Microsoft Copilot für HR: Integration, Anwendungsfälle und Potenziale

Interessant wird Copilot für HR besonders dann, wenn Informationen aus unterschiedlichen Unternehmensquellen für einen konkreten Anwendungsfall zusammengeführt werden sollen. Welche Möglichkeiten dafür bestehen und was Sie bei der Einbindung von HR-Daten beachten sollten, zeigt dieser Artikel.

Key Takeaways

• Microsoft Copilot kann HR bei Aufgaben wie der Erstellung von Stellenbeschreibungen, Meeting-Zusammenfassungen und der Analyse von HR-Kennzahlen unterstützen.
• Copilot kann Informationen aus der Microsoft-365-Umgebung nutzen und für konkrete HR-Anwendungsfälle mit weiteren Unternehmensdaten verbunden werden.
• HR-Systeme wie SAP SuccessFactors oder SAP HCM bleiben die führenden Quellen für strukturierte Personaldaten und HR-Prozesse. Copilot ersetzt diese Systeme nicht.
• Ein sinnvoller Einstieg beginnt mit konkreten Anwendungsfällen. Daraus lässt sich ableiten, welche Datenquellen, Integrationen und Berechtigungen tatsächlich benötigt werden.

Warum Microsoft Copilot für HR interessant ist ist

Das Interesse an KI im Personalwesen wächst spürbar. Laut der SHRM-Studie 2025 Talent Trends stieg der Anteil der HR-Fachleute, die KI bei HR-Aufgaben einsetzen, von 26 Prozent im Jahr 2024 auf 43 Prozent im Jahr 2025. Befragt wurden 2.040 HR-Fachleute in den USA.

Laut einer Bitkom-Erhebung unter mehr als 600 Unternehmen setzen mittlerweile 16 Prozent KI zur individuellen Weiterbildung ein (2024 waren es noch 12 Prozent), 14 Prozent nutzen sie beim Verfassen von Arbeitszeugnissen, und mehr als die Hälfte der Befragten zeigt für eine künftige Nutzung konkretes Interesse.

Ein großer Teil der täglichen HR-Arbeit besteht darin, Informationen zu suchen, zusammenzuführen und für unterschiedliche Zwecke aufzubereiten. Richtlinien müssen recherchiert, Dokumente erstellt, Meetings dokumentiert und Daten für Entscheidungen ausgewertet werden. Genau bei dieser Informationsarbeit kann Copilot Sie unterstützen.

Konkrete Anwendungsfälle in Word, Teams und Excel

Viele Einsatzmöglichkeiten entstehen direkt innerhalb Ihrer bestehenden Microsoft-365-Arbeitsumgebung.

In Word kann Copilot Sie bei der Erstellung und Überarbeitung von Stellenbeschreibungen, internen Memos oder Onboarding- und Schulungsunterlagen unterstützen. Die fachlichen Informationen und die Verantwortung für die Prüfung bleiben dabei bei Ihnen bzw. den zuständigen Personen.

In Teams kann Copilot beispielsweise eine Besprechungstranskription auswerten und daraus eine Zusammenfassung erstellen. Daraus lassen sich Entscheidungen, offene Punkte und vereinbarte To-dos ableiten. Bei einem HR-Projektmeeting können Sie so etwa schnell erfassen, welche Aufgaben noch offen sind, wer dafür zuständig ist und welche nächsten Schritte vereinbart wurden.

In Excel kann Copilot HR-Daten auswerten und daraus konkrete Analysen ableiten. Sie können beispielsweise untersuchen, wie sich die Fluktuationsrate über mehrere Quartale entwickelt, in welchen Abteilungen die Fehlzeiten besonders hoch sind oder wie sich Bewerbungszahlen über verschiedene Zeiträume und Stellenkategorien verteilen. Auch bei der Aufbereitung solcher Daten kann Copilot unterstützen, etwa indem es Tabellen strukturiert, Trends beschreibt oder auffällige Abweichungen hervorhebt. Die fachliche Interpretation der Ergebnisse und die Prüfung der zugrunde liegenden Daten bleiben bei Ihnen.

Was sich durch die Anbindung von HR-Daten verändert

Sobald ein Anwendungsfall Informationen benötigt, die nicht bereits in Microsoft 365 liegen, stellt sich die Frage nach weiteren Datenquellen.

Ein Beispiel: Eine HR-Führungskraft möchte wissen, welche Maßnahmen aus laufenden HR-Projektmeetings noch offen sind und welche Organisationseinheiten davon betroffen sind. Die offenen Maßnahmen könnten aus Teams-Besprechungen stammen. Informationen über Organisationsstrukturen könnten dagegen aus einer angebundenen Unternehmensdatenquelle kommen.

Oder Ihre HR-Abteilung möchte Mitarbeitenden schneller Antworten auf wiederkehrende Fragen geben. Dafür könnten freigegebene Richtlinien und Prozessdokumentationen als Wissensquellen dienen.

Der wichtige Punkt dabei: Copilot muss nicht sämtliche Daten eines HR-Systems erhalten. Für jeden Anwendungsfall sollten Sie gezielt definieren, welche Informationen tatsächlich benötigt werden.

Was Copilot nicht leisten kann

Copilot ist kein Ersatz für ein HR-System und sollte auch nicht als eigenständige Entscheidungsinstanz verstanden werden. Die Technologie ersetzt kein:

• führendes HR-System für Personaldaten und Prozesse
• fachliches Wissen und die Prüfung von HR-Inhalten
• Berechtigungs- und Governance-Konzept
• Datenmanagement
• verantwortliches Personalmanagement

Copilot kann Inhalte vorbereiten, Informationen zusammenfassen und Analysen unterstützen. Entscheidungen mit Auswirkungen auf einzelne Mitarbeitende sollten Sie weiterhin durch verantwortliche Personen und etablierte Prozesse prüfen lassen.

Eine weitere Grenze: Generative KI verbessert keine schlechte Datenqualität. Sind Informationen veraltet, unvollständig oder widersprüchlich, können auch die Ergebnisse unzuverlässig sein.

Woher bekommt Copilot die für HR relevanten Informationen?

HR-relevante Informationen liegen in der Regel an verschiedenen Orten. Ein Teil befindet sich bereits in Microsoft 365, beispielsweise in Dokumenten, E-Mails, Chats, Besprechungen und Dateien. Strukturierte Personaldaten liegen dagegen häufig in spezialisierten HR- und Payroll-Systemen.

Für eine sinnvolle Copilot-Architektur sollten Sie deshalb unterscheiden, welche Daten für welchen Anwendungsfall benötigt werden.

Microsoft 365 als Arbeits- und Wissensumgebung für HR

Microsoft 365 ist in vielen Organisationen bereits ein zentraler Arbeitsbereich für HR. Richtlinien liegen in SharePoint, Abstimmungen finden in Teams statt, Kommunikation erfolgt über Outlook, Analysen entstehen in Excel und Dokumente werden in Word erstellt.

Microsoft 365 Copilot kann auf Organisationsdaten und Arbeitskontext über Microsoft Graph zugreifen, darunter unter anderem Dokumente, E-Mails, Kalender, Chats und Besprechungen. Für HR entsteht daraus eine erste Ebene von Anwendungsfällen: Copilot kann berechtigte Personen dabei unterstützen, Informationen zu finden und aufzubereiten, die bereits innerhalb der Microsoft-365-Umgebung vorhanden sind.

Microsoft Graph und Grounding im Unternehmenskontext

Wie weit Unternehmen bei der praktischen Integration von KI aktuell sind, zeigt eine aktuelle Untersuchung : 43 Prozent der befragten HR-Abteilungen nutzen KI informell, während nur 19 Prozent sie tatsächlich in ihre Workflows integriert haben. 66 Prozent berichten zudem von fehlenden klaren Richtlinien für den KI-Einsatz im HR.

Damit Copilot sinnvolle Antworten im Kontext Ihrer Organisation erzeugen kann, werden KI-Modelle mit relevanten Unternehmensinformationen verbunden. Microsoft bezeichnet diesen Prozess als Grounding.

Microsoft 365 Copilot kann über Microsoft Graph auf Organisationsdaten zugreifen, beispielsweise auf Dokumente, E-Mails, Kalender, Chats und Besprechungen. Dabei berücksichtigt Copilot die bestehenden Identitäts- und Berechtigungsstrukturen. Eine Führungskraft sollte also durch eine Copilot-Anfrage keinen Zugriff auf vertrauliche HR-Informationen erhalten, für die sie zuvor keine entsprechende Berechtigung hatte.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie Ihre Berechtigungsstruktur ignorieren können. Im Gegenteil: Copilot kann bestehende Probleme sichtbarer machen. Sind Dokumente oder Daten bereits heute zu breit freigegeben, können sie durch Copilot leichter auffindbar und nutzbar werden.

Für Ihre HR-Abteilung lautet die relevante Frage deshalb nicht allein, ob Copilot sicher ist, sondern auch: „Sind unsere Daten und Berechtigungen so organisiert, dass die richtigen Personen auf die richtigen Informationen zugreifen?“

HR-Systeme bleiben die Quelle für strukturierte Personaldaten

HR-Systeme erfüllen eine andere Funktion als Microsoft 365. Systeme wie SAP SuccessFactors oder SAP HCM verwalten je nach Systemlandschaft beispielsweise Stammdaten, Organisationsstrukturen, Abwesenheiten, Zeitwirtschaft, Recruiting-Prozesse oder Payroll-relevante Informationen. Diese Systeme bleiben die führende Quelle für ihre jeweiligen Daten und Prozesse.

Eine Copilot-Integration bedeutet daher nicht, dass Sie alle HR-Daten in eine KI übertragen müssen. Sinnvoller ist es, ausgewählte Informationen für einen klar definierten Anwendungsfall verfügbar zu machen. Beispielsweise kann ein HR-System weiterhin die maßgebliche Quelle für Skill-Daten bleiben, während eine Copilot-Anwendung berechtigten Personen hilft, diese Informationen im Kontext einer konkreten Fragestellung mit weiteren Unternehmensinformationen zu verbinden.

Strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammenführen

Für HR-Anwendungsfälle sind häufig zwei Arten von Informationen relevant.

Unstrukturierte Informationen können beispielsweise sein: HR-Richtlinien, Handbücher, Prozessbeschreibungen, Betriebsvereinbarungen, interne Wissensdokumente, Meeting-Zusammenfassungen.

Strukturierte Daten können beispielsweise sein: Organisationsstrukturen, Rollen, Skills, Statusinformationen aus HR-Prozessen, Schulungsdaten, weitere Datensätze aus führenden Fachsystemen.

Je näher eine Anfrage an individuelle und sensible Personaldaten heranreicht, desto höher werden die Anforderungen an Berechtigungen, Datenmodell und Integration.

Berechtigungen sind wichtiger als der reine Datenzugriff

Bei der Anbindung externer Datenquellen müssen Berechtigungen entsprechend der gewünschten Sichtbarkeit konfiguriert werden. Microsoft weist darauf hin, dass zu weit gefasste Berechtigungen zu Oversharing führen können. Legen Sie deshalb vor einer Integration fest:

• welche Personengruppen welche Informationen benötigen
• welche Daten ausschließlich innerhalb von HR sichtbar bleiben
• welche Informationen Führungskräften bereitgestellt werden dürfen
• welche Inhalte sich für Employee Self-Service eignen
• welche Daten für generative KI nicht verfügbar gemacht werden sollten

Wie funktioniert die technische Integration von Microsoft Copilot in die HR-Systemlandschaft?

Es gibt keine universelle Schnittstelle, über die sich jedes HR-System automatisch und vollständig mit Microsoft Copilot verbinden lässt. Die passende Architektur hängt vom Anwendungsfall ab. Ein Wissensassistent, der interne Richtlinien durchsucht, benötigt eine andere Integration als ein spezialisierter Agent, der auf Daten eines HR-Systems zugreift oder eine Aktion in einer Fachanwendung ausführt.

Ein sinnvoller Ausgangspunkt sind Informationen, bei denen ein konkreter Nutzen durch Suche, Zusammenfassung oder kontextbezogene Aufbereitung entsteht. Dazu können beispielsweise gehören: HR-Richtlinien und Prozessdokumentationen, Informationen zu Benefits, Organisationsinformationen, Skill- und Kompetenzdaten, Recruiting-Wissensquellen, Informationen zu Weiterbildung, standardisierte HR-Prozesse.

Besonders sensibel sind dagegen individuelle Personalakten, Gesundheitsdaten, vertrauliche Vergütungsinformationen und detaillierte Payroll-Daten. Je sensibler eine Information ist, desto genauer sollten Sie prüfen, ob ihr Nutzen für den jeweiligen Copilot-Anwendungsfall den zusätzlichen Integrations- und Governance-Aufwand rechtfertigt.

Copilot Connectors, APIs und Agents: unterschiedliche Wege zur Integration

Für die Erweiterung von Copilot mit Unternehmensdaten und Anwendungen kommen verschiedene Technologien infrage.

Microsoft 365 Copilot Connectors können externe Datenquellen in die Copilot-Umgebung einbinden. Die externen Inhalte werden dadurch für Suche und Copilot-Anwendungsfälle nutzbar. Die Berechtigungen müssen dabei an die gewünschte Sichtbarkeit angepasst werden.

APIs und individuelle Integrationen eignen sich, wenn eine Unternehmensanwendung gezielt Daten oder Funktionen für einen bestimmten Anwendungsfall bereitstellen soll.

Spezialisierte Agents, beispielsweise mit Copilot Studio, können für konkrete Aufgaben entwickelt werden. Je nach Konfiguration können sie definierte Wissensquellen nutzen und über Integrationen auf weitere Systeme zugreifen.

Welcher Weg geeignet ist, hängt von einer zentralen Frage ab: Soll Copilot Informationen bereitstellen, oder soll ein Agent eine Funktion in einem Fachsystem ausführen? Eine Wissensabfrage stellt andere Anforderungen an Schnittstellen, Berechtigungen und Governance als ein Agent, der auf ein geschütztes System zugreift und dort Aktionen auslösen kann.

Ein möglicher Datenfluss kann so aussehen:

Zwischen einem HR-System und Copilot können also mehrere technische und organisatorische Ebenen liegen. Datenquellen, Schnittstellen, Berechtigungen und konkrete Verwendungszwecke müssen zusammenpassen.

Beispiel: Informationen aus mehreren Quellen nutzen

Angenommen, eine HR-Führungskraft fragt: „Welche Maßnahmen aus unseren HR-Projektmeetings sind noch offen, und welche organisatorischen Bereiche sind davon betroffen?“

Die offenen Maßnahmen könnten aus Teams-Besprechungen stammen. Informationen über die betroffenen Bereiche könnten aus einer angebundenen Unternehmensdatenquelle kommen. Damit Copilot beide Informationen sinnvoll zusammenführen kann, müssen die benötigten Datenquellen für den jeweiligen Anwendungsfall technisch verfügbar sein. Gleichzeitig benötigt die anfragende Person die entsprechenden Berechtigungen.

Ausschlaggebend ist neben der Formulierung einer Copilot-Anfrage also vor allem, wo die benötigten Informationen liegen, wie sie strukturiert sind und wie sie sicher bereitgestellt werden können.

Wie sensible HR-Daten geschützt werden

Microsoft 365 Copilot arbeitet im Rahmen der bestehenden Identitäts- und Berechtigungsstrukturen Ihrer Microsoft-365-Umgebung. Microsoft gibt an, dass Copilot nur auf Organisationsdaten zugreift, für die die jeweilige Person über die erforderlichen Berechtigungen verfügt. Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten werden laut Microsoft zudem nicht zum Training der Foundation Models verwendet.

Das Grounding erfolgt damit im Kontext Ihrer Organisation und innerhalb der bestehenden Zugriffsgrenzen. Für Ihre HR-Abteilung ist das eine wichtige Grundlage für den Umgang mit sensiblen Unternehmensinformationen. Datenschutz und Daten-Governance sind damit jedoch nicht automatisch erledigt.

Sie müssen weiterhin festlegen:

1. welche Datenquellen angebunden werden
2. welche Informationen für generative KI geeignet sind
3. welche Personen Zugriff erhalten
4. wie Berechtigungen aus Quellsystemen berücksichtigt werden
5. wie Änderungen und Zugriffe überwacht werden

Die Technologie kann eine sichere Datenarchitektur unterstützen. Welche Daten für einen Anwendungsfall bereitgestellt werden, bleibt jedoch Ihre organisatorische und fachliche Verantwortung.

Was Sie vor der Integration prüfen sollten

Vor der Anbindung eines HR-Systems oder einer weiteren Datenquelle helfen vier Fragen:

1. Welches konkrete HR-Problem soll gelöst werden?
   „Wir möchten Copilot im HR einsetzen“ ist noch kein Anwendungsfall. Konkreter wäre beispielsweise, den Rechercheaufwand bei wiederkehrenden HR-Anfragen zu reduzieren oder die Dokumentation von Projektmeetings zu beschleunigen.
2. Welche Informationen werden dafür tatsächlich benötigt?
   Ein Anwendungsfall benötigt selten sämtliche Daten eines HR-Systems.
3. Wer darf auf diese Informationen zugreifen?
   Die Berechtigungslogik sollte vor der technischen Umsetzung feststehen.
4. Soll Copilot Informationen bereitstellen oder eine Aktion ausführen?
   Eine Wissensabfrage stellt andere Anforderungen als ein Agent, der über eine Schnittstelle auf ein Fachsystem zugreift.

Diese Fragen helfen Ihnen, Integrationsaufwand, Risiken und Governance-Anforderungen realistisch einzuschätzen.

Die technischen Grenzen der Integration von Microsoft Copilot in HR

Die technische Anbindung eines Systems bedeutet nicht automatisch, dass Copilot jede darin enthaltene Information zuverlässig interpretieren kann. Grenzen entstehen beispielsweise durch:

• unvollständige oder widersprüchliche Daten,
• fehlende oder schlecht dokumentierte Schnittstellen,
• komplexe Berechtigungsmodelle,
• Daten, die für den jeweiligen Anwendungsfall ungeeignet strukturiert sind,
• regulatorische Anforderungen,
• fehlende fachliche Regeln für die Bewertung von Ergebnissen.

Hinzu kommt eine grundsätzliche Grenze generativer KI: Eine überzeugend formulierte Antwort ist nicht automatisch korrekt oder vollständig. Gerade im HR-Kontext sollten Sie deshalb klar definieren, bei welchen Anwendungsfällen eine menschliche Prüfung erforderlich bleibt.

Mit überschaubaren Anwendungsfällen starten

Sinnvoller als eine Anbindung sämtlicher HR-Daten gleich zu Anfang ist es, wenn Sie zunächst Anwendungsfälle mit klarem Nutzen und überschaubarem Integrationsaufwand priorisieren.

Diese schrittweise Herangehensweise ist sinnvoll, weil die Einführung von KI allein noch keinen geschäftlichen Mehrwert garantiert. Laut Gartner gaben 88 Prozent der befragten HR-Führungskräfte 2025 an, dass ihre Organisation noch keinen signifikanten Business Value aus KI-Tools erzielt habe. Gleichzeitig berichteten 62 Prozent der Beschäftigten, dass KI ihnen Zeit spare.

Eine mögliche Orientierung:

So können Sie zunächst Erfahrungen mit Anwendungen sammeln, die einen konkreten Nutzen bieten, bevor komplexere Integrationen mit sensiblen Personaldaten aufgebaut werden.

So gelingt der Einstieg mit Microsoft Copilot im HRim HR

Microsoft Copilot kann HR bei wiederkehrenden Aufgaben unterstützen und Informationen aus verschiedenen Unternehmensquellen für konkrete Anwendungsfälle nutzbar machen. HR-Systeme bleiben dabei die führenden Quellen für strukturierte Personaldaten und HR-Prozesse.

Für Organisationen mit komplexen SAP-HCM- oder SAP-SuccessFactors-Landschaften kommt es daher darauf an, passende Anwendungsfälle zu identifizieren und die dafür benötigten Daten gezielt einzubinden. Dabei sollten Datenmodelle, Schnittstellen, Berechtigungen und bestehende HR-Prozesse gemeinsam betrachtet werden.

Zalaris begleitet Organisationen bei der Weiterentwicklung und Integration komplexer SAP-HR- und Payroll-Landschaften, bei der Gestaltung von Daten- und Prozessarchitekturen sowie bei HR-Transformationen über mehrere Systeme und Länder hinweg.

Wenn Sie Microsoft Copilot stärker in Ihre HR-Arbeit einbinden möchten, sprechen Sie mit unseren HR-Experten über Ihre HR-Systemlandschaft und mögliche Copilot-Anwendungsfälle. Gemeinsam prüfen wir, welche Integrationen zu Ihren bestehenden HR- und Payroll-Prozessen passen und wie sich KI-Funktionen sinnvoll in Ihre bestehende Architektur einbinden lassen.