung entlasten und gute Datenqualität für die Lohnabrechnung schaffen.

Die Digitalisierung der Stundenzettel auf einen Blick

Warum sollten Sie jetzt handeln? Diese vier Kernargumente zeigen, welchen konkreten Mehrwert digitale Stundenzettel Ihrem Unternehmen bringen.

• Rechtssicherheit: Manuelle Stundenzettel auf Papier oder in Excel erfüllen die strengen Anforderungen des Bundesarbeitsgerichts an ein „objektives und verlässliches“ System nicht.
• Effizienz: Digitale Systeme eliminieren das Sammeln, Prüfen und Abtippen von Daten. Das spart wertvolle Arbeitszeit in Ihrer HR-Abteilung.
• Fehlerreduktion: Sie vermeiden manuelle Übertragungsfehler, die zu falschen Lohnabrechnungen und unzufriedenen Mitarbeitenden führen.
• Integration: Der wahre Nutzen liegt in der nahtlosen Prozesskette von der Erfassung bis zur Lohnabrechnung (Time-to-Payroll).

Die Herausforderungen traditioneller Stundenzettel

Zettelwirtschaft kostet Ihr Unternehmen mehr, als Sie vielleicht denken. Die Kosten entstehen aus einer Kombination der täglichen Administration, rechtlichen Risiken und der hohen Fehleranfälligkeit.

Rechnen Sie einmal zusammen, wie viele Arbeitsstunden Ihre HR-Fachkräfte jeden Monat nur für die Zeiterfassung aufwenden. Der Prozess ist fast immer gleich:

1. Stundenzettel (Papier oder Excel) werden von Mitarbeitenden ausgefüllt.
2. Führungskräfte sammeln die Zettel ein, prüfen und genehmigen sie (oft per Unterschrift oder E-Mail).
3. Die Personalabteilung sammelt alle Dokumente ein und prüft sie erneut auf Plausibilität und Vollständigkeit.
4. Fehlende oder fehlerhafte Einträge werden mühsam korrigiert.
5. Die Daten werden Zeile für Zeile manuell in das Lohnabrechnungssystem übertragen.

Jeder dieser Schritte ist Zeit, in der Ihr HR-Team nicht strategisch arbeiten oder Personal entwickeln kann.

Das Compliance-Risiko

Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts (Az. 1 ABR 22/21) war ein Weckruf. Es fordert ein „objektives, verlässliches und systematisches“ System. Traditionelle Methoden scheitern an diesen Kriterien:,

Wer sich weiterhin auf diese Methoden verlässt, riskiert bei Prüfungen empfindliche Nachzahlungen und Bußgelder.

Die Fehlerfalle Lohnabrechnung

Manuelle Dateneingabe ist eine der häufigsten Fehlerquellen im HR-Prozess. Ein simpler Zahlendreher (z. B. 0,8 statt 8,0 Stunden) macht Mitarbeitende unzufrieden. Die HR-Abteilung muss den Fehler lokalisieren, eine Korrekturrechnung durchführen und nachbessern.

Während die Lohn- und Gehaltsabrechnung immerhin bei 65 % der Unternehmen einen hohen Digitalisierungsgrad aufweist, hinkt die Zeiterfassung laut dem HR-Radar 2025 mit nur 42 % dramatisch hinterher.

Falsche Abrechnungen und Zeitangaben sind einer der größten Vertrauenskiller in einer Organisation. Das ist besonders riskant in einer Zeit, in der die Bindung ohnehin gering ist: Laut dem Gallup Engagement Index haben nur 9 % der deutschen Arbeitnehmenden eine hohe emotionale Bindung an ihren Arbeitgeber.

Vorteile digitaler Stundenzettel

Die Umstellung auf ein digitales System macht sich durch ihre Effizienz, Transparenz und Datenqualität schnell bezahlt.

100 % Compliance und Revisionssicherheit

Moderne digitale Zeiterfassungssysteme sind konform mit den Anforderungen von EuGH und BAG. Jede Buchung (Kommen, Gehen, Pause) wird mit einem fälschungssicheren Zeitstempel versehen. Jede Korrektur (z. B. „Einstempeln vergessen“) erfordert einen Genehmigungsprozess und wird lückenlos protokolliert. Im Falle einer Prüfung exportieren Sie den fertigen, revisionssicheren Bericht auf Knopfdruck.

Strategische Freiräume für HR

Erinnern Sie sich an die verlorenen Administrationsstunden? In einem digitalen System entfallen diese fast vollständig. Die Daten werden einmal erfasst – sei es am Terminal, per App oder im Web-Browser. Sie stehen sofort zentral und validiert zur Verfügung.

Diese gewonnene Zeit ist der Hebel, um Ihre HR-Abteilung vom Verwalter zum strategischen Partner zu wandeln. Anstatt Daten zu tippen, analysieren Sie diese.

Transparenz in Echtzeit

Ein digitaler Stundenzettel schafft eine einheitliche, wahre Datenquelle.

• Für Führungskräfte: Sie sehen die Salden ihrer Teams (Überstunden, Resturlaub) in Echtzeit. Sie können proaktiv steuern und Überlastung vermeiden.
• Für Mitarbeitende: Über Employee-Self-Service (ESS) Portale können Beschäftigte ihre eigenen Zeitkonten und Urlaubsanträge einsehen. Das reduziert Rückfragen an die HR-Abteilung und fördert die Eigenverantwortung.

Nahtlose Integration: Die Brücke zur Lohnabrechnung

Der größte Vorteil ist die Möglichkeit zur nahtlosen Integration. Viele einfache Zeiterfassungs-Apps enden mit einem CSV-Export. Das löst nicht das Kernproblem der manuellen Datenübertragung.

Die Lösung ist ein integriertes System, das die erfasste Zeit automatisch interpretiert. Ein solches System weiß (basierend auf hinterlegten Regeln), dass die Buchung von 22:30 Uhr ein Nachtzuschlag ist oder die gesetzliche Pausenregelung eingehalten wurde. Die Daten fließen fehlerfrei direkt in die Lohnabrechnung.

So einfach können Sie digitale Stundenzettel implementieren

Die Einführung eines digitalen Systems ist ein ganzheitlicher Change-Prozess, der über die IT-Abteilung hinausgeht. Viele Unternehmen scheuen diesen Schritt, weil sie ein langwieriges und ressourcenintensives Projekt fürchten.

Die Sorge ist verständlich, doch wir bei Zalaris wissen, dass es auch anders geht: Mit uns lässt sich die Zeit für die Implementierung von HR Software erheblich verkürzen.

Schritt 1: Bedarfsanalyse und Systemauswahl

Definieren Sie Ihre „Must-haves“. Welche Arbeitszeitmodelle haben Sie (Schichtbetrieb, Home-Office, Außendienst)? Benötigen Sie mobile Erfassung per App oder stationäre Terminals? Suchen Sie nach einem Partner für den gesamten Prozess, nicht nur nach einer App.

Schritt 2: Den Betriebsrat und die Mitarbeitenden gewinnen

In Deutschland hat der Betriebsrat ein zwingendes Mitbestimmungsrecht bei der Einführung von Zeiterfassungssystemen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Binden Sie die Arbeitnehmervertretung frühzeitig und transparent ein.

Adressieren Sie Bedenken hinsichtlich „Leistungskontrolle“. Ein digitales System ist ein Akt der Fairness. Es schützt Mitarbeitende, indem es garantiert, dass jede geleistete Minute korrekt vergütet wird und sie genug Pausen bekommen.

Schritt 3: Pilotphase, Rollout und Integration

Starten Sie mit einer Pilotabteilung, um die Prozesse zu testen. Schulen Sie die Belegschaft und Führungskräfte nicht nur im „Wie“ (Wie bediene ich die App?), sondern vor allem im „Warum“ (Welchen Nutzen haben wir alle davon?).

Fazit: Effizientere Zeiterfassung mit digitalen Stundenzetteln

Der Abschied von Papier und Excel ist unumgänglich. Digitale Stundenzettel lösen die Probleme der manuellen Erfassung, schaffen Revisionssicherheit und legen die Datengrundlage für eine moderne HR-Arbeit.

Eine digitale Zeiterfassung ist der erste, wichtige Schritt. Aber was passiert danach mit den Daten? Wir bei Zalaris verstehen Zeiterfassung als den kritischen Startpunkt eines nahtlosen „Time-to-Payroll“-Prozesses. Unsere Lösungen für Zeiterfassung, HR-Management und Lohnabrechnung basieren auf einer einzigen, übersichtlichen Plattform wie dem Zalaris PeopleHub.

Überlassen Sie die Prozesskomplexität uns. Ob als integrierte Software-Lösung, die Sie selbst bedienen, oder als voll gemanagter Payroll-Service: Wir kümmern uns darum.