SAP Activate Methode: Bausteine, sechs Phasen und Vorteile für SAP-Projekte

Was ist SAP Activate?

SAP Activate ist ein Framework, mit dem SAP Implementierungsprojekte für seine Lösungen strukturiert, unabhängig davon, ob es sich um eine Neueinführung, eine Systemkonversion oder eine Migration in die Cloud handelt. Es löste die früheren Vorgehensmodelle ASAP (Accelerated SAP) und SAP Launch ab und wird für SAP S/4HANA ebenso eingesetzt wie für SAP SuccessFactors.

Der Kern des Frameworks ist der Gedanke „Fit-to-Standard“: Statt Anforderungen zuerst vollständig zu beschreiben und das System danach anzupassen, prüfen Projektteams früh, wie weit die vorkonfigurierten Standardprozesse von SAP die eigenen Anforderungen bereits abdecken. Abweichungen werden bewusst entschieden und dokumentiert. Die Umsetzung erfolgt anschließend agil in Sprints.

SAP Activate besteht aus drei Bausteinen, die im nächsten Abschnitt beschrieben werden: SAP Best Practices, geführte Konfiguration und der eigentlichen Methodik.

Die drei Bausteine von SAP Activate

Die SAP Activate Methode ist Teil des SAP Activate Frameworks, das auf diesen 3 Säulen basiert. Diese 3 Kernkomponenten helfen Ihnen dabei, komplexe SAP-Lösungen besser zu verstehen und schneller zu implementieren.

1. SAP Best Practices

SAP Best Practices sind vorkonfigurierte Geschäftsprozesse mit Prozessbeschreibungen, Rollen und Testskripten. Sie dienen in der Explore-Phase als Ausgangspunkt für die Fit-to-Standard-Workshops: Das Projektteam sieht die Standardprozesse im System und entscheidet, wo es sie übernimmt und wo Anpassungen nötig sind. SAP stellt diese Inhalte heute über den SAP Signavio Process Navigator bereit, der den früheren SAP Best Practices Explorer abgelöst hat.

2. Geführte Konfiguration

Die geführte Konfiguration umfasst Werkzeuge und Vorgaben, mit denen Projektteams die Standardprozesse an unternehmensspezifische Einstellungen anpassen, etwa Organisationsstrukturen, Wertelisten oder Genehmigungsstufen. Ziel ist, Anpassungen innerhalb der vorgesehenen Konfigurationsmöglichkeiten vorzunehmen, statt in den Standardcode einzugreifen. Das erleichtert spätere Updates, weil Änderungen von SAP nicht mit individuellen Modifikationen kollidieren.

3. Methodik: Roadmaps, Aufgaben und Deliverables

Die Methodik legt fest, welche Aufgaben in welcher Phase anfallen und welche Ergebnisse (Deliverables) am Ende einer Phase vorliegen müssen. SAP bündelt diese Inhalte in lösungsspezifischen Roadmaps, die über den Roadmap Viewer in SAP for Me zugänglich sind, zusammen mit Vorlagen und Leitfäden. In SAP Cloud ALM, dem Werkzeug für das Projekt- und Lebenszyklusmanagement von Cloud-Lösungen, lassen sich die Aufgaben einer Roadmap direkt als Projektplan übernehmen.

Die sechs Phasen von SAP Activate im Überblick

Ein SAP-Implementierungsprojekt unterteilt sich in 6 Phasen (Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy und Run). Jede Phase führt Sie mit hilfreichen Handlungsempfehlungen durch die SAP-Implementierung und hilft Ihnen dabei, die richtige Lösung für Ihre individuellen Anforderungen zu finden.

Die Phasen im Detail

Phase 1: Discover – Lösung und Projektumfang klären

In der Discover-Phase klärt ein Unternehmen, welches Problem es lösen will und welche SAP-Lösung dafür infrage kommt. Dazu gehören ein Abgleich der Anforderungen mit dem Funktionsumfang, häufig über Testsysteme oder Demos, eine erste Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und die Auswahl der passenden Roadmap. Am Ende steht die Entscheidung für eine Lösung und ein grober Projektumfang.

Phase 2: Prepare – das Projekt aufsetzen

In der Prepare-Phase wird das Projekt organisiert. Typische Aufgaben sind:

• Projektstrukturplan und Projektplan mit Zeitrahmen und Umfang erstellen
• Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen, auf Kunden- und Partnerseite
• Governance definieren: Lenkungskreis, Entscheidungswege, Eskalation
• Ziele und Erfolgskennzahlen des Projekts vereinbaren
• Projektteam und Key User einbinden und für die Methode schulen
• erste Systemumgebung bereitstellen

Die Ergebnisse werden in mehreren Abstimmungsrunden bestätigt. Je klarer Umfang und Entscheidungswege hier festgelegt sind, desto zügiger verlaufen die Workshops in der Explore-Phase.

Phase 3: Explore – Fit-to-Standard-Analyse

Die Explore-Phase prägt den weiteren Projektverlauf am stärksten. In Fit-to-Standard-Workshops zeigen Lösungsexpertinnen und -experten die Standardprozesse im System, die Fachbereiche prüfen, ob sie damit arbeiten können. Für jede Abweichung wird entschieden, ob der Prozess an den Standard angepasst, die Lösung konfiguriert oder eine Erweiterung entwickelt wird.

Die Ergebnisse fließen in ein Backlog, das nach Geschäftswert priorisiert wird und die Grundlage für die Sprints der Realize-Phase bildet. Bei Lösungen mit größerem Gestaltungsspielraum, etwa SAP S/4HANA in der Private Cloud oder On-Premise, werden in dieser Phase zusätzlich individuelle Entwicklungen wie Schnittstellen, Berichte oder Formulare identifiziert. Auch die Datenmigration wird hier vorbereitet: Welche Daten werden übernommen, in welcher Qualität und mit welchen Migrationsvorlagen?

Phase 4: Realize – konfigurieren, migrieren und testen

In der Realize-Phase wird die Lösung auf Basis des Backlogs in Sprints konfiguriert und, wo nötig, erweitert. Nach jedem Sprint sehen die Fachbereiche das Ergebnis und geben Rückmeldung. In der Praxis lässt sich die Phase in einen Build- und einen Testabschnitt gliedern:

• Build: Konfiguration, Entwicklungen und Schnittstellen umsetzen, Daten in Probeläufen migrieren
• Test: Integrationstests über Prozess- und Systemgrenzen hinweg, anschließend Abnahmetests durch die Fachbereiche (User Acceptance Test)

Parallel werden Schulungen vorbereitet und der Cutover geplant, also die genaue Abfolge der Schritte für den Wechsel in den Produktivbetrieb.

Phase 5: Deploy – Cutover und Go-live

In der Deploy-Phase wird das Produktivsystem eingerichtet, die finale Datenmigration durchgeführt und die Lösung in Betrieb genommen. Den Rahmen gibt der Cutover-Plan vor. Er legt auch fest, wann Altsysteme eingefroren werden und unter welchen Bedingungen der Go-live stattfindet oder verschoben wird. Der Zeitpunkt wird so gewählt, dass der laufende Betrieb möglichst wenig gestört wird. Nach dem Go-live folgt eine Hypercare-Phase, in der das Projektteam Anwenderfragen und Fehler mit erhöhter Priorität bearbeitet, bevor die Verantwortung an den regulären Support übergeht.

Phase 6: Run – Betrieb, Optimierung und Releases

In der Run-Phase geht es um stabilen Betrieb und die weitere Nutzung der Lösung. Dazu gehören Support, Wartung, die Auswertung, wie gut die Anwender mit dem System arbeiten, und die Einführung zusätzlicher Funktionen. Bei Cloud-Lösungen ist das Release-Management eine Daueraufgabe: SAP SuccessFactors erhält zum Beispiel zweimal jährlich ein Release, dessen Neuerungen geprüft, getestet und gegebenenfalls aktiviert werden müssen. Diese Aufwände sollten bereits in der Projektplanung berücksichtigt werden.

Quality Gates: Wie SAP Activate Phasenübergänge absichert

SAP Activate sieht für jede Phase Qualitätsprüfungen vor, sogenannte Quality Gates. An diesen Punkten prüfen Projektleitung und Lenkungskreis, ob die vereinbarten Ergebnisse der Phase vollständig vorliegen und die nächste Phase beginnen kann. Am Ende der Explore-Phase ist das zum Beispiel ein abgestimmtes und priorisiertes Backlog, vor dem Go-live sind es abgeschlossene Tests, ein freigegebener Cutover-Plan und geschulte Anwender.

Quality Gates verhindern, dass offene Punkte unbemerkt in spätere Phasen wandern, wo sie deutlich teurer zu beheben sind. Sie funktionieren allerdings nur, wenn die Kriterien vorher feststehen und ein Gate auch einmal nicht passiert wird. SAP bildet die Gates in den Roadmaps und in SAP Cloud ALM ab, viele Implementierungspartner ergänzen sie um eigene Prüfpunkte.

SAP Activate in HR-Projekten: Was bei SAP SuccessFactors und Payroll hinzukommt

SAP Activate ist lösungsübergreifend angelegt. In HR-Projekten, etwa bei der Einführung von SAP SuccessFactors Employee Central oder einer Migration von SAP HCM in die Cloud, kommen Anforderungen hinzu, die in den Phasen früh eingeplant werden sollten:

• Mitbestimmung des Betriebsrats (Prepare): Die Einführung von HR-Software ist in Deutschland in der Regel nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig, weil sie technisch geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Wer den Betriebsrat erst kurz vor dem Go-live einbindet, riskiert Verzögerungen. Die Verhandlung einer Betriebsvereinbarung gehört deshalb in den Projektplan.
• Datenschutz bei Migration und Tests (Explore, Realize): Personaldaten sind besonders schutzbedürftig. Es sollte früh festgelegt werden, welche Daten migriert werden, wer in Test- und Entwicklungssystemen Zugriff hat und ob Testdaten anonymisiert werden.
• Parallelabrechnungen (Realize, Deploy): Bei Payroll-Projekten werden die Ergebnisse des neuen Systems in einer oder mehreren Parallelabrechnungen mit denen des Altsystems verglichen. Erst wenn die Abweichungen erklärt sind, ist die Lösung reif für den Go-live.
• Go-live-Zeitpunkt (Deploy): Der Wechsel richtet sich nach Abrechnungsperioden. Ein Go-live direkt zum Jahreswechsel oder in Monaten mit Sonderzahlungen erhöht das Risiko.
• Change Management (alle Phasen): HR-Prozesse betreffen alle Beschäftigten, etwa über Self-Services. Kommunikation und Schulung sollten deshalb nicht erst in der Deploy-Phase beginnen.

Vorteile und Grenzen von SAP Activate

Die Vorteile von SAP Activate ergeben sich vor allem aus dem Prinzip, früh am Standard zu arbeiten und in kurzen Zyklen umzusetzen:

• Kürzere Projektlaufzeiten: Vorkonfigurierte Prozesse ersetzen einen großen Teil der Konzeptarbeit. Die Fachbereiche diskutieren über ein laufendes System statt über abstrakte Anforderungen.
• Weniger Individualentwicklung: Weil jede Abweichung vom Standard begründet werden muss, bleiben Systeme näher am Standard. Das senkt Wartungsaufwand und erleichtert Updates.
• Frühe Transparenz für die Fachbereiche: Sprint-Reviews zeigen regelmäßig Ergebnisse. Missverständnisse fallen auf, bevor sie in der Testphase teuer werden.
• Klare Steuerung: Definierte Deliverables und Quality Gates machen den Projektstand nachvollziehbar, für das Projektteam ebenso wie für den Lenkungskreis.
• Gemeinsame Sprache mit dem Partner: Kunde und Implementierungspartner arbeiten mit denselben Phasen, Begriffen und Vorlagen. Das erleichtert Abstimmung und Übergaben.
• Integriertes Change Management: Organisatorisches Change Management ist als eigener Arbeitsstrang vorgesehen, etwa mit Change Agents in den Fachbereichen, die neue Prozesse in ihre Teams tragen.

Die Methode hat auch Grenzen. Sie liefert einen Rahmen, ersetzt aber keine Entscheidungen: Fit-to-Standard funktioniert nur, wenn das Unternehmen bereit ist, eigene Prozesse anzupassen. Agile Sprints setzen voraus, dass Key User aus den Fachbereichen regelmäßig verfügbar sind, was neben dem Tagesgeschäft oft die größte Engpassressource ist. Und Roadmaps beschreiben das Vorgehen allgemein. Länderspezifische Anforderungen wie Mitbestimmung oder lokale Abrechnungsregeln muss das Projekt selbst ergänzen.

Fazit: SAP Activate gibt den Rahmen vor, nicht die Entscheidungen

SAP Activate gliedert SAP-Projekte in sechs Phasen von Discover bis Run und verbindet vorkonfigurierte Best Practices, geführte Konfiguration und eine Methodik mit klaren Deliverables und Quality Gates. Den größten Einfluss auf den Projekterfolg hat die Explore-Phase: Hier entscheidet sich, wie nah die Lösung am Standard bleibt. In HR- und Payroll-Projekten sollten Betriebsrat, Datenschutz, Parallelabrechnungen und der Go-live-Zeitpunkt von Beginn an mitgeplant werden.

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