Checkliste 1: Meldungen zum Jahreswechsel
Bezüglich Unfallversicherung, Sozialversicherung und Lohnsteuer erstatten Sie diese Meldungen:
1. Unfallversicherung
Bei der Unfallversicherung (UV) müssen Sie sich sowohl um die UV-Jahresmeldung (§ 28a Abs. 2a SGB IV) als auch um den UV-Lohnnachweis (§ 165 Abs. 1 Satz 1 SGB VII) kümmern. Diese zwei Meldungen sind jeweils bis zum 16. Februar 2024 einzubringen.
UV-Jahresmeldung auf Personalebene
Auf Personalebene übermitteln Sie für alle Mitarbeitenden eine UV-Jahresmeldung mit dem Meldegrund 92 (DEÜV 92) an die deutsche Rentenversicherung.
UV-Lohnnachweis auf Unternehmensebene
Auf Unternehmensebene versenden Sie für das gesamte Unternehmen den UV-Lohnnachweis (Meldegrund UV 01) an die Berufsgenossenschaft. Davor rufen Sie die Stammdaten ab und überprüfen die Gefahrtarifstellen, die erfassten Arbeitsstunden, das UV-pflichtige Entgelt und die Mitgliedsnummer auf Richtigkeit.
2. Sozialversicherung
Jahresmeldung zur Sozialversicherung (SV-Jahresmeldung) übermitteln
Gemäß § 10 Abs. 1 Datenerfassungs- und –übermittlungsverordnung (DEÜV) müssen Sie für Ihre Mitarbeitenden, die Sie über den Jahreswechsel hinaus beschäftigen, SV-Jahresmeldungen mit dem Meldegrund 50 (DEÜV 50) übermitteln. Diese Jahresmeldungen für die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung versenden Sie bis zum 15. Februar 2024 mittels der Software sv.net oder über eine DEÜV-Schnittstelle in Ihrer Lohnsoftware an die Krankenkasse.
Ein- und Austritte melden
Ausgeschiedene und neu eingetretene Mitarbeitende sind an- beziehungsweise abzumelden. Diese Ein- und Austritte müssen Sie bis zur ersten Entgeltabrechnung im Jahr 2024 der Krankenkasse melden. Beachten Sie bitte, dass die Meldung spätestens sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn beziehungsweise Beschäftigungsende erfolgt sein muss.
Über-/Unterschreiten der Versicherungspflichtgrenze (Jahresarbeitsentgeltgrenze)
Außerdem ist zu prüfen, ob Mitarbeitende im Jahr 2023 die Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG) überschritten oder nicht erreicht haben. Wenn das Entgelt höher ist als die JAEG, können sich die Mitarbeitenden freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) versichern oder eine Privatversicherung abschließen. Wird die JAEG unterschritten, besteht eine Versicherungspflicht in der gesetzlichen Krankenversicherung. Über- und Unterschreitungen der Versicherungspflichtgrenze müssen Sie bis zur nächsten Entgeltabrechnung, spätestens aber sechs Wochen nach dem Jahresende melden.
Umlagepflicht U1 prüfen
Pünktlich bis zum 31. Januar 2024 ist zu überprüfen, ob Ihr Unternehmen der Umlagepflicht U1 unterliegt. Dafür ist die Anzahl der Mitarbeitenden entscheidend. Unternehmen mit weniger als 30 Mitarbeitenden müssen regelmäßig am Ausgleichsverfahren zur U1 Umlage teilnehmen. Die Feststellung der Umlageplicht U1 ist in § 3 Abs. 1 Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) geregelt.
3. Lohnsteuer
Lohnsteuerbescheinigung
Als Arbeitgeber müssen Sie für alle Mitarbeitenden bis zum 29. Februar 2024 eine Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt übermitteln. Diese enthält diverse Daten zum Beschäftigungsverhältnis sowie relevante Angaben zu Sozialversicherungsbeiträgen und Lohnersatzleistungen. Die Verpflichtung zur Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung ergibt sich aus 41b Abs. 1 Satz 2 EStG in Verbindung mit § 93c Abs. 1 Nr. 1 Abgabenordnung (AO). Zudem müssen Sie die Lohnsteuerbescheinigungen den Mitarbeitenden in Kopie aushändigen und in den digitalen Lohnunterlagen aufbewahren.
Lohnsteuerjahresausgleich
Wenn Sie zum Stichtag 31. Dezember 2023 wenigstens zehn steuerpflichtige Beschäftigte haben, müssen Sie gemäß § 42b Abs. 1 Satz 2 EStG einen Lohnsteuerjahresausgleich durchführen. Dies erledigen Sie idealerweise bei der Dezember-Lohnabrechnung. Die Frist endet am 29. Februar 2024.
Anmeldezeitraum für die Lohnsteueranmeldung
Auch den Anmeldezeitraum der Lohnsteueranmeldung sollten Sie im Blick haben. Dafür prüfen Sie, ob sich die Höhe der Lohnsteuer im Jahr 2023 und damit auch der Anmeldezeitraum (monatlich, quartalsweise oder jährlich) geändert hat.
- Mehr als 5.000 Euro: monatlich
- 1.080 bis 5.000 Euro: quartalsweise
- Weniger als 1.080 Euro: jährlich
Die jährliche Lohnsteueranmeldung ist bis spätestens 10. Januar 2024 abzuwickeln.
Checkliste 2: Weitere wichtige Aufgaben rund um den Jahreswechsel
Auch diese Aufgaben müssen Sie rund um den Jahreswechsel 2023/2024 erledigen:
1. Resturlaub
Sie überprüfen, ob Ihre Mitarbeitenden noch Resturlaubsansprüche aus dem Jahr 2023 haben. Falls noch Urlaubstage offen sind, müssen Sie die Betroffenen rechtzeitig darauf hinweisen, diese noch vor dem Jahresende zu nehmen. In Ausnahmefällen ist es möglich, Urlaubsansprüche auf das Jahr 2024 zu übertragen und bis zum 31. März 2024 aufzubrauchen.
2. Feiertagszuschläge
Außerdem sollten Sie kontrollieren, ob im Dezember Feiertagszuschläge zu zahlen sind. Wenn dies der Fall ist, muss die steuer- und sozialversicherungsfreie Höhe berechnet werden.
3. Einmalzahlungen
Wenn Ihre Mitarbeitenden Einmalzahlungen wie Jahresprämien, Weihnachtsgeld oder Provisionen erhalten, ist es wichtig, alles rechtzeitig zu veranlassen. Falls Sie die Einmalzahlungen zwischen Januar und März 2024 auszahlen, müssen Sie die Märzklausel berücksichtigen, um die Sozialversicherungsbeiträge zu berechnen.
Die Märzklausel:
Die Märzklausel in der Lohn- und Gehaltsabrechnung gilt für Einmalzahlungen, die im Zeitraum von Januar bis März ausbezahlt werden. Sie dient dazu, sicherzustellen, dass Sozialversicherungsbeiträge in angemessener Höhe gezahlt werden, da diese nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze fällig sind. Einmalzahlungen müssen einem bestimmten Monat zugeordnet werden, abhängig vom Auszahlungszeitpunkt, um den Beitrag zu berechnen. Die Märzklausel verhindert, dass Arbeitgeber Einmalzahlungen, wie Weihnachtsgeld, ins erste Quartal verschieben, um weniger Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen. Damit die Märzklausel angewendet werden kann, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein, darunter die Art der Einmalzahlung, eine vorherige Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber im Vorjahr und die Überschreitung der Beitragsbemessungsgrenze in der Kranken- und Pflegeversicherung.
4. Betriebliche Altersvorsorge
Bei Leistungen der betrieblichen Altersvorsorge wie Direktversicherungen sowie Pensionskassen und Pensionsfonds müssen Sie rechtzeitig bis zum 29. Februar 2024 die jeweilige Versorgungseinrichtung über die Beiträge informieren (§ 5 LStDV).
5. Schwerbehindertenanzeige und Ausgleichsabgabe
Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig mehr als zwanzig Mitarbeitende beschäftigt, müssen Sie spätestens bis 31. März 2024 der Bundesagentur für Arbeit melden, ob sie die Quote zur Beschäftigung von Schwerbehinderten erfüllt haben. Andernfalls ist bis 31. März 2024 eine Ausgleichsabgabe zu zahlen.
6. Künstlersozialabgabe
Wenn Sie Aufträge an selbstständige Publizist:innen und Künstler:innen vergeben haben, informieren Sie die Künstlersozialkasse bis zum 31. März 2024 über das geleistete Entgelt.
7. Meldebescheinigung nach § 25 DEÜV
Als Arbeitgeber müssen Sie Ihren Mitarbeitenden spätestens bis Ende April 2024 eine Übersicht über alle Angaben aushändigen, die Sie für das Jahr 2023 an die SV übermittelt haben. Das betrifft beispielsweise Entgelte, SV-Beiträge und Beschäftigungszeiten.
Mit Zalaris Outsourcing-Services Stress zum Jahreswechsel vermeiden
Wenn Sie sich mit all diesen Neuregelungen, Erledigungen und Meldungen beschäftigen, kostet Sie das sehr viel Zeit. Mit uns sparen Sie sich diesen Stress zum Jahreswechsel. Wir sind über alle Aufgaben, Änderungen und neuen Rechengrößen 2024 informiert. Wenn Sie auf unsere Outsourcing-Dienste setzen, übernehmen wir alle wichtigen Arbeiten rund um den Jahreswechsel 2023/2024 und erledigen die anfallenden Meldepflichten. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Entgeltabrechnung gesetzeskonform ist.