Zeitmanagement leicht gemacht: SAP CATS effizient nutzen

Mit SAP CATS (Cross-Application Time Sheet) sieht das anders aus. Es verbindet die Personalwirtschaft (HCM) direkt mit der Logistik und dem Finanzwesen. Für HR-Verantwortliche bedeutet das weniger manuellen Aufwand und eine höhere Datenqualität.

Das Wichtigste zusammengefasst:

SAP CATS im HR-Kontext: Funktionen und Nutzen

Die rechtlichen Rahmenbedingungen verschärfen sich: Die Bundesregierung hat die elektronische Zeiterfassung verbindlich gemacht. Unternehmen müssen nun nicht nur Arbeitszeiten dokumentieren, sondern dies auch digital tun.

Um diese gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, ermöglicht SAP CATS Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten direkt einzelnen Projekten, Aufträgen oder Kostenstellen digital zuzuordnen. Das System prüft dabei automatisch, ob die Eingaben mit den hinterlegten Stammdaten übereinstimmen. So werden Fehler sofort erkannt, bevor sie in die Lohnabrechnung oder ins Controlling wandern.

Das Wort „Cross-Application“ im Namen verrät schon eine der größten Stärken des Tools: Es überwindet Modulgrenzen. HR-Abteilungen profitieren davon, dass Mitarbeitende ihre Zeiten vorgangsbezogen kontieren.

Durch die Nutzung der integrierten Logik von CATS reduzieren Sie den Aufwand administrativer Aufgaben, da die Datenvalidierung an die Quelle (also den Mitarbeitenden) verlagert wird.

Verknüpfung von HR-Daten und Unternehmensbereichen mit CATS

Die folgende Tabelle zeigt, wie CATS die HR-Daten mit anderen Unternehmensbereichen verknüpft und welchen Mehrwert das schafft:

SAP CATS Transaktionen – praxisnah für HR

Die technische Seite von SAP schreckt Anwendende oft ab. Aber für den HR-Alltag sind nur wenige Transaktionen relevant. Wir betrachten ein realistisches Szenario, um die Anwendung greifbar zu machen.

Szenario: Monatsabschluss und Datenüberleitung

Stellen Sie sich vor, Ihre Abteilung bereitet den Monatsabschluss vor. Die Projektteams haben ihre Zeiten erfasst, und die Führungskräfte haben sie genehmigt. Nun muss HR dafür sorgen, dass diese Daten korrekt in die Entgeltabrechnung und ins Controlling fließen.

1. Erfassung und Korrektur (Transaktion CAT2)

Häufig melden sich Mitarbeitende kurz vor knapp mit Korrekturen. Mit der Transaktion CAT2 greifen Sie oder die Zeitbeauftragten direkt auf das Erfassungsblatt zu. Sie ändern beispielsweise eine fälschlicherweise auf „Projekt A“ gebuchte Stunde auf „Schulung“. Der Vorteil: Das System prüft im Hintergrund sofort, ob für „Schulung“ ein entsprechendes Zeitkontingent existiert.

2. Genehmigung (Transaktion CATS_APPR_LITE / MSS)

Bevor Daten fließen, müssen sie genehmigt sein. In modernen Setups nutzen Führungskräfte hierfür oft Manager Self Services. Sollte es jedoch zu Verzögerungen kommen, kann die HR-Administration über CATS_APPR_LITE prüfen, welche Zeiten noch offen sind, oder über CAT6 genehmigen.

3. Überleitung in die Zielkomponenten (Transaktion CATA)

Mit der Transaktion CATA starten Sie den Transfer der genehmigten Zeiten in die Zielmodule (HCM, CO, PS).

Praxis-Tipp: Planen Sie diesen Report als regelmäßigen Hintergrundjob (Batch-Job) ein. So fließen die Daten beispielsweise jede Nacht automatisch. Sie erhalten lediglich ein Protokoll, falls Fehler aufgetreten sind (z. B. wenn eine Kostenstelle im Laufe des Tages gesperrt wurde).

4. Fehlerbearbeitung (Transaktion COFC / CATS_DA)

Sollten bei der Überleitung Fehler auftreten, landen diese oft in der Nachbearbeitungsliste. Über CATS_DA (Anzeigen von Daten) analysieren Sie die Details. Handelt es sich um einen Fehler im Controlling (z. B. falsche Leistungsart), nutzen Sie spezifische Transaktionen wie COFC, um die Kostenzuordnung zu korrigieren, ohne die ursprüngliche Zeiterfassung des Mitarbeitenden löschen zu müssen.

Übrigens:

Die Zeitwirtschaft in SAP umfasst mehr als nur CATS und beinhaltet z. B. Arbeitszeitmodelle, Abwesenheiten, Zeitkonten sowie die Anbindung an Payroll und Controlling.

CATS von SAP als strategisches Werkzeug für HR-Management

Die gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Zeiterfassung setzt Unternehmen unter Zugzwang. Gleichzeitig zeigt eine aktuelle Umfrage der DSAG, dass das Vertrauen in Cloud-Lösungen zwar wächst, Sicherheitsbedenken jedoch bleiben. SAP CATS punktet hier als etabliertes Modul, das die Compliance sicherstellt, ohne dass sensible Personaldaten die gesicherte SAP-Umgebung verlassen müssen

Und: Wenn Sie Zeiten nicht nur als „Anwesenheit“, sondern verknüpft mit Tätigkeiten erfassen, generieren Sie wertvolles Wissen über die Ressourcenallokation im Unternehmen.

Unterstützung der Ressourcenplanung

Das Management fragt sich oft, wie viele Stunden tatsächlich in Kernprojekte fließen und wie viele in administrativen Tätigkeiten verschwinden. Mit einem sauber konfigurierten CATS geben Sie darauf eine datengestützte Antwort.

Sie können Analysen fahren, die zeigen, ob bestimmte Abteilungen chronisch überlastet sind oder ob Projektbudgets aufgrund ineffizienter Prozesse (hohe Stundenbuchungen ohne Fortschritt) aus dem Ruder laufen.

Laut Gartner berichten 75 Prozent der HR-Führungskräfte, dass ihre Führungskräfte von der Ausweitung ihrer Verantwortlichkeiten überfordert sind. SAP CATS entlastet die überlasteten Manager durch automatisierte Zeitgenehmigungen und Workflows.

Optimierung der Fakturierung

Für Dienstleistungsunternehmen ist CATS bares Geld wert. Die erfassten Zeiten bilden oft die Basis für die Rechnungsstellung an Kunden (Resource-Related Billing).

Je schneller und genauer die Mitarbeitenden ihre Zeiten über CATS erfassen und je nahtloser HR diese Daten freigibt, desto schneller kann das Unternehmen Rechnungen stellen. Der „Order-to-Cash“-Zyklus verkürzt sich, was die Liquidität und das Vertrauen der Klienten verbessert.

Einführung und Best Practices für HR-Abteilungen

Der Erfolg von SAP CATS hängt weniger von der Technik als von der Konfiguration und der Akzeptanz durch die Belegschaft ab. Beachten Sie folgende Punkte für eine erfolgreiche Einführung und Nutzung:

• Erfassungsprofile definieren: Überfordern Sie die Mitarbeitenden nicht. Eine Produktionsmitarbeiterin benötigt eine andere Eingabemaske als ein SAP-Berater. Nutzen Sie „Erfassungsprofile“, um nur die Felder anzuzeigen, die für die jeweilige Rolle relevant sind.
• User Experience (UX) priorisieren: Die klassische SAP-GUI-Transaktion CAT2 ist funktional, aber für Gelegenheitsnutzer oft unübersichtlich. Setzen Sie auf SAP Fiori Apps oder mobile Lösungen. Wenn die Eingabe so einfach ist wie eine Smartphone-Bedienung, steigen die Datenqualität und die Pünktlichkeit der Erfassung.
• Klare Genehmigungswege: Definieren Sie eindeutig, wer was genehmigen darf. Nutzen Sie Workflows, die bei Abwesenheit der Führungskraft die Genehmigungsaufgabe automatisch an eine Stellvertretung weiterleiten, um Staus in der Abrechnung zu vermeiden.
• Dezentrale Verantwortung: Schulen Sie Zeitbeauftragte in den Fachbereichen. Sie können erste Plausibilitätsprüfungen vornehmen, bevor die Daten zentral bei HR auflaufen.

SAP CATS als Schlüssel für effiziente Zeiterfassung

SAP CATS macht HR-Daten betriebswirtschaftlich nutzbar. Für HR-Abteilungen bringt der richtige Einsatz dieses Tools weniger manuelle Pflege, weniger Rückfragen durch das Controlling und eine stärkere Position als strategischer Partner der Geschäftsführung. Die Herausforderung liegt meist nicht im System selbst, sondern in der passgenauen Einrichtung der Erfassungsprofile und der Integration in die bestehende Systemlandschaft.

Zalaris unterstützt Sie bei der technischen Implementierung von SAP CATS und optimiert Ihre gesamten HR-Prozesse. Mit unserer Expertise in SAP HCM und SAP SuccessFactors sorgen wir dafür, dass Ihre Zeitwirtschaft modern ist, internationalen Standards entspricht und Ihre Administration entlastet.

In einem Beratungsgespräch erklären wir Ihnen gerne konkret für Ihr Unternehmen, wie Sie Ihre Zeiterfassungsprozesse mit SAP CATS verbessern können.