Lohnabrechnung Outsourcing: Alles was Sie wissen müssen

Es sind vor allem die gesetzlichen Vorgaben, aber ebenso die Bereitstellung der passenden Ressourcen in Technik und menschlichem Know-how, die Verantwortlichen – wahrscheinlich auch Ihnen – regelmäßig Kopfschmerzen bereiten. Hinzu kommt ein stetig steigender Digitalisierungsdruck: Wo andere Abteilungen vielleicht längst mit spezieller technologischer Unterstützung – womöglich sogar weitgehend automatisiert – vorgehen, erfolgt die Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht selten noch immer händisch und ist somit sehr fehleranfällig. Einen rundum ökonomischen Weg für eine pünktliche und korrekte Umsetzung zu gewährleisten, ist aber nicht nur wichtig, damit Sie eventuelle juristische Probleme souverän ausschließen können. Sie profitieren damit obendrein von überaus vielversprechenden Vorteilen – beginnend bei einer erheblichen Kostenersparnis bis hin zu sehr wirksamer Fachkräftebindung und starken Imageeffekten.

Die praktikabelste Lösung: Um keine tiefgreifenden, teuren Eingriffe in Ihrem Geschäft vornehmen zu müssen – im Extremfall für die Schaffung einer ganz neuen Abteilung mit ausgebildeten Profis und entsprechender Technik – sollten Sie darüber nachdenken, Ihre Lohnabrechnung durch Outsourcing nachhaltiger, zuverlässiger sowie letztlich effektiver zu machen. Alles, was Sie zum Payroll-Outsourcing wissen müssen, lesen Sie in diesem Beitrag.

Es ist viel zu tun: Die zentralen Aufgaben der Lohnabrechnung auf einen Blick

Der Aufwand der Gehaltsbuchhaltung wird nicht selten weit unterschätzt. Indem Sie Ihre Lohnabrechnung outsourcen, müssen Sie sich nicht (mehr) mit den zeitintensiven Prozessen, die insbesondere aus den vielen gesetzlichen Feinheiten resultieren, belasten.

Berechnung des Arbeitsentgelts:
Ein zentraler Arbeitspunkt liegt natürlich in der Erstellung der Lohnabrechnung für die einzelnen Mitarbeitenden. Hier müssen Bruttogehalt plus andere Vergütungen, die Ermittlung des Nettoeinkommens und der Abzug von Lohnsteuern sowie SV-Beiträgen korrekt abgewickelt werden. Das alles gilt es nicht nur sachgerecht, sondern auch pünktlich fertigzustellen. Es ist zum Beispiel gesetzlich vorgeschrieben, dass Angestellte ihre Aufstellung zu Lohn und Gehalt innerhalb von zwei Wochen nach Ende eines jeden Monats bekommen müssen.

Berechnung des Steuervorabzugs:
Weiterhin gilt es die richtige Ermittlung des Steuerbruttos zu gewährleisten. Ausschlaggebend sind hier die Steuerklasse – basierend auf dem Familienstand der einzelnen Mitarbeitenden – und die aktuelle Lohnsteuertabelle. Der monatliche Steuerabzug muss korrekt erfolgen, um empfindliche Nachzahlungen auszuschließen.

Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge:
Die Sozialversicherungsbeiträge, die jedes Unternehmen für seine Arbeitnehmenden zahlt, basieren im Wesentlichen auf einem jährlich aktualisierten Schlüssel. Es erfolgt ein prozentualer Abzug vom SV-Brutto. Die Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile sind fehlerlos aufzuschlüsseln. Am Ende steht die Ermittlung des Nettolohns.

Was ist Lohnabrechnung Outsourcing?

Beim Payroll-Outsourcing geht es zentral darum, die Lohn- und Gehaltsabrechnung auszulagern bzw. an einen externen Dienstleister mit entsprechendem Know-how und technischen sowie personellen Ressourcen abzugeben.

Ein solcher Anbieter übernimmt – je nach Vereinbarung – alle betreffenden Aufgaben für Sie oder auch nur einzelne Teile: von der Berechnung der Gehälter über die Abführung von Steuern und Sozialabgaben bis hin zur Erstellung von Gehaltsabrechnungen. Meistens handelt es sich um professionelle Unternehmen, die ausschließlich HR- und Payroll-Services bereitstellen. Manchmal übernehmen auch Steuerberater entsprechende Arbeiten, wobei jedoch die Gefahr relativ groß ist, dass die Möglichkeiten aufgrund einer zu geringen Spezialisierung nicht ausgeschöpft werden oder sogar ein erhöhtes Fehlerrisiko entsteht.

Typische Gründe für die Nutzung derartiger Leistungen sind u.a.

• mangelnde Inhouse-Ressourcen bzw. Fachkräfte und damit fehlendes Know-how
• hoher Kostendruck
• ein schnelles Wachstum des Unternehmens
• erweiterte Anforderungen für globale Märkte

Die Lohnabrechnung durch Outsourcing zu optimieren, kann sowohl für KMUs als auch große Konzerne ein sehr relevantes Thema sein: Damit ergeben sich zahlreiche Chancen für mehr Effizienz, Sicherheit und weitere Vorteile.

Welche Outsourcing-Möglichkeiten gibt es?

Wie im vorherigen Abschnitt bereits angedeutet, passen kundenorientierte Dienstleister ihre Services für die Auslagerung der Lohnabrechnung sehr genau auf die jeweiligen Bedarfe an. Ganz an der Basis gibt es drei Modelle.

Komplett-Outsourcing

Bei dieser Option wird die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen spezialisierten Dienstleister ausgelagert. Das bietet für Sie den großen Vorteil einer maximalen Entlastung Ihrer Ressourcen. Außerdem erhalten Sie Zugang zu Expertenwissen und modernster Technologie, die Sie zwar auch selbst an- bzw. beschaffen könnten, wofür Sie aber deutlich höhere Aufwände (wortwörtlich) in Kauf nehmen müssten. Einen gewissen Nachteil bildet die relativ hohe Abhängigkeit vom Partnerunternehmen. Viele Firmen haben zudem Datenschutzbedenken, wenn Sie alle Prozesse abgeben. Daher gilt es, den Partner sorgfältig auszuwählen.

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Teil-Outsourcing

Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung zwar auslagern, dabei aber mehr Kontrolle und Verantwortung behalten möchten, ist das Teil-Outsourcing womöglich die richtige Wahl für Sie. Wie die Bezeichnung leicht erkennen lässt, übergeben Sie dabei lediglich einzelne bzw. genau ausgewählte Prozesse. Dazu können etwa die Berechnung der Gehälter oder die Abführung von Steuern zählen. Sie erhalten dadurch letztlich mehr Flexibilität und behalten kritische Vorgänge inhouse im Auge, werden aber trotzdem stark entlastet. Dafür müssen Sie jedoch auch weiterhin interne Ressourcen und eine passende Koordination gewährleisten.

Managed Services

Managed Services bieten gemeinhin eine Kombination aus interner Verwaltung und externer Unterstützung. Der Dienstleister übernimmt bestimmte Aufgaben, die sich oft vor allem auf die Prüfung und Absicherung der internen Prozesse beziehen. Werden alle gesetzlichen Vorgaben bei der Lohnabrechnung eingehalten, sind die Vorgänge effizient, bekommen die Mitarbeitenden ihre Dokumente verlässlich? Diese und ähnliche Voraussetzungen stellt ein entsprechender Partner sicher. Sie bekommen eine maßgeschneiderte Lösung, die Ihre spezifischen Bedürfnisse adressiert. Ein kleiner Nachteil ist die typischerweise komplexere Verwaltung und Abstimmung zwischen internen und externen Beteiligten.

Vorteile des Outsourcings der Lohnabrechnung

• Zeitersparnis: Indem Sie die Lohnabrechnung durch Outsourcing in professionelle Hände legen, können Sie viel Zeit und schließlich Kosten einsparen. Externe Dienstleister verfügen über herausragendes Fachwissen und spezialisierte Softwares, die viele Prozesse automatisieren.
• Fokus auf das Kerngeschäft: Sie haben beim Payroll-Outsourcing mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft. Das gilt vor allem, wenn Sie sich als Geschäftsführer:in womöglich bislang selbst um die Abrechnung kümmern. Oft sind aber auch Mitarbeitende damit betraut, deren eigentliche Aufgaben in anderen Bereichen liegen.
• Kosteneffizienz: Es ist tatsächlich sehr oft günstiger, einen externen Servicepartner mit der Lohnbuchhaltung zu beauftragen, als eigenes Personal einzustellen. Bedenken Sie, dass Sie eine interne Lösung fortwährend unterhalten müssen, wohingegen ein Dienstleister nach Bedarf bezahlt wird.
• Kostentransparenz: Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung durch Outsourcing optimieren, profitieren Sie von bester Budgetkontrolle, da entsprechende Dienstleister normalerweise genau nach Aufwand und Festpreis pro Lohnabrechnung und Mitarbeitenden bezahlt werden. Alles bleibt in jedem Fall klar kalkulierbar. Böse finanzielle Überraschungen sind praktisch ausgeschlossen.
• Aktualität und Rechtssicherheit: Spezialisierte Dienstleister, bei denen Sie Ihre Lohnabrechnung outsourcen, sind stets auf dem aktuellen Stand der gesetzlichen Anforderungen und Regelungen. Das bietet Ihnen beste Voraussetzungen für die Genauigkeit und die Compliance Ihrer Lohnbuchhaltung. Nicht zu vergessen ist, dass Sie sich natürlich nochmals viele Kosten für regelmäßige Schulungen der eigenen Mitarbeitenden sparen und trotzdem kein Risiko für Straf- oder Nachzahlungen eingehen müssen.
• Reduzierung des Verwaltungsaufwands: Über das Payroll-Outsourcing senken Sie den administrativen Aufwand im Unternehmen immens. Denn der Dienstleister übernimmt, falls gewünscht, wirklich die gesamte Lohnabrechnung.
• Flexibilität: Der Fachkräftemangel oder ein hoher Urlaubs- und Krankenstand bzw. Elternzeiten können die Verlässlichkeit interner Prozesse schwer einschränken. Gerade eine so kritische Angelegenheit wie die Lohnabrechnung muss dennoch fortlaufend korrekt funktionieren. Genau das können Sie durch die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister sicherstellen.
• Verbesserte Genauigkeit: Dadurch, dass professionelle Dienstleister stets über aktuelles Fachwissen, beste technologische Ausstattung und viel Erfahrung mit unterschiedlichsten Unternehmensvoraussetzungen verfügen, fällt das Fehlerrisiko bei ihnen besonders gering aus.

Was bedeutet das Lohnabrechnung Outsourcing für die Mitarbeitenden?

Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung durch Outsourcing mit den oben genannten Benefits ausstatten, hat das in aller Regel auch sehr positive Auswirkungen auf Ihre Mitarbeitenden. Die Logik dahinter ist einfach, aber überaus effektiv:

• Zuverlässigkeit: Ein externer Dienstleister sorgt immer für eine pünktliche und korrekte Gehaltsabrechnung.
• Datensicherheit: Der richtige Umgang mit sensiblen Daten der Mitarbeitenden wird dabei vertraglich gewährleistet.
• Vereinfachte Kommunikation: Digitalisierte Prozesse vereinfachen die Kommunikation mit zuständigen Abteilungen.
• Einfacher Zugriff: Durch moderne Technologien externer Partnerunternehmen lassen sich persönliche Informationen und neue Daten leichter einsehen.
• Zentrale Mitarbeitenden-App: Oft werden der Abruf und die Eintragung von Arbeitszeiten, Krankmeldungen, Urlaubsanträgen etc. über eine zentrale App sehr ökonomisch gestaltet. Durch Mitarbeiter Self-Services werden die Prozesse optimiert und die HR-Abteilung entlastet.
• Verbesserte Schnittstellen: Professionelle Dienstleister implementieren optimale Schnittstellen zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden, womit ein Maximum an Effizienz gewährleistet wird.
• Vollständigeres Feedback: Wichtiges Mitarbeiter-Feedback wird durch die spezialisierten Software-Lösungen vollständiger erfasst.
• Schnellere Verbesserungen: Verbesserungen können somit oft wesentlich zügiger umgesetzt werden.
• Entlastung: Geringere administrative Aufgaben und effizientere Prozesse führen gemeinhin zu einer deutlich erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit.
• Compliance: Schließlich geht mit all dem eine bessere Absicherung bei der Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften einher, was das Vertrauen der Mitarbeitenden stärkt.
• Image: Außerdem tragen moderne, digitale und perfekt funktionierende Prozesse erheblich dazu bei, das Image des Unternehmens nach innen und außen zu verbessern.

Letztlich werden sowohl diejenigen, die direkt mit der Buchhaltung in Ihrem Unternehmen zu tun haben, als auch alle anderen Mitarbeitenden stark entlastet bzw. merklich unterstützt und geschützt. Allgemein ist es somit einfacher und sicherer mit zentralen Vorgängen der Lohnabrechnung umzugehen und die Gelder werden immer verlässlich bezahlt. Das führt zu einem nicht zu unterschätzenden Effekt der Fachkräftebindung. Durch das verbesserte Image ergeben sich optimierte Chancen, die besten Profis der Branche für das eigene Geschäft zu gewinnen.

Mögliche Nachteile des Outsourcings der Lohnbuchhaltung

Zwar sind die möglichen Nachteile vergleichsweise gering, dennoch sollten Sie sie auf dem Plan haben, wenn Sie überlegen Ihre Lohnabrechnung durch Outsourcing abzugeben.

An vorderster Stelle müssen Sie natürlich eine gewisse Abhängigkeit berücksichtigen, die bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern immer gegeben ist. Durch langfristige Verträge sind Sie über einen bestimmten Zeitraum an Ihren Partnerbetrieb gebunden. Je länger Sie generell Payroll-Outsourcing in Anspruch nehmen, desto mehr wird entsprechendes Fachwissen in Ihrem Unternehmen schwinden. Auf der anderen Seite ist bei einer teilweisen Abgabe aber auch ein fruchtbarer Wissenstransfer vom Dienstleister zum internen Personal möglich.

Ähnlich wie bei der Kooperation mit einem Steuerberater liegt die Hauptverantwortung bei der Lohnabrechnung durch Outsourcing weiterhin beim Auftraggebenden. Das heißt, Ihr Unternehmen haftet im Zweifel für fehlerhafte Übergaben Ihrer Abrechnungen, Daten etc. Das Risiko wird dennoch durch die Erfahrung des Dienstleisters in solchem Maß heruntergestuft, wie Sie es bei einer internen Abwicklung kaum schaffen könnten.

Schließlich müssen Sie in jedem Fall einen Teil der gewohnten Kontrolle abgeben und dem Dienstleisterunternehmen immer Einblicke in gewisse Betriebsinterna sowie viele vertrauliche Daten gewähren. Das Risiko einer Weitergabe solcher kritischen Informationen ist bei renommierten Profis freilich verschwindend gering, kann aber niemals komplett ausgeschlossen werden. Achten Sie daher auf betreffende Zertifikate – vor allem auf die Einhaltung deutscher Datenschutzrichtlinien und einer Kennzeichnung nach ISO 27001.

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Ein weiteres kritisches Thema sind eventuelle Missverständnisse bzw. Verzögerungen und Fehler durch mangelhafte Kommunikation. Achten Sie daher schon im Zuge der Recherche zu möglicherweise passenden externen Dienstleistern sowie bei ersten Gesprächen mit diesen auf klare Informationen und geben auch Sie Ihre Anforderungen konkret weiter. Unklare Verantwortlichkeiten und ungenügendes Schnittstellenmanagement können nachhaltige Probleme in der Kooperation bedeuten.

Daher sollte im Vorfeld ein großes Augenmerk auf die Auswahl des richtigen Outsourcing-Partners und die Vorbereitung der Zusammenarbeit gelegt werden.

Was gilt es beim Payroll-Outsourcing zu beachten?

Die Wahl des richtigen Partners ist das A und O, um die Lohnabrechnung durch Outsourcing wirklich zweckmäßig zu gestalten. Sie sollten entsprechend viel Zeit dafür einplanen und die folgenden Qualitätsfaktoren berücksichtigen.

• Umfassende Erfahrung: Ein guter Dienstleister für Payroll-Outsourcing kann nicht nur mit Standardaufgaben umgehen, sondern auch Spezialfälle souverän lösen. Dabei bedient er Firmen ähnlicher Größe und Branchen wie Ihre.
• Moderne Technologien: Er arbeitet gesetzkonform, bietet alle heutigen Möglichkeiten der Automatisierung und berücksichtigt zentrale Sicherheitsvorkehrungen wie SSL-Verschlüsselungen etc.
• Garantierte Datensicherheit: Die Sicherheit Ihrer Daten ist ein hohes Gut. Idealerweise bestehen Kennzeichnungen nach ITSG oder dakota, spezifische ISO-Zertifizierungen und eine garantierte DSGVO-Konformität.
• Transparente Kommunikation: Verantwortlichkeiten, Dienstleistungen und alle weiteren wichtigen Bestandteile der Zusammenarbeit sollten vorab geklärt und fortwährend transparent kommuniziert werden.
• Kontinuierliche Weiterbildung: Viele rechtlich wichtige Aspekte wie die Sicherstellung der Compliance oder Datenschutz können nur dann langfristig korrekt bedient werden, wenn sich die Verantwortlichen beim externen Dienstleister nachweislich weiterbilden.
• Flexibilität durch Skalierbarkeit: Idealerweise bietet der Dienstleister Ihrer Wahl alle gängigen Servicelevel und verfügt über ausreichend Kapazitäten, um mit Ihrer Firma mitzuwachsen.

Payroll Outsourcing: Ihre Fragen geklärt

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Zalaris bietet drei Varianten des Outsourcings

Als erfahrener Payroll-Dienstleister bietet Zalaris drei Varianten und Stufen des Outsourcings:

1. Cloud-Provider: Wir stellen eine durch und durch spezialisierte technische sowie prozessbezogene Infrastruktur bereit. Sämtliche Abrechnungsmodalitäten laufen effizient und sicher über zertifizierte Server und Software mit maximalem Datenschutz.
2. Teilweise Abrechnung: Sie pflegen Ihre Daten selbst und behalten damit die volle Kontrolle. Wir übernehmen die lästigen und kritischen Aufgaben der Erstellung korrekter Entgeltbelege zum Monatsende.
3. Komplette Personalbuchhaltung: Wir entlasten Sie gerne bei Ihrer Datenpflege in der Personalbuchhaltung, was Ihnen größtes Potenzial für Effizienz und Kostenersparnis bietet.

Die Lohnabrechnung unmittelbar komplett auszulagern ist in den meisten Fällen überaus aufwendig und weniger effizient. Deshalb empfehlen wir ein schrittweises Outsourcing. So wachsen wir mit unseren Partnerunternehmen mehr und mehr zusammen. Die frühzeitige Klärung aller Erwartungen, Haftungsvoraussetzungen, Zuständigkeiten und des Schnittstellenmanagements wird selbstverständlich garantiert.

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Datensicherheit bei Zalaris

Wir richten einen besonderen Fokus auf die Datensicherheit und haben sogar spezielle Services entwickelt, um herausragende Ergebnisse zu erzielen. So lagern sämtliche Informationen ausschließlich auf Servern in der EU, wobei die Vorgaben der DSGVO ausnahmslos berücksichtigt werden. Mit einer Zertifizierung nach ISAE-3402 garantieren wir für maximale Zuverlässigkeit der internen Kontrollsysteme. Die Übertragung der Abrechnungsinformationen erfolgt verschlüsselt, wobei ein Virtual-Private-Networks (VPN) oder speziell geschützte Datenträger zum Einsatz kommen.

Was kostet das Lohnabrechnung Outsourcing?

Sie können durch das Lohnabrechnung Outsourcing kräftig Kosten sparen, ganz umsonst sind entsprechende Dienstleistungen aber natürlich nicht. Was Sie letztlich aufwenden müssen, hängt von den folgenden Faktoren ab.

• Transformationskosten: Es fallen immer gewisse interne Kosten während des Wandels an, was vor allem personelle Ressourcen (je nach Unternehmensgröße) betrifft. Die Transformation dauert typischerweise bis zu einem Jahr.
• Vorleistungskosten für Software: Grundsätzlich besteht beim Auslagern der Lohnabrechnung die Möglichkeit, Lizenz-Software günstiger zu beziehen. Dabei bleiben aber immer noch nicht zu vernachlässigende Kosten (je nach Projektumfang) bestehen.
• Regelmäßige Aufwendungen: Meistens werden spezifische Services für die externe Lohnabrechnung monatlich durchgeführt und abgerechnet. Die monatlichen Kosten variieren je nach Komplexität, gewähltem Outsourcing-Modell und Anzahl der Mitarbeitenden. Genaues lässt sich erst nach konkreten Beratungsgesprächen sagen.

Wie KI in der Lohnabrechnung zu noch mehr Sicherheit und Effizienz beiträgt

KI verschafft auch in der Lohnabrechnung viele Vorteile. So sind entsprechende Systeme beispielsweise in der Lage, selbstständig komplexe Daten zu analysieren sowie Fehler oder Gesetzesverstöße zu erkennen und diese automatisiert zu korrigieren. Generell sind zahlreiche repetitive Aufgaben wie die Datenverarbeitung und -eingabe per KI ohne Zutun zu erledigen. Das reduziert nicht zuletzt die Gefahr menschlicher Fehler und steigert gleichzeitig die Effizienz. Per Automatisierung und maximal zweckmäßige Vorgänge können Sie eine Menge Kosten sparen.

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Besondere Vorzüge von KI liegen zudem in deren Möglichkeiten für Echtzeit-Datenanalysen und einer enormen Genauigkeit. Im Handumdrehen bzw. in Windeseile werten die Algorithmen große Datenmengen aus und bieten wertvolle Einblicke oder Prognosen für die Personalabteilung. Alles erfolgt auf einem Level an Präzision, das Fachkräfte kaum erreichen können.

KI kann außerdem maßgeschneiderte Lösungen und Empfehlungen für einzelne Mitarbeitende bereitstellen. Das führt zu einer nochmaligen Verbesserung der Zufriedenheit und schließlich zu einer effektiven Bindung betreffender Fachkräfte. Obendrein sind solche Lösungen leicht an die Bedürfnisse wachsender Unternehmen anzupassen, was ein Plus an Flexibilität auf unterschiedlichen Ebenen bedeutet.

Nicht zuletzt kann KI helfen, sensible Daten noch besser zu schützen. Sie identifiziert Sicherheitslücken, steuert fortschrittliche Verschlüsselungstechniken oder Überwachungsmechanismen und erleichtert zugleich durch eine nahtlose Integration mit bestehenden HR- bzw. Finanzsystemen den Datenaustausch und die Kooperation zwischen verschiedenen Abteilungen.

Alles in allem wird KI zunehmend wichtiger und mächtiger, dennoch bleibt menschliche Expertise, um die Prozesse zu organisieren und alles zweckmäßig zusammenzuhalten, unverzichtbar.

Wie sieht die Zusammenarbeit mit einem Payroll-Dienstleister in der Praxis aus?

Gerade bei solch sensiblen Vorgängen, wie sie in der Lohnbuchhaltung gang und gäbe sind, ist eine enge, vertrauensvolle Kooperation und Abstimmung zwischen Ihrem Unternehmen und dem Dienstleister absolut wichtig. Eine gute, zweckmäßige Partnerschaft zeichnet sich vor allem durch folgende Punkte aus.

Kommunikation und Koordination

Es werden wöchentliche oder mindestens monatliche Meetings zur Besprechung von Updates, Schwierigkeiten und zukünftigen Anforderungen abgehalten. Sie bekommen feste Ansprechpartner*innen beim Dienstleister und legen auch Ihrerseits entsprechende Zuständigkeiten fest, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten.

Datenaustausch

Die Übertragung von Daten zwischen Ihrem Unternehmen und dem externen Dienstleister ist beim Lohnabrechnung Outsourcing elementar. Dafür kommen ausschließlich abgesicherte Kanäle und Software-Lösungen, über welche die Transfers effizient zu automatisieren sind, zum Einsatz.

Aufgabenverteilung

Eine nutzbringende Zusammenarbeit ist geprägt von einer klaren Rollenverteilung zwischen Ihnen und Ihrem Dienstleister. Letzterer übernimmt etwa die Berechnung der Gehälter, die Abführung von Steuern bzw. Sozialabgaben und die Erstellung der Gehaltsabrechnungen. Ihre Aufgabe ist es, ihm alles zu liefern, was er dafür benötigt bzw. entsprechende Türen zu Ihren Systemen zu öffnen.

Reporting und Feedback

Der Dienstleister bietet Ihnen regelmäßige Berichte über die durchgeführten Prozesse und Ergebnisse. Zur Verbesserung der Kooperation sind kontinuierliche Feedbacks von beiden Seiten die Regel.

Technologische Unterstützung

Profis für das Lohnabrechnung Outsourcing arbeiten mit moderner Payroll-Software, die Echtzeit-Datenmanagement und vielfältige Automatisierungen ermöglicht. Sie nutzen diese Programme mit, müssen sich aber nicht um den technischen Support kümmern und können sich bei Fragen oder Problemen einfach an den Dienstleister wenden.

Tipp: Schauen Sie sich für einen genaueren Überblick zum Payroll-Outsourcing in der Praxis gerne unsere Aufzeichnung zum Webinar „Die alltägliche Zusammenarbeit mit einem Payroll-Outsourcing-Dienstleister“ an. Hier bekommen Sie echte Einblicke unseres Experten, wie eine mögliche Zusammenarbeit mit einem Payroll-Partner aussieht.

Wann ist das Outsourcing der Lohnabrechnung erfolgreich?

Ein wirklich erfolgreiches Outsourcing Ihrer Lohnabrechnung lässt sich anhand bestimmter Kriterien messen. Die effektive Kostenersparnis gehört zweifelsohne zu den wichtigsten Aspekten. Inwieweit Sie profitieren, lässt sich durch einen einfachen Vergleich der Aufwände vor und nach der Auslagerung ermitteln. Ebenso bedeutend: die Zeitersparnis für interne Mitarbeitende. Auch hier kann eine entsprechende Gegenüberstellung Klarheit verschaffen.

Darüber hinaus ist die Fehlerquote in der Lohnbuchhaltung bestimmend. Sie muss selbstverständlich geringer ausfallen als vor der Zusammenarbeit mit dem Dienstleister und gesetzliche Vorschriften sollten in keinem Fall verletzt werden. Sind schließlich auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden sowie die Pünktlichkeit der Gehaltsabrechnungen verbessert worden, haben Sie alles richtiggemacht.

Für eine langfristige Qualitätssicherung gilt es zudem die Servicequalität des Dienstleisters anhand konkreter Service-Level-Agreements (SLAs) zu bewerten. Dessen Verlässlichkeit, aber auch Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind entscheidend, um souverän auf Änderungen oder spezielle Anforderungen reagieren zu können.

Customer-Cases: Wir haben vielen Unternehmen bei der Optimierung ihrer Lohnabrechnung durch Outsourcing geholfen

Bei Zalaris verfügen wir über langjährige Erfahrungen als Payroll-Dienstleister in unterschiedlichsten Branchen und für verschiedene Unternehmensgrößen. Egal, ob öffentlicher Sektor und Sozialwirtschaft, Banken und Versicherungen, Dienstleistungsunternehmen oder produzierendes Gewerbe: Wir beraten auch Sie umfassend und schaffen die richtigen Strukturen samt oftmals erforderlicher Digitalisierungsmaßnahmen im internen HR-Management, damit Sie von allen Vorzügen des Lohnabrechnung Outsourcings profitieren.

Verschaffen Sie sich anhand der folgenden Customer-Cases gerne gleich einen kleinen Einblick in die Zusammenarbeit mit Zalaris als Outsourcing-Partner:

Fazit

Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung outsourcen, können Sie von vielen gewichtigen Vorteilen profitieren. Insbesondere die Absicherung betreffender Prozesse in Sachen Fehlerreduzierung und Gesetzeskonformität ist hier hervorzuheben. Des Weiteren lassen sich in den meisten Fällen beträchtliche Kosten sparen. Das alles funktioniert jedoch nur, wenn Sie einen professionellen Dienstleister wählen, der sich flexibel auf Ihre Bedarfe einstellt und Ihnen neben viel Erfahrung alle Möglichkeiten der modernen Lohnbuchhaltung bietet – bis hin zu KI-Systemen. Gerne unterstützen wir Sie bei der Findung der passenden Lösung für Ihr Geschäft. Sprechen Sie uns gleich unverbindlich an!