Ob dabei die Wahl auf Ihr Unternehmen fällt, hängt nicht nur vom Image und der Performance des Unternehmens ab. Immer bedeutender wird dabei auch die sogenannte Employee Journey – die Reise des Mitarbeitenden im Unternehmen, von der Einstellung bis zum Austritt. Haben Sie sich schon einmal die Frage gestellt, ob Sie die passenden HR-Instrumente für eine gelungene Employee Journey haben? In diesem Beitrag bekommen Sie einen Überblick über das SAP SuccessFactors Kernmodul Employee Central. Einige Praxisbeispiele erläutern zudem Möglichkeiten für eine Gestaltung Ihrer eigenen Employee Journey.
Definition
Um der Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein, brauchen die HR-Manager robuste und effiziente Instrumente. Nur so kann der Kampf um Talente von morgen gewonnen werden. Eine weltweit führende IT-Branchenlösung für Human Capital Management ist die Plattform SAP SuccessFactors. Es handelt sich um eine cloudbasierte HR-Kernlösung, auf die jederzeit und ortsunabhängig von jedem Gerät zugegriffen werden kann. Die SAP SuccessFactors Suite besteht aus unterschiedlichen Modulen zur Realisierung einer ganzheitlichen HR-Prozesslandschaft. Die Grundlage bilden dabei durchgängige HR-Prozesse und integrierte Daten.
Wie das Cockpit eines Flugzeugs bildet das Modul Employee Central innerhalb der Umgebung SAP SuccessFactors die Steuerzentrale für alle relevanten HR-Kernprozesse. Das Modul bietet den Zugriff auf wichtigste Profildaten der Beschäftigten und eine Vielzahl an weiteren Geschäftsfällen.
Welches Grundprinzip steckt hinter dem Modul Employee Central?
Das Modul baut auf einer Personalverwaltung auf, die als ein ganzheitlicher HR-Prozess betrachtet wird. Der Gesamtprozess wird dabei in einzelne an die Organisation angepasste Workflows unterteilt. Die Workflows können durch Automatisierung und Nutzung von Self-Services effizienter gestaltet werden. Employee Central hilft beim Aufbau eines transparenten Systems zur Steuerung wichtiger HR-Prozesse. Gleichzeitig wird unnötiger Ressourcenverbrauch reduziert und Personalkosten durch Umverteilung von HR-Manager Aufgaben eingespart. Das Modul bietet ein Komplettsystem zur Administration von Mitarbeiterprofildaten und relevanter HR-Dokumente. Ob Daten zu aktueller Position, Jobwechsel, Schulungen oder Ergebnisse aus Mitarbeitergesprächen – alle Daten befinden sich an einem Ort.
Hauptfunktionen des Moduls Employee Central
Mittels des Moduls lassen sich beliebige Mitarbeiterstammdaten wie Ausbildung, Werdegang, Anschrift oder Führungserfahrung pflegen. Die Erhöhung oder Anpassung des Gehalts kann im System auch vorgenommen werden. Zu weiteren Kernfunktionen zählen: Dokumentation und Verwaltung von Prämienvergaben, Urlaubsanträgen, Positionswechsel innerhalb der Organisation sowie Zeitmanagement.
Weitere wichtige Funktionen des Moduls:
- Erstellung neuer Stellen und deren Administration
- Überwachung offener Stellen
- Verwaltung von Job-Verantwortungen
- Analysen von Daten und Trends mit erweiterten Filtermöglichkeiten
- Generierung von HR-Reportings samt kontextabhängiger Datenvisualisierung
- Erstellung userspezifischer Reporting-Layouts
- Dokumentation von Urlaub, Krankenstand sowie anderer Abwesenheitsarten
- Zugriff durch das Personal auf eigenes Arbeitszeit- und Urlaubskonto
- Pflege und Dokumentation von Arbeitszeitnachweisen
- Fähigkeit zur Berechnung der Vergütung unter Berücksichtigung von Lücken und Abwesenheiten
- Anzeige von Gehaltsabrechnungen inkl. einer Detailansicht aller Kostenpunkte
- Berechnung von Gesamtkosten ungeplanter Abwesenheiten
Vorteile
Das Modul Employee Central ist das Herzstück der HR-Prozesse. Durch Optimierung von HR-Prozessen dank des Moduls verbessern sich auch grundlegend die Qualität und Effizienz des Personalmanagements in Ihrem Unternehmen. Damit lassen sich die gesteckten Ziele der Personalentwicklung einfacher verwirklichen.
Die nahtlose Verknüpfung von Employee Central mit anderen Modulen beeinflusst enorm die User Experience. Denn aufgrund einer vollumfänglichen Datenintegrität können Systemadministratoren jederzeit auf alle notwendigen Daten zugreifen. So wie andere Module bietet auch Employee Central zahlreiche Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung.
Das sorgt für Transparenz und trägt maßgeblich zum Gelingen einer positiven Employee Journey bei. Durchgängige HR-Prozesse schaffen zudem ein gemeinsames Erlebnis sowohl für Personaler als auch für Beschäftigte. Mit der Transformation und Automatisierung der HR-Prozesse entlasten Sie gekonnt Ihren Alltag und generieren einen Mehrwert. Investieren Sie lieber Ihre Zeit und die Expertise in Personal- und Organisationsentwicklung. Oder stärken Sie dank der gewonnenen Zeit die Position Ihres Unternehmens.
Was macht das Mitarbeiterportal Employee Central sonst noch vorteilhaft? Mit einer intuitiven Administration beliebiger Stammdaten der Belegschaft können Sie eine transparente Organisationsstruktur für Ihr Unternehmen aufbauen. Das stellt eine erhebliche Vereinfachung von Arbeitsabläufen sicher. Eingebaute Analysewerkzeuge unterstützen Sie bei der Suche nach passenden Kandidaten für Ihre Schlüsselpositionen. In Verbindung mit anderen HR-Modulen können Sie die Beschäftigten weiterentwickeln, belohnen und binden. Durch Förderung der Mitarbeitenden sorgen Sie außerdem für eine erhöhte Interaktion innerhalb des Unternehmens und positive Außenwirkung. SAP SuccessFactors kann an Ihre Wünsche beliebig angepasst werden. Sie verwenden mit Employee Central nur Module, die Sie für die Erfüllung der Unternehmensziele benötigen.
Praktische Beispiele
Das Mitarbeiterportal Employee Central ist ein Ankerpunkt für alle relevanten HR-Vorgänge und enthält zahlreiche Datensätze wie Stammdaten, Zeiterfassungsdaten, Urlaubsanträge sowie Reisekostendaten. Hier werden regelmäßig große Datenmengen manuell oder automatisiert verarbeitet. Die Prozessautomatisierung beschleunigt zwar Abläufe, allerdings kann sie bestimmte Routinearbeiten nicht vollständig umsetzen. Solche routinemäßigen HR-Manager-Aufgaben wie Stammdatenpflege bleiben dann bei Ihnen hängen. Eine Entlastung von lästiger Routinearbeit gelingt mithilfe der Self-Services. Neben dem Zugriff auf eigene Stammdaten wird den Mitarbeitenden auch deren Administration ermöglicht. Lassen Sie Ihre Beschäftigten bei Änderungen eigene Stammdaten selbständig im System anpassen. Die Verifikation von Daten kann bei Bedarf nach Kontrolle der Nachweise in einem nachgelagerten Vorgang separat erfolgen.
Möglich sind darüber hinaus weitere Geschäftsvorgänge wie etwa Geltendmachung von genehmigten Ausgaben bei Reisen oder Teambuildingmaßnahmen. Wenn der Arbeitgeber über eigenen Versicherungsdienst den Mitarbeitenden Versicherungen anbietet, können diese auch im Modul verwaltet werden. Das ist dann wichtig, wenn der Arbeitgeber Versicherungszuschüsse auszahlt.
Zudem verdeutlicht ein weiterer Anwendungsfall die hohe Flexibilität der SAP SuccessFactors Suite. Dank des webbasierten Zugriffs auf Employee Central können Urlaubsanträge durch Führungskräfte über mobile Anwendungen genehmigt werden. Das erleichtert enorm den Verwaltungsaufwand und spart Ressourcen.
Mit diesen Best Practices können Sie die Geschwindigkeit der Personalentscheidungen deutlich erhöhen und für eine erfolgreiche Employee Journey auf beiden Seiten sorgen.
Und sollten sich einmal die Marktbedingungen ändern, können Sie jederzeit die Funktionalität der Lösung erweitern. Umsetzung gesetzlicher Vorgaben wie etwa Erhöhung der Urlaubstage können im System einfach angepasst werden. Darüber hinaus besteht jederzeit die Möglichkeit zur Erweiterung des Funktionsrahmens durch Hinzubuchen von weiteren Modulen, etwa für Karriereentwicklung, Zielsetzung und Bewertung, Vergütung sowie Personaladministration. Die Personalverantwortlichen können sich auf diese Weise durch geschaffene Freiräume endlich um wichtigere Dinge kümmern und das Unternehmen voranbringen.
Fazit
Das Modul SAP SuccessFactors Employee Central ist sehr flexibel einsetzbar und lässt sich an beliebige Organisationsstrukturen anpassen. Da der Funktionsumfang sehr breit ist, bietet das Modul zahlreiche Möglichkeiten ein modernes Personalmanagement optimal zu gestalten. Dank der Berücksichtigung vieler Aspekte aus dem HR-Bereich erreichen Sie die gesetzten Ziele der Personalentwicklung in deutlich kürzerer Zeit. Die hohe Flexibilität und Integrationsfähigkeit eröffnen für Sie außerdem innovative Wege zur Strategieumsetzung Ihres Unternehmens. Alle Features können individuell und bedarfsgerecht an bestehende oder neue Prozessabläufe angepasst werden. Es ist ratsam, mit unterschiedlichen Features zu experimentieren und diese bei erfolgreicher Pilotphase auszurollen. Nur so können Sie aus den Funktionalitäten weitreichende Vorteile schöpfen. Die Integration der Plattform SAP SuccessFactors mit Employee Central ist ein konsequenter Schritt in Richtung des Aufbaus einer optimalen HR-Struktur im eigenen Unternehmen. Die cloudbasierte Plattform unterstützt Sie bei einer umfassenden End-to-End-Integration Ihrer HR-Workflows. Damit meistern Sie gekonnt alle Anforderungen für ein modernes Personalmanagement.