Personalkosten planen: Warum die Planung wichtig ist und wie Sie dabei vorgehen

Definition: Was bedeutet Personalkostenplanung? 

Die Personalkostenplanung ist ein wichtiger Teilbereich der Personalplanung, aber auch der Finanzplanung. Sie beruht auf der Personalbedarfsplanung und damit auf der geplanten Anzahl der Mitarbeitenden. Demnach sind nicht nur die aktuellen, derzeit besetzten Stellen einzubeziehen, sondern auch die Positionen, die abgebaut werden und neu entstehen sollen. Die Voll- und Teilzeitstellen finden ebenso Beachtung wie die Planstellen für Auszubildende (Azubis), PraktikantInnen und Aushilfskräfte.

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Es werden die gesamten Personalkosten, nämlich die Personalbasiskosten (Löhne und Gehälter) und die Personalzusatzkosten (zum Beispiel Sozialabgaben, Boni, Weiterbildungs- und Rekrutierungskosten) erfasst. Die Personalkosten setzen sich aus den Lohnkosten (= Summe der Bruttolöhne) und den Gehältern sowie den Personalnebenkosten zusammen.

Bei der Planung geht es um die Vorkalkulation und Budgetierung künftiger Personalkosten und die fortwährende Kostenkontrolle der tatsächlich anfallenden Personalkosten. Anhand der verfügbaren Ist-Daten ist es möglich, eine Hochrechnung anzustellen und möglichst genau vorauszusagen, wie sich die Personalkosten entwickeln werden. Bei der Personalkostenplanung werden in einem ständigen Vergleich der Plan- und Ist-Zahlen die zu erwartenden Personalkosten mit den tatsächlich entstehenden Personalkosten verglichen. Durch wiederkehrendes Analysieren und Kontrollieren ist es möglich, die Zahlen fortlaufend zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.  

Innerhalb des Unternehmens hat die Personalkostenplanung Schnittstellencharakter. Demnach muss sie mit anderen Bereichen wie Finanzbuchhaltung, Controlling und Personalabrechnung integriert sein.  

Ziele der Personalkostenplanung 

Anhand der Personalkostenplanung können Sie alle personalbezogenen Maßnahmen Ihres Unternehmens definieren, darstellen, bewerten und überwachen. Zudem bildet die Planung der Personalkosten eine wichtige Säule für die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. Sie bietet die Grundlage dafür, das Budget zu optimieren und mögliche Risiken zu erkennen und zu vermeiden. Bei schlechter Auftragslage können Sie schnell reagieren und entsprechende Maßnahmen einleiten. Eine gute Personalkostenplanung zeigt Ihnen, ob sie zusätzliche Arbeitskräfte einstellen können oder sollen oder ob das Budget dafür nicht ausreicht. Sie hilft Ihnen dabei, die zukünftige Personalsituation zu planen.  

Mit der Planung der Personalkosten decken Sie diese Ziele ab:  

• Personalpolitische Entscheidungen auf Basis von Echtzeitdaten treffen 
• Personalkosten in verschiedenen Fachbereichen ermitteln  
• Personalkosten in unterschiedlichen Zeiträumen berechnen 
• Veränderungen darstellen und deren Ursachen analysieren  
• Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlich anfallenden Personalkosten erkennen 
• Entwicklung der Personalkosten verfolgen  
• Steuer- und abgabenrechtliche Ausgaben besser kalkulieren  
• Kennzahlen und Statistiken zu unterschiedlichen Kostenarten ermitteln  
• Verschiedene Varianten von Personalmaßnahmen durchrechnen  

Direkte und indirekte Personalkosten  

Bei den Personalkosten ist zwischen zwei Kostentypen zu unterscheiden. Die erste Gruppe bilden die direkten Personalkosten. Darunter fallen Löhne und Gehälter sowie Zulagen. Die indirekten Personalkosten umfassen sowohl die Lohnnebenkosten als auch die Strukturkosten und sonstigen Personalkosten.  

Für die zwei unterschiedlichen Kostenarten werden auch die Begriffe Personalbasiskosten und Personalzusatzkosten verwendet. Die Personalbasiskosten bezeichnen die reinen Gehaltszahlungen und die Lohnkosten. Zu den Personalzusatzkosten gehören beispielsweise die Arbeitgeberanteile an Sozialversicherungsbeiträgen, aber auch Gratifikationen und Weiterbildungskosten.  

Personalbasiskosten:

Als Personalbasiskosten werden jene Kosten bezeichnet, die Sie für die tatsächlich erbrachte Arbeitsleistung der Mitarbeitenden zahlen:  

• Löhne und Gehälter 
• Zeit- und Akkordlohn 
• Prämien- und Überstundenlohn 
• Erfolgsabhängige Zahlungen 
• Nacht- oder Schichtzulagen 
• Boni 
• Prämien 
• Sonderzahlungen 

Personalzusatzkosten:

Zusätzlich müssen Sie personalbezogene Zahlungen erbringen, die von der tatsächlichen Arbeitsleistung unabhängig sind. Diese sogenannten Personalzusatzkosten ergeben sich aus gesetzlichen und tarifvertraglichen Regelungen sowie aus betrieblichen Vereinbarungen.  

Unter die Personalzusatzkosten/Lohnnebenkosten fallen:  

• Sozialabgaben wie Beiträge zur gesetzlichen Pflege-, Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung 
• Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1-Umlage) 
• Entgeltfortzahlung im Mutterschutz (U2-Umlage) 
• Entgeltfortzahlung bei Insolvenz (U3-Umlage) 
• Bezahlte Urlaubs- und Feiertage 
• Zusätzliches Urlaubsgeld 
• Weihnachtsgeld 
• Freiwillige Sozialleistungen wie eine betriebliche Altersversorgung oder Familienbeihilfe 
• Aufwendungen für die Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitenden  
• Geldwerte Vorteile wie Firmenwagen, Tankgutscheine und Mitgliedsbeiträge für Gesundheitskurse 
• Bewirtungs- und Reisekosten 

Faustformel, um Personalkosten zu berechnen

Für Arbeitgeber ist es schwierig, die Höhe der Personalnebenkosten anzusetzen. Dies liegt vor allem an Kosten wie Weiterbildungsausgaben und Entgeltfortzahlung.  

Als Faustformel können Sie diese Formel nutzen, um die Personalkosten überschlagsmäßig zu ermitteln. Dafür setzen Sie die Personalzusatzkosten mit dem Faktor 1,7 an: 

Personalkosten = Bruttogehalt multipliziert mit dem Faktor 1,7 

Beispiel: Das Jahresgehalt beträgt 30.000 Euro. Wenn Sie diesen Betrag mit dem Faktor 1,7 multiplizieren, erhalten Sie für die Personalkostenrechnung Personalkosten in Höhe von 51.000 Euro.  

Personalkosten planen in fünf Schritten  

Bei der Planung der Personalkosten gehen Sie schrittweise vor:

1. Schritt: Anzahl der Mitarbeitenden ermitteln

Anhand des Personalplans ermitteln Sie die geplante Anzahl der Mitarbeitenden, wobei Sie diese Punkte beachten: 

• Vorhandene Stellen  
• Offene Stellen 
• Geplante Stellen  
• Neu zu besetzende Positionen  
• Stellen, die abgebaut werden sollen  
• Jobs für Azubis, WerkstudentInnen, PraktikantInnen und Aushilfskräfte  

Auch Veränderungen, die innerhalb des Jahres auftreten können, müssen Sie berücksichtigen. Wenn beispielsweise eine neue Fachkraft am 1. Juli ihre Arbeit antritt, setzen Sie die Hälfte der jährlichen Personalkosten an (Faktor 0,5). Zudem sind Rekrutierungs- und Einarbeitungsphasen realistisch einzuplanen.  

2. Schritt: Direkte Personalkosten für die Stellen ansetzen

In Schritt 2 setzen Sie die direkten Personalkosten fest. Im Idealfall ermitteln Sie die Gehälter und Lohnkosten für alle Planstellen separat. Alternativ können Sie vergleichbare Stellen in Gruppen (zum Beispiel Fachkräfte, Azubis, Hilfskräfte) zusammenlegen. Hierbei achten Sie auf diese Punkte: 

• Individuelle arbeitsvertragliche Anpassungen  
• Tarifvertragliche Veränderungen  
• Unterschiedliche Lohnarten  
• Entgeltrichtlinien  
• Anpassungen bei den Arbeitszeiten aufgrund schwankender Auftragslage  
• Zulagen und erfolgsabhängige Prämien  

3. Schritt: Indirekte Personalkosten ansetzen 

In Schritt 3 legen Sie die indirekten Personalkosten (Personalnebenkosten) fest. Dazu gehören die Lohnnebenkosten, sonstige Personalkosten und Strukturkosten (zum Beispiel Betriebskosten für Kantine, Betriebsarzt und Personalabteilung).  

4. Schritt: Personalkosten hochrechnen 

In Schritt 4 rechnen Sie die Personalkosten für das Planungsjahr hoch. Im nächsten Jahr können Sie anhand dieser Planung analysieren, wie aussagekräftig diese hochgerechneten Personalkosten waren. Optimalerweise rechnen Sie verschiedene Szenarien durch, indem Sie die jeweiligen Einflussfaktoren unterschiedlich bewerten. Daraus können Sie ableiten, welche Handlungsspielräume Sie haben.   

5. Schritt: Ist- und Plan-Zahlen vergleichen

Der 5. Schritt besteht darin, die Ist- und Plan-Zahlen laufend zu vergleichen. Dabei sollten Sie im Auge behalten, welche Einflussfaktoren sich verändern und in welcher Weise diese Ihre Planung beeinflussen. Damit können Sie mögliche Risiken vorzeitig erkennen und entsprechende Anpassungen vornehmen.  

Warum eine softwaregestützte Personalkostenplanung sinnvoll ist 

Die Planung der Personalkosten ist sehr komplex und immer wieder Veränderungen unterworfen. Daher sollten Sie für Ihr Unternehmen die ständig ändernde Marktsituation beachten und auf veränderte Umstände entsprechend präzise und flexibel reagieren. Eine softwaregestützte Personalkostenplanung bietet genau die Eigenschaften, die Sie für eine erfolgreiche Planung Ihrer Personalkosten benötigen, nämlich Planungssicherheit und Flexibilität. Außerdem können Sie sowohl interne als auch externe Faktoren einbeziehen und verschiedene Szenarien an Personalmaßnahmen fiktiv durchspielen, bevor Sie sie in der Praxis umsetzen.  

Ein gutes Planungstool ist einfach zu bedienen und macht es möglich, Personalressourcen rasch und effizient zu nutzen. Mit einer softwaregestützten Lösung treffen Sie Ihre personalpolitischen Entscheidungen auf der Basis von Echtzeitdaten. Im Idealfall binden Sie Ihr Personalkostenplanungs-Tool über eine Schnittstelle an Ihre HR-Software an.  

Personalkostenplanung mit der SAP Analytics Cloud 

Sie suchen ein solches funktionales Planungswerkzeug? Mit der SAP Analytics Cloud (SAC) implementieren wir Ihnen auf Wunsch ein Produkt, das nach dem 3-in-1-Prinzip die drei Funktionen Business Intelligence, Planung und Predictive Analytics in einem einzigen Tool vereint. Damit haben Sie sowohl Einblick in die Vergangenheit und die aktuelle Situation als auch zukünftige Entwicklungen im Auge. Bei dieser Lösung werden Daten aus unterschiedlichen internen und externen Quellen sowie aus SAP- und Nicht-SAP-Systemen in einer Software zusammengeführt. Arbeiten Sie mit datenbasierten Analysen und erhalten Sie Antworten auf komplexe Fragen aus den unterschiedlichsten Bereichen.  

In diesem Beitrag lernen Sie alles über die grundlegenden Funktionen der SAP Analytics Cloud. In einem zweiten Blog gehen wir auf konkrete praktische Fragestellungen ein, die sich mit der SAP Analytics Cloud lösen lassen.