Erstattung über die Payroll
Freigegebene Ausgaben fließen direkt in die Payroll, korrekt versteuert und mit dem nächsten Lauf ausgezahlt. Keine erneute Eingabe, keine separate Zahlungsdatei, keine Diskrepanzen.
HR-Software – Reisekosten & Spesen
Reisekosten- und Spesenmanagement, direkt in die Payroll integriert
Belege erfassen, Anträge freigeben und Mitarbeitende erstatten, korrekt versteuert und über die Payroll ausgezahlt, in jedem Land, in dem Sie tätig sind. KI-gestützte Datenerfassung und Richtlinienprüfung, und falls gewünscht übernimmt Zalaris den gesamten Betrieb für Sie.
Zufriedene HR- & Payroll-Kunden weltweit
Was umfasst Reisekosten- und Spesenmanagement?
Reisekosten- und Spesenmanagement deckt den gesamten Zyklus ab: Erfassung einer Reise oder Ausgabe, Belege anhängen, Freigaben, Richtlinien- und Compliance-Prüfungen sowie die Zahlung an Mitarbeitende zurück.
Die Zalaris-Lösungen für Reisekosten- und Spesenmanagement decken klassische Reisekosten ab, wie Flüge, Hotels, Mietwagen, Taxi, sowie weitere selbst verauslagte Arbeitsausgaben, etwa Mobilfunk- oder Internetrechnungen und Kundenessen. Angepasst an lokale Sprache und Vorschriften, mit automatischer Steuer- und Erstattungsberechnung.
Kennzahlen
2M+
Verarbeitete Entgeltabrechnungen pro Monat
200+
Umgesetzte Implementierungen
85%
Adoptionsrate im Employee Self-Service
25+
Jahre HR-Expertise
Spesentools enden im Hauptbuch, genau dort beginnt Ihr Erstattungsproblem
Spesenmanagement wird schwierig, wenn Erstattungs- und Payroll-Prozesse getrennt laufen. Manuelle Dateneingabe, Steuerfehler, verzögerte Zahlungen und unterschiedliche länderspezifische Vorschriften können Compliance-Risiken schaffen und den administrativen Aufwand erhöhen.
Hinzu kommt: Ausgaben außerhalb der Richtlinien und ineffiziente Spesenerfassung können zu unnötigen Kosten und geringerer finanzieller Transparenz führen.
Finance-Teams verbringen oft erhebliche Zeit mit dem Nachjagen von Belegen und dem manuellen Abgleich von Ausgaben, während Mitarbeitende aufgrund komplexer Systeme mitunter unvollständige Angaben einreichen. Das Ergebnis: langsamere Erstattungen, mehr Arbeitslast und geringeres Vertrauen in die Finanzdaten.
Die Reisekosten- und Spesensoftware, die den Kreis bis zur Payroll schließt
Andere Tools synchronisieren Spesen mit Ihrem ERP-System und hören dort auf. Zalaris geht die letzte Meile: Erstattung über die Payroll, korrekt versteuert, in der richtigen Währung, pro Land. Auf derselben Plattform wie Ihre HR-, Payroll- und Zeitwirtschaftsdaten. Und wenn Sie es lieber gar nicht selbst betreiben möchten, übernimmt Zalaris das für Sie.
Compliance in jedem Land
Tagessätze, Kilometerpauschalen, Umsatzsteuer und gesetzliche Formulare (z. B. A1-Bescheinigung) länderspezifisch konfiguriert und stets aktuell bei Gesetzesänderungen.
KI-Erfassung oder vollständig gemanagt
KI liest Belege und erstellt Reisekostenabrechnungen automatisch, Mitarbeitende bestätigen nur noch. Oder Sie übergeben den gesamten Betrieb, Kontrollen, Verarbeitung, Erstattung, an Zalaris.
Entdecken Sie unsere Lösungen für Reisekosten- und Spesenmanagement
KI-Belegerfassung
KI-OCR-Belegleser extrahiert die wichtigsten Daten- My Receipts App: mehrere Belege gleichzeitig hochladen
- Belegscan im Offline-Modus
Reiseantrag & Freigaben
- Reisen vorab genehmigen, um Ausgabenüberschreitungen zu vermeiden
- Ein-Schritt-Freigabe durch Führungskräfte
- Steuerung von Reisevorschuss und Budget
Kreditkartenintegration
- Kartentransaktionen automatisch übernehmen
- Belastungen mit vorab beantragten Reisen verknüpfen
- Schnellerer, fehlerfreier Abgleich
Payroll- & HR-Integration
- Erstattung über die Payroll
- Korrekte steuerliche Behandlung pro Land
- Automatische Übertragung auf Spesenkonten
Compliance & intelligente Reports
- Reisekosten- und Spesenhistorie sowie Ausgabentrends auswerten
- Prüfung der Richtlinienkonformität
- Länderspezifische Tagessätze & tagesaktuelle Wechselkurse
Nachhaltigkeit
- My Carbon Footprint / CO₂-Tracker
- Emissionen pro Geschäftsreise
- Unterstützt CSR- und Reporting-Ziele
Kundenreferenzen
Was wir umgesetzt haben: Vollständige Plattformimplementierung. Managed-Payroll-Services. Systemintegration. 22-monatiger Rollout in allen Ländern.
Ergebnisse: Erfolgreiche Trennung von den Systemen des Mutterkonzerns. Globale Lösung für den gesamten Employee Lifecycle. Termingerechte Lieferung trotz hoher Komplexität. Lokale Compliance in allen Märkten sichergestellt.
Ab Tag eins im Standard, erweiterbar bei Bedarf
Mitarbeitende erfassen eine Geschäftsreise oder einzelne Ausgabe in einem Flow: Reisedaten, mehrere Ziele, Kilometergeld für den Privatwagen, elektronische Belege, Kostenzuordnung, Verpflegungsmehraufwand- und Übernachtungskürzungen sowie bereits erhaltene Reisevorschüsse.
| End-to-End-Reisekosten- & Spesenmanagement | |
|---|---|
| Erfassung von Reisekosten- & Spesendaten |
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| Tagesaktuelle Wechselkurs-Updates |
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| Ein-Schritt-Freigabe durch Führungskräfte |
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| Belegscan im Offline-Modus |
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| CO₂-Tracker |
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| Länderspezifische Tagessätze |
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| Individuelle Spesenarten |
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| Kreditkartenintegration |
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Selbst betreiben oder an Zalaris übergeben, gleiche Plattform, Ihre Wahl beim Scope
PeopleHub Travel & Expense selbst betreiben oder den Betrieb an Zalaris übergeben, auf derselben Plattform, mit anpassbarem Scope, ohne Migration oder Neuimplementierung.
Diese Prozesse kann Zalaris für Ihr Reisekosten- und Spesenmanagement übernehmen
Je nach Service-Level kann Zalaris einen Teil oder Ihren gesamten Reisekosten- und Spesenbetrieb übernehmen, ganz wie es zu Ihnen passt.
| Managed Travel & Expense Services | |
|---|---|
| Bearbeitung und Prüfung von Reisekostenabrechnungen |
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| Verwaltung von Reisekosten- & Spesendaten via Schnittstelle |
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| Compliance pro Land (Tagessätze, Umsatzsteuer, gesetzliche Formulare) |
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| Reisekosten- und Spesenreporting für Ihr Team |
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Eine globale Plattform, lokal umgesetzt
Reisekosten- und Spesenmanagement selbst betreiben oder den Betrieb an Zalaris übergeben, auf derselben Plattform, mit demselben Team, mit anpassbarem Scope, wenn sich Ihr Bedarf ändert.
Workforce-Administration zentralisieren, Employee Experience verbessern und Compliance sichern, mit einer vollständig integrierten Core-HR-Lösung.
Core HR
Nahtlose Payroll-Verarbeitung von der Berechnung bis zur Auszahlung, auf einer sicheren Plattform. Intelligenter Support reduziert Rückfragen nach der Abrechnung und stärkt das Vertrauen in die Vergütungsgenauigkeit.
Payroll-Lösungen
Arbeitszeit präzise und rechtssicher erfassen. Die Zeiterfassung erweitert sich bis in Microsoft Teams, Mitarbeitende buchen Stunden ohne Anwendungswechsel, das steigert die Adoption und reduziert vergessene Einträge.
Lösungen für Zeit & Anwesenheit
Geschäftsreisen vereinfachen mit KI-gestütztem OCR-Belegscan, der Beträge, Daten und Kategorien automatisch erkennt. Massen-Upload und Korrekturmöglichkeit vor der Einreichung sichern die Datenqualität, bevor Spesen in die Payroll einfließen.
Lösungen für Reisekosten & Spesen
Leistung, Engagement und Produktivität der Belegschaft stärken, mit einer nahtlosen, nutzerfreundlichen Talent-Management-Lösung, die den gesamten Employee Lifecycle abdeckt: von Recruiting und Onboarding bis Performance Management, Learning und Analytics.
Talent-Management-Lösungen
Rohdaten zu Mitarbeitenden in handlungsrelevante Erkenntnisse verwandeln, die Geschäftsentscheidungen unterstützen, künftige Trends vorhersagen und messbaren ROI liefern.
People-Analytics-Lösungen
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