Zalaris SF-eFile ist eine sichere, cloudbasierte digitale Personalakte, die speziell für SAP SuccessFactors entwickelt wurde. Die Lösung bündelt alle Dokumente Ihrer Mitarbeitenden in einer zentralen, gesteuerten digitalen Akte und ersetzt damit gemeinsame Laufwerke, Papierordner, Altsysteme oder externe Dokumentenablagen. HR-Teams arbeiten mit strukturierten, standardisierten und vollständig durchsuchbaren Personalakten inklusive automatisierter Aufbewahrungsfristen, klarer Zugriffskontrollen, Versionierung und lückenlosem Audit-Trail – alles direkt in der SAP-SuccessFactors-Oberfläche.

SF-eFile unterstützt Unternehmen bei der Umstellung von SAP HCM auf SAP SuccessFactors, indem es einen cloudfähigen Ansatz für die Dokumenten-Governance bietet und sicherstellt, dass Personalakten jederzeit korrekt, vollständig und compliant sind.

SF-eFile ist vollständig in SAP SuccessFactors eingebettet. Nutzende arbeiten durchgehend in der gewohnten Oberfläche – ohne zusätzliche Systeme oder Logins. Die direkte Integration in Employee Central ermöglicht es HR, Dokumente hochzuladen, zu organisieren, zu durchsuchen und zu steuern. Alle Dokumentenaktionen wie Upload, Verschlagwortung, Aufbewahrung, Löschung und Audit-Tracking erfolgen direkt in SuccessFactors.

Diese native Integration sorgt für eine konsistente User Experience, benötigt keine zusätzliche IT-Infrastruktur, unterstützt rollenbasierte Berechtigungen und fördert die Akzeptanz bei HR, Führungskräften und Auditoren.

• Viele Unternehmen nutzen SAP SuccessFactors, verwalten Dokumente jedoch weiterhin fragmentiert – in gemeinsamen Ordnern, E-Mail-Postfächern, Netzlaufwerken oder Papierakten. Das führt zu Compliance-Risiken, verlorenen Dokumenten, uneinheitlichen Ablagestrukturen und hohem administrativem Aufwand in HR.

SF-eFile löst diese Herausforderungen durch:

• Eine digitale Personalakte pro beschäftigter Person
• Eine konsistente Ordner- und Kategorisierungsstruktur
• Standardisiertes Management des Dokumentenlebenszyklus
• Automatisierte Aufbewahrungs- und Löschregeln
• Verbesserte Auditierbarkeit und Compliance
• Schnelleren Dokumentenzugriff und geringeren HR-Aufwand
• Eine cloudfähige Aktenstruktur für die Migration von SAP HCM zu SAP SuccessFactors

Compliance ist in SF-eFile fest verankert. Eine konfigurierbare Governance-Struktur stellt sicher, dass Dokumente von Mitarbeitenden vollständig, korrekt und geschützt sind. Zu den Funktionen gehören:

• Automatisierte Aufbewahrungsfristen für Dokumente
• Zeitgesteuerte Löschung abgelaufener Unterlagen
• Zugriffskontrollen gemäß den Berechtigungen in SAP SuccessFactors
• Vollständig nachvollziehbare Audit-Trails für Uploads, Zugriffe, Änderungen und Löschungen
• Versionshistorie zur Sicherstellung der Dokumentenintegrität
• Konsistente Ordnerstrukturen, die sicherstellen, dass Pflichtdokumente jederzeit vorhanden sind

So erfüllen Unternehmen interne Richtlinien, gesetzliche Anforderungen und Audit-Erwartungen.
Besonders in stark regulierten Branchen wie Finanzdienstleistungen, Energie, Bergbau, Industrie, Gesundheitswesen und öffentlichem Sektor.

SF-eFile unterstützt alle HR- und personalbezogenen Dokumente, darunter:

• Arbeitsverträge und Vertragsänderungen
• Zertifikate, Lizenzen und Schulungsnachweise
• Onboarding- und Offboarding-Dokumente
• Leistungsbeurteilungen und PIP-Dokumente
• Vergütungsmitteilungen und Genehmigungen
• Medizinische und vertrauliche HR-Unterlagen
• Disziplinar- und Untersuchungsdokumente
• Richtlinien, Bestätigungen und Formulare
• Länderspezifische Compliance-Dokumente

Dokumente können manuell hochgeladen, über Workflows ausgelöst oder im Rahmen der Transformation von SAP HCM zu SAP SuccessFactors gesammelt migriert werden.

HR-Teams verlieren oft viele Stunden pro Woche mit der Suche nach Dokumenten in E-Mail-Verläufen, Ordnerstrukturen und alten Servern. SF-eAkte beseitigt diesen manuellen Aufwand durch:

• Sofortige Suche über alle Personalakten hinweg
• Eine konsistente, intuitive Struktur für jede beschäftigte Person
• Weniger doppelte oder fehlende Dokumente
• Automatisiertes Management des Dokumentenlebenszyklus
• Weniger manuelle Aufgaben beim Ablegen, Verschlagworten und Archivieren

Das Ergebnis sind schnellere Fallbearbeitung, zügigere Klärung von Anfragen, weniger Compliance-Eskalationen und deutlich geringerer administrativer Aufwand in HR.

Ja – eAkte spielt eine zentrale Rolle bei der Cloud-Transformation. Beim Wechsel von On-Premise SAP HCM oder Altsystemen zu SAP SuccessFactors stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung unstrukturierter, uneinheitlicher oder papierbasierter Personalakten.

eAkte bietet:

• Eine cloudfähige Dokumentenstruktur, abgestimmt auf SAP SuccessFactors
• Ein sauberes, gesteuertes Repository für Personalunterlagen
• Unterstützung bei der Massenmigration von Bestandsdokumenten
• Die Möglichkeit, Dokumente direkt an Employee Central anzubinden
• Stärkere Compliance und Governance nach dem Go-live

Damit ist eAkte ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die HR modernisieren und ihre Dokumentenlandschaft konsequent digitalisieren möchten.

Ja. Zalaris SF-eAkte ist im SAP Store verfügbar und validiert. Die Lösung erfüllt die strengen Anforderungen von SAP an Qualität, Sicherheit, Performance und Integrationsfähigkeit mit SAP SuccessFactors.

Die Validierung im SAP Store gibt Unternehmen Sicherheit in Bezug auf:

• Nahtlose Integration mit Employee Central
• SAP-konforme Sicherheitsstandards
• Zuverlässige Performance und Support
• Eine bewährte Erweiterung, die branchenübergreifend eingesetzt wird

Die meisten Unternehmen gehen bereits nach zwei Wochen live.

Möglich wird das durch vorkonfigurierte Inhalte wie:

• Standardisierte Ordner-Templates
• Vordefinierte Metadaten
• Empfohlene Aufbewahrungs- und Löschregeln
• Klare Konfigurationsleitfäden
• Migrations-Tools für historische Dokumente

Gleichzeitig ist die Lösung vollständig konfigurierbar.
So passen Sie Strukturen, Governance und Berechtigungen an Ihre Anforderungen an – und profitieren dennoch von einer schnellen Einführung.

• Ja. eAkte senkt Kosten, indem es Folgendes überflüssig macht:
• Physische Papierarchive
• Externe Archivierungskosten
• Manuelles Scannen und Ablegen
• Speicherung auf teuren Netzlaufwerken
• HR-Zeit für die Verwaltung fragmentierter Dokumentenablagen

Zusätzlich sinkt das Risiko von Compliance-Verstößen deutlich.
Mit vollständig gesteuerten digitalen Personalakten lassen sich kostspielige Strafzahlungen vermeiden.