Cloud-HR im öffentlichen Dienst richtig anbinden: So gelingt die Integration mit S/4HANA

Ein wesentlicher Treiber ist die Ankündigung von SAP, ab Januar 2026 das Abrechnungsschema D100 (PY-DE-PS) in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll bereitzustellen. Damit wird Cloud Payroll erstmals realistisch für den deutschen öffentlichen Dienst. Was zuvor häufig ausgeschlossen wurde, rückt nun in den Fokus strategischer Planungen.

Parallel dazu verändert sich die Haltung vieler Organisationen. Einrichtungen, die SAP SuccessFactors lange kritisch betrachtet haben, evaluieren Cloud-Optionen heute deutlich offener. Der Grund liegt nicht nur in der Technologie, sondern auch im Umfeld: Fachkräftemangel, steigender Effizienzdruck und begrenzte IT-Ressourcen machen standardisierte, cloudbasierte Lösungen attraktiver.

Gleichzeitig steigt die Komplexität. Der öffentliche Dienst ist stark fragmentiert. Klassische Verwaltungen, Stadtwerke, Hochschulen, Sozialdienste, Landesbetriebe und Forschungseinrichtungen verfolgen unterschiedliche Strategien. Hinzu kommen Anforderungen an Datenschutz, digitale Souveränität und Governance. Cloud ist damit keine rein technische Entscheidung mehr, sondern eine organisatorische und strategische.

Spätestens mit der Einführung von SAP SuccessFactors Employee Central und Employee Central Payroll wird deutlich: Cloud-HR funktioniert nur, wenn die Integration zur Finanzwelt von Anfang an sauber umgesetzt wird. Genau hier setzt dieser Beitrag an.

Cloud-HR im öffentlichen Dienst: Mehr als ein HR-Projekt

Cloud-HR wird oft als reines HR-Vorhaben betrachtet. In der Praxis greift diese Sicht zu kurz. Gerade im öffentlichen Dienst sind HR-, Finanz- und Haushaltsprozesse eng miteinander verknüpft.

Personalausgaben machen einen wesentlichen Teil der öffentlichen Haushalte aus. In den Ländern binden sie rund die Hälfte des jährlichen Haushaltsvolumens, in den Kommunen immerhin etwa ein Drittel. Diese Ausgaben müssen eindeutig zugeordnet, vorausschauend geplant und revisionssicher im Haushaltsmanagement verbucht werden.

SAP bildet diese Anforderungen im Haushaltsmanagement des Public Sector Management (PSM-FM) ab – etwa über Finanzstellen und Finanzpositionen. Lösungen wie SAP SuccessFactors entfalten ihren Nutzen daher erst dann vollständig, wenn sie von Anfang an sauber an das Finanz- und Haushaltsmanagement angebunden sind.

Fehlt diese Integration zwischen HR-Cloud und Haushalts- bzw. Finanzsystem, entstehen Brüche im Prozess:

• Daten müssen manuell übertragen werden.
• Zuordnungen erfolgen außerhalb des Systems.
• Prüfungen werden aufwendig und fehleranfällig.

Der eigentliche Mehrwert der Cloud bleibt so im laufenden Betrieb weitgehend ungenutzt.

Zielbild: Eine gemeinsame Datenbasis für HR, Finanzen und Controlling

Ein stabiles Zielbild folgt einem klaren Prinzip: Eine Quelle, viele Verbraucher.

SAP S/4HANA Public Sector Management ist das führende System für kostenrelevante Objekte. HR-Systeme greifen standardisiert auf diese Daten zu.

Dieses Vorgehen bringt mehrere Vorteile:

• Klare Verantwortlichkeiten
• Einheitliche Datenbasis
• Weniger Abstimmungsaufwand
• Höhere Transparenz

HR, Finanzen und Controlling arbeiten mit denselben Informationen. Das schafft Vertrauen und reduziert operative Reibung.

Warum einfache Schnittstellen nicht ausreichen

In vielen Projekten werden zunächst direkte Schnittstellen zwischen Cloud-HR und ERP umgesetzt. Das wirkt pragmatisch. Kurzfristig spart es Aufwand. Langfristig entstehen jedoch Abhängigkeiten.

Jede Anpassung wirkt sich auf mehrere Systeme aus. Fehler lassen sich schwer nachvollziehen. Der Betrieb wird komplexer, nicht einfacher.

Gerade im öffentlichen Dienst, wo Systeme lange genutzt werden und Veränderungen gut nachvollziehbar sein müssen, stößt dieses Vorgehen schnell an Grenzen.

Architektur im Überblick: Entkoppelt, klar und erweiterbar

Bewährt hat sich eine entkoppelte Architektur mit klar definierten Rollen. Sie stellt sicher, dass HR- und Payroll-Daten nicht isoliert verarbeitet werden, sondern sauber in Finanz- und Haushaltsprozesse eingebunden sind.

• SAP S/4HANA mit Public Sector Management bildet dabei das führende System für Finanz- und Haushaltslogik. Insbesondere das Haushaltsmanagement (PSM-FM) steuert Budgetierung, Mittelverwendung und Budgetkontrollen über Finanzstellen und Finanzpositionen.
• SAP Master Data Integration (MDI) sorgt dafür, dass relevante Stammdaten konsistent und systemübergreifend bereitgestellt werden.
• Die SAP Business Technology Platform (BTP) übernimmt die technische Integration und Governance zwischen Cloud und Core.
• SAP SuccessFactors Employee Central und Employee Central Payroll nutzen diese Informationen als konsumierende Systeme für HR- und Payroll-Prozesse.

Diese Architektur trennt fachliche Verantwortung von technischer Integration. Sie reduziert Abhängigkeiten, unterstützt haushaltskonforme Prozesse und bleibt flexibel für zukünftige Erweiterungen.

SAP BTP: Mehr als nur eine technische Verbindung

Die SAP Business Technology Plattform ist das Rückgrat moderner Cloud-Architekturen. Sie verbindet Cloud-Anwendungen mit dem Core-ERP und übernimmt zentrale Aufgaben wie Integration, Sicherheit und Monitoring.

Für Behörden ist das besonders relevant. Anforderungen an Compliance, Datenschutz und Betrieb sind hoch. Gleichzeitig sind Ressourcen begrenzt.

Die BTP sorgt für:

• standardisierte Schnittstellen
• klare Governance
• transparente Fehleranalyse

So wird Integration beherrschbar.

Master Data Integration: Ordnung in komplexen Strukturen

MDI stellt sicher, dass Stammdaten systemübergreifend konsistent bleiben. Das betrifft nicht nur klassische Organisationsdaten, sondern auch kostenrelevante Objekte.

Im öffentlichen Dienst sind diese Strukturen oft historisch gewachsen. Unterschiedliche Logiken, Sonderfälle und Ausnahmen sind keine Seltenheit. MDI hilft, diese Komplexität zu beherrschen.

Kostenobjekte werden zentral gepflegt und kontrolliert an EC und ECP weitergegeben. Mehrfachpflege entfällt. Die Datenqualität steigt.

Schritt für Schritt: So integrieren Behörden EC/ECP mit S/4HANA

Schritt 1

Führende Systeme festlegen
SAP S/4HANA ist die Quelle für PSM-Kostenobjekte.

Schritt 2

Strukturen prüfen und konsolidieren
Welche Objekte werden, wirklich benötigt? Wo gibt es Dubletten?

Schritt 3

MDI konfigurieren
Relevante Objekte auswählen. Replikationsregeln definieren.

Schritt 4

Integration über die BTP aufsetzen
Technische Anbindung zwischen S/4HANA, MDI und SuccessFactors herstellen.

Schritt 5

Zuordnung in EC und ECP
Kostenobjekte Mitarbeitenden eindeutig zuweisen.

Schritt 6

Testen und stabil betreiben
Monitoring etablieren. Fehler früh erkennen. Prozesse absichern.

Eine klare Schritt-für-Schritt-Darstellung erleichtert die Abstimmung zwischen HR, IT und Finanzen erheblich.

Organisation und Governance nicht unterschätzen

Integration ist nicht nur Technik. Sie betrifft Organisation und Zusammenarbeit. Erfolgreiche Projekte binden HR, IT und Finanzen frühzeitig ein.

Wichtige Fragen sind:

• Wer ist fachlich verantwortlich?
• Wer entscheidet über Änderungen?
• Wie werden Tests organisiert?

Klare Governance reduziert Reibung und beschleunigt Entscheidungen.

Typische Herausforderungen aus der Praxis

In Projekten begegnen uns immer wieder ähnliche Themen:

• Zu viele Sonderfälle erhöhen die Komplexität.
• Historische Strukturen werden ungeprüft übernommen.
• Fachbereiche werden zu spät eingebunden.

Unsere Erfahrung zeigt: Konsolidierte Daten im richtigen Detailgrad halten Prozesse effizient. Weniger ist oft mehr.

Einordnung: Integration als Voraussetzung für Cloud Payroll

Mit D100 wird Cloud Payroll im öffentlichen Dienst realistisch. Das ist ein wichtiger Meilenstein. Gleichzeitig wird deutlich: Payroll ist nur so stabil wie die zugrunde liegende Integrationsarchitektur.

Wer EC und ECP einführt, ohne Kostenobjekte sauber zu integrieren, verschiebt Probleme in den Betrieb. Wer Integration früh richtig aufsetzt, gewinnt Planungssicherheit.

Wie Zalaris Sie dabei unterstützt

Wir sind ein führender Anbieter von Human Capital Management-Lösungen in Europa. Seit über 25 Jahren begleiten wir Organisationen bei der Transformation von HR- und Payroll-Prozessen.

Als strategischer Service-, Implementierungs- und Lösungspartner der SAP SE und SAP-Gold-Partner, ist unser Ziel, HR- und Abrechnungsprozesse zu vereinfachen. So schaffen wir Freiräume für strategische Themen.

Wir schärfen den Blick fürs Wesentliche. Konsolidierte Daten im richtigen Detailgrad halten Prozesse schlank. Flexible Reporting- und Analyseprozesse helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Gerade im öffentlichen Dienst verbinden wir HR-, Payroll- und Finanzperspektiven. Wir denken Architektur, Prozesse und Betrieb gemeinsam. Das gibt Sicherheit und entlastet die Organisation.

Fazit: Jetzt die richtigen Weichen stellen

Cloud Payroll wird Realität. Damit steigen die Anforderungen an Integration, Datenqualität und Governance.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, EC/ECP und S/4HANA sauber zu verbinden. Wer früh handelt, reduziert Risiken und schafft eine stabile Basis für die kommenden Jahre.

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Gemeinsam entwickeln wir eine Integrationsarchitektur, die zu Ihrer Organisation passt.