Aufbau einer cloud-fähigen Personalakte bei der Migration von SAP HCM zu SAP SuccessFactors

Die verborgene Dokumenten-Herausforderung in jeder SAP-HCM-Landschaft

Die meisten SAP-HCM-Kunden verfügen über jahrzehntelange Dokumentation, verteilt auf viele Ablageorte:

• PA30-Anhänge mit uneinheitlichen Strukturen
• Netzlaufwerke und Shared Drives
• Gescannte Papierarchive
• Payroll-Ausgabeverzeichnisse
• Lokale Ordner einzelner Geschäftsbereiche
• Desktops von Führungskräften
• Drittanbieter-Tools

Keine Abteilung legt Dokumente gleich ab. Kein Land nutzt dieselbe Ordnerstruktur. Metadaten fehlen häufig. Benennungen unterscheiden sich von Person zu Person.

SAP SuccessFactors ersetzt viele zentrale HR-Prozesse. Es stellt jedoch keine gesteuerte, strukturierte digitale Personalakte bereit. Ohne klare Strategie besteht das Risiko, jahrelang gewachsene Inkonsistenzen in die neue Cloud-Landschaft zu übertragen – und dieselben Probleme neu zu erzeugen.

Deshalb behandeln immer mehr Organisationen die Migration von Mitarbeitenden-Dokumenten als eigenen Workstream. Genau hier wird PeopleHub eAkte für SAP SuccessFactors zu einem zentralen Baustein moderner Cloud-Transformationsprogramme.

Was ohne saubere Dokumentenplanung schiefläuft

Die Migration fragmentierter Archive in die Cloud birgt mehrere kritische Risiken:

Fragmentierte Archive lassen sich nicht einfach migrieren

Uneinheitliche Dokumente in der Cloud führen langfristig zu Governance-Problemen, die sich mit der Zeit verstärken.

Fehlende Dokumente fallen beim Go-live auf

Compliance-Lücken bei Verträgen, Payroll-Entscheidungen oder Sicherheitsdokumentation zeigen sich häufig erst in Tests oder nach dem Go-live.

SuccessFactors-Anhänge ersetzen keine vollständige Personalakte

SuccessFactors verarbeitet Transaktionen sehr gut. Es bietet jedoch keine:

• Archivstrukturen auf Enterprise-Niveau
• Metadatenmodelle für differenzierte Suche
• Aufbewahrungs- und Löschregeln
• Vollständigkeitsprüfungen
• Detaillierten Audit-Historien

Regulatorische Anforderungen steigen weiter

Moderne Cloud-HR-Landschaften müssen verpflichtende Aufbewahrungsfristen, interne und externe Prüfungen, Sicherheits- und Zertifikatsnachweise, EU-Entgelttransparenz, Payroll-Dokumentation und rechtliche Nachvollziehbarkeit unterstützen.

Die Cloud-Transformation bietet die Chance, Dokumenten-Governance neu aufzusetzen – statt bestehende Probleme mitzunehmen.

Wie SuccessFactors und eAkte gemeinsam auf SAP BTP arbeiten

Die Rollenverteilung ist klar:

✔ SAP SuccessFactors steuert HR-Daten und Prozesse
✔ PeopleHub eAkte verwaltet die zugehörigen Dokumente
✔ Beide Lösungen laufen auf der SAP Business Technology Platform

SuccessFactors ist das führende System für Daten.
PeopleHub eAkte ist das führende System für Dokumente.

Mitarbeitende und Führungskräfte greifen über die SuccessFactors-Oberfläche auf beides zu. Im Hintergrund sorgt eAkte für Struktur, Governance und Langzeitarchivierung – genau dort, wo SuccessFactors nicht ausgelegt ist.

Die vierstufige Transformation von Legacy-Dokumenten zu Cloud-Assets

1. Extraktion aus SAP HCM und Altsystemen

Dokumente werden gesammelt aus:

• SAP-HCM-Archiven
• File-Servern und Netzlaufwerken
• Gescannter Papierablage
• Payroll-Ausgabeverzeichnissen
• Drittanbieter-Systemen

Zum Einsatz kommen sFTP-Transfers, Massen-Uploads, Drag-and-drop-Funktionen und APIs. In dieser Phase steht die vollständige Sammlung im Fokus – nicht die Strukturierung.

2. Konvertierung, Bereinigung und Klassifizierung

Vor der Ablage im Cloud-Archiv durchlaufen Dokumente mehrere Transformationsschritte:

• Document Conversion Service wandelt Dateien in PDF um und ergänzt OCR für Durchsuchbarkeit
• Benennungsregeln ordnen Dokumente automatisch der richtigen Person und dem passenden Ordner zu
• Klassifizierung und Metadaten-Anreicherung ermöglichen Mapping, Filterung und Vollständigkeitsprüfungen
• Retention-Analyse prüft Dokumente gegen Richtlinien und gesetzliche Vorgaben und identifiziert Inhalte, die aufgrund abgelaufener Fristen oder Duplikaten nicht migriert werden

Unstrukturierte Archive werden so zu gesteuerten, verwertbaren Assets.

3. Ablage in einem modernen, regelkonformen Archiv auf SAP BTP

PeopleHub eAkte nutzt ein CMIS-basiertes Archiv für langfristige Speicherung, Audit-Fähigkeit und globale Governance. Die cloud-fähige Personalakte umfasst:

• Standardisierte Ordnerstrukturen
• Metadaten und Tags
• Audit-Historien
• Dokumentennotizen
• Aufbewahrungs- und Löschregeln
• Erinnerungen und Vollständigkeitsprüfungen
• Mehrsprachige Unterstützung

Jede Personalakte ist konsistent – unabhängig von Land, Organisationseinheit oder Betriebszugehörigkeit.

4. Nahtloser Zugriff über SAP SuccessFactors

Nach der Migration stehen Dokumente zur Verfügung über:

• Employee Self-Service
• Manager Self-Service
• HR-Dokumentenarbeitsplätze

Mitarbeitende erhalten sofort sicheren Zugriff. Führungskräfte gewinnen Transparenz. HR arbeitet mit einer zentralen Plattform für Ablage, Suche und Governance – genau so, wie es moderne Cloud-Nutzer erwarten.

Warum Dokumentenmigration ein eigener Workstream sein muss

• Compliance ab Tag eins: Keine fehlenden Dokumente beim Go-live
• Saubere HR-Prozesse: Dokumenten-Governance wird Teil des neuen Betriebsmodells
• Deutlich weniger Prüfungsaufwand: Einheitliche Strukturen, Metadaten und Aufbewahrungsregeln
• Vorbereitung auf zukünftige Regulierung: Entgelttransparenz, Sicherheit, Workforce Reporting
• Mehr Self-Service: Zugriff ohne HR-Tickets
• Vermeidung alter Probleme: Die Migration wird zum Neustart mit klarer Governance

Dokumentation als strategische Infrastruktur

Der Wechsel zu SAP SuccessFactors ist mehr als ein Technologieprojekt. Er ist eine Chance, HR-Dokumente neu zu strukturieren, zu steuern und zugänglich zu machen.

PeopleHub eAkte für SAP SuccessFactors schafft die Basis für eine saubere, regelkonforme und cloud-fähige Personalakte – und beendet das Dokumentenchaos aus Jahrzehnten.

SuccessFactors verwaltet Daten.
eAkte verwaltet Dokumente.
Gemeinsam entsteht die vollständige Cloud-Erfahrung.

Planen Sie die Migration von SAP HCM zu SAP SuccessFactors? Sprechen Sie mit uns über Ihre Dokumentenstrategie und den Aufbau einer cloud-fähigen Personalakte.