SAP SuccessFactors hat mit dem 2H 2020 Release eine innovative Benutzererfahrung für die Homepage geschaffen. Die neue Startseite bietet allen BenutzerInnen einen modulübergreifenden Einstiegspunkt in die HR-Prozesslandschaft. Dank der Neugestaltung werden wiederkehrende und zeitkritische Aktivitäten automatisch und individuell organisiert. Das sorgt für ein einzigartiges und dynamisches Benutzererlebnis.
Ab Mai 2022 wird die SuccessFactors Reimagined Homepage mit dem Release 1H 2022 nun für alle obligatorisch. Diejenigen, die noch nicht umgestellt haben, bekommen das Upgrade per Universal Push ab Juni 2022 verpasst. In diesem Beitrag erfahren Sie das Wichtigste über die neue SAP SuccessFactors Startseite und worauf Sie beim Umstieg achten müssen.
Was bietet die neue SAP SuccessFactors Startseite
Die neue Homepage bietet den AnwenderInnen einen nahtlosen und intuitiven Einstieg in die gesamte SAP SuccessFactors-Suite. Besonders die Benutzerfreundlichkeit stand bei der Entwicklung im Vordergrund. Das hat dazu beigetragen, dass das Design individueller, benutzerfreundlicher und attraktiver geworden ist. Die Inhalte sind nicht mehr statisch, sondern werden abhängig von zugewiesener Rolle dynamisch dargestellt. Das System entscheidet unter der Berücksichtigung der individuellen Aspekte von Mitarbeitenden selbst, wann Karten erscheinen oder verschwinden. Mit der Neuerung dürfen sich auch die Systemverantwortlichen freuen. Denn die Verwaltung der neuen Homepage wird im Vergleich zur bisherigen deutlich vereinfacht.
Zu den Features der neuen SAP SuccessFactors Homepage zählen:
- ein konfigurierbares Hintergrundbild für das Corporate-Branding
- Schnellaktionen, mit denen unterschiedliche Aktivitäten direkt von der Startseite aus erledigt werden können
- dynamische und individualisierte Inhalte, die aktuelle Updates und nützliche Empfehlungen liefern
- unternehmensspezifische Karten zur Verlinkung interner Prozesse
Die neue Startseite ist in folgende fünf Hauptsektionen unterteilt.
Willkommensbanner
In der Willkommenssektion ist ein konfigurierbares Hintergrundbild hinterlegt. Der Hintergrund kann entsprechend dem Corporate-Design der jeweiligen Organisation angezeigt werden. Der Willkommensbanner begrüßt zudem alle AnwenderInnen tagesabhängig mit „Guten Morgen!“, „Guten Tag!“ oder „Guten Abend!“. Falls gewünscht, kann der Begrüßungstext individuell erweitert werden.
Quick Actions
Diese Sektion hat eine Reihe von nützlichen und dynamischen Verknüpfungen, die den Arbeitstag der BenutzerInnen vereinfachen. Neben dem Zugriff auf Erinnerungen und Favoriten, können von hier aus schnelle Aufgaben direkt ausgeführt werden. Favoriten sind Standardlinks für den schnellen Zugriff auf wichtige Funktionen innerhalb von SuccessFactors oder anderen Intranetseiten. Die Karten werden basierend auf der zugewiesenen Benutzerrolle und Systemkonfiguration angezeigt. Falls erforderlich, können Kartenlabels umbenannt werden. Im aktuellen Release von SAP SuccessFactors können maximal 16 Karten angezeigt werden. Sind mehr als 16 Karten verfügbar, erfolgt eine automatische Systemvorgabe. Dabei haben beispielsweise Managerverantwortlichkeiten stets Vorrang und werden bei der Systemvorauswahl bevorzugt.
Approvals
Im Bereich Genehmigungen (Englisch: Approvals) sehen Sie alle Aktionen, die eine Genehmigung eines Workflows erfordern. Diese Funktion ist vergleichbar mit dem To-do-Bereich des alten Systems. Die Karten mit Aufgaben sind nach Themen kategorisiert (Stellenangebot, Abwesenheitsantrag) und kommen aus verschiedenen Modulen. Gleichzeitig werden mehrere ähnliche Genehmigungsaktionen übereinander in einer Kartengruppe angeordnet. Es besteht die Möglichkeit, die gruppierten Karten in einem Pop-up-Fenster anzuzeigen, um diese näher zu betrachten und zu bearbeiten. Dank der übersichtlichen Anordnung können Approvals direkt auf der Oberfläche genehmigt oder abgelehnt werden. Genehmigungsanträge, die nach 90 Tagen nicht genehmigt wurden, sind weiterhin über das To-Do-Icon im Seitenkopf erreichbar.
For You Today
Ein weiterer Teilbereich von sogenannten Engagement Cards, zu denen auch Approvals zählt, ist die Sektion For You Today. Hier stellt das System relevante Informationen für eine Aufgabendurchführung bereit. Diese Sektion zeigt neben Genehmigungen auch benutzerspezifische fällige Aktionen an, die das System automatisch generiert. Relevante Aufgaben für Führungskräfte können Erinnerungen an den Geburtstag eines Teammitglieds oder ein Jahresjubiläum sein. Außerdem bekommen die Mitarbeitenden hier Einblicke in die definierte Zielplanung oder werden an das bevorstehende Mitarbeitergespräch erinnert. Mit der Funktion „Morgen erinnern“ können Aufgaben auf Wiedervorlage gelegt werden und erscheinen erst 24 Stunden später wieder.
Organisatorische Updates
Organisatorische Updates ist eine Sektion, in der benutzerdefinierte und organisationsspezifische Inhalte angezeigt werden können. Die Verwaltung erfolgt meist durch Admins der jeweiligen Organisation. Das Prinzip zur Konfiguration kundeneigener Karten ähnelt dem Vorgehen bei der Kachelerstellung aus der vorigen Homepage-Version. Es ist auch möglich, Kacheln aus dem Vorgängersystem in das neue System zu migrieren. Die Autorisierung für die Anzeige und Bearbeitung der Karten erfolgt rollenbasiert. Obwohl es möglich ist, bis zu 100 benutzerdefinierte Karten zu erstellen, werden auf der Startseite in der aktuellen Version maximal 12 dargestellt. Mit dem Erscheinen vom Release 1H 2022 werden nun 16 Karten unterstützt.
Die Kunden können sich außerdem über weitere Neuerungen freuen:
- Einführung kundeneigener Sektionen bzw. Gruppierungen
- die Karten werden in zwei Größen „Large“ und „Small“ angeboten
- Support von Icons bei kleinen Karten
- Kartenanzeige abhängig vom Startdatum
Benutzerspezifische Settings
Die neue Homepage ist viel einfacher zu verwalten als das Vorgängersystem. Da die meisten Inhalte dynamisch generiert werden, sind System-Admins nur noch für benutzerspezifische Inhalte verantwortlich. Abgesehen von benutzerdefinierten Inhalten ist es nicht möglich zu bestimmen, was der Homepage hinzugefügt wird und was nicht. Der neue Admin-Bereich ist außerdem übersichtlicher geworden und lässt eine leichtere Navigation zu.
Die neue Homepage von SAP SuccessFactors wird standardmäßig mit dem Design-Thema Manager ausgerollt. Allerdings können bestimmte Bereiche der Startseite an eigene Bedürfnisse angepasst werden. Folgende Konfigurationsmöglichkeiten stehen zur Auswahl:
- die Schriftfarbe des Begrüßungstextes im Willkommensbanner ist veränderbar
- bei Quick Actions lässt sich die Kästchen- und Schriftfarbe anpassen
- im Bereich Engagement Cards dürfen Kunden die Symbolfarbe, Schriftfarbe der Links, den Text der Kartenschaltfläche sowie die Rahmenfarbe verändern
Einschränkungen
Die neue SuccessFactors Homepage hat in der aktuellen Version noch einige Einschränkungen, die wir Ihnen nicht vorenthalten wollen. In der aktuellen Version sind folgende Limitierungen bekannt:
- Onboarding-Karten, die einige Tage vor dem Eintritt der Mitarbeitenden angezeigt werden sollen, werden nicht unterstützt
- für die mobile Anwendung ist kein Pop-up bei benutzerdefinierten Karten verfügbar
- SAP SuccessFactors Onboarding ist nur auf neu eingestelltes Personal limitiert
- nicht alle Module unterstützen Aufgaben via Quick Actions (z. B. Development Goals, Succession, Careers, Admin Favorites, Performance Form, Recruiting)
- kein Support für To-Do-Settings vorhanden
Die Erstellung von userspezifischen Sektionen wird in der aktuellen Version nicht unterstützt. Es gibt zudem keinen Support für People Analytics-Dashboards oder Youcalc-Kacheln. Abhilfe ist jedoch bereits für kommende Releases angekündigt.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass SAP mit der neuen SuccessFactors Reimagined Homepage ein innovatives und bahnbrechendes Produkt gelungen ist. Die neue Startseite bietet eine individualisierte, effiziente und dynamische Landing-Page für HR-Aufgaben. Gleichzeitig wollen wir anmerken, dass das System nicht final ist und weitere Features und Updates folgen werden.
Bereits jetzt besteht für alle User die Möglichkeit im Upgrade Center auf die neue Version umzusteigen.
Unsere Empfehlung
Nutzen Sie die Zeit und testen Sie die neuen Funktionen vorher ausgiebig aus. Denn das universelle Upgrade erfolgt mit dem 1H 2022 Release automatisch. Spätestens dann müssen alle KundenInnen auf das neue System umsteigen.