Ihr Weg zur EU Pay Transparency – klar, sicher und mit voller Zuversicht.

Die EU-Pay-Transparency-Richtlinie (EU 2023/970) ist eine neue, europaweit geltende Vorgabe. Sie stärkt die Transparenz bei Vergütung, reduziert ungerechtfertigte Gender-Pay-Gaps und schafft einheitliche Reporting- und Auskunftsrechte für Mitarbeitende in allen Mitgliedstaaten.
Die Richtlinie legt fest, wie Arbeitgebende Gehälter veröffentlichen, Vergütungsdaten strukturieren, Pay-Gaps melden und Auskunftsanfragen zu Vergütung bearbeiten müssen.

Wer ist betroffen?

Die Richtlinie gilt für alle Arbeitgebenden in der EU. Die Reporting-Pflichten hängen von der Größe der Belegschaft ab:

• Ab 250 Mitarbeitenden → jährliches Gender-Pay-Gap-Reporting
• 150–249 Mitarbeitende → Reporting alle drei Jahre (später jährlich)
• 100–149 Mitarbeitende → Reporting zu einem späteren Zeitpunkt (voraussichtlich nach 2031)

Unabhängig von der Unternehmensgröße gilt:
Alle Organisationen müssen transparente Recruiting-Prozesse sicherstellen und Informationsrechte der Mitarbeitenden erfüllen.

Zentrale Anforderungen für Arbeitgebende

• Veröffentlichung von Vergütungsspannen in Stellenanzeigen
• Einsatz genderneutraler Kriterien für Vergütung und Stellenbewertungen
• Bereitstellung von Vergleichsdaten zur Vergütung für Mitarbeitende
• Meldung von Gender-Pay-Gaps und Vergütungsunterschieden nach Beschäftigtengruppen
• Untersuchung und Behebung aller nicht gerechtfertigten Vergütungsunterschiede über 5 %

Wie sehen die Zeitpläne aus?

Die EU-Mitgliedstaaten mussten die Richtlinie bis Juni 2026 in nationales Recht umsetzen. Mehrere Länder, darunter Deutschland, haben diese Frist verpasst – die deutsche Umsetzung wird erst Anfang 2027 erwartet. Trotzdem gilt die Richtlinie bereits seit Juni 2026 unmittelbar für öffentliche Arbeitgeber, und Gerichte wenden ihre Grundsätze zunehmend auch im privaten Sektor an.

Jedes Land konkretisiert dabei eigene Vorgaben, wie zum Beispiel:

• Reporting-Templates
• Fristen für Rückmeldungen
• Schwellenwerte und Regeln zur Abhilfe
• Veröffentlichungspflichten
• Weitere nationale Anforderungen

Für Organisationen, die in mehreren EU-Ländern tätig sind, bedeutet das:
Sie müssen sich auf länderspezifische Unterschiede bei Umfang, Timing und Reporting-Strukturen vorbereiten.

Alle Arbeitgebenden in einem EU-Mitgliedstaat müssen die Vorgaben der EU-Pay-Transparency-Richtlinie (EU 2023/970) erfüllen. Die Anforderungen gelten für Organisationen jeder Größe – insbesondere bei Recruiting-Transparenz und Auskunftsrechten für Mitarbeitende. Dazu gehören:

• das Veröffentlichen von Gehaltsspannen in Stellenanzeigen
• das Bearbeiten von Vergleichsanfragen zur Vergütung durch Mitarbeitende

Die Verpflichtungen zum Gender-Pay-Gap-Reporting richten sich nach der Größe der Organisation:

• Ab 250 Mitarbeitenden → jährliches Gender-Pay-Gap-Reporting
• 150–249 Mitarbeitende → Reporting alle drei Jahre
• 100–149 Mitarbeitende → Start zu einem späteren Zeitpunkt (voraussichtlich nach 2031)

Organisationen mit Beschäftigten in mehreren EU-Ländern müssen zusätzlich die nationalen Umsetzungen der Richtlinie berücksichtigen. Diese können sich bei Fristen, Templates und Reporting-Regeln unterscheiden.

Für ein richtlinienkonformes Gender-Pay-Gap-Reporting benötigen Organisationen präzise Strukturen rund um Job-Architektur, Job-Level, Grades, Gehaltsspannen, Vergleichsgruppen sowie vollständige HR- und Payroll-Daten. Viele Arbeitgebende müssen zunächst Datenlücken schließen und Inkonsistenzen beheben, bevor sie verlässliche Reports erstellen oder Anfragen von Mitarbeitenden beantworten können.

Das EU-Gender-Pay-Gap-Reporting verlangt eine konsistente Zusammenführung von HR- und Payroll-Daten, um Vergleiche zwischen Frauen und Männern – sowohl auf Organisationsebene als auch innerhalb von Beschäftigtengruppen – zu ermöglichen. Dafür müssen Organisationen folgende Informationen abbilden können:

Kernvergütungsdaten

• Durchschnittliche und Median-Vergütung für Frauen und Männer
• Median- und Mean-Gender-Pay-Gap
• Stundenvergütung, inklusive fixer und variabler Bestandteile
• Boni und leistungsbezogene Vergütung
• Zulagen und Zuschläge (falls relevant)

Daten zur Workforce-Struktur

• Anzahl der Mitarbeitenden nach Geschlecht
• Kategorien von Beschäftigten (z. B. Grade, Level, Jobklassifikation oder vergleichbare Gruppen)
• Vollzeit-, Teilzeit- und Vertragsstatus
• Kriterien der Stellenbewertung zur Definition vergleichbarer Rollen

Comparator- und Gruppierungslogik

• Transparente Logik zur Bildung vergleichbarer Gruppen
• Standardisierte Job-Architektur oder gleichwertige Klassifikation
• Konsistente Regeln für „gleiche Arbeit“ oder „Arbeit von gleichem Wert“

Weitere erforderliche Kennzahlen

• Geschlechterverteilung über Gehaltsbänder oder Grades
• Geschlechterverteilung bei Bonus- und variabler Vergütung
• Vergütungsunterschiede je Beschäftigtengruppe

Datenqualität & Nachweise

• Verlässliche, aktuelle HR- und Payroll-Stammdaten
• Fähigkeit, auditsichere Nachweise bereitzustellen
• Dokumentation, die genderneutrale Vergütungsstrukturen belegt

Jeder EU-Mitgliedstaat setzt die Richtlinie individuell um – mit eigenen Templates, Prozessen und Reporting-Fristen. Wir helfen Ihnen, nationale Vorgaben richtig zu interpretieren, lokal anzuwenden und zugleich ein konsistentes, länderübergreifendes Modell für Pay-Gap-Reporting und Auskunftsrechte aufzubauen.

So unterstützen wir Ihre Multi-Country-Readiness

Standardisierte Job- und Vergütungsstrukturen

• Harmonisierung von Job-Architektur, Grades und Gehaltsspannen
• Einheitliche Comparator-Logik für alle EU-Standorte

Datenkonsolidierung über Systeme und Länder hinweg

• Zusammenführung von HR- und Payroll-Daten aus mehreren Systemen
• Integration von SAP- und Non-SAP-Payrolls
• Aufbau sauberer, wiederholbarer Datensätze für Gender-Pay-Gap-Reporting

SAP-SuccessFactors-Enablement für mehrere Länder

• Aktivierung von Recruiting, Employee Central, People Analytics, Workflows und Reporting
• Vorbereitung von Templates, die sich an nationale Anforderungen anpassen lassen

Vorbereitung auf länderspezifische Reporting-Regeln

• Strukturierung der Daten für unterschiedliche Schwellenwerte und Formate
• Bereitstellung von Dokumentation für auditsichere Nachweise in allen Rechtsräumen

Langfristige Skalierbarkeit

• Roadmap vom Fundament → Automatisierung → KI-gestützte Multi-Country-Reports
• Flexibler Rahmen für künftige gesetzliche Änderungen oder neue Reporting-Zyklen

Mit unserer tiefen HR-, Payroll- und SAP-SuccessFactors-Expertise in über 100 Ländern entwickeln wir ein einheitliches Transparenz-Framework, das sich an die unterschiedlichen nationalen Interpretationen der EU-Pay-Transparency-Anforderungen anpasst – effizient, flexibel und zuverlässig.

Die Zalaris Advisory Services sind technologieagnostisch und funktionieren in jeder HR- oder Payroll-Landschaft – einschließlich People Hub, SAP SuccessFactors, Workday, Oracle, lokalen Payroll-Engines und Legacy-Systemen.

Wir prüfen Richtlinien, Job-Architektur, Vergütungs-Governance, Datenqualität sowie länderübergreifende Anforderungen, um ein klares und konformes Framework für Pay Transparency zu definieren.

Die Advisory Services legen die Grundlagen – genderneutrale Vergütungskriterien, Comparator-Gruppen, Datenstrukturen, Governance und Reporting-Standards – bevor eine Systemkonfiguration beginnt.

So stellen wir sicher, dass Organisationen die Anforderungen der Richtlinie erfüllen können, selbst wenn ihre HR-Technologie hybrid, dezentral oder noch nicht für Pay Transparency ausgerichtet ist.

SAP SuccessFactors bietet integrierte Funktionen für Pay Transparency – darunter die Sichtbarkeit von Gehaltsspannen im Recruiting, die Steuerung von Pay Ranges in Employee Central, People-Analytics-Storys für Pay-Gap-Reports sowie Workflows für Anfragen von Mitarbeitenden zu Vergütungsdaten.

Diese Tools helfen Organisationen, Reporting zu automatisieren und die Anforderungen der EU-Richtlinie zuverlässig zu erfüllen.

Viele Organisationen können die Anforderungen der EU Pay Transparency bereits mit ihren bestehenden SAP-SuccessFactors-Modulen unterstützen. In vielen Systemlandschaften ist jedoch eine Optimierung der aktuellen Konfiguration, eine funktionale Erweiterung oder die Integration zusätzlicher Datenquellen nötig – etwa für präzise Gehaltsspannen, Vergleichsgruppen oder ein belastbares Gender-Pay-Gap-Reporting.

Wir unterstützen Sie in allen Szenarien: von der Verfeinerung der Recruiting- und Employee-Central-Konfiguration über die Aktivierung von People-Analytics-Storys und HR-Service-Delivery-Workflows bis hin zu optionalen KI-Funktionen wie Explain My Pay und Joule Studio. So stellen wir sicher, dass Ihr System vollständig auf Transparenz- und Reporting-Anforderungen der EU-Richtlinie vorbereitet ist.

SAP SuccessFactors stellt die zentralen Funktionen bereit, die für die Unterstützung der EU-Pay-Transparency-Anforderungen notwendig sind – darunter Gehaltsspannen im Recruiting, Governance für Jobs und Pay Ranges in Employee Central sowie People-Analytics-Storys für Gender-Pay-Gap- und Comparator-Reporting. Zusätzlich stehen Workflow-Tools wie Alerts, HR-Service-Delivery-Cases und Work-Zone-Aktionen zur Verfügung, die bei Auskunftsanfragen von Mitarbeitenden und Pay-Equity-Prüfungen unterstützen.

SAP SuccessFactors stellt die zentralen Funktionen bereit, die für die Unterstützung der EU-Pay-Transparency-Anforderungen notwendig sind – darunter die Sichtbarkeit von Gehaltsspannen im Recruiting, die Steuerung von Jobs und Pay Ranges in Employee Central sowie People-Analytics-Storys für Gender-Pay-Gap- und Comparator-Reporting.
Außerdem umfasst die Lösung Workflow-Tools wie Alerts, HR-Service-Delivery-Cases und Work-Zone-Aktionen, die bei Auskunftsanfragen von Mitarbeitenden und bei Pay-Equity-Prüfungen unterstützen.

Die meisten Organisationen nutzen diese nativen Funktionen als Grundlage und optimieren, erweitern oder integrieren anschließend zusätzliche Daten, um spezifische Anforderungen ihrer Workforce und einzelner Länder zu erfüllen.
Wir unterstützen Sie dabei, diese SuccessFactors-Funktionen zu konfigurieren, zu erweitern und zu verbinden – damit Ihre Systemlandschaft Transparenz, Reporting und Pay-Equity-Prozesse vollständig und richtlinienkonform abbildet.

Zalaris bietet spezialisierte SAP-SuccessFactors-Compliance-Services, die die nativen Funktionen der Plattform so konfigurieren, dass sie die Anforderungen der EU Pay Transparency erfüllen. Dazu gehören:

• die Aktivierung von Gehaltsspannen im Recruiting
• die Harmonisierung von Job-Grades und Gehaltsspannen in Employee Central
• die Bereitstellung von Stories-Dashboards für Gender-Pay-Gap-Reports
• das Einrichten von Workflows für Comparator-Anfragen

Wir unterstützen zudem die Automatisierung der Compliance durch Alerts, HRSD-Cases, Work-Zone-Aktionen und optionale KI-Funktionen wie Explain My Pay und Joule Studio Skills.

Diese Konfigurationen ermöglichen es Organisationen, Gehaltsspannen zu veröffentlichen, Mitarbeitenden Vergütungsvergleiche bereitzustellen und auditsichere Reports direkt in SAP SuccessFactors zu erstellen.