Die Reichweite der Digitalisierung ist enorm, und es gibt kaum ein Unternehmen bzw. eine Branche, die dagegen immun sind. Die Umstellung von manuellen auf digitale Verfahren gibt einen deutlichen Effizienzschub. Die steigende Geschwindigkeit bei gleichzeitig höherer Genauigkeit in den Prozessen führt zu einem Kulturwandel. Grund genug, genauer hinzuschauen:
Digitaler Reifegrad der HR-Teams steigt
Das Aufkommen neuer HR-Technologien und -Systeme innerhalb des letzten Jahrzehnts hat eine Verschiebung der Arbeitsweise in personalbezogenen Funktionen ausgelöst, da immer mehr Prozesse automatisiert, Arbeitsabläufe gestrafft und mehr und mehr Informationen in der Cloud gespeichert werden. Vor allem in den letzten Jahren hat der digitale Reifegrad deutlich zugenommen, da sich HR-Teams bei der Erledigung wichtiger Aufgaben zunehmend auf digitale Mittel verlassen, was sich für die zunehmend verstreuten und dezentralen Arbeitskräfte seit den 2020er Jahren als entscheidend erweist.
Bei der Digitalisierung von HR geht es um die Nutzung neuer Technologien, damit Routine- und andere Arten von Aufgaben automatisch erledigt werden. Das kann sich auf die Einführung digitaler Systeme im Bereich Onboarding und Training, Payroll, Performance sowie erweiterte Hilfe- und Support-Services beziehen, ist aber nicht darauf beschränkt. Zusätzlich zu den Auswirkungen der Digitalisierung auf die Erledigung der Personalarbeit erfordert die digitale HR-Transformation auch einen Kompetenzwandel innerhalb des Teams selbst und eine allgemeine Bereitschaft, sich auf den Wandel einzulassen.
Transformation ist sowohl ein technologischer als auch ein kultureller Wandel
Um das Beste aus der verfügbaren Technologie herauszuholen, bedarf es einer starken Führung – Menschen, die für eine innovative Denkweise stehen – sowie HR-Teams, die die kulturellen Implikationen der anstehenden Veränderungen verstehen und akzeptieren. Aber HR lässt sich nicht isoliert betrachten. Um diesen Grad der digitalen HR-Transformation zu bewältigen, der sich auf das gesamte Unternehmen auswirkt, unterstützen Service Provider (SP), die Hand in Hand mit dem HR-Team an der Erreichung der Ziele arbeiten. Als Partner wirken sie sowohl bei der strategischen Gestaltung als auch bei der Umsetzung des Digitalisierungsprogramms mit; sie verfügen über die Erfahrung, das Skillset und das Know-how, das sie im Laufe der Zeit durch ihre früheren Implementierungsprojekte erworben haben.
Viele Application Manager benötigen externe Hilfe von einem SP, um ihre Pläne zum Digital Workplace geschickt mit ihren Digitalisierungszielen in Einklang zu bringen. – Gartner 2021
Die Vorteile der Zusammenarbeit mit einem SP während eines digitalen HR-Transformationsprozesses sind vielschichtig. Einer der Hauptvorteile ist, dass ein SP über die notwendige Erfahrung verfügt. Das SP-Team ist nicht nur mit der zu implementierenden Technologie bestens vertraut, sondern kann das Unternehmen auch dabei unterstützen, die notwendigen Kompetenzen der Mitarbeitenden und Systemvoraussetzungen zu entwickeln. Außerdem behalten sie die Strategie im Blick und stehen bei Schwierigkeiten entlang des Planes zur Seite.
Sechs Möglichkeiten für die Unterstützung der digitalen HR-Transformation
Gartner skizziert sechs verschiedene Möglichkeiten, wie Service Provider (SP) die Application Manager bei der digitalen HR-Transformation des Arbeitsplatzes unterstützen können, und zwei Dinge, die sie nicht leisten können:
- Verstehen der Diskrepanz: SP erkennen die Lücke zwischen der aktuellen und der zukünftigen digitalen Umgebung. Sie analysieren die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und schlagen die richtigen Tools vor, damit sich ihre Zusammenarbeit erleichtert und sie die Möglichkeit haben, jederzeit und überall zu arbeiten.
- Formulierung eines Plans hin zum Digital Workplace: SP helfen dabei eine Organisationsstruktur, eine BlueprintStrategie mit einer Roadmap und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu erstellen, um die Reise zum Digital Workplace richtig zu planen.
- Entwicklung der aktuellen Arbeitsplatzsituation weg von einem technologiezentrierten zu einem geschäfts- und benutzerzentrierten Ansatz: SP unterstützen Unternehmen bei digitalen Initiativen, die sich am Geschäft ausrichten und die neue Generation von Managed Workplace Services vorantreiben.
- Identifizierung und Implementierung von Technologie und Anwendungen: SP unterstützen in diesen Punkten:
- Bereitstellung und Ersteinrichtung von Apps für den digitalen Arbeitsplatz Governance
- Definition von Sicherheitsrichtlinien und deren Implementierung im Tool Security and change management strategies
- Migrieren von Daten von On-Premises in die Cloud
- Außerbetriebnahme von Legacy-Anwendungen
- Implementierung neuer Technologien, einschließlich KI, IoT, Workstream Collaboration und Meeting-Lösungen
- Gestaltung der Employee Experience: SP helfen bei der Befragung der Mitarbeitenden vor der Implementierung eines Digital Workplace-Programms, um die Wahrnehmungen der Mitarbeitenden in Bezug auf die aktuellen digitalen Tools zu kennen und zu verstehen.
MEHR ZUM THEMA: EMPLOYEE EXPERIENCE
- Identifizierung verschiedener Typen von Mitarbeitenden-Personas basierend auf ihren unterschiedlichen Arbeitsstilen.
- Anwendung von Design Thinking und Journey Mapping-Methoden, um die Employee Experience zu verbessern.
- Ausstattung der Mitarbeitenden mit den richtigen Tools auf Basis des Employee Persona Mappings: SP können in folgenden Punkten bei der Umsetzung helfen
- Projektlebenszyklen
- Steuerung & Koordination
- Best Practices
- Sicherheits- und Change Management-Strategien
- Akzeptanz
- Messung mit Scorecards
- Support-Services nach der Implementierung
Hierbei können SP nicht unterstützen:
- Festlegen der Geschäftsprioritäten: Die Application Manager sind dafür verantwortlich, dass Klarheit über die Vision und Roadmap des Unternehmens für die Transformation zum Digital Workplace besteht.
- Überzeugung der wichtigsten Stakeholder: Application Manager müssen den Zweck und den Wert von Digital Workplace-Programmen gegenüber leitenden Mitarbeitenden und Vorständen vertreten und sie mit einer klaren Vision überzeugen.
Die Rolle des SP zu kennen, hilft bei einer nahtlosen HR-Digitalisierungsreise
Zu wissen, wo der SP unterstützen kann, ist ebenso wichtig wie zu wissen, wann der SP sich gegenüber dem HR-Team des Unternehmens zurücknehmen sollte. Es ist essenziell, dass HR-Führungskräfte und ihre Mitarbeitenden die Zusammenarbeit verstehen und die Hauptverantwortung für die Ausrichtung und Integration des gesamten Unternehmens übernehmen.
Letztendlich hängt der Erfolg der digitalen HR-Transformation von den Personen ab, die dahinterstehen. Veränderungen gelten als eine der größten Herausforderungen, denen sich Unternehmen stellen müssen. Erfolgreiche Veränderungsprozesse hängen davon ab, dass die Menschen daran glauben und den Change aktiv vorantreiben. Der SP ist ein Partner, der die Technologie, die Erfahrung und das Fachwissen für die anstehende Digitalisierungsreise mitbringt, aber es liegt am internen HR-Team und seinen fähigen Führungskräften, dafür zu sorgen, dass die Veränderung auf breiter Basis angenommen und langfristig getragen wird.