Was ist Global Payroll?
Als Global Payroll bezeichnet man eine Form der globalen Lohn- & Gehaltsabrechnung, die es ermöglicht, den gesamten Abrechnungsprozess über Ländergrenzen hinweg zu vereinheitlichen, zu zentralisieren und dennoch flexibel an lokalen Gegebenheiten auszurichten. In erster Linie ist Global Payroll Management daher für Unternehmen wichtig, die Mitarbeitende in mehreren Ländern beschäftigen.
Aufgrund der vielen länderspezifischen Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung empfiehlt sich für internationale Unternehmen die Nutzung einer einheitlichen Global Payroll-Lösung. So können Entgelt- und Steuerberechnungen, Datenerfassung und Verarbeitung sowie die Berichterstellung international standardisiert und verlässlich ausgewertet werden. Der so gewonnene Überblick, zum Beispiel zu länderübergreifenden Personalkosten, ist essenziell für unternehmerische Entscheidungen.
Wie unterscheidet sich die globale Entgeltabrechnung von der lokalen Entgeltabrechnung?
Mindestlohn, Steuervorschriften und Fristen, Tarifvereinbarungen oder Datenschutz: Wenn Sie bereits international tätig sind, wissen Sie, wie unterschiedlich die Kriterien für eine gesetzeskonforme Lohn- & Gehaltsabrechnung ausfallen. Wechselkurse und Sprachbarrieren machen die Sache nicht leichter.
Eine lokale Entgeltabrechnung kann die Erfordernisse vor Ort berücksichtigen. Um aber alle Daten zentral im Blick zu haben, ist eine globale Lohn- & Gehaltsabrechnung die günstigere Lösung. Statt nämlich eine Vielzahl an lokalen Ergebnissen selbst zusammenführen zu müssen, profitieren Sie von einer Global-Payroll von einer automatisierten Berichtserstattung, zentralen Auswertungen und standardisierten Prozessen, die länderübergreifend für Richtigkeit, Konsistenz und Transparenz sorgen.
Was ist eine globale Payroll-Lösung?
Mit einer globalen Payroll-Lösung ist ein System gemeint, das die gesamte Verwaltung der globalen Lohn- & Gehaltsabrechnung inklusive Steuern, Sozialleistungen und weiteren Faktoren über eine einzige Plattform abwickelt.
Statt also in jedem Land eigene Payroll-Systeme zu pflegen, nutzen Sie weltweit eine einheitliche und anwenderfreundliche Lösung, die gleichzeitig die länderspezifischen Anforderungen an die Entgeltabrechnung berücksichtigt. Idealerweise ist die Global Payroll-Lösung nahtlos in Ihr HR-Core-System integrierbar.
Was ist Global Payroll Outsourcing?
Beim Global Payroll Outsourcing übernimmt ein externer Partner (auch: Global Payroll Provider) Aufgaben rund um Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung in verschiedenen Ländern. Sie können entweder den gesamten Prozess oder nur Teile outsourcen. Der Partner sorgt dafür, dass die Payroll in Ihren weltweiten Niederlassungen korrekt, konsistent und transparent abgewickelt wird. So senken Sie Compliance-Risiken, sparen Kosten und gewinnen Zeit für Ihr eigentliches Kerngeschäft.
Was sind Gründe für Global Payroll Outsourcing?
Einsparung von Zeit & Kosten
Durch die Auslagerung Ihrer weltweiten Payrol-Prozesse an einen externen Provider ist es nicht mehr notwendig, zusätzliches Personal für die Pflege der Payroll-Daten oder das Monitoring der gesetzlichen Vorschriften einzustellen. Der Provider übernimmt alle Aufgaben und verfügt über die Expertise, um die Payroll-Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Diese Maßnahmen sorgen für die Einhaltung der Vorschriften und minimiert die Fehleranfälligkeit, die hohe Bußgelder verursachen können.
Verbesserte Datensicherheit und Transparenz
Datengewinnung und Datenmanagement sind zentrale Herausforderungen der digitalen Transformation. Mit Global Payroll Management schaffen Sie es, alle erforderlichen Prozesse länderübergreifend auf die Lohn- & Gehaltsabrechnung zu übertragen.
Die Standardisierung der Global Payroll erfolgt über Ländergrenzen hinweg und erlaubt den raschen und transparenten Überblick auf alle relevanten Kennzahlen und Kostenfaktoren. Fehler in der Entgeltabrechnung werden aufgrund der integrierten Kontrollinstanzen ebenso rasch sichtbar wie Unstimmigkeiten oder Betrugsversuche. So gewinnen Sie an Datensicherheit und Transparenz und können auf Veränderungen oder Gefahren rasch und rechtssicher reagieren.
Weltweites Reporting
Die Verwaltung sitzt in Deutschland, die Produktion erfolgt in Shenzen, der Support befindet sich in Polen und Zulieferer wie Logistik sind über die ganze Welt verteilt: Als international tätiges Unternehmen wissen Sie, wie schwierig es ist, trotz dieser Struktur den Überblick über alle wichtigen Daten und Kennzahlen zu behalten.
Ein verlässliches weltweites Reporting zählt daher zu den häufigen Beweggründen des Managements, wenn es sich für das Global Payroll Outsourcing entscheidet. Denn auf diese Weise haben Sie die lokalen Daten aus Shenzen oder Warschau ebenso im Blick wie Steuervorschriften, Währungen, Benefits und Beschäftigungsverhältnisse. Ohne sprachliche Hürden, länderübergreifend, in Echtzeit und bei Bedarf auch im Homeoffice oder auf Reisen.
Korrektheit und Mitarbeitendenzufriedenheit
Neben der Kostenersparnis ist die Korrektheit Ihrer Global Payroll ein wesentlicher Faktor, der für die Digitalisierung und Auslagerung spricht. Denn Fehler in der Gehaltsabrechnung können rasch zu einem Skandal heranwachsen werden, der dem Unternehmensimage schadet.
Durch das Outsourcing stellen Sie die Korrektheit Ihrer Abrechnung auch dann sicher, wenn es zu spontanen Anpassungen oder Personalnotstand in der internen Lohnbuchhaltung kommt. Die Zusammenarbeit mit Ihrem Payroll-Dienstleister sichert, dass alle Mitarbeitenden weltweit korrekte Gehaltsabrechnungen erhalten. Das stärkt Ihr Branding ebenso wie die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
Gibt es Nachteile beim Outsourcing der globalen Payroll?
Im Zusammenhang mit dem Outsourcing der weltweiten Payroll werden häufig folgende Befürchtungen laut:
• Kontrollverlust
• Bedrohung der Datensicherheit
• Inkompetenz des Dienstleisters
Für derlei Bedenken lassen sich reale Szenarien entwerfen, die dem Unternehmen großen Schaden zufügen. Sie sollten daher ernst genommen werden. Andererseits verfügen gerade international erfolgreiche Unternehmen gewiss über ausreichend Expertise im Management, um Risiken kalkulieren und neue Prozesse angemessen integrieren zu können.
Grundlegende Voraussetzung ist es daher, einen Dienstleister mit dem Outsourcing der globalen Lohn- & Gehaltsabrechnung zu beauftragen, dem Sie vollends vertrauen und dessen Kapazität und Erfahrung zu Ihren Anforderungen passt.
Welche Funktionen der globalen Gehaltsabrechnung können ausgelagert werden?
Entgeltabrechnungen können teilweise oder in Gänze ausgelagert werden, beispielsweise für
- die Eingabe der Stammdaten,
- vor- und nachbereitende Aufgaben in der Entgeltabrechnung,
das Benefit-Management, - die Abwicklung von versicherungs- und steuerrechtlichen Aufgaben
- die Bearbeitung von Reisekosten und anderen Erstattungen,
- das Monitoring und die Einhaltung gesetzlicher Fristen und Meldepflichten,
- die Erstellung von Audits und Compliance-Berichten.
Lokales oder globales Outsourcing: Was ist besser für Ihren Payroll-Prozesse?
Für international tätige Unternehmen ist das Outsourcing von Payroll-Prozessen an lokale Dienstleister bereits die Regel. Vor allem in der Gründungsphase, in der Unternehmen ihren Platz auf dem Weltmarkt noch suchen, mag dies hilfreich sein, da die externen Dienstleister sich mit den Gesetzen und Gegebenheiten vor Ort auskennen.
Auf Dauer löst lokales Outsourcing jedoch nicht die zugrundeliegenden Probleme. Denn nach wie vor bleibt die Notwendigkeit, alle Daten und Prozesse zentral zu erfassen und auszuwerten. Ohne eine digitale Lösung, die sowohl geografische wie sprachliche und technische Barrieren überwindet, ist dies kaum zu schaffen.
Ein globales Payroll Management bietet daher in jedem Fall die bessere Lösung, da es Ihnen hilft, folgende Klippen zu umschiffen:
- fehlende Kontrolle und Einheitlichkeit im globalen Umfeld und insbesondere bezüglich der Einhaltung Ihrer Compliance-Strategie.
- inkonsistente Datenformate und Sprachbarrieren bei der Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Ländern.
- mangelnde oder fehlerhafte Kommunikation zwischen Anbietern auf lokaler Ebene, die Datenverluste, Fehlberechnungen, Datenduplizierung oder erhöhte Kosten und Ressourcenverschwendung zur Folge haben kann.
- fehlende Transparenz, Flexibilität und Einsicht in internationale Prozesse bzw. in der Zusammenschau von Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen.
- Probleme mit der Kompatibilität von Methoden der Datenerfassung und -auswertung.
Was also anfänglich entlasten kann – das Outsourcing an Dienstleister vor Ort –, wirkt sich langfristig meist belastend aus. Eine gute Lösung stellt dann ein länder- und teamübergreifendes Outsourcing an einen Global-Payroll-Partner dar.
Wann ist Global Payroll Outsourcing sinnvoll?
Planen Sie in naher Zukunft weiter zu expandieren oder über Mergers and Acquisitions (M&A) internationale Märkte zu erschließen, sollten Sie vorab bereits über die Möglichkeiten des Global Payroll Outsourcings informiert sein. Doch auch, wenn Sie bereits länderübergreifend tätig sind, kann es sinnvoll sein, sich langfristig umzustellen. Denn mit jedem zusätzlichen Standort, den Sie eröffnen, wächst der Umfang an Regularien, die Sie kennen und berücksichtigen müssen. Und damit leider auch die Fehleranfälligkeit Ihrer Global Payroll.
Grundsätzlich lässt sich die Frage, wann ein Global Payroll Outsourcing sinnvoll ist, auch so beantworten: Genau dann, wenn Sie Ihre Global Payroll in schnellen, effizienten, flexiblen und fehlerfreien Prozessen realisieren lassen wollen.
Wie lagert man die globale Gehaltsabrechnung aus?
Ist die Entscheidung für die Auslagerung der Entgeltabrechnung gefallen, legen Sie fest, was Sie sich im Detail davon erhoffen und in welchen Etappen die Umsetzung erfolgen soll. Der Ablauf lässt sich dann grob in 3 Phasen unterteilen.
1. Festlegung Umfang, Art und Zeitrahmen
Im Vorfeld geht es darum, Ihre Beweggründe und Anforderungen zu präzisieren. Sinnvoll ist es, Antworten auf wichtige W-Fragen zu formulieren:
- Wo benötigen Sie die Dienstleistung?
- Worin soll der Entgeltabrechnungsdienst Sie unterstützen?
- Welche Vorteile versprechen Sie sich vom Outsourcing?
- Was muss der Dienstanbieter entsprechend können und gewährleisten?
- Welche Kosten entstehen und wie/wann amortisieren sie sich?
- Wie lange darf der gesamte Prozess dauern?
2. Ermittlung des Budgets
Das Outsourcing der Global Payroll dient nicht allein der Kostenersparnis. Es sollte aber langfristig auch nicht dazu führen, dass sich die Kosten für die globale Lohn-& Gehaltsabrechnung erhöhen.
Bevor Sie eine Investition tätigen, verschaffen Sie sich daher am besten einen Überblick über alle bisher anfallenden Kosten für die interne Lohn- & Gehaltsabrechnung. Beziehen Sie neben den Kosten auch die möglichen Einsparungen ein, damit Sie einen umfassenden Überblick über das zur Verfügung stehende Budget erhalten.
3. Recherche und Auswahl
Haben Sie Anforderungen und Budget abgesteckt, geht es an die konkrete Auswahl eines geeigneten Anbieters für das Outsourcing der globalen Lohn- & Gehaltsabrechnung. Holen Sie sich unterschiedliche Angebote ein und prüfen Sie, welche Ihrer Anforderungen abgedeckt werden. Dazu zählen insbesondere
- die Länderabdeckung,
- die Prüfung des gesamten Katalogs an möglichen Dienstleistungen,
- die Expertise des Teams,
- die Art und Weise der Implementierung und Durchführung,
- die Erfahrung und die Erfolgsquote des Anbieters,
- die Kosten und Transparenz des Angebots, die Frage, ob das Angebot auch eine künftige Expansion Ihres Unternehmens abdeckt.
Die konkrete Einholung von Angeboten sollte dann in Form einer Ausschreibung (Request for Proposal, RFP) erfolgen, sodass Sie die besten Provider ermitteln und Ihre Entscheidung auf fundierter Grundlage fällen können.
Fazit und Ausblick zum Thema Global Payroll Outsourcing
Die effiziente und gesetzeskonforme Verwaltung der globalen Lohn- und Gehaltsabrechnung ist für international agierende Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Angesichts der vielfältigen länderspezifischen Anforderungen, komplexen Datenerfassungs- und Verarbeitungsprozessen sowie der Notwendigkeit, länderübergreifend den Überblick über Kosten und Kennzahlen zu behalten, wird die Nutzung einer einheitlichen Global Payroll-Lösung immer attraktiver. Die Vorteile wie Zeit- und Kostenersparnis, verbesserte Datensicherheit und Transparenz, weltweites Reporting sowie die Gewährleistung der Korrektheit der Gehaltsabrechnungen machen das Global Payroll Management zu einer lohnenswerten Investition.
Allerdings sollten Unternehmen bei der Umstellung auf Global Payroll Outsourcing auf einen vertrauenswürdigen Dienstleister setzen. Eine gründliche Recherche und die klare Definition von Anforderungen und Budget sind essentiell, um den geeigneten Anbieter zu finden und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.