SAP SuccessFactors Employee Central: Funktionen, Einsatzmodelle und Praxisfragen

Was ist SAP SuccessFactors Employee Central?

SAP SuccessFactors Employee Central (kurz EC) ist das cloudbasierte Core-HR-System innerhalb der SAP SuccessFactors Suite, häufig auch als HRIS (Human Resource Information System) bezeichnet. Employee Central ist das führende System für Personalstammdaten: Hier werden Beschäftigte eingestellt, Vertrags- und Organisationsdaten gepflegt und Personalmaßnahmen wie Versetzung, Beförderung oder Austritt erfasst.

Die übrigen SuccessFactors-Module, etwa Recruiting, Onboarding, Performance & Goals, Compensation oder Learning, greifen auf diese Daten zu. Employee Central deckt also nicht selbst den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus ab, sondern bildet die gemeinsame Datengrundlage dafür. Auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört nicht zu Employee Central. Sie läuft in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll (ECP), weiterhin in SAP HCM oder in einem angebundenen Abrechnungssystem eines anderen Anbieters.

Für viele Unternehmen ist die Einführung von Employee Central der zentrale Schritt bei der Migration von SAP HCM in die Cloud. Mit dem Stammdatensystem werden auch die Schnittstellen zu Abrechnung, Zeitwirtschaft und Drittsystemen neu aufgesetzt.

Kernfunktionen von Employee Central

Employee Central bündelt die Funktionen, die ein Unternehmen für die Verwaltung seiner Beschäftigten und seiner Organisation braucht. Die folgenden Abschnitte erklären, was hinter den einzelnen Bereichen steckt.

Personalstammdaten und Self-Services

Employee Central speichert Personal-, Vertrags- und Beschäftigungsdaten in einem zentralen Datensatz je Mitarbeiterin oder Mitarbeiter, dem People Profile. Änderungen werden mit Gültigkeitsdatum gespeichert, sodass nachvollziehbar bleibt, welcher Stand zu welchem Zeitpunkt galt. Welche Felder für ein Land erforderlich sind, steuern die Lokalisierungen.

Über Employee Self-Services pflegen Beschäftigte eigene Daten wie Adresse oder Bankverbindung selbst, Führungskräfte stoßen über Manager Self-Services Maßnahmen für ihr Team an. Je nach Konfiguration durchläuft eine Änderung vorher einen Genehmigungsworkflow. Das entlastet die Personalabteilung von Routineerfassungen, setzt aber klare Regeln voraus, welche Daten Beschäftigte selbst ändern dürfen und welche eine Freigabe brauchen.

Organisations- und Positionsmanagement

Interaktives Organigramm: In einem interaktiven Organigramm wird die gesamte Belegschaft anhand der Organisationsstruktur des Unternehmens abgebildet. Damit stellen Sie alle wichtigen Positionen, Jobprofile, Jobfamilien und Berichtslinien übersichtlich dar.

Eingebettete Stellenverwaltung: Mit der integrierten Stellenverwaltung verwalten Sie die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens. Diese Kernfunktion unterstützt alle Arten von Beschäftigten.

Vereinfachte Personalverwaltung: Funktionen für alle gängigen Personalereignisse wie Versetzungen, Beförderungen und Kündigungen sind schnell und einfach abrufbar. Dies erleichtert die Personalverwaltung und reduziert den Aufwand.

Abwesenheiten und Zeiterfassung

Die Abwesenheitsverwaltung (Time Off) ist Teil von Employee Central. Hinterlegt werden Arbeitszeitpläne, regionale Feiertagskalender, Abwesenheitsarten und Urlaubskonten. Beschäftigte beantragen Urlaub oder melden Abwesenheiten im Browser oder in der mobilen App, Führungskräfte genehmigen die Anträge und sehen die Abwesenheiten ihres Teams im Kalender.

Für die Erfassung von Arbeitszeiten, etwa per Zeitblatt oder digitaler Stempeluhr, und für die Bewertung nach Regeln wie Überstunden oder Zuschlägen ist SAP SuccessFactors Time Tracking vorgesehen, das separat lizenziert wird. Unternehmen, die nach der BAG-Entscheidung zur Arbeitszeiterfassung ein Erfassungssystem suchen, sollten diese Unterscheidung bei der Lizenzplanung berücksichtigen.

Berechtigungen und Workflow

Zugriffe werden über rollenbasierte Berechtigungen (Role-Based Permissions) gesteuert. Rollen lassen sich entlang der Organisationsstruktur und bis auf Feldebene einschränken, zum Beispiel so, dass eine HR-Business-Partnerin nur die Beschäftigten ihres Bereichs sieht und Gehaltsfelder ausgeblendet bleiben. Ein durchdachtes Berechtigungskonzept ist auch für den Datenschutz und die Abstimmung mit dem Betriebsrat wichtig.

Reporting und People Analytics

Für Auswertungen steht People Analytics zur Verfügung. Mit Stories, die auf SAP Analytics Cloud basieren, erstellen HR und Führungskräfte Berichte und Dashboards auf Basis der aktuellen Daten aus Employee Central und weiteren SuccessFactors-Modulen, etwa zu Headcount, Fluktuation oder Abwesenheiten. Auch hier gelten die rollenbasierten Berechtigungen: Jede Person sieht nur die Daten, für die sie berechtigt ist.

Lokalisierung: Employee Central im internationalen Einsatz

Employee Central ist laut SAP für mehr als 100 Länder und Regionen lokalisiert. Lokalisierung bedeutet dabei mehr als Übersetzung. Sie umfasst länderspezifische Datenfelder, Formate und Pflichtangaben, etwa Steuer- und Sozialversicherungsmerkmale, Adress- und Namensformate oder nationale Kennnummern. SAP pflegt diese Inhalte und liefert gesetzliche Änderungen über die regulären Releases aus.

Für international tätige Unternehmen heißt das: Ein gemeinsames Datenmodell und einheitliche Prozesse sind möglich, ohne lokale Anforderungen zu vernachlässigen. Die Verantwortung für die Einhaltung von Vorschriften bleibt trotzdem beim Unternehmen. Lokalisierungen müssen aktiviert, getestet und in die eigenen Prozesse eingebunden werden. In Deutschland kommen bei der Einführung die Mitbestimmung des Betriebsrats und die datenschutzrechtliche Bewertung hinzu.

Vorteile und Voraussetzungen von Employee Central

Automatisiertes Erfüllen lokaler und globaler Vorschriften

SAP SuccessFactors Employee Central funktioniert über Lokalisierungsmerkmale, die über bloße Sprachübersetzungen hinausgehen und auf der Analyse lokaler Vorschriften basieren. Dabei deckt es mehr als hundert Standorte ab und passt sich automatisch an rechtliche Änderungen an. Mithilfe der laufend aktualisierten Compliance-Funktionen stellen Sie die Erfüllung lokaler und globaler Vorschriften daher zu jeder Zeit sicher.

Zentrale Stammdatenverwaltung (People Profile)

Mit Employee Central können die Beschäftigten dank leistungsstarker Selbstbedienungsfunktionen einfach und schnell auf wichtige Daten und Aufgaben zugreifen und erhalten proaktive Meldungen. Die Oberfläche ist intuitiv bedienbar. Über die „Stammdaten“ sind relevante HR-Informationen gemäß den länderspezifischen Anforderungen jederzeit einsehbar. Dank der integrierten Lokalisierungsfunktion erfüllen Sie lokale Vorschriften zuverlässig und standardisieren HR-Prozesse mittels bewährter Verfahren weltweit. Die zentrale, globale HR-Plattform fördert damit die Produktivität der Mitarbeitenden und des Unternehmens.

Flexible Organisationsstrukturen

Mit der Organisationsmanagement-Funktion lassen sich Organisationsstrukturen flexibel modellieren und visualisieren. Die Positionsmanagement-Funktion ermöglicht es, die Personalverwaltung effizienter zu gestalten.

Globale Leistungsverwaltung

Dank flexibler Rahmenbedingungen können Sie die globale Verwaltung von Leistungen inklusive Zulagen, Rückerstattungen, Versicherungen, Renten und Sparkonten standardisieren. Sie erhalten ein konfigurierbares Modul, um lokaltypische Anforderungen und Vorschriften in unterschiedlichen Ländern zu erfüllen. Gleichzeitig bleibt die zentrale Aufsicht bestehen.

Zuverlässiges Zeitmanagement

SAP SuccessFactors Employee Central deckt das Zeitmanagement für verschiedene Arten von Beschäftigten zuverlässig ab, um Abwesenheiten und Arbeitszeiten zu verwalten. Darüber hinaus unterstützt das Modul auch komplexe Anforderungen wie Stunden- und Fernarbeitskräfte z.B. im Home Office. Dies funktioniert über eine separate Lizenz für SAP SuccessFactors Time Tracking.

Grafische Benutzeroberfläche

Mit EC erhalten Sie aussagekräftige Einblicke in die gesamte Belegschaft. Dabei profitieren Sie von einer rollenbasierten Berichterstattung und grafischen Benutzeroberflächen. Profile und Organigramme lassen sich in EC sicher verwalten. Dabei unterstützt das Modul HR-Verantwortliche und Führungskräfte dabei, datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Integration mit SAP- und Drittanbieterlösungen

Dank vorab konfigurierter Integrationen mit SAP- und Drittanbieterlösungen werden Prozesse beschleunigt und vereinfacht.

Schlüsselfähigkeiten im Überblick: 5 Gründe, um Employee Central zu nutzen

Diese Schlüsselfähigkeiten bieten 5 Gründe, um SAP SuccessFactors Employee Central zu nutzen:

1. Unterstützung für datenbasierte Entscheidungsfindung: Aussagekräftige Einblicke in Echtzeitdaten ermöglichen es, Entscheidungen daten- und faktenbasiert zu treffen. Damit können Ihre HR-Führungskräfte Trends rechtzeitig erkennen und Risiken für Fehlentscheidungen minimieren.
2. Einheitliche Grundlage für HR-Management: Employee Central bietet eine einheitliche Grundlage für das gesamte Personalmanagement. Sie profitieren von standardisierten HR-Prozessen, Selbstservice-Anwendungen und weltweiter Verfügbarkeit.
3. Compliance: Die proaktive Herangehensweise mit regelmäßiger Analyse lokaler Regelungen und automatischer Anpassung an Änderungen stellt sicher, dass die geltenden Vorschriften jederzeit eingehalten werden.
4. Regelmäßige Updates: Ein weiterer Grund sind die regelmäßigen, vierteljährlichen Updates aus der Cloud. Mit Employee Central können Sie Veränderungen in der Personalstruktur besser erkennen als mit einer herkömmlichen, lokal installierten On-Premise Lösung.
5. Verwaltung: Automatisierte HR-Workflows und intelligente Dienste unterstützen bei der Verwaltung.

Anwendungsmöglichkeiten: von Core Hybrid bis Full Use individuell anpassbar

In der Anwendung wählen Sie aus 4 Bereitstellungsmöglichkeiten: Damit können Sie Ihren individuellen Umstellungsplan flexibel gestalten. Die Bereitstellung erfolgt entweder direkt oder mehrstufig.

1. „Full use“: Es erfolgt ein vollständiger Umstieg in einem einzigen Übergangsprojekt. Der Vorteil besteht darin, dass Sie alle Vorteile von SAP SuccessFactors Employee Central und der noch umfangreicheren SuccessFactors HCM-Suite sofort (Personaldatenverwaltung, Organisations- und Positionsmanagement, Zeitmanagement und globale Leistungen) vollständig nutzen können.
2. „Extend and connect“: Das vorhandene Core-HR-System bleibt vorerst bestehen. Als Erweiterung kommt Employee Central hinzu. Damit können alle Mitarbeitenden mit mobilen Endgeräten online auf ihre Daten zugreifen. Außerdem sind innovative Funktionen wie Organigramme und Personensuche verfügbar. Bei dieser Option können Sie EC außerdem zur Konsolidierung eines zentralisierten Reportings nutzen.
3. „Side-by-side“: Bei dieser Variante wird Employee Central für einen Teil des Unternehmens eingeführt, während der restliche Teil weiterhin SAP ERP HCM als Core-HR-System nutzt. In der Praxis bietet sich dies insbesondere bei einer schrittweisen Einführung für einzelne Standorte an. Beispiel: Ein internationaler Konzern möchte zuerst in einem Land umsteigen, bevor die übrigen Niederlassungen in Phase 2 folgen.
4. „Core-Hybrid“: Bei dieser Zwischenvariante erfolgen Zeitmanagement und/oder Lohnabrechnung weiterhin über SAP ERP HCM. Die anderen HR-Funktionen laufen fortan über Employee Central. Diese Option eignet sich für Unternehmen, die schrittweise in die Cloud wechseln möchten.

Fazit: Employee Central als Datenfundament der HR-Cloud

SAP SuccessFactors Employee Central ist das Stammdatensystem der SAP-Cloud-Suite: Personal- und Organisationsdaten, Positionen, Abwesenheiten und Berechtigungen liegen an einer Stelle, und alle weiteren HR-Prozesse greifen darauf zu. Lokalisierungen für mehr als 100 Länder und Regionen ermöglichen einheitliche Prozesse in internationalen Organisationen. Unternehmen mit SAP HCM können über die Modelle Core Hybrid oder Side-by-Side schrittweise umsteigen. Entscheidend für den Erfolg sind ein durchdachtes Organisations- und Berechtigungskonzept, saubere Stammdaten und die Planung, wann und wie die Abrechnung umgestellt wird.

Sie möchten Employee Central in Aktion sehen? In unserem Webinar zu SAP SuccessFactors Employee Central zeigen wir die wichtigsten Funktionen. Für eine konkrete Einführung finden Sie mehr zu unseren Leistungen für SAP SuccessFactors Core HR und Payroll oder nehmen Sie Kontakt mit uns auf.