Personalverwaltung – Eine Definition
Eine Personalverwaltung, auch als Personalmanagement, Personalwesen oder Human Resource Management (HRM) bezeichnet, bezieht sich auf die Verwaltung und Organisation von Mitarbeitenden in Unternehmen.
Was sind die wichtigsten Funktionen und Aufgaben einer Personalverwaltung?
Die Aufgaben der Personalabteilung reichen von der Einstellung und der Schulung über die Verwaltung, Vergütung und Leistungsbeurteilung bis hin zur Entlassung von Angestellten.
Die wichtigsten Aufgaben des Personalwesens umfassen dabei aber vor allem die Bereiche:
1. Personalbeschaffung
U. a. die Einstellung von qualifizierten Mitarbeitenden, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.
2. Personalentwicklung
U. a. die Entwicklung von Richtlinien und Verfahren, um sicherzustellen, dass Angestellte über alle notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, damit diese ihre Arbeit effektiv ausführen können. Aber auch die Organisation von Schulungen, Entwicklungsmöglichkeiten und Weiterbildungsprogrammen zählen zu den Aufgaben der Personalverwaltung.
3. Personalwesen
U. a. die Verwaltung von Personalakten, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Sozialleistungen wie Krankenversicherungen und Rentenplänen, Arbeitszeiterfassung und der Angestelltenkommunikation.
4. Leistungsbeurteilung
U. a. die Entwicklung von Leistungsbeurteilungssystemen sowie die regelmäßige Bewertung von Mitarbeitenden, um deren Leistung und Fortschritte zu überwachen.
5. Mitarbeiterbindung
U. a. das Sicherstellen der Motivation und Zufriedenheit des Personals, um die Fluktuation zu minimieren. Dazu gehören z. B. Befragungen der Angestellten und das Schaffen einer angenehmen Arbeitsumgebung.
6. Krisenmanagement
U. a. das Erkennen und Lösen von Problemen wie Konflikten, Mobbing und Diskriminierung.
Die Personalverwaltung ist zudem für das Compliance-Management verantwortlich. Das bedeutet, sie muss sicherstellen, dass das Unternehmen den gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften in Bezug auf Arbeitsrecht, Datenschutz, Steuern, Sozialversicherung und Arbeitsschutz entspricht.
Personalverwaltung und ihre Ziele
Die Personalverwaltung verfolgt in der Regel drei zentrale Ziele:
1. Gewinnung und Bindung von Mitarbeitenden
Das erste Ziel ist die Gewinnung und Bindung von qualifiziertem Personal für das Unternehmen. Um dies zu erreichen, müssen passende Stellenanzeigen erstellt, die Bewerbungsgespräche effektiv durchgeführt und attraktive Arbeitsbedingungen sowie Karrieremöglichkeiten für die Mitarbeitenden geschaffen werden.
2. Effektiver Einsatz und Förderung von Talenten
Das zweite Ziel der Personalverwaltung ist es, die vorhandenen Mitarbeitende effektiv einzusetzen und zu fördern. Hierbei geht es vor allem um die Planung und Organisation von Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen, um die Fähigkeiten und Kompetenzen der Angestellten zu verbessern. Ebenso muss sichergestellt werden, dass die Teammitglieder ihre Arbeit effektiv und effizient erledigen und eine möglichst hohe Leistung erbringen.
3. Minimierung von Kosten und Erhöhung der Effizienz
Das dritte Ziel ist, die Kosten für die Personalverwaltung zu minimieren und eine hohe Effizienz zu erreichen. Dies gelingt vorwiegend durch die Implementierung von effektiven Prozessen und die Nutzung moderner Technologien, um die Verwaltung von Personalressourcen so effizient wie möglich zu gestalten. Aber auch die Automatisierung von Prozessen, wie der Lohnabrechnung, kann dazu beitragen, die Kosten für die Personalabteilung zu senken und eine höhere Effizienz zu erreichen.
Indem eine effektive Personalverwaltung also die richtigen Mitarbeitenden für das Unternehmen gewinnt und bindet, die vorhandenen Angestellten effektiv einsetzt und fördert und gleichzeitig die Kosten minimiert, kann sie dazu beitragen, dass das Unternehmen langfristig erfolgreich ist.
Tipps für eine effektivere Personalverwaltung
1. Setzen Sie auf kontinuierliche Weiterentwicklung – beispielsweise durch regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen. So bleiben Ihre Mitarbeitenden immer auf dem neuesten Stand der Technologien, Best Practices und Trends. Dies hilft, das Wissen und die Fähigkeiten der Angestellten zu erweitern und dadurch die Qualität ihrer Arbeit zu verbessern.
2. Führen Sie Befragungen durch und holen Sie sich Feedback, um zu verstehen, was zuverlässig funktioniert und wo Verbesserungen notwendig sind. Ein regelmäßiger Austausch zwischen der Personalabteilung und den Mitarbeitenden kann so dazu beitragen, ihre Bedürfnisse besser zu verstehen und daraufhin durch gezielte Maßnahmen die Arbeitszufriedenheit zu erhöhen.
3. Konzentrieren Sie sich darauf, die individuellen Bedürfnisse Ihrer Angestellten zu berücksichtigen und maßgeschneiderte, personalisierte HR-Lösungen anzubieten. Dies kann dazu beitragen, das Engagement und die Bindung der Mitarbeitenden zu erhöhen.
4. Gestalten Sie das Onboarding von neuen Mitarbeitenden als positive Erfahrung, indem Sie sie herzlich willkommen heißen und ihnen ihre Integration in das Unternehmen erleichtern.
5. Identifizieren Sie Talente innerhalb des Unternehmens frühestmöglich und sorgen Sie dafür, dass diese gefördert und langfristig an das Unternehmen gebunden werden.
6. Implementieren Sie ein Leistungsmanagement-System, um die Leistung der Mitarbeitenden zu messen, zu verbessern und die Produktivität des Unternehmens zu steigern.
7. Fördern Sie die Digitalisierung in der Personalabteilung, indem Sie moderne Technologien wie HR-Lösungen einführen, um Arbeitsprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen.
Die Vorteile einer digitalisierten Personalverwaltung
Durch den Einsatz von digitalen Tools und automatisierten Prozessen können Personalabteilungsaufgaben schneller erledigt werden, was Zeit und Ressourcen spart. Unter anderem wird es nämlich Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Daten selbstständig zu verwalten und zu verändern, ohne auf die Unterstützung der Personalabteilung angewiesen zu sein. Dies führt zu einer höheren Effizienz in der Personalverwaltung.
Eine digitale Personalverwaltung kann zudem dazu beitragen, Fehler zu reduzieren und die Datenqualität zu verbessern. Durch den Einsatz von automatisierten Workflows können Aufgaben der Personalabteilung wie die Erstellung von Arbeitsverträgen, die Berechnung von Urlaubsansprüchen und die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen fehlerfrei und präzise erledigt werden. Darüber hinaus werden alle Daten sicher und zentral in einem digitalen System gespeichert, was das Risiko von Datenverlusten oder -missbrauch minimiert.
Hinzu kommt, dass Unternehmen dank dem Einsatz von IT-Lösungen und HR-Plattformen schneller auf Veränderungen reagieren und neue Mitarbeitende schneller und einfacher ins System aufgenommen werden können. Das wiederum beschleunigt den Onboarding-Prozess und ermöglicht eine nahtlose Integration ins Unternehmen. Änderungen wie Beförderungen oder Gehaltserhöhungen können zudem schnell genehmigt und umgesetzt werden, was zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeitenden beiträgt.
Ein weiterer Vorteil ist, dass eine digitalisierte Personalverwaltung einen besseren Überblick über die Personalstruktur und -kosten ermöglicht. Da die Softwares oft detaillierte Informationen über alle Mitarbeitenden, ihre Qualifikationen und ihre Gehaltsstrukturen sammeln können, erleichtern sie der Personalabteilung so zudem, effektive Strategien zur Personalentwicklung zu definieren und die Kosten im Blick zu behalten.
Fazit: Eine gute Personalverwaltung ist maßgebend für den Unternehmenserfolg
Spätestens jetzt sollte klar sein: Die Personalverwaltung stellt eine wichtige Funktion in jedem Unternehmen dar. Vor allem eine digitale Personalverwaltung bietet dabei zahlreiche Vorteile, wie eine höhere Effizienz, verbesserte Datenqualität und schnellere Reaktionszeiten. Als Unternehmen lohnt es daher zu prüfen, ob eine Digitalisierung bei Ihnen sinnvoll ist. Wenn ja, sollten Sie im besten Fall schnellstmöglich damit starten, Ihre Personalverwaltung zu optimieren und zukunftsfähig zu gestalten. Wir stehen Ihnen hierbei gerne zur Seite und helfen Ihnen bei allen Fragen rund um die Digitalisierung Ihrer Personalverwaltung.
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